Внесение зарплаты в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерии — рутинная, но критически важная операция. Ошибка на любом этапе (от начисления до выплаты) может привести к проблемам с налогами, недовольству сотрудников или штрафам от ФНС. Эта статья поможет разобраться, как корректно оформить зарплату в разных версиях 1С, избежать типичных ошибок и автоматизировать процесс.

Мы рассмотрим два основных сценария: полный цикл расчёта (для ЗУП 3.1) и упрощённое начисление в Бухгалтерии 3.0. Особое внимание уделим проводкам, налогам и отчётности — этим моментам часто не уделяют достаточно времени, чтоlater приводит к сложностям при проверках. Если вы работаете с облачной версией 1С, часть шагов может отличаться — об этом тоже упомянем.

Предупреждение для новичков: не путайте начисление зарплаты (формирование долга перед сотрудником) с её выплатой (фактическим переводом денег). В 1С это два отдельных документа, и пропуск одного из них исказит бухгалтерский баланс. Также помните, что с 2023 года действуют новые правила по СЗВ-ТД — их тоже затрагиваем в статье.

📊 Какую версию 1С вы используете для расчёта зарплаты?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:ERP
Облачная версия 1С
Другую

1. Подготовка к вводу зарплаты: проверка настроек

Прежде чем приступать к начислениям, убедитесь, что в 1С корректно настроены:

  • 📝 Справочник сотрудников — проверьте ФИО, табельные номера, ИНН и данные для перечисления зарплаты (банковские реквизиты). Ошибка в одном символе номера счёта приведёт к невыплате.
  • 💼 Виды начислений — оклад, премии, северные надбавки и т.д. должны быть заведены в Настройки → Зарплата → Виды расчётов.
  • 📅 Производственный календарь — актуальный для вашего региона. Если выходные дни не учтены, 1С посчитает зарплату за несуществующие рабочие дни.
  • 🏛️ Налоговые ставки — НДФЛ (13% или 15% для нерезидентов), страховые взносы (30% в 2026 году). Проверьте в Настройки → Налоги и взносы.

Особое внимание уделите графику работы. Если сотрудник трудится по сменному графику или имеет индивидуальные условия (например, неполный рабочий день), это должно быть отражено в его карточке в разделе Кадровый учёт → Графики работы. Иначе 1С рассчитает зарплату по стандартному графику (5/2), что приведёт к недоплате или переплате.

⚠️ Внимание: Если вы платите зарплату через банк-клиент (например, СберБизнес или Тинькофф), проверьте, совпадают ли реквизиты сотрудников в 1С и в банке. Расхождения приводят к возвратам платежей и задержкам.

Обновить справочник сотрудников (ФИО, ИНН, банковские реквизиты)|

Проверка актуальности производственного календаря|

Настроить виды начислений (оклад, премии, удержания)|

Убедиться в корректности налоговых ставок (НДФЛ, взносы)|

Сверить графики работы сотрудников с фактическим режимом-->

2. Начисление зарплаты: пошаговая инструкция

Основной документ для начисления — "Начисление зарплаты и взносов". Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1:

  1. Перейдите в раздел Зарплата → Начисление зарплаты и взносов и создайте новый документ.

  2. Укажите месяц начисления (например, Январь 2026) и подразделение (если нужно начислить не всем сотрудникам).

  3. Нажмите Заполнить → По всем сотрудникам или выберите конкретных работников. 1С автоматически подтянет оклады из справочника.

  4. Проверьте колонки:

    • 💰 Сумма начисления — оклад плюс премии (если есть).
    • 📉 Удержания — алименты, исполнительные листы, профсоюзные взносы.
    • 📊 НДФЛ — должен рассчитаться автоматически (13% или 15%).
    • 🏥 Страховые взносы — 30% от начислений (22% — ПФР, 2.9% — ФОМС, 5.1% — ФСС).

  • Если есть больничные или отпуска, их нужно оформить отдельными документами (Больничный лист или Отпуск) до начисления зарплаты.

  • Проводите документ кнопкой Провести и закрыть. После этого сформируются проводки по дебету 20 (26, 44) и кредиту 70 счёта.

    • В 1С:Бухгалтерии 3.0 процесс упрощён: используйте документ Зарплата к выплате в разделе Зарплата и кадры. Здесь начисление и выплата часто объединяются в одном документе, но проводки формируются те же.

    Что будет, если не провести документ начисления?

    Если документ "Начисление зарплаты" не проведён, то:

    1. В бухгалтерском учёте не отразятся расходы на зарплату (нет проводки Дт 20/26/44 Кт 70).

    2. НДФЛ и взносы не рассчитаются, что приведёт к ошибкам в отчётности (6-НДФЛ, РСВ).

    3. При попытке выплатить зарплату 1С выдаст ошибку "Нет данных для выплаты".

    4. В личной карточке сотрудника не будет информации о начислениях за период.

