С 2020 года работодатели обязаны выдавать сотрудникам сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р. Это требование закреплено законодательно и касается всех организаций, использующих программные продукты 1С:Зарплата и управление персоналом. Процесс формирования документа может показаться сложным только на первый взгляд, однако система предоставляет гибкие инструменты для автоматизации рутинных операций кадрового делопроизводства.
В данной статье мы подробно разберем, как корректно настроить отчетность, где найти необходимые разделы в интерфейсе программы и какие нюансы стоит учитывать при выводе документа на принтер. Особое внимание уделим ситуациям, когда требуется выдать справку увольняющемуся работнику или предоставить данные по запросу за прошлые периоды.
Правильная настройка параметров печати и понимание логики работы отчета в 1С:ЗУП позволят избежать ошибок и штрафных санкций со стороны трудовой инспекции. Вам не придется тратить часы на ручное заполнение бланков, так как система берет на себя большую часть вычислений и подстановки данных из карточки сотрудника.
Подготовка данных и настройка функционала
Прежде чем приступить к печати, необходимо убедиться, что в вашей базе данных корректно ведется кадровый учет. Система формирует справку СТД-Р на основе записей в регистре сведений о трудовой деятельности. Если вы только начали работать в 1С:ЗУП версии 3.1, проверьте, включена ли соответствующая опция в настройках программы.
Для активации функционала перейдите в раздел Настройка и выберите пункт Кадровый учет. В открывшемся окне найдите галочку «Ведутся сведения о трудовой деятельности» и установите ее. Без включения этой функции кнопки формирования отчетов будут неактивны, а разделы меню останутся скрытыми от пользователя.
⚠️ Внимание: Если вы переходите на новую версию конфигурации со старой, убедитесь, что исторические данные о стаже сотрудников были корректно перенесены или введены вручную, иначе в справке будут отсутствовать записи за периоды до 2020 года.
Также важно проверить настройки печатных форм. В некоторых случаях стандартный макет может быть изменен разработчиками или пользователями. Верните настройки к исходным значениям, если видите, что поля в документе расположены некорректно или отсутствуют необходимые реквизиты организации.
Перед массовым формированием отчетов создайте резервную копию базы данных. Это позволит быстро откатить изменения, если в процессе настройки будут допущены критические ошибки.
Алгоритм формирования отчета в разделе Кадры
Основной сценарий работы со справкой СТД-Р реализуется через раздел кадрового учета. Здесь сосредоточены все инструменты для управления трудовыми книжками в электронном виде. Для начала работы откройте меню Кадры и найдите ссылку Сведения о трудовой деятельности (формы СТД-Р и СТД-СФ).
В открывшемся списке документов вы можете создать новую запись, нажав кнопку Создать. Система предложит выбрать конкретного сотрудника из списка работающих в организации. После выбора работника программа автоматически подтянет его персональные данные, должность и текущий статус занятости.
При формировании документа для увольняющегося сотрудника критически важно указать правильную дату увольнения. Именно эта дата станет конечной точкой для выборки всех записей о трудовой деятельности, которые попадут в печатную форму. Ошибка в дате приведет к тому, что последние приказы не отразятся в справке.
- 📂 Выберите подразделение для фильтрации списка сотрудников, если в организации много персонала.
- 📅 Укажите период формирования отчета: с даты приема на работу или с 01.01.2020 по дату увольнения.
- ✍️ Проверьте основание для каждой записи: приказ о приеме, переводе или увольнении должен быть проведен в базе.
После заполнения всех полей документ необходимо провести. Только после проведения становится доступной функция печати. Кнопка Печать находится в верхней панели документа и открывает выпадающее меню с доступными макетами.
☑️ Проверка перед печатью
Настройка печатной формы и вывод на принтер
Когда документ сформирован и проведен, наступает этап непосредственной печати. В меню кнопки Печать выберите пункт Справка о трудовой деятельности (СТД-Р). Система сформирует предварительный просмотр документа, где вы сможете оценить корректность отображения данных перед отправкой на устройство вывода.
В режиме предварительного просмотра доступны инструменты масштабирования и навигации по страницам. Убедитесь, что табличная часть со стажем не обрезается и помещается на лист формата А4. Если записей много, отчет может занимать несколько страниц, что является нормой для сотрудников с длительным стажем.
Для непосредственной отправки на принтер нажмите соответствующую иконку в панели инструментов просмотра. В диалоговом окне выберите нужное устройство печати из списка доступных в операционной системе. Также можно сохранить документ в формате PDF для последующей отправки сотруднику по электронной почте.
| Параметр печати | Описание | Рекомендация |
|---|---|---|
| Ориентация | Положение листа (книжная или альбомная) | Обычно книжная, но при большом количестве стажа лучше альбомная |
| Масштаб | Размер отображения содержимого | Подобрать так, чтобы текст был читаемым (не менее 100%) |
| Копии | Количество экземпляров документа | Минимум 2: один сотруднику, один в архив организации |
| Формат | Тип файла или устройство | PDF для архива, прямой вывод на принтер для выдачи |
⚠️ Внимание: Интерфейс программы может незначительно отличаться в зависимости от релиза платформы 1С:Предприятие. Если вы не находите кнопку печати в привычном месте, воспользуйтесь поиском по функциям (значок лупы в правом верхнем углу).
