Увольнение сотрудника в 1С: полная инструкция с примерами и нюансами

Увольнение сотрудника в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Зарплата и Кадры Государственных Учреждений — это не просто нажатие кнопки «Уволить». Ошибки на этом этапе ведут к проблемам с налогами, фондами и трудовой инспекцией. В 2026 году процедура усложнилась новыми требованиями к электронным трудовым книжкам, обязательной отчетностью в СЗВ-ТД и автоматизированными проверками ФНС.

Эта статья поможет разобраться, как правильно оформить увольнение в разных версиях 1С, избежать типичных ошибок при расчете компенсаций и не нарваться на штрафы. Мы разберем пошаговые инструкции для ЗУП 3.1, 1С:ЗКГУ и 1С:Бухгалтерии 8.3, а также покажем, как проверить корректность документов перед отправкой в госорганы. Особое внимание уделим нюансам с неотгулянными отпусками, выплатой выходного пособия и переносом данных в ЕГАИС-СОУТ.

1. Подготовка к увольнению: что проверить в 1С до оформления приказа

Прежде чем создавать документ об увольнении, необходимо убедиться, что в базе 1С корректно заведены все данные сотрудника. Ошибки на этом этапе приводят к сбоям в расчетах и проблемам с отчетностью. Вот что нужно проверить:

• 📝 Личная карточка сотрудника (раздел Кадры → Сотрудники): ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные должны совпадать с документами. Особенно критично для СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ.
• 📅 Дата приема на работу и периоды работы: если сотрудник переводился между подразделениями, все переводы должны быть оформлены документально.
• 🏖️ Отпуска: проверьте остатки неиспользованных дней в разделе Кадры → Отпуска. Несвоевременный учет приводит к ошибкам в расчете компенсации.
• 💰 Начисления и удержания: убедитесь, что все выплаты (премии, авансы) проведены и нет «висящих» задолженностей.

Если сотрудник уходит по соглашению сторон или сокращению, дополнительно проверьте:

• 📄 Наличие подписанного соглашения об увольнении (для соглашения сторон) или уведомления о сокращении (за 2 месяца).
• 🔍 График отпусков: если сотрудник не отгулял отпуск, решите, будет ли он отгулян перед увольнением или компенсирован.

Особое внимание уделите электронной трудовой книжке. С 2020 года все изменения должны дублироваться в СЗВ-ТД, а с 2026 года — автоматически передаваться в ЕГАИС-СОУТ. Если в личной карточке сотрудника не указан СНИЛС или он неверный, отчет не пройдет проверку.

2. Пошаговая инструкция: как создать документ «Увольнение» в 1С

Процесс оформления увольнения отличается в зависимости от конфигурации. Ниже — универсальная инструкция для 1С:ЗУП 3.1 (актуальна и для 1С:ЗКГУ с незначительными корректировками).

Шаг 1. Создание документа

Перейдите в раздел Кадры → Увольнения и нажмите Создать. В открывшейся форме:

1. Выберите сотрудника из справочника.
2. Укажите дату увольнения (по ТК РФ — последний рабочий день).
3. Выберите основание увольнения из классификатора (например, «По собственному желанию», «Сокращение штата»).
4. Заполните реквизиты приказа (номер и дату).

Шаг 2. Заполнение дополнительных сведений

В зависимости от основания увольнения могут потребоваться дополнительные данные:

• 📋 Для соглашения сторон: прикрепите скан соглашения (в поле Дополнительные документы).
• ⚖️ Для сокращения: укажите статью ТК РФ (ст. 81, п. 2) и дату уведомления.
• 💼 Для ухода на пенсию: добавьте реквизиты пенсионного удостоверения.

Шаг 3. Расчет компенсаций

После сохранения документа система автоматически рассчитает:

• 💵 Компенсацию за неиспользованный отпуск (если дни остались).
• 🎁 Выходное пособие (при сокращении — в размере среднего месячного заработка).
• 📊 НДФЛ и страховые взносы с выплат.

Указан верный код увольнения (по ТК РФ)|Прикреплены сканы соглашения/уведомления|Проверены остатки отпусков|Рассчитаны все компенсации и удержания-->

Если расчеты кажутся некорректными, проверьте:

• 📅 Период расчета среднего заработка (обычно 12 месяцев перед увольнением).
• 💰 Начисления за неполный месяц (если сотрудник уволен до конца месяца).

