Увольнение сотрудника в 1С:Фреш — процесс, требующий не только знания трудового законодательства, но и умения правильно оформить все операции в системе. Даже небольшая ошибка в документах или настройках может привести к проблемам с налоговой, фондами или судебными разбирательствами. В этой статье мы разберём весь путь: от подготовки к увольнению до закрытия личной карточки, с учётом специфики облачного решения 1С:Фреш.

Особенность 1С:Фреш в том, что интерфейс и логика работы здесь отличаются от классических версий 1С:ЗУП. Например, здесь нет привычного "журнала документов" — вместо него используется лента событий, а некоторые операции автоматизированы сильнее. Мы покажем, как избежать типичных ошибок, например, когда система не рассчитывает компенсацию за неиспользованный отпуск или не формирует запись в СЗВ-ТД.

Статья актуальна для пользователей 1С:Фреш на тарифах "Зарплата и кадры" и "Комплексный", а также для бухгалтеров, которые работают с облачной версией впервые. Если вы используете локальную 1С:ЗУП 3.1, часть шагов будет отличаться — об этом мы тоже упомянем в ключевых моментах.

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Прежде чем оформлять увольнение, необходимо убедиться, что все данные сотрудника в системе актуальны. Это критично, потому что ошибки в личной карточке могут привести к неправильному расчёту компенсаций или проблемам с отчётностью.

Откройте карточку сотрудника через раздел Кадры → Сотрудники. Проверьте:

  • 📅 Дата приёма на работу — от неё зависит расчёт стажа для компенсации отпуска.
  • 📝 Трудовой договор — должен быть действующим, без просроченных дополнений.
  • 🏖️ Отпуска — количество неиспользованных дней (раздел Отпуска в карточке).
  • 💰 Зарплата и удержания — актуальные оклады, премии, исполнительные листы.
💡

Если сотрудник брал аванс или у него есть задолженность по подотчётным суммам, увольнение без погашения долга заблокирует расчёт. Система выдаст ошибку при попытке провести приказ.

Особое внимание уделите графику работы. Если сотрудник работал на неполном графике или переходил с одного режима на другой, это влияет на расчёт среднего заработка. В 1С:Фреш графики хранятся в разделе Кадры → Графики работы. При ошибке в графике система может неправильно посчитать дни для компенсации отпуска.

⚠️ Внимание: Если сотрудник был в отпуске по уходу за ребёнком или на больничном, проверьте, закрыты ли эти периоды документами Отпуск по уходу за ребёнком или Больничный лист. Незакрытые периоды могут исказить стаж.

2. Оформление приказа об увольнении

Основной документ для увольнения в 1С:Фреш — Приказ об увольнении. Его можно создать двумя способами:

  1. Через карточку сотрудника: Кадры → Сотрудники → [Выбрать сотрудника] → Уволить.
  2. Через раздел Кадры → Приказы об увольнении → Создать.

При заполнении приказа обратите внимание на поля:

  • 📅 Дата увольнения — последний рабочий день сотрудника. В 1С:Фреш она автоматически проставляет дату документа, но её можно изменить.
  • 📜 Основание увольнения — выбирается из справочника Основания увольнения (ст. 77, 81 ТК РФ). Например, По соглашению сторон (п.1 ст.77) или Собственное желание (п.3 ст.77).
  • 💼 Должность и подразделение — должны совпадать с текущей записью в карточке сотрудника.

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Система автоматически:

  • Сформирует запись в Личной карточке Т-2.
  • Рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск (если она предусмотрена).
  • Создаст событие в Ленте событий для бухгалтера.
Что делать, если основание увольнения отсутствует в справочнике?

Если нужного основания нет (например, увольнение по ст. 83 ТК РФ — "в связи с восстановлением на работе прежнего сотрудника"), его можно добавить вручную. Для этого перейдите в Справочники → Основания увольнения → Создать и укажите статью ТК РФ, название и код. В 1С:Фреш справочник обновляется автоматически при изменении законодательства, но иногда требуется ручная донастройка.

