Прием сотрудника с электронной трудовой книжкой в 1С ЗУП: инструкция с примерами

С 2020 года электронные трудовые книжки (ЭТК) стали основным форматом учета трудовой деятельности, а с 2021 года работодатели обязаны оформлять записи только в электронном виде. Однако многие компании до сих пор сталкиваются с трудностями при приеме сотрудников, у которых нет бумажной трудовой книжки. Особенно остро этот вопрос встает при работе в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, где настройки для ЭТК требуют отдельного внимания.

В этой статье разберем пошаговый алгоритм приема сотрудника с ЭТК — от проверки данных в ПФР до корректного заполнения документов в 1С. Уделим внимание типичным ошибкам, которые приводят к проблемам с отчетностью в ПФР и ФНС, а также покажем, как избежать расхождений между данными в системе и реальными записями сотрудника. Если вы кадровик или бухгалтер, работающий в 1С ЗУП, эта инструкция поможет сэкономить часы на исправление ошибок и переделку документов.

Электронная трудовая книжка — это не просто замена бумажному документу, а принципиально иной подход к учету трудовой деятельности. В отличие от традиционной книжки, где записи вносятся непосредственно работодателем, ЭТК формируется на основе данных, которые компании передают в Пенсионный фонд через систему СЗВ-ТД. Это означает, что любая ошибка при приеме сотрудника может привести к несоответствиям в отчетности и штрафам.

В 1С:ЗУП 3.1 работа с ЭТК требует не только правильного заполнения документов, но и предварительной настройки программы. Например, если не указать в карточке сотрудника флаг «Электронная трудовая книжка», система может сгенерировать некорректные данные для отчета СЗВ-ТД. Кроме того, важно учитывать, что с 2023 года изменились правила хранения и предоставления сведений о трудовой деятельности — теперь работник может запросить выписку из ЭТК через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги, и эти данные должны совпадать с теми, что хранятся в 1С.

1. Подготовка 1С ЗУП к работе с электронными трудовыми книжками

Прежде чем принимать сотрудника с ЭТК, необходимо убедиться, что ваша конфигурация 1С:ЗУП 3.1 обновлена до актуальной версии (не ниже 3.1.20.х) и поддерживает работу с электронными трудовыми книжками. Если вы используете более старую версию, некоторые функции могут отсутствовать или работать некорректно.

Первым делом проверьте настройки программы:

1. Откройте раздел Настройки → Кадровый учет.
2. Перейдите на вкладку Трудовые книжки.
3. Убедитесь, что установлен флаг Вести электронные трудовые книжки.
4. Проверьте, что в поле Формат хранения сведений о трудовой деятельности указано Электронная трудовая книжка (СЗВ-ТД).

Если этих настроек нет, обновите конфигурацию через Администрирование → Обновление программ. После обновления может потребоваться перезапуск 1С и проверка прав доступа пользователей к разделу Кадры.

Также убедитесь, что в программе корректно настроены:

• 🔹 Регламентированные отчеты — проверьте, что форма СЗВ-ТД доступна в разделе Отчеты → ПФР.
• 🔹 Обмен с ПФР — в настройках обмена (Администрирование → Организации → Настройки обмена) должен быть указан актуальный формат файлов для СЗВ-ТД (версия 6.0 или выше).
• 🔹 Права пользователей — у кадровика и бухгалтера должны быть права на редактирование кадровых документов и формирование отчетности.

2. Проверка данных сотрудника в ПФР перед приемом

Прежде чем оформлять прием сотрудника в 1С, необходимо убедиться, что его данные в Пенсионном фонде соответствуют действительности. Это особенно важно, если сотрудник ранее работал в других компаниях и у него уже есть записи в ЭТК.

Для проверки выполните следующие шаги:

1. Попросите сотрудника предоставить СНИЛС и выписку из ЭТК (ее можно получить через личный кабинет на сайте ПФР или Госуслуги).
2. Сверьте ФИО, дату рождения и СНИЛС с паспортом сотрудника. Расхождения могут привести к ошибкам в отчетности.
3. Проверьте, есть ли у сотрудника действующий трудовой договор с другим работодателем. Если да, уточните дату увольнения — это повлияет на заполнение документа Прием на работу в 1С.

Если сотрудник никогда не работал официально, его ЭТК будет пустой, и вам не придется вносить предыдущие записи. Однако если в выписке из ПФР есть данные о прошлых местах работы, их необходимо учесть при заполнении кадровых документов в 1С.

