Оформление сотрудников, работающих по совместительству, является одной из наиболее частых задач для кадровиков и бухгалтеров, использующих платформу 1С:Зарплата и управление персоналом. В отличие от основных работников, внешние совместители имеют ряд специфических особенностей в трудовом законодательстве, которые требуют особого внимания при внесении данных в систему.
Программный продукт автоматически учитывает статус совместительства при расчете налогов, отпусков и больничных листов. Однако корректность этих расчетов напрямую зависит от того, насколько правильно вы заполнили карточку сотрудника на этапе приема. Ошибка в галочки или выборе вида занятости может привести к неверному удержанию НДФЛ или проблемам при сдаче отчетности в СФР.
В данной статье мы детально разберем алгоритм действий, необходимый для принятия внешнего совместителя в базу 1С:ЗУП 3.1. Мы рассмотрим нюансы заполнения персональных данных, настройки графиков работы и особенности создания кадровых приказов, чтобы вы могли избежать типичных ошибок в учете.
Подготовка справочника сотрудников и ввод новых данных
Первым шагом перед созданием кадрового документа является проверка наличия сотрудника в информационной базе. Если человек ранее не работал в вашей организации, его необходимо завести в справочник Сотрудники. Для этого перейдите в раздел Кадры и выберите пункт Сотрудники.
Нажмите кнопку Создать и внимательно заполните ФИО, дату рождения и данные паспорта. Особое внимание уделите вкладке Основное, где указывается пол и гражданство. Эти данные критичны для формирования отчетов ЕФС-1 и персонифицированного учета.
Если сотрудник уже числится в базе как внешний совместитель в другой вашей организации (при ведении холдинга), система предложит выбрать существующую карточку. В этом случае важно убедиться, что данные актуальны, особенно если изменились паспортные данные или адрес регистрации.
⚠️ Внимание! При вводе паспортных данных строго соблюдайте формат ввода серии и номера. Система может не принять некорректные символы, что заблокирует возможность проведения документа приема на работу.
После сохранения карточки сотрудника можно приступать к непосредственному оформлению трудовых отношений. Помните, что в 1С:ЗУП разделение на внутренних и внешних совместителей происходит именно на этапе создания документа приема.
Используйте функцию"Заполнить по данным паспорта" для автоматического внесения серий, номеров и дат выдачи, это сократит время ввода и минимизирует риск опечаток.
Создание документа приема на работу для совместителя
Для оформления трудового договора необходимо перейти в раздел Кадры и выбрать пункт Приемы на работу. Нажмите кнопку Создать, чтобы открыть форму нового документа. Здесь вам предстоит выбрать тип занятости, который определит дальнейшую логику расчетов.
В поле Вид занятости выберите значение Внешнее совместительство. Это ключевой параметр, который сообщает системе, что у сотрудника есть основное место работы в другой организации, и ваша компания является лишь дополнительным работодателем. Выбор внутреннего совместительства приведет к ошибочному объединению стажа и доходов в рамках одной организации.
Далее заполните дату приема и подразделение, в которое назначается сотрудник. Укажите должность согласно штатному расписанию. Если штатное расписание не ведется, должность можно ввести вручную, но для корректного учета лучше использовать справочник Должности.
- 📄 Выберите вид занятости: Внешнее совместительство.
- 📅 Укажите дату начала действия трудового договора.
- 🏢 Назначьте подразделение и конкретную должность.
- 💰 Введите размер оклада или тарифной ставки.
Обратите внимание на поле График работы. Для внешних совместителей оно часто отличается от стандартного графика организации. Если сотрудник работает неполный день, необходимо создать или выбрать соответствующий график с нормальной продолжительностью рабочего времени, меньшей 40 часов в неделю.
Настройка условий оплаты труда и начислений
Правильная настройка вкладки Оплата труда гарантирует, что сотрудник будет получать заработную плату в соответствии с договоренностями. В 1С:ЗУП условия оплаты привязываются к конкретному приему на работу, что позволяет гибко управлять доходами одного и того же человека при наличии нескольких назначений.
В блоке Начисления укажите основной вид расчета, например, Оплата по окладу. Введите сумму оклада. Если в вашей организации принята почасовая оплата, выберите соответствующий вид начисления и укажите тарифную ставку за час. Система автоматически пересчитает сумму в зависимости от отработанного времени по утвержденному графику.
Также здесь можно настроить дополнительные начисления, такие как премии или надбавки за стаж. Важно проверить флажок Учитывать при расчете средней, если данное начисление должно влиять на расчет отпускных и командировочных.
⚠️ Внимание! При указании оклада для совместителя убедитесь, что сумма пропорциональна отработанному времени, если в трудовом договоре указано условие об оплате пропорционально отработанному времени или в зависимости от выработки.
Для сложных схем мотивации используйте кнопку Добавить в таблице начислений. Вы можете добавить процент от выручки или фиксированную сумму за выполнение плана. Все эти настройки будут автоматически подхватываться при ежемесячном расчете зарплаты через документ Начисление зарплаты и взносов.
Как изменить оклад задним числом?
Если необходимо изменить оклад с прошлой даты, создайте документ"Изменение оплаты труда". В поле"Дата" укажите требуемую дату изменения, а в табличной части — новый размер оклада. При проведении документа система пересчитает зарплату за прошлые периоды.
Особенности работы с графиками и табелем учета
Учет рабочего времени внешних совместителей имеет свою специфику. Поскольку они не обязаны соблюдать общий режим работы организации, контроль их явок и неявок часто осуществляется на основе фактической выработки или индивидуального графика.
В документе приема на работу в поле График работы рекомендуется выбирать график с видом Неполное рабочее время или создавать индивидуальный график. Это позволит корректно отражать отработанное время в табеле. Если график не указан, система по умолчанию может использовать производственный календарь с 40-часовой рабочей неделей, что исказит расчеты.
