Как сформировать отчет по сотрудникам в 1С: 7 способов с примерами

Формирование отчетов по сотрудникам в 1С:Зарплата и Управление Персоналом — одна из самых востребованных операций для кадровиков, бухгалтеров и руководителей. Эти отчеты помогают анализировать штатную численность, контролировать зарплатные начисления, отслеживать текучесть кадров и готовить данные для проверок. Однако стандартный функционал программы часто остается недопонятым: пользователи теряются в многообразии настроек, не знают, как применить фильтры или экспортировать данные в удобный формат.

В этой статье мы разберем 7 практических способов формирования отчетов — от базовых списков сотрудников до сложных аналитических выборок с группировкой по подразделениям и периодам. Вы узнаете, как настроить отображение нужных полей, сохранить шаблон для повторного использования и избежать типичных ошибок при работе с большими массивами данных. Особое внимание уделим скрытым возможностям платформы 1С 8.3, которые позволяют автоматизировать рутинные операции и сэкономить часы рабочего времени.

1. Базовый отчет «Список сотрудников»: быстрое формирование

Начнем с самого простого — формирования списка всех сотрудников организации. Этот отчет пригодится для проверки актуальности кадровых данных, подготовки к аудиту или передачи информации в другие отделы.

Чтобы его сформировать:

1. Перейдите в раздел Кадры → Отчеты по кадровому учету → Список сотрудников.
2. В открывшемся окне нажмите кнопку Сформировать — программа автоматически подгрузит актуальные данные.
3. Для экспорта в Excel или PDF используйте кнопку Еще → Выгрузить.

По умолчанию отчет включает ФИО, табельный номер, должность и подразделение. Если нужны дополнительные поля (например, дата рождения или контактный телефон), их можно добавить через настройки:

• 📌 Нажмите Показать настройки в верхнем меню отчета.
• 📌 Перейдите на вкладку Поля и отметьте галочками нужные колонки.
• 📌 Для сохранения шаблона используйте кнопку Сохранить настройки.

⚠️ Внимание: Если в отчете отсутствуют актуальные данные (например, не отображаются вновь принятые сотрудники), проверьте дату актуализации базы в разделе Администрирование → Поддержка и обслуживание → Актуальность данных. При расхождении более чем на 3 дня рекомендуется выполнить процедуру Обновление данных.

2. Отчет по штатному расписанию: анализ структуры и вакансий

Этот тип отчета незаменим для HR-менеджеров и руководителей, которые контролируют соответствие фактической численности штату, планируют вакансии или оптимизируют структуру подразделений. В отличие от простого списка, здесь данные группируются по должностям и подразделениям с указанием лимитов и текущей загрузки.

Инструкция по формированию:

1. Откройте раздел Кадры → Штаты → Штаты и штатное расписание.
2. Выберите нужную организацию (если их несколько) и период анализа.
3. Нажмите Отчеты → Штаты и штатное расписание.

В настройках отчета обратите внимание на:

• 📊 Группировку по подразделениям: позволяет увидеть распределение штатных единиц по отделам.
• 📊 Показ вакантных должностей: включается в настройках на вкладке Отбор (параметр Только вакансии).
• 📊 Сравнение с предыдущим периодом: полезно для анализа динамики изменений (включается через Дополнительные настройки → Сравнить с).

Параметр отчета	Значение	Применение
Период анализа	Текущий месяц/квартал	Для оперативного контроля
Группировка	По подразделениям → по должностям	Анализ структуры отдела
Показать вакансии	Да	Планирование найма
Сравнить с	Предыдущий квартал	Оценка динамики изменений

Для удобства можно сохранить несколько вариантов настроек под разными именами (например, «Штатное расписание для директора» или «Вакансии для отдела кадров»).

3. Отчет по движению кадров: приемы, увольнения, переводы

Отчет по кадровому движению помогает отслеживать текучесть персонала, анализировать причины увольнений и планировать адаптационные мероприятия для новых сотрудников. В 1С:ЗУП этот отчет формируется на основе документов Прием на работу, Увольнение, Кадровый перевод и других кадровых приказов.

Пошаговая инструкция:

1. Перейдите в Кадры → Отчеты по кадровому учету → Движение кадров.
2. Укажите период анализа (например, текущий год или квартал).
3. На вкладке Группировка выберите параметры:
   • 📅 По месяцам (для анализа сезонности)
   • 👥 По типам движений (прием/увольнение/перевод)
   • 🏢 По подразделениям (для оценки текучести в конкретных отделах)

Нажмите Сформировать.