    Действие Документ в 1С Проводки (Дт → Кт) Последствия ошибки
    Начисление оклада Начисление зарплаты и взносов 20 (26, 44) → 70 Недостача расходов в учёте
    Удержание НДФЛ Тот же документ 70 → 68.01 Недоплата налога, штрафы
    Начисление взносов Автоматически при проведении 20 (26, 44) → 69.01-69.03 Ошибки в РСВ, пени
    Выплата зарплаты Выплата зарплаты (или платёжное поручение) 70 → 51 (50) Долг перед сотрудником, жалобы

    3. Выплата зарплаты: перевод на карты или через кассу

    После начисления нужно выплатить зарплату. В 1С это делается документом "Выплата зарплаты" (в ЗУП) или "Зарплата к выплате" (в Бухгалтерии). Рассмотрим оба варианта:

    Вариант 1: Перевод на банковские карты (самый распространённый)

    1. Создайте документ Выплата зарплаты в разделе Зарплата → Выплаты.

    2. Укажите месяц выплаты (должен совпадать с месяцем начисления) и способ выплаты — "Перечисление на счёт работника".

    3. Нажмите Заполнить → По документам начисления. 1С подтянет суммы к выплате (за минусом НДФЛ и удержаний).

    4. Проверьте реквизиты сотрудников в колонке "Счёт получателя". Ошибка здесь приведёт к возврату платежа банком.

    5. Сформируйте платежное поручение кнопкой Сформировать платежки. Его можно экспортировать в банк-клиент или распечатать для ручного ввода.

    6. После подтверждения платежа из банка проведите документ в 1С. Формируется проводка Дт 70 Кт 51.

    Вариант 2: Выплата через кассу (наличными)

    Если выплачиваете зарплату наличными:

    1. Создайте документ Выплата зарплаты с способом выплаты "Через кассу".

    2. Заполните суммы и распечатайте платежную ведомость (кнопка Печать → Платежная ведомость (Т-53)).

    3. Выдайте деньги сотрудникам под роспись в ведомости. Без подписей документ недействителен!

    4. Проведите документ в 1С. Проводка: Дт 70 Кт 50.

      5. ⚠️ Внимание: При выплате наличными проверьте лимит кассы (установлен банком). Превышение лимита грозит штрафом до 50 000 руб. (ст. 15.1 КоАП). Также не забывайте о кассовых чеках — с 2022 года они обязательны даже при выплате зарплаты.
      💡

      Если у вас много сотрудников, используйте групповую выплату: в документе "Выплата зарплаты" можно выбрать несколько человек и сформировать одно платежное поручение на всех. Это сэкономит время и комиссию банка.

      4. Удержания из зарплаты: алименты, кредиты, штрафы

      Из зарплаты могут удерживаться:

      • 👶 Алименты — по исполнительному листу (максимум 70% от зарплаты).
      • 💳 Кредиты/займы — если сотрудник дал согласие на удержание.
      • 🚨 Штрафы — за прогул, порчу имущества и т.д. (не более 20% от зарплаты).
      • 🏢 Профсоюзные взносы — если предусмотрено коллективным договором.

    Чтобы оформить удержание в 1С:

    1. Перейдите в Зарплата → Удержания и создайте новый документ.

    2. Выберите тип удержания (например, "Алименты" или "По инициативе работника").

    3. Укажите сумму или процент (например, 25% от зарплаты для алиментов).

    4. Прикрепите основание — скан исполнительного листа или заявления сотрудника.

    5. Сохраните документ. При следующем начислении зарплаты 1С автоматически учтёт удержание.

    Важно: удержания по исполнительным листам имеют приоритет перед другими. Если сумма удержаний превышает 50% зарплаты, 1С выдаст предупреждение — нужно вручную скорректировать порядок.

    5. Отчётность по зарплате: 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД

    После начисления и выплаты зарплаты нужно сдать отчётность:

    Отчёт Срок сдачи Где формируется в 1С Штраф за опоздание
    6-НДФЛ Не позднее последнего числа месяца, следующего за кварталом Отчёты → 6-НДФЛ 1 000 руб. за каждый месяц просрочки
    РСВ (расчёт по страховым взносам) До 30-го числа месяца, следующего за кварталом Отчёты → РСВ 5% от неуплаченной суммы взносов за каждый месяц
    СЗВ-ТД Не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчётным Отчёты → СЗВ-ТД 500 руб. за каждого сотрудника
    2-НДФЛ (справки для сотрудников) До 1 марта следующего года Отчёты → 2-НДФЛ 200 руб. за каждую справку

    Чтобы сформировать отчёт в 1С:

    1. Перейдите в раздел Отчёты и выберите нужный (например, 6-НДФЛ).

    2. Укажите период отчётности (квартал или год).

    3. Нажмите Заполнить — 1С автоматически подтянет данные из документов начисления.

    4. Проверьте раздел 1 (обобщённые суммы) и раздел 2 (по каждому сотруднику).

    5. Экспортируйте отчёт в XML и отправьте через Личный кабинет налогоплательщика или оператора ЭДО.