Особое внимание уделите следующим моментам:

• 🔍 Дублирующиеся записи — если в ЭТК есть повторяющиеся периоды работы у одного работодателя, это может указывать на ошибку в прошлых отчетах СЗВ-ТД.
• 🔍 Незакрытые периоды — если у сотрудника есть действующая запись о приеме без даты увольнения, это может означать, что предыдущий работодатель не сдал отчет об увольнении.
• 🔍 Несоответствие дат — например, если в ЭТК указан прием на работу 01.06.2023, а в трудовом договоре — 15.06.2023.

3. Создание карточки сотрудника в 1С ЗУП

После проверки данных можно приступать к созданию карточки сотрудника в 1С. Для этого:

1. Перейдите в раздел Кадры → Сотрудники.
2. Нажмите Создать и выберите Новый сотрудник.
3. Заполните основные данные:
   • ФИО (строго как в паспорте)
   • Дата рождения
   • СНИЛС (обязательно!)
   • Паспортные данные
   • ИНН (если есть)
4. На вкладке Трудовая книжка установите флаг Ведется электронная трудовая книжка.
5. В поле Номер трудовой книжки укажите ЭТК (или оставьте пустым, если программа не требует заполнения).

Обратите внимание: если сотрудник ранее работал и у него есть записи в ЭТК, в карточке нужно указать дату последней записи из выписки ПФР. Это поможет избежать дублирования периодов при формировании отчета СЗВ-ТД.

При заполнении карточки учитывайте следующие нюансы:

• 📌 ФИО на кириллице — если в паспорте есть буквы «ё», «й» или дефисы, вводите их точно так же. Иначе могут возникнуть проблемы при проверке отчетности.
• 📌 СНИЛС — если сотрудник не знает свой СНИЛС, его можно уточнить через сервис ПФР Поиск СНИЛС по паспортным данным (доступен для работодателей).
• 📌 Гражданство — если сотрудник иностранец, укажите код страны гражданства (например, KZ для Казахстана).

☑️ Проверка карточки сотрудника перед сохранением

ФИО совпадает с паспортомСНИЛС указан и корректенУстановлен флаг "Электронная трудовая книжка"Паспортные данные заполнены полностьюДата последней записи в ЭТК указана (если есть)

Выполнено: 0 / 5

4. Оформление приема на работу в 1С

После создания карточки сотрудника необходимо оформить документ Прием на работу. Для этого:

1. Перейдите в раздел Кадры → Приемы на работу.
2. Нажмите Создать и выберите сотрудника из списка.
3. Заполните основные поля:
   • Организация — выберите вашу компанию.
   • Подразделение — укажите отдел, в который принимается сотрудник.
   • Должность — выберите из справочника должностей.
   • Вид занятости — обычно Основное место работы.
   • Дата приема — укажите дату начала работы.
   • Испытательный срок — если предусмотрен.
4. На вкладке Трудовая книжка проверьте, что установлен флаг Электронная трудовая книжка и указан тип записи Прием на работу.
5. Сохраните документ и проведите его.

После проведения документа в 1С автоматически сформируется запись для отчета СЗВ-ТД. Однако есть несколько критичных моментов, которые часто упускают:

• ⚠️ Дата приема — если сотрудник фактически начал работать раньше, чем оформлен документ, это нарушение Трудового кодекса. В 1С дату приема нужно указывать ту, что прописана в трудовом договоре.
• ⚠️ Код должности — в справочнике должностей должен быть указан код по ОКЗ (Общероссийский классификатор занятий). Без него СЗВ-ТД не пройдет проверку.
• ⚠️ Режим работы — если сотрудник работает на неполной ставке, это нужно указать в документе, иначе в отчетности будет несоответствие.

Если сотрудник принимается на работу по совместительству, в документе Прием на работу обязательно укажите вид занятости Внешнее совместительство или Внутреннее совместительство. В противном случае ПФР может расценить это как основное место работы и потребовать корректировку отчетности.

💡

Если в справочнике должностей нет нужного ОКЗ, его можно добавить вручную. Для этого откройте справочник Кадры → Должности, выберите нужную должность и нажмите Изменить>. В поле Код ОКЗ укажите актуальный код из классификатора (например, 2620 для бухгалтера).

5. Формирование отчета СЗВ-ТД для ПФР

После оформления приема на работу необходимо сдать отчет СЗВ-ТД в ПФР. В 1С ЗУП этот процесс автоматизирован, но требует контроля. Чтобы сформировать отчет:

1. Перейдите в раздел Отчеты → ПФР → СЗВ-ТД.
2. Нажмите Создать и выберите период (месяц, в котором оформлен прием).
3. Включите в отчет всех сотрудников, у которых были кадровые изменения (прием, перевод, увольнение).
4. Проверьте данные на вкладке Сведения о трудовой деятельности:
   • Код категории застрахованного лица (обычно НР — наемный работник).
   • Код вида трудового договора (ТД — трудовой договор).
   • Дата приема и код причины (ПРИЕМ).
5. Сформируйте файл отчета и проверьте его на ошибки через кнопку Проверка.
6. Отправьте отчет в ПФР через Отправить (если настроен электронный документооборот) или сохраните файл для ручной загрузки на сайте ПФР.

