Прием на работу в 1С Бухгалтерия: пошаговое руководство

Корректное оформление кадровых документов в системе 1С:Бухгалтерия предприятия является фундаментом для безошибочного начисления заработной платы и сдачи регламентированной отчетности. Любая ошибка на этапе ввода данных о новом работнике может привести к искажению расчетных ведомостей и штрафам со стороны контролирующих органов. Процесс создания записи о новом сотруднике требует последовательного заполнения нескольких взаимосвязанных справочников и документов.

В данном руководстве мы детально разберем процедуру приема на работу, начиная от проверки настроек учетной политики и заканчивая формированием печатных форм приказов. Особое внимание уделим вкладкам с расчетами, так как именно там чаще всего возникают вопросы у начинающих операторов. Вы узнаете, как правильно настроить графики работы и виды начислений для конкретного физического лица.

Перед тем как приступить к непосредственному вводу данных, убедитесь, что в вашей базе данных активирована возможность ведения кадрового учета. Это базовое требование, без которого соответствующие разделы в интерфейсе программы могут быть скрыты или недоступны для редактирования. Проверка этой настройки займет всего минуту, но сэкономит часы поиска причин отсутствия нужных кнопок.

Предварительная настройка учетной политики

Прежде чем заводить карточку нового человека, необходимо убедиться, что сама программа готова к работе с кадрами. В современных версиях конфигураций функционал часто включен по умолчанию, однако в старых базах или после обновлений этот параметр мог сброситься. Для проверки перейдите в раздел Главное → Настройки → Параметры учета.

В открывшемся окне найдите ссылку Настройки зарплаты и кадров. Убедитесь, что установлен флажок напротив пункта «Ведется учет кадров». Если галочка не стоит, система не позволит создать документы приема или увольнения, а раздел «Зарплата и кадры» будет работать в усеченном режиме только для расчетов.

Также в этом блоке настроек проверяется способ отражения зарплаты в бухгалтерском учете. Вы можете выбрать помесячное отражение или отражение по дням. Выбор зависит от специфики вашего производства и требований главного бухгалтера. Неправильный выбор здесь приведет к тому, что проводки по счету 70 будут формироваться некорректно в конце месяца.

⚠️ Внимание: Изменение параметров учета после того, как в базу уже были введены документы по сотрудникам, может привести к пересчету всех ранее сформированных регистров. Меняйте эти настройки только в начале нового расчетного периода или перед вводом первой карточки.

Заполнение справочника «Сотрудники»

Центральным элементом кадрового учета является справочник физических лиц. Именно здесь хранится вся персональная информация: паспортные данные, ИНН, СНИЛС и адрес регистрации. Переход к созданию новой записи осуществляется через меню Зарплата и кадры → Кадровый учет → Сотрудники.

При создании новой карточки система предложит выбрать тип контрагента. Для штатного работника выбирается значение «Сотрудник». Это важно, так как для внешних совместителей или физических лиц по договорам ГПХ логика заполнения некоторых полей может отличаться. В открывшейся форме необходимо заполнить паспортные данные с точностью до буквы, чтобы избежать проблем при сдаче отчетов в ПФР и ФНС.

Особое внимание уделите полям «Дата рождения» и «Пол». Эти данные критически важны для расчета стажа, который влияет на размер больничных листов и отпускных. Ошибка в одной цифре даты рождения может привести к тому, что программа неверно рассчитает страховой стаж, что повлечет за собой занижение или завышение выплат.

• 👤 Обязательно укажите ИНН и СНИЛС — без них невозможен обмен данными с государственными фондами.
• 🏠 Проверьте адрес регистрации: он должен совпадать с данными в паспорте для правильного расчета НДФЛ (резидент/нерезидент).
• 📞 Внесите контактный телефон и email — эти данные используются для рассылки расчетных листков.
• 💳 Укажите реквизиты банковской карты или счета для перечисления заработной платы, если это предусмотрено в вашей организации.

После заполнения всех персональных данных сохраните карточку. Теперь этот человек существует в системе как физическое лицо, но еще не является сотрудником вашей организации с точки зрения трудовых отношений. Связка физического лица с конкретной должностью и подразделением происходит уже в документе приема на работу.

Создание документа «Прием на работу»

Для юридического оформления трудовых отношений используется документ Прием на работу, который находится в разделе Зарплата и кадры → Кадровый учет → Приемы на работу. Нажатие кнопки «Создать» откроет форму документа, где необходимо указать дату начала действия приказа.

В шапке документа выбирается подразделение, в которое принимается сотрудник, и конкретная должность из справочника должностей. Если нужной должности нет в списке, её можно создать прямо из этого окна, нажав на значок плюса. Важно правильно указать вид занятости: полная, неполная или совместительство, так как от этого зависит расчет нормы рабочего времени.

В табличной части документа указывается тарифная ставка или оклад. Здесь же определяется способ расчета зарплаты: повременная, сдельная или комиссионная система. Для большинства офисных сотрудников выбирается повременная оплата с указанием фиксированного месячного оклада.

⚠️ Внимание: Дата приема на работу в документе должна строго соответствовать дате, указанной в бумажном приказе и трудовом договоре. Расхождение даже в один день может создать проблемы при расчете отпускного стажа и налоговых вычетов.

После проведения документа система автоматически создаст запись в регистре сведений о работе сотрудников. Это означает, что с указанной даты человек числится в штате, и на него начинают начисляться обязательства перед работодателем. Проводки по начислению зарплаты появятся только после выполнения регламентной операции в конце месяца.

Настройка вкладки «Оплата труда»

Самая сложная и ответственная часть настройки — это вкладка Оплата труда в документе приема. Именно здесь формируются правила, по которым программа будет автоматически рассчитывать зарплату, премии и удержания. Ошибки на этом этапе приводят к неверным суммам в расчетных листках.

