Оформление смерти сотрудника в 1С ЗУП: документы, проводки и налоговые последствия

Смерть сотрудника — трагическое событие, которое требует не только человеческого участия, но и грамотного документального оформления в системе 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с налоговыми органами, ПФР и ФСС, а также искажению данных по фонду оплаты труда. В этой статье мы подробно разберём, как правильно отразить смерть работника в 1С ЗУП 3.1, какие документы необходимо создать, как закрыть лицевой счёт и избежать типичных ошибок при расчёте окончательных выплат.

Особенность процедуры заключается в том, что законодательство регламентирует не только бухгалтерские проводки, но и порядок взаимодействия с родственниками умершего для выплаты неполученной зарплаты, компенсаций и пособий. Мы рассмотрим все этапы — от внесения записи о смерти в личную карточку до сдачи отчётности в контролирующие органы, с учётом актуальных требований 2026 года (включая изменения в ст. 141 ТК РФ и порядке выплаты страховых взносов).

Статья будет полезна кадровикам, бухгалтерам и руководителям, которые сталкиваются с этой процедурой впервые или хотят проверить корректность своих действий. Все шаги проиллюстрированы скриншотами из 1С ЗУП 3.1 (релиз 3.1.25.х), но приведенные принципы актуальны и для более ранних версий (с учётом различий в интерфейсе).

1. Подготовка документов: что нужно получить до внесения данных в 1С

Прежде чем приступать к работе в 1С ЗУП, необходимо собрать пакет документов, подтверждающих факт смерти сотрудника. Без них любые действия в программе будут считаться некорректными и могут повлечь претензии со стороны проверяющих органов.

Основные документы:

• 📄 Свидетельство о смерти (оригинал или нотариально заверенная копия). Выдаётся органами ЗАГС на основании медицинского заключения.
• 👨‍👩‍👧‍👦 Документы, подтверждающие родство (паспорт, свидетельство о браке/рождении) — если выплаты будут производиться родственникам.
• 💼 Заявление от родственников о выплате неполученной зарплаты и компенсаций (образец можно сформировать в 1С ЗУП → Кадры → Шаблоны документов).
• 📋 Акт о смерти (составляется работодателем в произвольной форме, если смерть произошла на рабочем месте).

Если смерть наступила в результате несчастного случая на производстве, дополнительно потребуется:

• 🚨 Акт расследования несчастного случая (форма Н-1).
• 🏥 Медицинское заключение о причине смерти.
• 📑 Протокол опроса свидетелей (если проводилось служебное расследование).

⚠️ Внимание: Если смерть сотрудника наступила в командировке, работодатель обязан оплатить транспортировку тела на место жительства (ст. 188 ТК РФ). Эти расходы отражаются в 1С ЗУП как прочие затраты по статье 26 "Общехозяйственные расходы".

Все документы должны быть зарегистрированы в журнале входящей корреспонденции. В 1С ЗУП для этого можно использовать документ "Поступление документов" (Кадры → Документы сотрудников → Поступление документов).

2. Внесение записи о смерти в личную карточку сотрудника

Первый шаг в 1С ЗУП — внесение информации о смерти в личную карточку сотрудника (Т54). Это необходимо для корректного закрытия всех кадровых и расчётных данных.

Инструкция:

1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.
2. Найдите карточку умершего сотрудника (можно использовать поиск по ФИО или табельному номеру).
3. Перейдите на вкладку "Трудовая деятельность" и нажмите "Добавить запись".
4. В поле "Вид записи" выберите "Смерть сотрудника".
5. Укажите дату смерти (соответствует дате в свидетельстве о смерти).
6. В поле "Основание" введите реквизиты свидетельства о смерти (серия, номер, дата выдачи, кем выдано).
7. Сохраните запись кнопкой "Записать и закрыть".

После сохранения система автоматически:

• 🔴 Закроет все действующие кадровые документы (приказы о приёме, переводе, отпуске).
• 📅 Прекратит начисление зарплаты и страховых взносов с даты смерти.
• 🚫 Заблокирует возможность создания новых кадровых документов для этого сотрудника.

Важно: если сотрудник числился в нескольких организациях (в случае холдинга), запись о смерти нужно внести в каждой из них отдельно.

Дата смерти совпадает с документом|Указано правильное основание (свидетельство о смерти)|Запись сохранена и видна в истории|Все кадровые документы автоматически закрыты-->

⚠️ Внимание: Если дата смерти приходится на середину месяца, 1С ЗУП автоматически пересчитает начисления за текущий месяц пропорционально отработанным дням. Однако выплата за неполный месяц производится в полном объёме (ст. 141 ТК РФ) — это нужно учесть при формировании ведомости.