Типичные ошибки при формировании СЗВ-ТД:

• 🚨 Несоответствие СНИЛС — если в карточке сотрудника указан неверный СНИЛС, ПФР отклонит отчет.
• 🚨 Отсутствие кода должности — без ОКЗ запись не пройдет валидацию.
• 🚨 Дублирующиеся записи — если сотрудник был принят и уволен в одном месяце, нужно убедиться, что в отчете есть обе записи.
💡

Перед отправкой СЗВ-ТД экспортируйте отчет в Excel (Файл → Сохранить как) и сверьте данные с выпиской из ЭТК сотрудника. Это поможет избежать ошибок, которые ПФР может не обнаружить автоматически, но которые потом придется исправлять вручную.

Если ПФР вернул отчет с ошибками, исправления вносятся следующим образом:

1. Откройте возвращенный отчет в 1С.
2. Исправьте ошибки (например, неправильный СНИЛС или код должности).
3. Сформируйте корректирующий отчет с типом Отмена и замена.
4. Отправьте исправленный отчет в ПФР.
Что делать, если ПФР не принимает отчет?

Если ПФР постоянно возвращает отчет с ошибкой, проверьте:

1. Актуальность версии 1С ЗУП (возможно, требуется обновление для поддержки нового формата СЗВ-ТД).

2. Корректность реквизитов организации в 1С (ИНН, КПП, регистрационный номер в ПФР).

3. Наличие действующей квалифицированной электронной подписи (КЭП) для отправки отчетности.

Если проблема не решается, обратитесь в службу поддержки 1С или к партнеру, который обслуживает вашу базу.

6. Проверка корректности данных после приема

После отправки отчета СЗВ-ТД необходимо убедиться, что данные сотрудника корректно отображаются в 1С и совпадают с данными ПФР. Для этого:

1. Откройте карточку сотрудника и проверьте вкладку Трудовая книжка. Там должна появиться запись о приеме на работу с корректной датой.
2. Сформируйте отчет Анализ кадровых данных (Кадры → Отчеты → Анализ кадровых данных) и проверьте, что у сотрудника есть действующий трудовой договор.
3. Запросите у сотрудника обновленную выписку из ЭТК (через 5-7 дней после отправки СЗВ-ТД) и сверьте данные с тем, что хранится в 1С.

Если выявились расхождения, их необходимо исправить:

• 🔄 Ошибка в дате приема — создайте документ Кадровый перевод с правильной датой или оформите увольнение/прием заново.
• 🔄 Неверный СНИЛС — исправьте СНИЛС в карточке сотрудника и переформируйте СЗВ-ТД.
• 🔄 Отсутствует запись в ЭТК — проверьте статус отчета СЗВ-ТД в личном кабинете ПФР. Возможно, отчет не был принят.

Также рекомендуется проверить, что:

• 📊 В Отчете по страховым взносам (Отчеты → ФНС) сотрудник отображается с правильным кодом тарифа.
• 📊 В Расчетной ведомости (Зарплата → Расчет зарплаты) сотрудник включен в расчет зарплаты с правильной даты.
💡

Если сотрудник уволился из предыдущей компании менее месяца назад, дождитесь, пока бывший работодатель сдаст отчет об увольнении. В противном случае в ЭТК могут появиться наложенные периоды работы, что приведет к штрафу.

7. Типичные ошибки и как их избежать

При работе с электронными трудовыми книжками в 1С ЗУП чаще всего допускаются следующие ошибки:

1. Неуказание флага «Электронная трудовая книжка» в карточке сотрудника

Если не поставить этот флаг, 1С будет формировать записи как для бумажной трудовой книжки, что приведет к ошибкам в СЗВ-ТД. Чтобы исправить:

1. Откройте карточку сотрудника.
2. Перейдите на вкладку Трудовая книжка.
3. Установите флаг Ведется электронная трудовая книжка.
4. Переформируйте отчет СЗВ-ТД за текущий период.

2. Несоответствие дат в трудовом договоре и документе «Прием на работу»

Если в договоре указана одна дата, а в 1С — другая, это нарушение Трудового кодекса. ПФР может оштрафовать компанию за несоответствие данных. Чтобы избежать:

• Всегда сверяйте дату в документе Прием на работу с датой, указанной в трудовом договоре.
• Если ошибка уже допущена, оформите Кадровый перевод с правильной датой.

