Как найти среднесписочную численность в 1С Зарплата: подробная инструкция с картинками

Среднесписочная численность — один из ключевых показателей для отчетности в ФНС, ПФР и Росстат. Без него невозможно сдать расчет по страховым взносам (РСВ), 4-ФСС или годовую бухгалтерскую отчетность. Но где искать этот отчет в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (ЗУП) или 1С:Зарплата и Кадры? Даже опытные пользователи иногда теряются в меню программы, особенно если речь идет о редко используемых отчетах.

В этой статье вы найдете пошаговую инструкцию с указанием точных путей в меню для разных версий конфигураций (включая ЗУП 3.1 и ЗКГУ 3.0), а также разберемся, как правильно настроить параметры отчета, чтобы данные совпадали с требованиями налоговой. Мы также расскажем, что делать, если цифры в отчете кажутся некорректными, и как экспортировать данные в формате XML для сдачи через операторов ЭДО.

Особое внимание уделим скрытым настройкам отчета, которые влияют на расчет среднесписочной численности — их часто упускают из виду, из-за чего возникают расхождения с реальными данными. Например, не все знают, что в настройках нужно учитывать работников на неполном рабочем дне или исключать совместителей.

1. Где находится отчет по среднесписочной численности в 1С Зарплата

В зависимости от версии программы путь к отчету может отличаться. Рассмотрим два самых распространенных варианта:

Для 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8 (ЗУП 3.1):

• 📊 Перейдите в раздел Зарплата → Отчеты по зарплате → Среднесписочная численность
• 📈 Альтернативный путь: Кадры → Отчеты по кадрам → Среднесписочная численность (в некоторых редакциях)
• 🔍 Если не находите — воспользуйтесь строкой поиска в верхнем меню (введите "среднесписочная")

Для 1С:Зарплата и Кадры государственного учреждения (ЗКГУ 3.0):

• 📋 Откройте Кадры → Кадровые отчеты → Среднесписочная численность
• 🔄 В некоторых версиях отчет может называться "Численность работников (4-ФСС)"

Если у вас другая конфигурация (например, 1С:ERP или 1С:Комплексная автоматизация), путь может отличаться. В этом случае:

1. Нажмите Все функции (обычно в верхнем меню или через правую кнопку мыши на панели навигации).
2. В открывшемся окне введите в поиске "среднесписочная".
3. Система покажет все доступные отчеты по этому запросу.

2. Как правильно сформировать отчет: пошаговая инструкция

Найти отчет — это только половина дела. Чтобы данные были корректными, его нужно правильно настроить. Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1:

Шаг 1. Задайте период отчета

• 📅 По умолчанию программа предлагает текущий месяц. Для годового отчета (например, для РСВ) выберите период с 01.01.202X по 31.12.202X.
• ⚠️ Внимание: Если вы формируете отчет за квартал, укажите точные даты начала и конца квартала, а не приблизительные.

Шаг 2. Настройте параметры расчета

Нажмите кнопку Показать настройки (обычно в правом верхнем углу отчета). Здесь критически важно проверить:

• 👥 Учитывать внешних совместителей — по умолчанию галочка может стоять, но для среднесписочной численности их обычно не включают (проверьте требования вашей отчетности!).
• ⏳ Учитывать работников на неполном рабочем дне — их включают в расчет, но с поправкой на ставку.
• 🏢 Исключать обособленные подразделения — если у вас есть филиалы, решите, нужно ли их включать в общий отчет.

Шаг 3. Проверьте данные перед формированием

Перед тем как нажать Сформировать, убедитесь, что:

Период указан корректно (без лишних дней)|Все сотрудники учтены в базе (нет уволенных с датой увольнения вне периода)|Правильно заполнены ставки и графики работы|Нет дублирующихся записей о приеме/уволнении-->

Если что-то пойдет не так, отчет можно будет переформировать, но лучше избежать ошибок на этом этапе.

3. Почему данные в отчете могут отличаться от реальных

Частая проблема: бухгалтер видит в отчете одну цифру, а по фактическим данным сотрудников — другую. Рассмотрим основные причины расхождений:

Причина расхождения	Как проверить	Как исправить
Не учтены сотрудники на неполной ставке	Откройте карточку сотрудника → вкладка "График работы"	Убедитесь, что ставка указана правильно (например, 0.5, а не 1)
Дублирующиеся записи о приеме/уволнении	Проверьте журнал кадровых документов за период	Удалите или исправьте лишние документы
Неверно указан период работы	Сравните даты в отчете и в кадровых документах	Исправьте даты приема/уволнения в документах
Не учтены сотрудники в декрете или отпуске по уходу	Проверьте настройки отчета (галочка "Исключать отпуска по уходу")	Настройте параметры отчета согласно требованиям

Еще одна частая ошибка — неучтенные кадровые документы. Например, если сотрудник был принят на работу, но документ "Прием на работу" не проведен, он не попадет в отчет. Чтобы это проверить:

1. Откройте Кадры → Кадровые документы.
2. Установите фильтр по периоду отчета.
3. Проверьте, все ли документы имеют статус "Проведен".