В верхней части вкладки выбирается система оплаты труда. Для стандартного оклада это «Повременная». Ниже указывается конкретный вид начисления, например, «Оплата по окладу». Если в вашей компании принята сложная система мотивации с несколькими видами доплат, их можно добавить отдельными строками в табличную часть.

Отдельного внимания заслуживает поле «График работы». Программа использует этот график для расчета нормы часов в месяце. Если сотрудник работает по нестандартному графику (например, сутки через трое), необходимо заранее создать такой график в специальном справочнике и выбрать его здесь. Использование стандартного графика «Пятидневка» для сменных работников приведет к ошибкам в расчете переработок.

Настройка вида начисления:
1. Нажмите кнопку "Изменить" рядом с видом начисления.
2. В поле "Способ расчета" выберите "Рассчитывать".
3. Укажите формулу, если используется нестандартный алгоритм.

Также на этой вкладке настраиваются параметры удержаний, такие как алименты или исполнительные листы. Если у сотрудника есть право на налоговые вычеты (например, на детей), эту информацию также нужно внести в соответствующие поля, чтобы НДФЛ рассчитывался корректно с учетом льгот.

Работа с графиками и табелем учета

После оформления приема на работу необходимо убедиться, что график работы сотрудника корректно отражается в табеле учета рабочего времени. Табель является первичным документом, подтверждающим отработку часов, и на его основании начисляется зарплата. В 1С табель формируется автоматически на основе данных о приемах, увольнениях и отпусках.

Для проверки зайдите в раздел Зарплата и кадры → Кадровый учет → Табели. Создайте новый табель за текущий месяц и выберите подразделение. Программа должна автоматически подставить явки для нового сотрудника согласно его графику. Если вместо явок стоят прочерки или нули, значит, график не привязан или период действия приема не охватывает дни табеля.

В случае работы в выходные или праздничные дни, эти дни необходимо отметить в табеле вручную или с помощью документа «Изменение графика работы». Программа автоматически рассчитает оплату за работу в выходные в полуторном или двойном размере, если это предусмотрено настройками вида начисления.

Код явки	Описание	Оплата	Влияние на норму
Я	Явка (дневная)	По окладу	Уменьшает норму
Н	Явка (ночная)	Повышенный тариф	Уменьшает норму
ОТ	Ежегодный отпуск	Средний заработок	Не уменьшает норму
Б	Больничный лист	Пособие	Не уменьшает норму
К	Командировка	Средний заработок	Не уменьшает норму

Регулярная проверка табеля позволяет выявлять ошибки в планировании рабочего времени до момента начисления зарплаты. Если вы заметили расхождения между плановыми и фактическими часами, внесите корректировки в документ «Табель» до выполнения операции «Начисление зарплаты и взносов».

⚠️ Внимание: Нормы рабочего времени и производственный календарь могут обновляться правительством. Убедитесь, что в вашей версии 1С загружен актуальный производственный календарь, иначе расчет нормы часов может быть неверным.

Печатные формы и отчетность

Завершающим этапом оформления сотрудника является формирование печатных форм документов. 1С Бухгалтерия позволяет распечатать приказ о приеме на работу (форма Т-1), трудовой договор, личную карточку сотрудника (форма Т-2) и другие необходимые бумаги прямо из документа «Прием на работу».

Для этого нажмите кнопку Печать в нижней части формы документа приема. В выпадающем списке выберите нужный шаблон. Система автоматически подставит все данные из карточки сотрудника и настроек оплаты труда в макет документа. После генерации файл можно сохранить в PDF или сразу отправить на принтер.

Кроме внутренних документов, данные о новом сотруднике сразу попадают в регистры для внешней отчетности. При следующем обновлении сведений в базе данные о среднесписочной численности изменятся, и новый сотрудник будет учтен в отчетах РСВ, 6-НДФЛ и персонифицированном учете (ЕФС-1).

Что делать, если изменились паспортные данные?

Если у сотрудника сменился паспорт или фамилия, не создавайте новую карточку. Откройте существующую карточку сотрудника, перейдите на вкладку "Паспорт" или "ФИО" и внесите изменения. История изменений сохранится в журнале документов.

Можно ли оформить сотрудника задним числом в 1С?

Технически программа позволяет указать дату приема в прошлом. Однако это может привести к пересчету налогов и взносов за предыдущие периоды, что потребует сдачи уточненных деклараций. Делайте это только в крайних случаях и после консультации с бухгалтером.

Как оформить внешнего совместителя?

При создании документа приема выберите вид занятости «Внешнее совместительство». В этом случае программа не будет удерживать НДФЛ по ставке резидента автоматически, если не заполнены соответствующие данные, и не будет включать эти часы в норму времени по основному месту работы.

Где найти список всех принятых сотрудников?

Полный список сотрудников с датами приема и увольнения доступен в отчете «Списки сотрудников» в разделе «Зарплата и кадры». Там же можно выгрузить данные в Excel для дальнейшего анализа.

Обязательно ли заполнять все поля в карточке сотрудника?

Нет, обязательными являются только те поля, которые помечены красной звездочкой. Однако для корректной работы всех подсистем 1С и сдачи отчетности рекомендуется заполнить максимально полный объем информации, особенно банковские реквизиты и данные документов.

Что делать, если программа пишет ошибку при проведении приема?

Чаще всего ошибка связана с отсутствием графика работы или некорректно заполненными датами (дата увольнения раньше даты приема). Внимательно прочитайте текст ошибки в нижней части экрана — система обычно указывает конкретное поле, вызвавшее конфликт.