Печать актуального списка сотрудников — одна из самых востребованных операций в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерия и других конфигурациях. Эта задача возникает при проверках контролирующих органов, внутренних аудитах, подготовке отчётности или просто для оперативного контроля кадрового состава. Однако многие пользователи сталкиваются с трудностями: где найти нужный отчёт, как отфильтровать только действующих сотрудников, почему в печатной форме отсутствуют ключевые данные?

В этой статье вы найдёте пошаговые инструкции для разных версий 1С (включая облачные решения), скриншоты интерфейса, а также распространённые ошибки и способы их устранения. Мы разберём не только стандартные отчёты, но и альтернативные методы — от ручного экспорта в Excel до настройки пользовательских печатных форм. Особое внимание уделено нюансам фильтрации по статусу сотрудников, подразделениям и датам приёма/увольнения.

1. Где в 1С находится отчёт по сотрудникам?

Местоположение отчёта зависит от конфигурации 1С и её версии. В большинстве случаев путь к нему стандартен, но есть исключения — особенно в кастомизированных или устаревших редакциях.

Для 1С:ЗУП 3.1 (актуальная версия на 2026 год) алгоритм такой:

  1. Откройте раздел Кадры (или Персонал в некоторых модификациях).
  2. Перейдите в подменю Отчёты по кадровому учёту.
  3. Выберите Список сотрудников или Кадровый состав.

В 1С:Бухгалтерия 3.0 путь иной: Зарплата и кадры → Отчёты → Сведения о сотрудниках.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для кадрового учёта?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:Управление персоналом
1С:ERP
Другая

Если в вашем интерфейсе нет указанных пунктов, проверьте:

  • 🔍 Права доступа: у пользователя должна быть роль с доступом к кадровым отчётам (например, Кадровик или Администратор).
  • 🔧 Настройки интерфейса: в некоторых конфигурациях отчёты скрыты за кнопкой Все функции (лупа в правом верхнем углу).
  • 📦 Устаревшая версия: в 1С:ЗУП 2.5 и ранее отчёт назывался Список физических лиц и находился в разделе Кадровый учёт.

2. Как отфильтровать только работающих сотрудников?

По умолчанию многие отчёты в 1С выводят всех сотрудников, включая уволенных. Чтобы получить актуальный список, необходимо настроить фильтры.

Инструкция для 1С:ЗУП 3.1:

  1. Откройте отчёт Список сотрудников.
  2. Нажмите Показать настройки (шестерёнка в верхнем меню).
  3. Вкладка Отбор → добавьте условие:
    • Статус → Равен → Работает.
  • Для дополнительной фильтрации по дате приёма используйте:
    • Дата приёма → Не позднее → текущая дата.

      • В 1С:Бухгалтерия 3.0 логика аналогична, но названия полей могут отличаться: Действие → Равен → Приём на работу.

      Дата отчёта соответствует текущему дню|

      Статус сотрудников установлен как "Работает"|

      Исключены подразделения с архивными данными|

      Проверены права доступа к кадровой информации

      -->

      ⚠️ Внимание: Если в отчёте появляются сотрудники с датой увольнения в будущем (например, человек уволен 30.12.2026, а сегодня 01.06.2026), это нормально. Чтобы их исключить, добавьте дополнительный фильтр: Дата увольнения → Не заполнено ИЛИ Больше → текущая дата.

      3. Настройка печатной формы: какие данные включить?

      Стандартная печатная форма часто содержит избыточную или, наоборот, недостаточную информацию. Вы можете кастомизировать вывод под свои нужды.

      Чтобы добавить или убрать колонки в отчёте 1С:ЗУП 3.1:

      1. В окне отчёта нажмите Показать настройки → вкладка Поля.
      2. Отметьте галочками нужные колонки, например:
        • 🆔 Табельный номер
        • 📌 Подразделение
        • 📅 Дата приёма
        • 💼 Должность
        • 📞 Телефон (если требуется)
      3. Для группировки данных (например, по подразделениям) используйте вкладку Группировки.