4. Как экспортировать отчет для сдачи в ФНС

Сформированный отчет нужно не только проверить, но и правильно экспортировать. В 1С:ЗУП есть несколько способов:

Способ 1: Экспорт в Excel

• 📑 Нажмите кнопку Выгрузить → В Excel.
• 📂 Выберите папку для сохранения и подтвердите экспорт.
• ⚠️ Внимание: В Excel данные могут отображаться некорректно, если в ячейках используются формулы. Перед отправкой в ФНС проверьте итоговые цифры!

Способ 2: Выгрузка в XML для ЭДО

Если вы сдаете отчетность через оператора электронного документооборота (например, Контур.Экстерн или СБИС):

1. В отчете нажмите Выгрузить → В файл.
2. Выберите формат XML.
3. Укажите путь для сохранения (например, C:\Отчетность\Среднесписочная_2026.xml).
4. Загрузите файл в систему ЭДО.

Способ 3: Прямая отправка через 1С

В некоторых конфигурациях (например, 1С:ERP) есть встроенная интеграция с ЭДО:

• 📤 Нажмите Отправить → выберите оператора ЭДО.
• 🔑 Авторизуйтесь в системе (если требуется).
• 📩 Подтвердите отправку.

Что делать, если XML-файл не принимает ЭДО?

Если оператор ЭДО отказывается принимать ваш XML, проверьте:

1. Версию форматов — возможно, у вас устаревшая версия отчета (обновите 1С).

2. Кодировку файла — должна быть UTF-8.

3. Структуру XML — откройте файл в блокноте и сравните с образцом на сайте ФНС.

Если проблема остается, обратитесь в поддержку вашего ЭДО с логом ошибки.

5. Среднесписочная численность для разных отчетов: РСВ, 4-ФСС, Росстат

Один и тот же показатель может отличаться в зависимости от того, для какой отчетности он формируется. Разберемся, какие настройки использовать в каждом случае:

Для расчета по страховым взносам (РСВ):

• 📝 Используйте полную среднесписочную численность (включая всех работников, кроме внешних совместителей).
• 🔢 Проверьте, чтобы в настройках отчета стояла галочка Учитывать работников на неполном рабочем дне.

Для формы 4-ФСС:

• 🏥 Здесь требуется отдельный расчет — среднесписочная численность для соцстраха может отличаться.
• 📌 В настройках отчета выберите вариант "Для 4-ФСС" (если такой есть) или уточните требования в местном отделении ФСС.

Для Росстата (форма П-4):

• 📊 Требуется максимально детализированный отчет с разбивкой по категориям работников.
• 🔍 Возможно, потребуется формировать не один, а несколько отчетов (например, отдельно по основным работникам и совместителям).

Если вы сдаете отчетность в несколько инстанций, сохраните разные варианты отчетов с понятными названиями (например, Среднесписочная_РСВ_2026.xlsx и Среднесписочная_4ФСС_2026.xlsx). Это поможет избежать путаницы.

6. Частые ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С иногда допускают ошибки при работе со среднесписочной численностью. Вот самые распространенные из них:

Ошибка 1: Неучтенные сотрудники

Если в отчете не хватает людей, проверьте:

• 🔍 Статус кадровых документов — все ли документы о приеме проведены?
• 📅 Даты приема/уволнения — не выходят ли они за пределы отчетного периода?
• 🏢 Подразделения — может, сотрудники прикреплены к другому обособленному подразделению?

Ошибка 2: Неправильный учет совместителей

⚠️ Внимание: Внешние совместители не включаются в среднесписочную численность для большинства отчетов (кроме Росстата). Если они попали в отчет, проверьте настройки или вручную скорректируйте данные перед отправкой.

Ошибка 3: Несовпадение с данными бухгалтерии

Если цифры в 1С не сходятся с данными из бухгалтерской программы (например, 1С:Бухгалтерия), причины могут быть следующими:

• 💰 Разные периоды расчета (например, в бухгалтерии учтены авансы, а в ЗУП — нет).
• 📊 Разные методы округления (в ЗУП используется математическое округление, а в бухгалтерии — банковское).
• 🔄 Несинхронизированные данные между базами (если используется обмен данными).

Ошибка 4: Неучтенные изменения в законодательстве

⚠️ Внимание: Правила расчета среднесписочной численности могут меняться (например, с 2023 года изменились требования к учету работников на удаленке). Всегда сверяйтесь с последними разъяснениями ФНС или Росстата.