Особое внимание уделите колонке «Причина увольнения» — ее данные можно использовать для построения диаграмм в Excel и выявления системных проблем (например, высокой текучести из-за низкой зарплаты или конфликтов с руководством).

⚠️ Внимание: Если в отчете отсутствуют данные по увольнениям за прошлые периоды, проверьте настройки хранения истории кадровых документов в разделе Администрирование → Настройки программы → Кадровый учет. При коротком периоде хранения (менее 3 лет) старые данные могут автоматически архивироваться.

Указать корректный период|Проверить группировку по типам движений|Добавить колонку "Причина увольнения"|Экспортировать в Excel для визуализации|Сохранить настройки шаблона-->

4. Отчет по зарплатным начислениям: анализ фонда оплаты труда

Этот отчет востребован не только бухгалтерами, но и руководителями, которые контролируют фонд оплаты труда (ФОТ). Он позволяет увидеть структуру начислений по сотрудникам, подразделениям или видам оплат (оклад, премии, надбавки).

Как сформировать:

1. Откройте раздел Зарплата → Отчеты по зарплате → Анализ фонда оплаты труда.
2. Выберите период (месяц, квартал или год).
3. На вкладке Поля добавьте необходимые колонки:
   • 💰 Сумма начислено (общая и по видам)
   • 📉 Сумма удержано (НДФЛ, алименты и т.д.)
   • 📊 Сумма к выплате

Для анализа по подразделениям используйте группировку Подразделение → Сотрудник.

Пример применения: если нужно проанализировать премиальный фонд, добавьте в отчет колонку Премии и сгруппируйте данные по месяцам. Это поможет выявить сезонные колебания или несоответствия плановым показателям.

Для сравнения ФОТ с предыдущими периодами:

1. В настройках отчета перейдите на вкладку Дополнительно.
2. Включите опцию Сравнить с предыдущим периодом.
3. Укажите базовый период (например, тот же месяц прошлого года).

Как экспортировать отчет в Excel с сохранением формул?

Чтобы экспортировать отчет с возможностью дальнейшей обработки в Excel (например, для построения сводных таблиц), используйте формат XLSX (с сохранением формул). Для этого:

1. После формирования отчета нажмите Еще → Выгрузить.

2. Выберите формат Excel (XLSX).

3. В дополнительных параметрах отметьте галочку Сохранять формулы.

4. Нажмите Выгрузить.

В результате вы получите файл, где числовые данные будут доступны для анализа без потери структуры.

5. Отчет по стажу работы: для premiрования и аттестации

Данные о стаже сотрудников требуются для начисления надбавок за выслугу лет, планирования аттестаций или подготовки к юбилейным датам. В 1С:ЗУП этот отчет формируется на основе кадровой истории и позволяет гибко настраивать критерии отбора.

Алгоритм действий:

1. Перейдите в Кадры → Отчеты по кадровому учету → Стаж работы.
2. Укажите дату, на которую нужно рассчитать стаж (по умолчанию — текущая дата).
3. На вкладке Поля добавьте колонки:
   • 📅 Общий стаж
   • 🏢 Стаж в организации
   • 🔄 Стаж в должности
4. Для фильтрации по стажу (например, чтобы найти сотрудников с выслугой более 5 лет) используйте вкладку Отбор и установите условие Стаж в организации > 5 лет.

Практический пример: если в компании предусмотрена надбавка за стаж от 3 лет, можно сформировать отчет с фильтром Стаж в организации ≥ 3 лет, а затем экспортировать список в Excel для массового начисления премий.

⚠️ Внимание: При расчете стажа учитываются только периоды, подтвержденные кадровыми документами (Прием на работу, Кадровый перевод). Если у сотрудника есть перерывы в трудовой деятельности (например, декретный отпуск), они могут не учитываться в общем стаже. Для корректного расчета проверьте заполненность истории кадровых документов.

6. Продвинутые настройки: пользовательские отчеты и внешние обработки

Если стандартных отчетов недостаточно, в 1С:ЗУП можно создавать пользовательские отчеты с уникальными полями и формулами. Это актуально для компаний с нестандартными требованиями к аналитике (например, расчет KPI по сотрудникам или мониторинг выполнения планов обучения).

Способы расширения функционала:

• 🛠️ Конструктор отчетов: позволяет создавать новые отчеты без программирования. Доступен через Отчеты → Конструктор отчетов.
• 💻 Внешние обработки: готовые решения от партнеров 1С (например, отчеты по Балансу рабочего времени или Анализу эффективности персонала). Устанавливаются через Файл → Открыть → Дополнительные отчеты и обработки.
• 📊 Интеграция с Power BI: для визуализации данных. Требует настройки обмена через ODBC или REST API.