    Пример минимального набора полей для внутреннего контроля:

    Поле Назначение Рекомендация
    ФИО Идентификация сотрудника Всегда включать
    Табельный номер Связь с табелем учёта рабочего времени Включать, если используется табельный учёт
    Подразделение Структурная принадлежность Группировать по этому полю для крупных организаций
    Должность Кадровая позиция Включать, если важна должностная структура
    Дата приёма Контроль стажа Опционально, но полезно для HR-аналитики

    ⚠️ Внимание: Если вы экспортируете данные в Excel для дальнейшей обработки, отключите группировки в настройках отчёта — это упростит работу с данными в таблице.

    4. Альтернативные способы получения списка сотрудников

    Если стандартный отчёт не подходит, рассмотрите альтернативные методы:

    1. Экспорт через обработку "Выгрузка данных":

    • 📤 Подходит для массовой выгрузки в Excel/CSV.
    • 🔧 Позволяет настроить структуру выходного файла.
    • ⚡ Быстрее, чем печать большого отчёта.

    Путь: Все функции → Обработки → Выгрузка данных.

    2. Запрос через "Консоль запросов" (для опытных пользователей):

    ВЫБРАТЬ

    Сотрудники.Наименование КАК ФИО,
    

    Сотрудники.ТабельныйНомер,
    

    Подразделения.Наименование КАК Подразделение,
    

    Должности.Наименование КАК Должность
    

    ИЗ
    

    Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
    

    ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Подразделения КАК Подразделения
    

    ПО Сотрудники.Подразделение = Подразделения.Ссылка
    

    ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ Справочник.Должности КАК Должности
    

    ПО Сотрудники.Должность = Должности.Ссылка
    

    ГДЕ
    

    Сотрудники.ДатаУвольнения ЕСТЬ NULL

    3. Использование внешних отчётов:

    • 📊 На сайте Infostart или ITS можно найти готовые обработки с расширенными возможностями.
    • 🔄 Некоторые отчёты поддерживают автоматическое обновление при изменении кадровых данных.
    Как сохранить настройку отчёта для повторного использования?

    В окне отчёта после настройки фильтров и полей нажмите кнопку Сохранить настройку (дискетка в верхнем меню). Присвойте имя (например, "Список работающих 2026") и укажите, доступна ли настройка только вам или всем пользователям. В следующий раз вы сможете загрузить её из выпадающего списка Загрузить настройку.

    5. Распространённые ошибки и их решения

    Даже опытные пользователи 1С сталкиваются с проблемами при печати кадровых отчётов. Вот самые частные из них:

    1. В отчёте отсутствуют сотрудники:

    • 🔎 Причина: Неверно установлен период или фильтр по статусу.
    • 🛠 Решение: Проверьте дату отчёта (должна быть текущей) и сбросьте фильтры.

    2. Печатная форма обрезается:

    • 🖨 Причина: Слишком много колонок или широкие поля (например, ФИО с длинными фамилиями).
    • 📏 Решение:
      • Уменьшите количество колонок.
      • Настройте Автоподбор ширины в параметрах печати.
      • Экспортируйте в Excel и настройте разрывы страниц там.

    3. Ошибка "Нет прав на просмотр кадровых данных":

    • 🔐 Причина: У пользователя недостаточно прав.
    • 👤 Решение: Обратитесь к администратору 1С для назначения роли Кадровик или Просмотр кадровых данных.

      • ⚠️ Внимание: Если после обновления 1С пропали стандартные отчёты, проверьте состояние конфигурации (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Состояние конфигурации). Возможно, требуется обновить шаблоны отчётов.

      6. Печать списка сотрудников в облачной версии 1С

      В 1С:Фреш (облачная версия) алгоритм печати аналогичен десктопным решениям, но с учётом особенностей веб-интерфейса.

      Пошаговая инструкция:

      1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
      2. Нажмите Отчёты → Список сотрудников.
      3. Настройте фильтры (аналогично десктопной версии).
      4. Для печати используйте кнопку Печать (принтер) или Экспорт (стрелочка вниз) для сохранения в PDF/Excel.

      Особенности облачной версии:

      • 🌐 Нет доступа к консоли запросов — используйте стандартные отчёты или внешние обработки, загруженные через Мой 1С.
      • 📱 Адаптивный интерфейс: на мобильных устройствах часть функций может быть скрыта под кнопкой Ещё.
      • 🔄 Автообновление: данные в отчётах обновляются в реальном времени, но для больших баз может потребоваться несколько секунд.
      💡

      Если в облачной версии 1С не хватает стандартных отчётов, воспользуйтесь сервисом 1С:Отчётность (доступен через Мой 1С). Там есть расширенные шаблоны кадровых отчётов, включая формы для проверок ГИТ и ФНС.