7. Альтернативные способы получения данных

Если стандартный отчет в 1С по какой-то причине не подходит, есть несколько альтернативных способов получить среднесписочную численность:

Способ 1: Ручной расчет в Excel

Формула для расчета:

Среднесписочная численность = (Сумма списочной численности за все дни периода) / Количество дней в периоде

Для этого:

1. Выгрузите из 1С данные о списочной численности по дням (Кадры → Отчеты → Списочная численность).
2. Перенесите данные в Excel.
3. Примените формулу.

Способ 2: Использование внешних отчетов

В 1С:ЗУП можно создавать произвольные отчеты:

• 📊 Перейдите в Отчеты → Произвольные отчеты.
• 🔧 Настройте структуру отчета, добавив поля "Дата", "Количество сотрудников", "Ставка".
• 📈 Сформируйте отчет и экспортируйте данные для дальнейшего анализа.

Способ 3: Запрос к базе данных

Для опытных пользователей есть возможность получить данные напрямую из базы 1С с помощью запроса:

ВЫБРАТЬ
Сотрудники.ФИО,
КадровыеДанные.ДатаПриема,
КадровыеДанные.ДатаУволнения,
КадровыеДанные.Ставка
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ЛЕВОЕ СОЕДИНЕНИЕ РегистрСведений.КадровыеДанные КАК КадровыеДанные
ПО Сотрудники.Ссылка = КадровыеДанные.Сотрудник
ГДЕ
КадровыеДанные.Период МЕЖДУ &НачалоПериода И &КонецПериода

Этот запрос вернет список сотрудников с датами приема/уволнения и ставками, на основе которых можно рассчитать среднесписочную численность.

8. Автоматизация расчета среднесписочной численности

Если вам приходится формировать этот отчет регулярно, имеет смысл автоматизировать процесс. Вот несколько способов:

Способ 1: Сохранение настроек отчета

В 1С можно сохранять варианты отчетов с заданными настройками:

• 📋 После настройки отчета нажмите Сохранить вариант.
• 💾 Дайте ему понятное название (например, "Среднесписочная для РСВ 2026").
• 🔄 В следующий раз просто выберите сохраненный вариант из списка.

Способ 2: Регламентные задания

Можно настроить автоматическое формирование отчета по расписанию:

1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание типа "Формирование отчета".
3. Укажите параметры: какой отчет формировать, куда сохранять, с какой периодичностью.
4. Запустите задание.

Способ 3: Интеграция с другими системами

Если вы используете 1С:ERP или 1С:Комплексную автоматизацию, можно настроить автоматический экспорт среднесписочной численности в бухгалтерскую программу или систему ЭДО. Для этого:

• 🔗 Настройте Обмен данными между базами.
• 📤 Укажите, какие отчеты и с какой периодичностью должны передаваться.
• 🤖 Проверьте корректность обмена после настройки.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Как посчитать среднесписочную численность, если в компании работают только совместители?

Если все сотрудники — внешние совместители, среднесписочная численность для большинства отчетов (например, РСВ) будет равна 0. Однако для Росстата могут действовать другие правила — уточните в территориальном органе статистики.

В 1С проверьте настройки отчета: галочка "Учитывать внешних совместителей" должна быть снята.

Можно ли в 1С посчитать среднесписочную численность за неполный месяц?

Да, можно. При формировании отчета укажите точный период (например, с 10.01.2026 по 31.01.2026). Программа автоматически пересчитает численность с учетом количества дней в периоде.

Обратите внимание: если период включает выходные или праздники, они учитываются в расчете (в отличие от ручного метода, где выходные иногда исключают).

Что делать, если в отчете появляются уволенные сотрудники?

Это означает, что в базе есть некорректные данные о датах увольнения. Проверьте:

1. Откройте карточку сотрудника → вкладка "Трудовая деятельность".
2. Убедитесь, что дата увольнения указана правильно и документ проведен.
3. Если дата увольнения выходит за пределы отчетного периода, но сотрудник все равно попадает в отчет, проверьте настройки фильтрации.

После исправлений переформируйте отчет.

Как в 1С учесть работников на неполной ставке?

В настройках отчета должна стоять галочка Учитывать работников на неполном рабочем дне. При этом:

• Если сотрудник работает на 0.5 ставки, он учитывается как 0.5 человека.
• Если на 0.25 ставки — как 0.25 человека.

Программа автоматически пересчитывает численность с учетом ставок, но проверьте, чтобы в карточках сотрудников были правильно указаны графики работы.

Где в 1С посмотреть среднесписочную численность за прошлые годы?

Данные за прошлые периоды хранятся в базе, но для их просмотра:

1. Откройте отчет Среднесписочная численность.
2. Укажите нужный год в поле "Период".
3. Если данных нет, проверьте, не была ли архивирована или удалена информация за старые периоды.

Если база очищалась, восстановить данные можно только из резервной копии.