Пример создания пользовательского отчета:

1. Откройте Отчеты → Конструктор отчетов → Создать новый отчет.
2. Выберите источник данных (например, справочник Сотрудники).
3. Добавьте нужные поля (ФИО, должность, оклад, дата приема).
4. Настройте группировку и сортировку (например, по подразделениям и алфавиту).
5. Сохраните отчет под уникальным именем (например, «Отчет для аттестационной комиссии»).

Для автоматизации рутинных операций можно использовать Регламентные задания. Например, настроить ежемесячную рассылку отчета по новым сотрудникам на email руководителя отдела кадров. Это делается в разделе Администрирование → Регламентные задания.

7. Экспорт и интеграция: как передать данные в другие системы

Часто отчеты по сотрудникам нужно передавать в другие программы: для анализа в Excel, загрузки в Битрикс24 или 1С:Бухгалтерию. В 1С:ЗУП предусмотрено несколько способов экспорта:

Формат экспорта	Применение	Ограничения
Excel (XLSX)	Аналитика, сводные таблицы	Ограничение на 1 млн строк
PDF	Официальные документы, презентации	Не редактируется
XML	Обмен с другими системами	Требует знания структуры
DBF	Импорт в устаревшие программы	Ограничение на имена полей
JSON	Интеграция с веб-сервисами	Требует доработки

Для автоматизированного обмена данными между системами (например, синхронизации списка сотрудников с 1С:Бухгалтерией) настройте планы обмена:

1. Перейдите в Администрирование → Синхронизация данных → Настройка синхронизации.
2. Создайте новый план обмена (например, «Обмен с Бухгалтерией»).
3. Укажите узлы обмена (ваша база 1С:ЗУП и целевая база).
4. Настройте правила обмена для справочника Сотрудники.
5. Выполните тестовый обмен и проверьте корректность данных.

Если требуется передать данные в Google Sheets или Power BI, используйте промежуточный экспорт в CSV или настройте прямой ODBC-доступ к базе 1С. Для этого может потребоваться помощь программиста 1С.

FAQ: Частые вопросы по формированию отчетов

Как сохранить настройки отчета, чтобы не настраивать его каждый раз?

После формирования отчета с нужными параметрами нажмите кнопку Сохранить настройки в верхнем меню. Укажите имя шаблона (например, «Отчет по ФОТ для директора») и выберите вариант сохранения: Для всех пользователей или Только для меня. В следующий раз вы сможете загрузить этот шаблон через кнопку Загрузить настройки.

Почему в отчете не отображаются увольнения за прошлый год?

Это может быть связано с настройками хранения истории кадровых документов. Проверьте параметр Период хранения истории в разделе Администрирование → Настройки программы → Кадровый учет. Если он установлен менее чем на 3 года, старые данные могли архивироваться. Для восстановления обратитесь к администратору базы.

Можно ли в отчете по сотрудникам добавить фотографии?

Да, но это требует доработки конфигурации. Стандартные отчеты не поддерживают вывод фотографий, однако можно:

1. Создать пользовательский отчет через конструктор и добавить поле Фотография из справочника Сотрудники.
2. Использовать внешнюю обработку (например, «Печать удостоверений» из каталога решений 1С).
3. Экспортировать данные в Excel и вручную вставить фотографии через функцию ВСТАВИТЬ → Изображение.

Как сформировать отчет только по сотрудникам в отпуске?

Для этого:

1. Откройте отчет Кадры → Отчеты по кадровому учету → Список сотрудников.
2. На вкладке Отбор добавьте условие: Состояние = В отпуске.
3. Укажите период, за который нужно проанализировать отпуска (например, текущий месяц).
4. Добавьте в отчет колонки Дата начала отпуска и Дата окончания отпуска.

Для анализа запланированных отпусков используйте отчет График отпусков в разделе Кадры → Отпуска.

Можно ли настроить автоматическую рассылку отчетов по email?

Да, это делается через регламентные задания:

1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание типа Отправка отчета по email.
3. Укажите параметры:
   • 📧 Адрес получателя
   • 📅 Расписание (например, каждое 1-е число месяца)
   • 📊 Настройки отчета (сохраненный шаблон)
4. Активируйте задание и проверьте тестовую рассылку.

Для работы функции должна быть настроена почта в разделе Администрирование → Организации → Настройки электронной почты.