3. Отсутствие кода должности (ОКЗ) в справочнике

Без ОКЗ отчет СЗВ-ТД не пройдет проверку в ПФР. Чтобы исправить:

1. Откройте справочник Кадры → Должности.
2. Найдите должность сотрудника и добавьте код ОКЗ (например, 3340 для менеджера по продажам).
3. Переформируйте отчет СЗВ-ТД.

4. Несвоевременная сдача отчета СЗВ-ТД

Отчет нужно сдать не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем приема. За просрочку ПФР штрафует на 500 рублей за каждого сотрудника. Чтобы не забыть:

• Настройте в 1С напоминание о сдаче отчетности (Администрирование → Настройки пользователя → Напоминания).
• Используйте Календарь бухгалтера в 1С, чтобы отслеживать сроки.

5. Игнорирование выписки из ЭТК сотрудника

Если не сверить данные из выписки ПФР с тем, что вносится в 1С, могут возникнуть расхождения. Например, если предыдущий работодатель не сдал отчет об увольнении, в ЭТК останется открытая запись. Чтобы избежать:

• Всегда запрашивайте у сотрудника выписку из ЭТК при приеме на работу.
• Сверяйте даты увольнения с предыдущего места работы.
💡

Чтобы минимизировать ошибки, создайте в 1С шаблон документа Прием на работу для сотрудников с ЭТК. Для этого оформите прием тестового сотрудника, проверьте все настройки и сохраните как шаблон (Действия → Сохранить как шаблон).

8. Частые вопросы по приему сотрудников с ЭТК

Что делать, если сотрудник потерял СНИЛС или не знает его?

Если сотрудник не помнит свой СНИЛС, его можно уточнить несколькими способами:

1. Через личный кабинет на сайте ПФР (если у сотрудника есть доступ).
2. Через портал Госуслуг (раздел «Пенсионные накопления»).
3. Через запрос в ПФР — работодатель может отправить запрос на уточнение СНИЛС по паспортным данным сотрудника.

Если СНИЛС никогда не был оформлен, работодатель обязан подать анкету застрахованного лица в ПФР для его получения.

Можно ли принять сотрудника с ЭТК, если у него есть не закрытая запись о работе у предыдущего работодателя?

Нет, это нарушение. Если в выписке из ЭТК есть открытая запись (без даты увольнения), это означает, что предыдущий работодатель не сдал отчет об увольнении. В этом случае:

1. Сотрудник должен связаться с предыдущим работодателем и потребовать исправить ошибку.
2. Предыдущий работодатель должен подать корректирующий отчет СЗВ-ТД с датой увольнения.
3. Только после этого можно оформлять прием к новому работодателю.

Если предыдущий работодатель отказывается исправлять ошибку, сотрудник может обратиться в ПФР или трудовую инспекцию.

Как в 1С ЗУП отразить, что сотрудник перешел с бумажной трудовой книжки на электронную?

Если сотрудник ранее работал с бумажной трудовой книжкой, а теперь переходит на ЭТК, в 1С нужно:

1. В карточке сотрудника на вкладке Трудовая книжка указать номер и серию бумажной книжки (если она была).
2. Установить флаг Ведется электронная трудовая книжка.
3. В документе Прием на работу выбрать тип записи Прием на работу (переход на ЭТК) (если такой вариант есть в вашей версии 1С).
4. В отчете СЗВ-ТД будет указана запись о приеме с пометкой о переходе на ЭТК.

Важно: если бумажная трудовая книжка была утеряна, сотрудник должен написать заявление об этом, и работодатель обязан уведомить ПФР.

Что будет, если не сдать СЗВ-ТД после приема сотрудника?

Если не сдать отчет СЗВ-ТД в срок (до 15-го числа месяца, следующего за месяцем приема), ПФР наложит штраф:

• 💰 500 рублей за каждого сотрудника, данные по которому не были представлены или были представлены с ошибками.
• 💰 1 000 рублей за повторное нарушение.

Кроме того, если запись о приеме не будет передана в ПФР, сотрудник не сможет подтвердить свой трудовой стаж для начисления пенсии или получения пособий.

Можно ли в 1С ЗУП вести учет и для бумажных, и для электронных трудовых книжек одновременно?

Да, в 1С ЗУП 3.1 предусмотрена возможность ведения обоих типов трудовых книжек. Для этого:

1. В настройках кадрового учета (Настройки → Кадровый учет → Трудовые книжки) выберите вариант Вести и бумажные, и электронные трудовые книжки.
2. При оформлении приема на работу указывайте тип трудовой книжки для каждого сотрудника индивидуально.

Однако с 2023 года работодатели обязаны оформлять записи только в электронном виде, даже если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка. Исключение — сотрудники, принятые до 2020 года, которые не подали заявление о переходе на ЭТК.