Что делать, если 1С неверно рассчитала компенсацию отпуска?

Если сумма компенсации за неиспользованный отпуск кажется заниженной, проверьте:

1. Правильность указания периода отпуска в документе Отпуск.

2. Наличие исключаемых периодов (больничные, отпуска без сохранения зарплаты) в расчете среднего заработка.

3. Актуальность тарифной ставки сотрудника на дату увольнения.

Если ошибка сохраняется, пересчитайте компенсацию вручную по формуле:

Сумма = Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней.

3. Особенности увольнения в 1С:ЗКГУ (для госучреждений)

В 1С:Зарплата и Кадры Государственных Учреждений процедура увольнения имеет специфику из-за требований 223-ФЗ и 44-ФЗ. Основные отличия:

Параметр	1С:ЗУП 3.1	1С:ЗКГУ
Коды увольнения	Стандартные по ТК РФ	Дополнительные коды для госслужащих (например, «Увольнение в связи с выходом на пенсию по выслуге лет»)
Отчетность	СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ	+ Отчеты для Росфинмониторинга (при увольнении материально ответственных лиц)
Выходное пособие	По ТК РФ	Может регулироваться ведомственными актами (например, для военнослужащих)
Интеграция с ЕГАИС-СОУТ	Опционально	Обязательно для учреждений, подведомственных Минобороны или МВД

В 1С:ЗКГУ при увольнении госслужащего или сотрудника с доступом к гостайне дополнительно требуется:

1. Заполнить раздел Специальные условия в документе увольнения (указать номер и дату акта о допуске к тайне).
2. Сформировать акт об отсутствии претензий от материально ответственного лица (если применимо).
3. Отправить данные в ЕГАИС-СОУТ не позднее следующего рабочего дня.

4. Расчет компенсаций: формулы и типичные ошибки

Ошибки в расчете компенсаций — одна из главных причин претензий от сотрудников и проверок от трудинспекции. Разберем ключевые моменты.

Компенсация за неиспользованный отпуск

Формула расчета:

Сумма = Средний дневной заработок × Количество неиспользованных дней

Где:

• Средний дневной заработок = (Сумма начислений за 12 месяцев) / (12 × 29.3).
• Количество дней = Остаток отпуска на дату увольнения (проверяется в отчете Кадры → Отпуска (остатки)).

Типичные ошибки:

• ❌ Не учтены исключаемые периоды (больничные, отпуска за свой счет).
• ❌ Неверно указан период расчета (например, взяты данные за 6 месяцев вместо 12).
• ❌ Не скорректирована тарифная ставка при изменении оклада.

Выходное пособие при сокращении

Согласно ст. 178 ТК РФ, при сокращении сотрудник имеет право на:

• 💵 Выходное пособие в размере среднего месячного заработка.
• 📅 Сохранение среднего заработка на период трудоустройства (до 2 месяцев, в некоторых случаях — до 3).

В 2026 году в 1С:ЗУП 3.1 появилась автоматическая проверка минимального размера выходного пособия (не ниже МРОТ). Если рассчитанная сумма меньше, программа выдаст предупреждение.

5. Отчетность после увольнения: что и когда сдавать

Увольнение сотрудника влечет за собой обязательную отчетность в несколько госорганов. Сроки и формы зависят от основания увольнения.

Отчет	Срок сдачи	Куда сдавать	Штраф за просрочку
СЗВ-ТД	Не позднее следующего рабочего дня после увольнения	ПФР	500 руб. за каждого сотрудника
СЗВ-СТАЖ	Ежегодно до 1 марта (за истекший год)	ПФР	5% от суммы страховых взносов за каждый месяц просрочки
4-ФСС	Ежемесячно до 25 числа	ФСС	5% от суммы взносов за каждый день просрочки
ЕГАИС-СОУТ (для госучреждений)	В день увольнения	Росфинмониторинг	От 10 000 руб. для организации

Как сформировать отчеты в 1С:

