Современный кадровый учет требует оперативности и точности, особенно когда речь идет о документах, касающихся пенсионного стажа сотрудников. Пользователи систем 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия часто сталкиваются с необходимостью сформировать выписку из электронной трудовой книжки. Это может потребоваться при увольнении работника, по его личному запросу или в рамках внутренних проверок.
Процесс генерации документа не представляет сложности, если знать, где именно искать нужные отчеты в обновленном интерфейсе программы. Система автоматически подтягивает данные из кадровых приказов и исчисленных взносов, формируя строго регламентированную форму. Однако существуют нюансы, связанные с версиями конфигураций и периодами, за которые необходимо получить информацию.
В этой статье мы детально разберем алгоритм действий для печати сведений о трудовой деятельности, рассмотрим различия между формами для разных периодов и ответим на частые вопросы, возникающие у кадровиков и бухгалтеров при работе с этим функционалом.
Доступ к отчетам в интерфейсе 1С
Для начала работы необходимо авторизоваться в системе под пользователем, имеющим права на просмотр кадровых данных и формирование регламентированной отчетности. В актуальных версиях конфигураций доступ к нужным формам централизован в разделе кадрового учета. Навигация может незначительно отличаться в зависимости от того, используете ли вы 1С:ЗУП 3.1 или бухгалтерскую конфигурацию с блоком зарплаты.
Чтобы открыть список доступных печатных форм, перейдите в меню Кадры и выберите пункт Отчеты по кадрам. В открывшемся окне вы увидите перечень всех доступных документов, сгруппированных по категориям. Нас интересует раздел, посвященный трудовым книжкам и сведениям о деятельности.
- 📂 Выберите категорию Трудовые книжки и сведения о деятельности в левой панели навигации.
- 📄 Найдите в списке отчет с названием Сведения о трудовой деятельности.
- ⚙️ Убедитесь, что у вас установлена последняя версия платформы для корректного отображения новых полей.
Если вы не видите данный отчет в списке, возможно, в вашей конфигурации не установлены последние обновления законодательства. В таком случае необходимо выполнить обновление через сервис 1С:ИТС или вручную загрузить файлы обновления от разработчика.
⚠️ Внимание: В старых версиях конфигураций (до 2020 года) данный отчет мог называться иначе или отсутствовать, так как переход на электронные трудовые книжки произошел именно в этот период.
Формирование отчета СТД-Р для уволенных сотрудников
Форма СТД-Р предназначена для выдачи сведений о трудовой деятельности работнику при его увольнении. Этот документ является обязательным для передачи бывшему сотруднику в последний рабочий день. В системе 1С формирование происходит на основании зарегистрированных кадровых событий за весь период работы человека в организации.
При открытии формы отчета система предложит указать период формирования и конкретного сотрудника. Если необходимо выдать документ одному человеку, выберите его фамилию из выпадающего списка. Для массовой печати отчетов по всем уволенным за месяц можно оставить поле сотрудника пустым, однако тогда отчет сформируется сводно или списком, что потребует дополнительной фильтрации.
Критически важно проверить даты начала и окончания периода. Обычно для увольняемого сотрудника период охватывает все время его работы в компании. Программа автоматически заполнит графы данными о приемах, переводах и увольнениях, которые были проведены через документы Прием на работу и Кадровый перевод.
☑️ Проверка перед печатью СТД-Р
После настройки параметров нажмите кнопку Сформировать. Система сгенерирует печатную форму, которую можно сразу отправить на принтер или сохранить в файл. Убедитесь, что в документе проставлена подпись руководителя и печать организации, если она используется в вашем документообороте.
Печать сведений для действующих работников (СТД-С)
Ситуация с действующими сотрудниками отличается тем, что они могут запрашивать сведения о своей трудовой деятельности в любое время, а не только при увольнении. Для этих целей используется форма СТД-С. Процесс формирования аналогичен предыдущему, но есть важные отличия в содержании отчета и порядке его выдачи.
Заявление от сотрудника на получение сведений о трудовой деятельности должно быть зарегистрировано в системе. Хотя 1С не всегда требует обязательного прикрепления скана заявления для печати формы, соблюдение кадрового делопроизводства диктует необходимость фиксации факта обращения. Срок предоставления сведений составляет 3 рабочих дня с момента обращения.
| Параметр | Форма СТД-Р | Форма СТД-С |
|---|---|---|
| Получатель | Уволенный сотрудник | Действующий сотрудник |
| Срок выдачи | День увольнения | 3 рабочих дня |
| Период данных | Весь период работы | По запросу (или весь период) |
| Основание | ТК РФ (автоматически)Заявление сотрудника |
При формировании отчета для действующего работника обратите внимание на поле «За период». Если сотрудник просит данные только за последний год, укажите соответствующие даты. Если требуется полная выписка, оставьте дату начала равной дате приема на работу.
Что делать, если сотрудник просит данные за период до 2020 года?
В форме СТД-С отображаются только сведения, переданные в ПФР/СФР с 2020 года. Данные о стаже до 2020 года в электронной форме не дублируются, если они не были внесены в систему retrospectively. Для подтверждения старого стажа используйте бумажную трудовую книжку.
Работа с архивными данными и периодом до 2020 года
Один из самых сложных моментов в работе с электронной трудовой книжкой в 1С — это отображение стажа до 1 января 2020 года. Система 1С:ЗУП хранит историю кадровых перемещений, но форма СТД-Р и СТД-С по умолчанию показывает только события, зарегистрированные в системе персонифицированного учета в новом формате.