      7. Автоматизация: как регулярно получать актуальный список?

      Если вам требуется ежемесячно (или чаще) получать список сотрудников, настройте автоматическое формирование отчёта.

      Способ 1: Рассылка по email:

      1. Сформируйте отчёт и нажмите Экспорт → Отправить по email.
      2. Укажите получателей и расписание (например, Ежемесячно, 1-е число).
      3. Сохраните шаблон рассылки.

      Способ 2: Регламентное задание (для 1С:ЗУП 3.1):

      1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
      2. Создайте новое задание типа Формирование отчёта.
      3. Укажите параметры:
        • Отчёт: Список сотрудников.
        • Расписание: например, Каждый понедельник в 9:00.
        • Действие: Сохранить в файл или Отправить по email.

    ⚠️ Внимание: При настройке автоматической рассылки проверьте, что в настройках почты 1С (Администрирование → Организации и настройки → Настройки почты) указаны корректные SMTP-параметры. В облачной версии эти настройки задаются в Личном кабинете 1С:Фреш.

    💡

    Автоматическая рассылка отчётов экономит до 2-3 часов в месяц на рутинных операциях, но требует предварительной настройки прав доступа и проверки почтовых серверов.

    FAQ: Частые вопросы по печати списка сотрудников

    Можно ли распечатать список сотрудников с фотографиями?

    Да, но это требует дополнительных настроек. В 1С:ЗУП 3.1:

    1. Откройте отчёт Список сотрудников.
    2. В настройках добавьте поле Фотография.
    3. Убедитесь, что фотографии сотрудников загружены в их карточки (Кадры → Сотрудники → [Выбрать сотрудника] → Фотография).

    ⚠️ Внимание: Печать с фотографиями может значительно увеличить размер документа и время формирования.

    Почему в отчёте дублируются сотрудники?

    Дубли возникают, если:

    • Сотрудник переведён между подразделениями, и в базе остались старые записи.
    • В карточке сотрудника указано несколько должностей.
    • Нарушена целостность данных (например, после некорректного импорта).

      • Решение:

      1. Проверьте историю изменений сотрудника (Кадры → Сотрудники → [Выбрать] → История изменений).
      2. Используйте отбор по Актуальным записям в настройках отчёта.
      3. При необходимости обратитесь к администратору для чистки базы.
    Как распечатать список сотрудников по нескольким организациям?

    Если в базе ведётся учёт по нескольким юридическим лицам:

    1. В настройках отчёта добавьте отбор по полю Организация.
    2. Выберите нужные организации (можно несколько, удерживая Ctrl).
    3. Для группировки по организациям добавьте соответствующее поле в Группировки.

      4. ⚠️ Внимание: В некоторых конфигурациях для мультиорганизационного учёта требуется роль с правом Просмотр данных по всем организациям.

    Можно ли выгрузить список сотрудников в Word?

    Прямой экспорт в Word из 1С не предусмотрен, но есть обходные пути:

    1. Через Excel:
      • Экспортируйте отчёт в Excel (Экспорт → Excel).
      • Откройте файл в Excel и сохраните как Документ Word (*.docx).
  • Через PDF:
    • Сформируйте отчёт и нажмите Печать → Сохранить как PDF.
    • Откройте PDF в Word (современные версии поддерживают импорт PDF).
    • С помощью макросов:
      • Напишите макрос в Word для импорта данных из 1С (требуются навыки программирования).
        • Как распечатать список сотрудников с указанием окладов?

        Данные об окладах относятся к конфиденциальной информации, поэтому по умолчанию не включаются в стандартные отчёты. Чтобы их добавить:

        1. Откройте отчёт Список сотрудников.
        2. В настройках добавьте поле Оклад (может называться Тарифная ставка или Фиксированная оплата).
        3. Убедитесь, что у вас есть права на просмотр данных по оплате труда (роль Расчётчик зарплаты или аналогичная).

        ⚠️ Внимание: Печать списков с окладами может нарушать локальные нормативные акты вашей организации (например, положение о конфиденциальности). Перед печатью согласуйте это с руководством или службой безопасности.