3. Закрытие лицевого счёта и расчёт окончательных выплат

После внесения записи о смерти необходимо закрыть лицевой счёт сотрудника и рассчитать все причитающиеся ему выплаты. В 1С ЗУП это делается с помощью документа "Закрытие лицевых счетов".

Порядок действий:

1. Перейдите в раздел Зарплата → Закрытие лицевых счетов.
2. Создайте новый документ и выберите умершего сотрудника из списка.
3. В поле "Дата закрытия" укажите дату смерти.
4. В блоке "Выплаты" отметьте галочками все причитающиеся суммы:
   • 💰 Зарплата за отработанные дни текущего месяца.
   • 🏖️ Компенсация за неиспользованный отпуск (рассчитывается автоматически).
   • 🎁 Премии и бонусы (если они были начислены, но не выплачены).
   • 🏥 Пособие на погребение (если предусмотрено коллективным договором).
5. Нажмите "Рассчитать" — система сформирует суммы к выплате.
6. Проверьте расчёт и проведите документ.

Особенности расчёта компенсации за неиспользованный отпуск:

• 📅 Рассчитывается за все неиспользованные дни отпуска, включая дополнительные.
• 💸 Средний дневной заработок определяется по правилам ст. 139 ТК РФ (за последние 12 месяцев).
• 🔄 Если сотрудник использовал отпуск авансом, излишне выплаченные суммы не удерживаются (п. 2 ст. 137 ТК РФ).

Вид выплаты	Размер	Налогообложение	Страховые взносы
Зарплата за отработанные дни	Полная сумма за фактически отработанное время	Да (НДФЛ 13%)	Да (взносы начислены до даты смерти)
Кompенсация за неиспользованный отпуск	Средний дневной заработок × количество дней	Да (НДФЛ 13%)	Нет (освобождены ст. 422 НК РФ)
Пособие на погребение (по коллективному договору)	Фиксированная сумма (обычно 5-10 тыс. руб.)	Нет (ст. 217 НК РФ, п. 8)	Нет
Материальная помощь родственникам	До 50 тыс. руб. (не облагается НДФЛ)	Нет (ст. 217 НК РФ, п. 28)	Нет

После проведения документа "Закрытие лицевых счетов" система сгенерирует проводки:

• Дт 70 Кт 50 (51) — выплата зарплаты и компенсаций.
• Дт 91.02 Кт 70 — пособие на погребение (если не предусмотрено ФСС).
• Дт 70 Кт 68.01 — удержание НДФЛ.

4. Выплата денежных средств родственникам

Законодательство (ст. 141 ТК РФ) обязывает работодателя выплатить неполученные суммы родственникам умершего сотрудника в течение недели с момента предъявления ими документов. В 1С ЗУП для этого используется документ "Выплата зарплаты" с особенностями оформления.

Пошаговая инструкция:

1. Создайте документ Зарплата → Выплата зарплаты → Выплата зарплаты.
2. В поле "Способ выплаты" выберите "Через кассу" или "На банковский счёт" (если родственники предоставят реквизиты).
3. В табличной части добавьте строку с умершим сотрудником.
4. В колонке "Сумма к выплате" укажите общую сумму (зарплата + компенсации).
5. В поле "Получатель" введите ФИО родственника и его паспортные данные.
6. В "Основании" укажите реквизиты заявления родственника и свидетельства о смерти.
7. Проводите документ и формируйте платёжные поручения (если выплата на счёт).

Если выплата производится через кассу, дополнительно оформите:

• 📝 Расходный кассовый ордер (РКО) — в Банк и касса → Кассовые документы.
• 🖋️ Расписку родственника в получении денег (можно сформировать в 1С ЗУП через печатную форму РКО).

⚠️ Внимание: Если родственники не успевают получить деньги в установленный срок, суммы депонируются. В 1С ЗУП это оформляется документом "Депонирование зарплаты" (Зарплата → Депонирование). Депонированные суммы учитываются на счёте 76.04 "Расчёты по депонированным суммам".

При выплате на банковский счёт родственника удерживается НДФЛ (если сумма облагаемая). В 1С ЗУП налог рассчитывается автоматически при проведении документа "Выплата зарплаты".

Что делать, если родственники отказываются от выплаты?

Если родственники письменно отказались от получения денег, суммы включаются в состав внереализационных доходов организации (п. 18 ст. 250 НК РФ). В 1С ЗУП это оформляется документом "Списание задолженности" (Зарплата → Списание задолженности) с проводкой Дт 70 Кт 91.01.