1. Для СЗВ-ТД: перейдите в Отчеты → ПФР → СЗВ-ТД, выберите период и нажмите Заполнить. Проверьте, что в отчете появилась запись с кодом УВОЛ.
2. Для СЗВ-СТАЖ: используйте отчет Отчеты → ПФР → СЗВ-СТАЖ. Убедитесь, что в графе 10 указан правильный код увольнения.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные кадровики допускают ошибки при увольнении в 1С. Вот самые распространенные:

• 🔴 Неверный код увольнения: например, вместо «По собственному желанию» (код 03) указан «Сокращение штата» (02). Это ведет к проблемам с центром занятости.
• 🔴 Неучтенные отпуска: если сотрудник брал отпуск авансом, но не отработал его, 1С не всегда автоматически удерживает сумму из расчета.
• 🔴 Пропущенный СЗВ-ТД: отчет нужно сдать в день увольнения, но многие забывают это сделать.
• 🔴 Ошибки в среднем заработке: например, не исключены дни больничного из расчетного периода.

Как избежать проблем:

• 🔍 Всегда проверяйте коды увольнения по последней редакции ТК РФ.
• 📊 Используйте отчет Кадры → Анализ кадровых данных для проверки остатков отпусков.
• 📌 Настройте в 1С автоматическое напоминание о сдаче СЗВ-ТД (раздел Настройки → Напоминания).

7. Увольнение в 1С:Бухгалтерия 8.3 — нюансы для малых предприятий

В 1С:Бухгалтерии 8.3 кадровый учет упрощен, но это не значит, что его можно игнорировать. Основные моменты:

• 📌 Документ Увольнение находится в разделе Зарплата и кадры → Увольнения.
• 💰 Расчет компенсаций выполняется автоматически, но не учитывает специфические выплаты (например, северные надбавки). Их нужно добавлять вручную.
• 📑 Отчетность формируется в разделе Отчеты → ПФР и ФСС, но СЗВ-ТД нужно сдавать отдельно через сервис «1С-Отчетность».

Особенности для ИП и малых предприятий:

• 🏢 Если в штате меньше 25 человек, можно сдавать СЗВ-ТД раз в месяц (а не ежедневно).
• 💼 При увольнении единственного сотрудника (например, директора-учредителя) нужно закрыть ИП или сменить систему налогообложения.

FAQ: Частые вопросы по увольнению в 1С

🔹 Как уволить сотрудника, если он в отпуске?

Увольнение во время отпуска возможно только по инициативе сотрудника (по собственному желанию) или по соглашению сторон. Если сотрудник в отпуске, а вы хотите его уволить по сокращению, придется дождаться его выхода. В 1С документ увольнения создается на дату последнего рабочего дня (которая должна совпадать с датой окончания отпуска или быть позже).

🔹 Что делать, если в 1С неверно рассчитана компенсация за отпуск?

Проверьте:

1. Правильность указания периода отпуска в документе Отпуск.
2. Наличие исключаемых периодов (больничные, отпуска без сохранения зарплаты) в расчете среднего заработка.
3. Актуальность тарифной ставки сотрудника на дату увольнения.

Если ошибка сохраняется, пересчитайте компенсацию вручную и внесите корректировки через документ Корректировка зарплаты.

🔹 Нужно ли сдавать СЗВ-ТД, если сотрудник уволен по собственному желанию?

Да, СЗВ-ТД сдается при любом основании увольнения, включая увольнение по собственному желанию. Отчет должен быть сформирован и отправлен в ПФР не позднее следующего рабочего дня после увольнения. В противном случае грозят штрафы (500 руб. за каждого сотрудника).

🔹 Как в 1С отразить увольнение по соглашению сторон?

В документе Увольнение выберите основание По соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ). Обязательно прикрепите скан соглашения в поле Дополнительные документы и укажите его номер и дату. Если соглашение предусматривает выплату компенсации сверх ТК РФ, добавьте ее через документ Начисление зарплаты с видом начисления Прочая выплата.

🔹 Можно ли уволить сотрудника задним числом в 1С?

Технически — да, но это нарушает трудовое законодательство. Дата увольнения в документе 1С должна совпадать с реальной датой последнего рабочего дня. Если ошибка уже допущена, исправьте ее через документ Корректировка кадровых данных и пересдайте отчетность в ПФР.