3. Расчёт компенсаций и окончательный расчёт

После проведения приказа система автоматически рассчитывает:

  • 💰 Зарплату за отработанные дни в месяце увольнения.
  • 🏖️ Компенсацию за неиспользованный отпуск (если она положена по ТК РФ).
  • 📉 Удержания (налоги, алименты, долги перед работодателем).

Чтобы проверить расчёт, откройте документ Окончательный расчёт, который формируется автоматически после приказа об увольнении. Путь: Зарплата → Окончательные расчёты. В документе отображаются:

  • Сумма к выплате.
  • Разбивка по видам начислений (зарплата, компенсация, премии).
  • Удержания (НДФЛ, страховые взносы, исполнительные листы).

Если сумма кажется некорректной, проверьте:

  1. Настройки среднего заработка в разделе Настройки → Расчёт зарплаты → Средний заработок.
  2. Правильность указания периодов исключения (больничные, отпуска без сохранения зарплаты).
  3. Актуальность тарифов страховых взносов (в 2026 году они могут отличаться от предыдущих лет).

Убедиться, что дата увольнения совпадает с датой в приказе|

Сверить количество неиспользованных дней отпуска с карточкой сотрудника|

Проверить, что все удержания (НДФЛ, алименты) рассчитаны корректно|

Убедиться, что сумма к выплате совпадает с данными в расчётном листке-->

⚠️ Внимание: В 1С:Фреш компенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается автоматически, но если сотрудник брал отпуск авансом, система может не удержать излишне выплаченные суммы. В этом случае придётся вручную создать документ Удержание из зарплаты.

4. Формирование отчётности: СЗВ-ТД, 6-НДФЛ, РСВ

Увольнение сотрудника требует корректировки отчётности в ПФР, ФНС и ФСС. В 1С:Фреш большинство отчётов формируются автоматически, но некоторые данные нужно проверять вручную.

Основные отчёты, которые затрагивает увольнение:

Отчёт Что проверять Срок сдачи
СЗВ-ТД Запись о увольнении (код "УВОЛ"). Должна совпадать с датой в приказе. Не позднее следующего дня после увольнения
6-НДФЛ Раздел 2: сумма дохода и НДФЛ за месяц увольнения. Квартально, не позднее последнего числа месяца, следующего за отчётным
РСВ Страховые взносы с компенсации отпуска (если она облагается взносами). Ежемесячно, до 15 числа
4-ФСС Если увольнение связано с травмой или профзаболеванием. Ежемесячно, до 25 числа

Чтобы сформировать СЗВ-ТД:

  1. Перейдите в Отчётность → ПФР → СЗВ-ТД.
  2. Выберите период, в котором произошло увольнение.
  3. Нажмите Заполнить — система автоматически подтянет данные из приказа.
  4. Проверьте, что в графе "Основание" стоит правильный код (например, УВОЛ для увольнения).

Если СЗВ-ТД не формируется или данные неверные, проверьте:

  • 🔹 Настройки персонифицированного учёта в разделе Настройки → ПФР.
  • 🔹 Статус сотрудника в Личной карточке — он должен быть "Уволен".
  • 🔹 Дату увольнения — она не должна быть позже даты формирования отчёта.

Никогда — всё формируется автоматически|

Иногда — приходится править вручную|

Часто — система часто ошибается|

Не формирую СЗВ-ТД в 1С-->

5. Выплата расчёта и закрытие личной карточки

После формирования окончательного расчёта необходимо выплатить сотруднику причитающиеся суммы. В 1С:Фреш это делается через документ Выплата зарплаты:

  1. Перейдите в Зарплата → Выплаты → Создать.
  2. Выберите тип выплаты — Окончательный расчёт.
  3. Укажите сотрудника и сумму из документа Окончательный расчёт.
  4. Выберите способ выплаты: наличные, перевод на карту или иной способ.