5. Формирование отчётности: что сдавать в налоговую и фонды

Смерть сотрудника влияет на несколько видов отчётности, которые необходимо скорректировать перед сдачей в контролирующие органы. В 1С ЗУП большинство отчётов формируется автоматически, но некоторые данные требуют ручной проверки.

Отчётность, которую нужно скорректировать:

• 📊 РСВ (Расчёт по страховым взносам) — исключаются начисления с даты смерти.
• 📄 6-НДФЛ — отражаются удержанный НДФЛ с выплат родственникам.
• 🏢 4-ФСС — корректируется база для начисления взносов на травматизм.
• 👥 СЗВ-ТД — вносится запись о прекращении трудового договора по причине смерти.
• 💼 2-НДФЛ (справка) — формируется на умершего сотрудника с пометкой "Прекращение трудового договора".

Как проверить корректность данных в 1С ЗУП:

1. Откройте отчёт "Анализ начислений по сотрудникам" (Зарплата → Отчёты по зарплате).
2. Убедитесь, что начисления по умершему сотруднику прекращены с даты смерти.
3. Проверьте отчёт "Свод по страховым взносам" — суммы взносов не должны начисляться после даты смерти.
4. Сформируйте "СЗВ-ТД" и убедитесь, что есть запись с кодом "ВШТ" (Выбытие в связи со смертью).

Отчёт	Что проверять	Срок сдачи
РСВ	Отсутствие начислений после даты смерти	До 30 числа месяца, следующего за отчётным кварталом
6-НДФЛ	Удержанный НДФЛ с выплат родственникам	До последнего числа месяца, следующего за отчётным кварталом
СЗВ-ТД	Наличие записи с кодом "ВШТ"	До 15 числа месяца, следующего за отчётным
4-ФСС	Корректная база для взносов на травматизм	До 20 числа месяца, следующего за отчётным кварталом

Если смерть сотрудника произошла в декабре, а отчётность сдаётся за год, необходимо:

• 🔹 В РСВ указать дату прекращения начислений — 31.12.XXXX (даже если смерть наступила раньше).
• 🔹 В 2-НДФЛ проставить признак "2" (прекращение трудового договора).

⚠️ Внимание: Если сотрудник умер в текущем году, но выплаты родственникам произведены в следующем, НДФЛ и страховые взносы отражаются в отчётности того года, в котором были выплачены деньги (письмо ФНС от 15.03.2022 № БС-4-11/3529).

6. Типичные ошибки и как их избежать

Оформление смерти сотрудника в 1С ЗУП — процедура, где даже небольшая ошибка может привести к проблемам с фондами или налоговой. Рассмотрим наиболее распространённые ошибки и способы их предотвращения.

Ошибка 1: Неправильная дата смерти в личной карточке

• 📅 Последствия: Некорректный расчёт зарплаты и взносов.
• 🔧 Как избежать: Всегда сверяйте дату со свидетельством о смерти, а не с устными сообщениями родственников.

Ошибка 2: Неучтённые выплаты при закрытии лицевого счёта

• 💰 Последствия: Недоплата родственникам или, наоборот, излишние удержания.
• 🔧 Как избежать: Используйте отчёт "Анализ расчётов с сотрудником" (Зарплата → Отчёты по зарплате) для проверки всех начислений.

Ошибка 3: Некорректное налогообложение компенсаций

• 📉 Последствия: Штрафы от налоговой за неудержанный НДФЛ.
• 🔧 Как избежать: Помните, что компенсация за неиспользованный отпуск облагается НДФЛ, но не облагается страховыми взносами.

Ошибка 4: Забыли сдать СЗВ-ТД с кодом "ВШТ"

• 📄 Последствия: Штраф от ПФР за неполную отчётность (500 руб. за каждого сотрудника).
• 🔧 Как избежать: После оформления смерти сразу проверьте формирование СЗВ-ТД в разделе Отчётность → ПФР.

Ошибка 5: Выплата денег без заявления от родственников

• ⚖️ Последствия: Риск судебных исков от других наследников.
• 🔧 Как избежать: Всегда требуйте письменное заявление с указанием степени родства и паспортных данных.

Если ошибка уже допущена, исправить её можно:

• 🔄 Для кадровых документов — отменить проведение и переоформить.
• 📋 Для бухгалтерских проводок — использовать документ "Корректировка записей" (Зарплата → Корректировки).
• 📊 Для отчётности — подать уточнённые декларации (РСВ, 6-НДФЛ).

Что делать, если смерть сотрудника обнаружилась спустя несколько месяцев?

В этом случае:

1. Внесите запись о смерти в личную карточку задним числом (дату смерти).