При вводе документа Табель или Ввод данных для расчета зарплаты убедитесь, что дни, когда совместитель не работал, отмечены кодом неявки (например, НВ — Неявка по невыясненным причинам, если не было соглашения о работе в эти дни) или просто не заполнены, в зависимости от настроек вида графика.
| Параметр | Основной сотрудник | Внешний совместитель |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Хранится в организации | Хранится у основного работодателя |
| Отпуск | Предоставляется согласно графику | Предоставляется одновременно с отпуском по основной работе |
| Больничный лист | Оплачивается полностью | Оплачивается с учетом стажа и заработка у других работодателей |
| НДФЛ | Стандартные вычеты (если применяются) | Вычеты предоставляются только по основному месту работы |
Корректное ведение табеля критически важно для соблюдения трудового законодательства. В 1С:ЗУП можно настроить автоматическое заполнение табеля на основе графика, но для совместителей часто требуется ручная корректировка фактических часов работы.
График работы внешнего совместителя должен точно соответствовать условиям трудового договора, иначе возможны расхождения между плановым и фактическим временем, что приведет к ошибкам в расчете зарплаты.
Кадровые документы и печатные формы
После заполнения всех данных в документе Прием на работу и его проведения, система предлагает сформировать пакет необходимых печатных форм. Для внешних совместителей набор документов немного отличается от стандартного.
Нажмите кнопку Печать в верхней панели документа. В списке доступных форм выберите Приказ о приеме на работу (Т-1). Обратите внимание, что в приказе в графе"Условия приема" или в основании может быть указано, что работа является совместительством. Также формируется Трудовой договор, в котором обязательно должен быть пункт о том, что работа является совместительством.
Личная карточка сотрудника (форма Т-2) также формируется автоматически. В ней в разделе"Дополнительные сведения" или в заголовке отражается статус совместителя. Запись в трудовую книжку при внешнем совместительстве вносится по желанию сотрудника и только по основному месту работы, поэтому в 1С мы не формируем запись для внесения в ТК, но храним электронную версию договора.
- 🖨️ Приказ о приеме на работу (форма Т-1).
- 📑 Трудовой договор с пометкой о совместительстве.
- 📋 Личная карточка сотрудника (форма Т-2).
- 📝 Должностная инструкция (при наличии).
Если в вашей организации ведется электронный документооборот, сформированные документы можно сразу отправить на подписание через интеграционные модули. Для внешних совместителей это особенно удобно, так как избавляет от необходимости физической передачи бумаг.
⚠️ Внимание! В трудовом договоре с внешним совместителем обязательно должна быть ссылка на то, что работа выполняется в свободное от основной работы время. Отсутствие этой формулировки может создать юридические риски при проверках.
Расчет зарплаты и удержание налогов для совместителей
Когда сотрудник принят и отработал период, наступает этап расчета заработной платы. В 1С:ЗУП внешние совместители участвуют в общем расчете наравне с основными сотрудниками, но с учетом специфики налогообложения.
Главное отличие заключается в предоставлении налоговых вычетов по НДФЛ. Согласно Налоговому кодексу РФ, стандартные налоговые вычеты (например, на детей) предоставляются только по одному месту работы — основному. Поэтому при расчете зарплаты внешнего совместителя в 1С не должны применяться вычеты, если только вы не являетесь основным работодателем (что противоречит статусу"внешний").
При формировании документа Начисление зарплаты и взносов программа автоматически определит статус сотрудника. В расчетном листке, который можно выдать сотруднику, будет отражена сумма дохода и удержанного налога. Ставка НДФЛ для резидентов составляет стандартные 13% (или 15% с суммы превышения), независимо от статуса совместительства.
☑️ Проверка перед расчетом зарплаты
Взносы на обязательное страхование (пенсионное, медицинское, социальное) начисляются на выплаты внешним совместителям в полном объеме, на общих основаниях. Исключение составляют взносы на травматизм, которые начисляются только если это предусмотрено договором или если совместитель работает во вредных условиях, но это настраивается индивидуально в карточке сотрудника.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли принять внешнего совместителя на полную ставку?
Да, законодательство не запрещает внешнему совместителю работать у вас полную ставку (40 часов в неделю), если он свободен от основной работы в это время. Однако на практике это редкость, так как совместительство предполагает работу в свободное время. В 1С вы можете установить любой график, но следите за соблюдением норм трудового права.
Нужно ли вести табель учета рабочего времени на внешнего совместителя?
Да, ведение табеля обязательно для всех сотрудников, включая внешних совместителей. Это первичный документ, подтверждающий отработанное время, на основании которого начисляется зарплата. В 1С табель заполняется автоматически по графику, но требует проверки фактических явок.
Как отразить отпуск внешнего совместителя в 1С?
Отпуск внешнему совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. Для оформления создайте документ Ежегодные отпуска. Если сотрудник предоставляет справку с основного места работы о периоде отпуска, это служит основанием для предоставления отпуска у вас, даже если стаж работы в вашей организации менее 6 месяцев.
Что делать, если внешний совместитель принес больничный лист?
Если сотрудник работает у вас менее 2 лет, а у других работодателей более 2 лет, он может принести справку о заработке с других мест работы. В 1С в документе Больничный лист нужно нажать кнопку Рассчитать с учетом... и ввести данные о заработке у других работодателей для правильного расчета пособия.
Может ли один человек быть внутренним и внешним совместителем одновременно?
Нет, это взаимоисключающие понятия. Внутренний совместитель работает в одной и той же организации на другой должности. Внешний совместитель работает в другой организации. В 1С статус определяется выбором в документе приема:"Внутреннее совместительство" или"Внешнее совместительство".