После выплаты не забудьте закрыть личную карточку сотрудника. Для этого:

  1. Откройте карточку сотрудника в разделе Кадры → Сотрудники.
  2. Нажмите Ещё → Закрыть карточку.
  3. Укажите дату закрытия (обычно совпадает с датой увольнения).

Закрытие карточки нужно для:

  • 🔒 Исключения сотрудника из расчётов зарплаты.
  • 📊 Корректного формирования отчётности (чтобы уволенный сотрудник не попадал в будущие отчёты).
  • 🗄️ Архивации данных (в 1С:Фреш закрытые карточки переносятся в архив).
⚠️ Внимание: Если не закрыть карточку, сотрудник будет продолжать отображаться в списках для начисления зарплаты, что может привести к ошибкам в расчётах.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при увольнении в 1С:Фреш. Вот самые распространённые:

1. Несовпадение дат в приказе и окончательном расчёте

Если в приказе об увольнении указана одна дата, а в окончательном расчёте — другая, это приведёт к ошибкам в СЗВ-ТД и 6-НДФЛ. Всегда сверяйте даты в документах.

2. Неучтённые удержания

Система автоматически рассчитывает НДФЛ и страховые взносы, но не всегда учитывает исполнительные листы или долги перед работодателем. Проверяйте раздел Удержания в окончательном расчёте.

3. Ошибки в расчёте компенсации отпуска

Частая проблема — когда система неверно считает дни неиспользованного отпуска. Это происходит, если:

  • 🔸 В карточке сотрудника неверно указан период работы.
  • 🔸 Не учтены периоды исключения (например, отпуск по уходу за ребёнком).
  • 🔸 Настройки графика работы неактуальны.

4. Несформированная запись в СЗВ-ТД

Если после увольнения запись не появилась в СЗВ-ТД, проверьте:

  • 🔹 Статус документа Приказ об увольнении — он должен быть Проведён.
  • 🔹 Настройки персонифицированного учёта в разделе Настройки → ПФР.
  • 🔹 Дату увольнения — она не должна быть в будущем.
💡

Всегда проверяйте связку документов: Приказ об увольнении → Окончательный расчёт → Выплата → СЗВ-ТД. Если хоть один документ не проведён или содержит ошибку, цепочка разрывается, и отчётность формируется некорректно.

7. Особенности увольнения в разных ситуациях

Некоторые случаи увольнения требуют дополнительных действий в 1С:Фреш. Рассмотрим самые сложные.

Увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)

При таком увольнении часто выплачивается выходное пособие. В 1С:Фреш его нужно оформить отдельным начислением:

  1. Создайте новый вид начисления в разделе Настройки → Виды начислений.
  2. Укажите название (например, "Выходное пособие по соглашению") и код дохода для 6-НДФЛ.
  3. Добавьте это начисление в документ Окончательный расчёт.

Увольнение в связи с ликвидацией организации

В этом случае сотруднику полагается выходное пособие в размере среднего месячного заработка (ст. 178 ТК РФ). В 1С:Фреш:

  • 📌 Создайте отдельный документ Начисление выходного пособия.
  • 📌 Убедитесь, что пособие не облагается НДФЛ (если оно в пределах трёх средних заработков).
  • 📌 Проверьте, что в 6-НДФЛ пособие отражено с кодом дохода 2013 (выплаты при увольнении).

Увольнение иностранного гражданина

Для иностранцев требуется дополнительная проверка:

  • 🛂 Срок действия патента или разрешения на работу.
  • 📋 Наличие уведомления в МВД (если требуется по закону).
  • 💸 Удержание НДФЛ по ставке 30% (если нет патента).

В 1С:Фреш для иностранных сотрудников есть специальный флаг в карточке: Иностранец. Если он не установлен, система будет рассчитывать НДФЛ по ставке 13%.