2. Пересчитайте начисления и взносы за все месяцы после смерти с помощью документа "Перерасчёт зарплаты" (Зарплата → Перерасчёты).

3. Сдайте уточнённые декларации за все затронутые периоды.

4. Выплатите родственникам все причитающиеся суммы с учётом индексации (если предусмотрено коллективным договором).

7. Особенности оформления смерти в разных ситуациях

Процедура оформления смерти сотрудника может отличаться в зависимости от обстоятельств. Рассмотрим наиболее распространённые сценарии и их нюансы в 1С ЗУП.

Сценарий 1: Смерть на рабочем месте

• 🚨 Обязательно оформите акт о несчастном случае (форма Н-1).
• 📋 В 1С ЗУП создайте документ "Несчастный случай на производстве" (Кадры → Несчастные случаи).
• 💸 Выплаты родственникам включают:
  • Кompенсацию за неиспользованный отпуск.
  • Единовременную помощь (размер устанавливается работодателем).
  • Возмещение расходов на погребение (до 100 тыс. руб., ст. 188 ТК РФ).

Сценарий 2: Смерть в командировке

• ✈️ Расходы на транспортировку тела оплачивает работодатель (ст. 168 ТК РФ).
• 📄 В 1С ЗУП оформите "Авансовый отчёт" на имя сопровождающего лица (если транспортировка организовывалась сотрудником компании).
• 💼 Компенсации родственникам выплачиваются в том же порядке, что и при смерти на рабочем месте.

Сценарий 3: Смерть иностранного сотрудника

• 🛂 Дополнительно потребуется уведомить ГУВМ МВД о прекращении трудового договора.
• 💰 Выплаты родственникам за границу оформляются как валютная операция (нужен паспорт получателя и реквизиты иностранного счёта).
• 📑 В 1С ЗУП используйте документ "Выплата зарплаты в валюте" (Зарплата → Выплаты в валюте).

Сценарий 4: Смерть совместителя

• 🔄 Процедура оформления аналогична основному месту работы, но:
  • В СЗВ-ТД указывается код "ВШТ" только по месту внешнего совместительства.
  • Кompенсация за неиспользованный отпуск рассчитывается пропорционально отработанному времени.

Во всех случаях рекомендуется:

• 📞 Согласовать действия с юристом компании (особенно при смерти в командировке или на производстве).
• 📂 Сохранить копии всех документов в архиве (свидетельство о смерти, заявления родственников, акты).
• 🔍 Проверить, не был ли сотрудник застрахован по программе ДМС или корпоративному страхованию жизни (в этом случае родственникам причитаются дополнительные выплаты).

8. Автоматизация процесса: как упростить оформление в 1С ЗУП

Оформление смерти сотрудника — процедура, которую можно частично автоматизировать в 1С ЗУП, чтобы сократить время и минимизировать ошибки. Рассмотрим полезные инструменты и настройки.

1. Шаблоны документов

• 📑 Создайте шаблоны для:
  • Заявления родственников о выплате.
  • Акта о смерти (если требуется).
  • Расписки в получении денег.
• 🔧 Путь: Администрирование → Печатные формы → Шаблоны документов.

2. Настройка видов начислений

• 💰 Заведите отдельные виды начислений для:
  • Кompенсации за неиспользованный отпуск при смерти.
  • Пособия на погребение.
  • Материальной помощи родственникам.
• 🔧 Путь: Настройка → Виды начислений.
• 📌 Укажите для каждого вида:
  • Код дохода для НДФЛ.
  • Облагаемость страховыми взносами.
  • Ставку НДФЛ (13% или 0%).

3. Автоматические проверки

• 🤖 Настройте регламентное задание "Проверка кадровых данных", которое будет:
  • Контролировать наличие записей о смерти в личных карточках.
  • Проверять закрытие лицевых счетов.
  • Сигнализировать о несданной отчётности по умершим сотрудникам.
• 🔧 Путь: Администрирование → Регламентные задания.

4. Интеграция с бухгалтерией

• 🔄 Если используете 1С:Бухгалтерию, настройте автоматический обмен данными по:
  • Проводкам по выплатам родственникам.
  • Депонированным суммам.
  • Корректировкам по страховым взносам.
• 🔧 Путь: Администрирование → Обмен данными → Настройка синхронизации.

5. Отчёты для контроля

• 📊 Создайте пользовательские отчёты:
  • "Сотрудники с записью о смерти" — для мониторинга закрытых лицевых счетов.
  • "Выплаты родственникам" — для контроля сумм и налогов.
  • "Отчётность по умершим сотрудникам" — для провер