Особенности печати при увольнении сотрудника
Выдача справки СТД-Р при увольнении является обязательным требованием трудового законодательства. Работодатель должен предоставить этот документ в последний день работы сотрудника. В 1С:ЗУП этот процесс часто интегрирован с оформлением самого увольнения, что упрощает задачу кадровика.
При создании документа «Увольнение» в карточке сотрудника система может автоматически предложить сформировать сопутствующие отчеты. Если этого не произошло, вам необходимо вручную создать форму СТД-Р, используя дату увольнения как дату окончания периода отчета. Это гарантирует, что запись об увольнении попадет в справку.
Важно проверить, чтобы в справке была отражена запись о прекращении трудового договора с указанием основания и номера приказа. Отсутствие этой записи сделает документ неполным и может стать причиной для жалоб со стороны бывшего работника в трудовую инспекцию.
Что делать, если сотрудник уволился дистанционно?
Если сотрудник не может забрать справку лично, вы обязаны отправить ее заказным письмом с уведомлением о вручении по адресу регистрации. В 1С можно сразу сформировать PDF-файл для отправки скана по электронной почте, если это согласовано с работником.
Помните, что бумажный вариант справки должен быть заверен подписью уполномоченного лица и печатью организации (при ее наличии). В программе 1С:ЗУП можно настроить автоматическую подстановку факсимильной подписи руководителя, но для официальных документов часто требуется «живая» подпись.
Исправление ошибок и перепечатка документа
В процессе работы могут возникать ситуации, когда в уже распечатанную справку закрадывается ошибка. Это может быть связано с неверными данными в карточке сотрудника или техническим сбоем при формировании отчета. В таком случае документ необходимо аннулировать и сформировать заново.
Для исправления ситуации найдите ранее созданный документ СТД-Р в общем списке и пометьте его на удаление или проведите корректирующий документ. После внесения исправлений в кадровые данные (например, изменение даты приказа) создайте новую форму справки.
Система позволяет формировать документ (множественное количество раз) для одного и того же сотрудника за один и тот же период. При этом каждый новый экземпляр будет считаться актуальным. Старые версии с ошибками следует изъять у сотрудника или уничтожить, если они еще не были выданы.
- 🔍 Сверьте данные в карточке сотрудника с оригиналами приказов перед повторной печатью.
- 🗑️ Уничтожьте бракованные экземпляры, чтобы избежать путаницы в архиве.
- 📝 Зафиксируйте факт выдачи исправленной справки в журнале учета документов.
⚠️ Внимание: Если ошибка касается сведений, уже переданных в Пенсионный фонд (СФР), простого перевыпуска справки недостаточно. Необходимо подать корректирующую форму СТД-СФР в фонд, чтобы данные в государственной базе совпадали с выданной вам справкой.
Главное правило исправления: сначала исправьте первичный документ (приказ или карточку), затем проведите перерасчет регистра сведений, и только после этого формируйте новую печать СТД-Р.
Часто задаваемые вопросы по работе со СТД-Р
Можно ли выдать справку СТД-Р сотруднику в электронном виде?
Да, законодательство разрешает выдачу справки в электронном виде, подписанном усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). В 1С ЗУП вы можете сохранить отчет в формате PDF и подписать его, если у вас настроен модуль криптографии, либо распечатать бумажный вариант.
Что делать, если в справке отсутствует стаж до 2020 года?
Сведения о трудовой деятельности до 01.01.2020 вносятся в 1С ЗУП вручную на основании бумажной трудовой книжки сотрудника. Если этого не было сделано при приеме на работу, вам необходимо создать документ «Начальные сведения о трудовой деятельности» и ввести недостающие записи.
Обязательно ли печать организации на справке СТД-Р?
С 2016 года юридические лица вправе не использовать печать. Если в вашем уставе прописано, что организация работает без печати, то ее отсутствие на справке СТД-Р не является ошибкой. Достаточно подписи руководителя или уполномоченного лица.
Как распечатать справку сразу для группы сотрудников?
В разделе «Сведения о трудовой деятельности» можно выделить несколько документов мышкой, зажав клавишу Ctrl. Затем нажмите кнопку «Печать» и выберите нужный макет. Система сформирует один файл, содержащий справки по всем выбранным сотрудникам.
Можно ли изменить шрифт или отступы в стандартной форме СТД-Р?
Стандартная форма утверждена приказом Минтруда и изменению не подлежит. Однако в 1С можно создать свой макет печатной формы через режим «Конструктор макетов», но использовать его для официальной выдачи не рекомендуется, чтобы избежать несоответствия утвержденному шаблону.