8. Архивация и хранение документов

После увольнения все документы сотрудника должны быть архивированы. В 1С:Фреш это делается автоматически, но некоторые настройки можно изменить.

Чтобы настроить архивацию:

  1. Перейдите в Настройки → Архивация данных.
  2. Укажите срок хранения уволенных сотрудников (по умолчанию — 5 лет).
  3. Настройте автоматическое удаление архивных данных (если нужно).

Документы, которые обязательно нужно сохранить:

  • 📄 Приказ об увольнении (в электронном виде и на бумаге).
  • 📄 Окончательный расчёт с подписью сотрудника.
  • 📄 Личная карточка Т-2.
  • 📄 Копии отчётности (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ).

В 1С:Фреш все документы хранятся в облаке, но для надёжности рекомендуется:

  • 🔹 Экспортировать документы в PDF (кнопка Печать в каждом документе).
  • 🔹 Создать резервную копию базы (раздел Администрирование → Резервные копии).
  • 🔹 Сохранить скриншоты ключевых экранов (например, окончательного расчёта).
⚠️ Внимание: Если сотрудник уволен, но через некоторое время возник спор (например, по сумме компенсации), архивные данные помогут подтвердить корректность расчётов. В 1С:Фреш история изменений документов сохраняется, но доступ к ней может быть ограничен по времени.
💡

Даже после архивации карточки сотрудника все документы остаются доступны через раздел Архив → Сотрудники. Оттуда можно восстановить данные, если потребуется корректировка.

FAQ: Частые вопросы по увольнению в 1С:Фреш

Как уволить сотрудника, если он в отпуске?

Увольнение во время отпуска возможно по инициативе сотрудника (ст. 80 ТК РФ) или по соглашению сторон. В 1С:Фреш:

  1. Создайте приказ об увольнении с датой последнего дня отпуска.
  2. В документе Отпуск укажите, что отпуск прерывается в связи с увольнением.
  3. Рассчитайте компенсацию только за неиспользованные дни (если они есть).

Если отпуск был предоставлен авансом, система автоматически удержит излишне выплаченные суммы из окончательного расчёта.

Что делать, если в СЗВ-ТД не отобразилось увольнение?

Проверьте:

  1. Статус приказа об увольнении — он должен быть проведён.
  2. Дату увольнения — она не должна быть позже даты формирования отчёта.
  3. Настройки персонифицированного учёта в разделе Настройки → ПФР.

Если проблема остаётся, создайте отчёт вручную через Отчётность → ПФР → СЗВ-ТД → Добавить запись.

Как рассчитать компенсацию за отпуск, если сотрудник работал неполный месяц?

Система рассчитывает компенсацию пропорционально отработанному времени. Формула:

Количество дней компенсации = (Количество месяцев работы / 12) × 28 дней

Если остаток дней ≥ 15, округляется до полного месяца.

Пример: сотрудник отработал 5 месяцев и 20 дней → округляем до 6 месяцев → компенсация = (6/12) × 28 = 14 дней.

Можно ли отменить увольнение, если документ уже проведён?

Да, но нужно:

  1. Отменить проведение документа Приказ об увольнении (кнопка Отменить проведение).
  2. Отменить Окончательный расчёт и Выплату.
  3. Создать новый приказ о приёме на работу (если сотрудник восстанавливается).

Если выплата уже совершена, придётся делать сторно через документ Корректировка зарплаты.

Как уволить сотрудника, если он не вышел на работу?

Если сотрудник не появляется на работе и не выходит на связь, увольнение оформляется по ст. 81 ТК РФ (прогул). В 1С:Фреш:

  1. Создайте документ Отсутствие на работе (раздел Кадры → Отсутствия).
  2. Укажите даты прогула и причину (Прогул).
  3. Сформируйте приказ об увольнении с основанием Прогул (п.6 ст.81 ТК РФ).

Обязательно зафиксируйте факты прогула (акт об отсутствии, объяснительные, свидетели).