Чтобы сведения за прошлые периоды отразились в печатной форме, необходимо, чтобы в карточке сотрудника были корректно заполнены разделы трудового стажа. Проверьте вкладку Трудовая деятельность в карточке физического лица. Если там есть пробелы или ошибки в датах, они могут привести к некорректному расчету общего стажа в отчете.
В некоторых случаях требуется ручная корректировка исторических данных. Это особенно актуально, если предприятие перешло на 1С недавно и данные мигрировали из другой системы неполностью. Убедитесь, что все приказы до 2020 года введены в систему хотя бы как исторические справки, если функционал конфигурации позволяет это сделать.
⚠️ Внимание: Сведения о трудовой деятельности до 2020 года в форму СТД включаются только в том случае, если они были корректно введены в информационную базу и помечены как подтвержденные записью в бумажной трудовой книжке.
При миграции данных из старых систем используйте обработку «Загрузка данных из файлов» для массового ввода исторических записей о стаже, чтобы избежать ручного ввода сотен строк.
Настройка параметров вывода и экспорт в файлы
Современные версии 1С предоставляют гибкие возможности не только для печати на бумаге, но и для электронного обмена документами. После формирования отчета в окне предпросмотра вы увидите панель инструментов с кнопками экспорта. Это позволяет отправить файл сотруднику по электронной почте без необходимости распечатывать его.
Наиболее востребованными форматами являются PDF и Excel. Формат PDF идеален для финальной версии документа, так как он защищает содержимое от случайного редактирования и сохраняет верстку. Формат Excel (XLSX) удобен, если необходимо провести дополнительный анализ данных или исправить мелкие опечатки перед печатью (хотя последнее не рекомендуется для официальных отчетов).
Для сохранения файла нажмите кнопку Сохранить как или иконку дискеты в верхней панели окна отчета. В диалоговом окне выберите нужный формат из выпадающего списка. Система предложит выбрать папку на диске для сохранения. Имя файла обычно формируется автоматически по шаблону, включающему фамилию сотрудника и дату формирования.
- 🖨 Для печати на принтере используйте кнопку Печать и выберите установленный драйвер.
- 📧 Для отправки по email используйте кнопку Отправить по почте, если настроен почтовый клиент в 1С.
- 💾 Для архивирования выберите формат PDF/A, который предназначен для длительного хранения документов.
Если в вашей организации используется система электронного документооборота (СЭД), файл можно сохранить в сетевую папку, доступную для сканирования или автоматической загрузки в архив.
Решение типичных ошибок при формировании
В процессе работы пользователи могут столкнуться с ситуацией, когда отчет формируется пустым или содержит некорректные данные. Чаще всего это связано с отсутствием зарегистрированных событий в базе за выбранный период или ошибками в правах доступа.
Первое, что нужно проверить — наличие проведенных документов кадрового учета. Если приказ о приеме на работу введен, но не проведен (находится в статусе «Черновик»), данные не попадут в отчет. Также стоит убедиться, что сотрудник не был помечен на удаление или не имеет технических блокировок в карточке.
Проверка статуса документа:
1. Открыть документ "Прием на работу".
2. Убедиться, что стоит флаг "Проведен".
3. Проверить дату проведения документа.
Еще одна распространенная проблема — несовпадение периодов. Если вы запрашиваете отчет за 2023 год, а сотрудник был уволен в 2022 году, система может не показать данные, если не расширить период выборки. Всегда устанавливайте период с запасом, охватывающим весь срок работы.
90% ошибок при печати СТД-Р связаны с тем, что кадровые документы не проведены или период отчета не включает дату события.
⚠️ Внимание: Интерфейс и названия кнопок могут незначительно отличаться в зависимости от версии платформы 1С:Предприятие (8.3.20, 8.3.22 и т.д.) и конкретной конфигурации. Всегда сверяйтесь с официальной документацией к вашему релизу.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли выдать сведения о трудовой деятельности без заявления сотрудника?
При увольнении выдача формы СТД-Р обязательна без заявления. Для действующего сотрудника выдача сведений (СТД-С) производится строго на основании письменного заявления. Устная просьба не является основанием для формирования отчета.
Что делать, если в отчете не отображается стаж до 2020 года?
Электронная трудовая книжка содержит сведения только с 2020 года. Стаж до этого периода в форму СТД не включается автоматически. Для подтверждения общего стажа необходимо использовать выписку из бумажной трудовой книжки или справку из архива.
Как исправить ошибку в уже выданном отчете СТД-Р?
Если в отчете обнаружена ошибка, необходимо сформировать новый документ с исправленными данными. В форме предусмотрена возможность аннулирования предыдущих сведений или внесения исправлений через механизм корректирующих отчетов в СФР, после чего печатается новая форма.
Обязательно ли ставить печать организации на форме СТД?
С 2016 года наличие печати для большинства организаций стало добровольным. Если в вашем уставе не прописано обязательное использование печати, вы можете не ставить ее на форме СТД-Р или СТД-С. Документ будет иметь юридическую силу с подписью руководителя.
Можно ли сформировать отчет сразу по всем сотрудникам организации?
Да, в настройках отчета можно не указывать конкретного сотрудника. В этом случае система сформирует сводный документ или список, который затем можно разбить на отдельные файлы. Однако для выдачи на руки каждому работнику требуется индивидуальный экземпляр.