    ⚠️ Внимание: С 2026 года в 6-НДФЛ добавился новый раздел 3 — данные о доходах физлиц, не являющихся работниками (например, по договорам ГПХ). Если вы платите таким лицам, не забудьте заполнить этот раздел!
    💡

    Перед отправкой отчётности всегда проверяйте контрольные соотношения в 1С (кнопка "Проверка" в форме отчёта). Это поможет избежать ошибок, из-за которых ФНС может отказать в приёме.

    6. Типичные ошибки и как их избежать

    Даже опытные бухгалтеры иногда ошибаются. Вот самые частые проблемы и способы их решения:

    • 🔴 Не совпадают суммы в 6-НДФЛ и бухгалтерском учёте

      Причина: Не все начисления проведены или есть ручные корректировки без документов.

      Решение: Проверьте обороты по счёту 70 за период. Если есть расхождения, найдите непроводённые документы.

    • 🔴 НДФЛ не удерживается

      Причина: В карточке сотрудника не указан статус налогового резидента или неправильно настроена ставка.

      Решение: Откройте карточку сотрудника в Кадры → Сотрудники и проверьте поле Налоговый статус.

    • 🔴 Взносы рассчитаны не с той базы

      Причина: Превышен лимит базы для взносов (в 2026 году — 2 077 000 руб. для ПФР).

      Решение: В документе "Начисление зарплаты" проверьте колонку База для взносов. Если сумма превышает лимит, взносы в ПФР должны быть 10%.

    • 🔴 Зарплата не выплачивается банком

      Причина: Ошибка в реквизитах счёта сотрудника или недостаточно средств на расчётном счёте компании.

      Решение: Проверьте платежное поручение в банк-клиенте. Если деньги "зависли", сделайте возврат и перевыплату.

    Если ошибка уже допущена, исправляйте её корректирующими документами:

    • Для начислений — Корректировка начислений.
    • Для выплат — Корректировка выплаты или стorno-документ.

    7. Автоматизация расчёта зарплаты: полезные настройки

    Чтобы сэкономить время, настройте в 1С:

    • 🤖 Автоматическое заполнение документов

      В настройках ЗУП (Администрирование → Настройки зарплаты) включите опцию Автозаполнение документов начисления. Тогда 1С будет сама подтягивать оклады и премии.

    • 📅 Шаблоны графиков работы

      Если у вас много сотрудников с одинаковым графиком (например, 5/2), создайте шаблон в Настройки → Графики работы и применяйте его ко всем новым сотрудникам.

    • 💰 Автоматические удержания

      Для регулярных удержаний (например, профсоюзные взносы) настройте Постоянные удержания в карточке сотрудника. Тогда они будут применяться при каждом начислении.

    • 📊 Интеграция с банком

      Подключите 1С:ДиректБанк или Клиент-Банк для автоматического импорта выписок и статусов платежей. Это избавит от ручного сверения.

    Для крупных компаний (от 100 сотрудников) имеет смысл рассмотреть 1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП. В ней есть:

    • Расширенная аналитика по ФОТ (фонду оплаты труда).
    • Автоматическое формирование СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ.
    • Интеграция с 1С:Документооборот для электронного согласования приказов.

    FAQ: Ответы на частые вопросы

    Как в 1С начислить зарплату за половину месяца (при увольнении)?

    Используйте документ Начисление зарплаты с указанием фактически отработанных дней. В карточке сотрудника введите дату увольнения, а в документе начисления укажите Количество дней (например, 10 из 20 рабочих дней в месяце). 1С автоматически пересчитает оклад пропорционально.

    Можно ли в 1С Бухгалтерии 3.0 рассчитывать больничные?

    Да, но функционал ограничен. Для больничных создайте документ Начисление по больничному листу в разделе Зарплата и кадры. Однако для сложных случаев (например, страховой стаж менее 6 месяцев) лучше использовать 1С:ЗУП — там более гибкие настройки.

    Как исправить ошибочно начисленную зарплату?

    Создайте документ Корректировка начислений (Зарплата → Корректировки). Выберите ошибочный документ, укажите правильные суммы и проведите корректировку. 1С автоматически сформирует стorno-проводки и новые начисления.

    Что делать, если банк вернул платеж по зарплате?

    1. Проверьте причину возврата (обычно указано в банковской выписке). Чаще всего это ошибка в реквизитах счёта сотрудника.
    2. В 1С создайте документ Возврат зарплаты (Зарплата → Возвраты), чтобы отразить возвращённые деньги.
    3. Исправьте реквизиты в карточке сотрудника и перевыплатите зарплату.

    Как в 1С отразить выплату зарплаты в иностранной валюте?

    В 1С:ЗУП 3.1 это делается через документ Выплата зарплаты с указанием валюты платежа. Курс пересчёта берётся из Справочника валют на дату выплаты. Обратите внимание: НДФЛ и взносы всегда рассчитываются в рублях!