С 2020 года электронные трудовые книжки (ЭТК) стали обязательным форматом учета трудовой деятельности сотрудников, но многие работодатели до сих пор сталкиваются с трудностями при работе с ними в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) или 1С:Бухгалтерии. Главный вопрос, который возникает у кадровых специалистов и бухгалтеров: где именно в 1С хранятся сведения об ЭТК, как их проверить на корректность и что делать, если данные не отображаются?

В этой статье мы разберем точные пути доступа к сведениям об электронных трудовых книжках в разных конфигурациях 1С, включая редкие случаи (например, когда ЭТК ведется в 1С:Камин или при миграции данных из старой системы). Также вы узнаете, как исправить типичные ошибки при формировании отчетности в ПФР и что делать, если сведения в ЭТК не совпадают с бумажной трудовой книжкой.

Материал будет полезен не только кадровикам, но и руководителям, которые хотят самостоятельно контролировать правильность ведения электронных трудовых книжек в своей компании.

1. Где в 1С:ЗУП хранятся сведения об электронной трудовой книжке

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (редакция 3.1 и выше) данные об ЭТК интегрированы в карточку сотрудника, но найти их с первого раза получается не у всех. Основные разделы, где хранится информация:

  • 📄 Карточка сотрудника → вкладка Трудовая деятельность → подраздел Электронная трудовая книжка. Здесь отображаются все записи о приеме, переводе, увольнении и других кадровых событиях, переданных в ПФР.
  • 📊 Отчеты по СЗВ-ТД → Отчетность → ПФР → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД). В этом разделе можно увидеть, какие именно данные были отправлены в Пенсионный фонд.
  • 🔄 Журнал документов → Кадры → Все кадровые документы. Здесь хранятся оригиналы приказов, на основе которых формируются записи в ЭТК.

Важно: если вы не видите вкладку Электронная трудовая книжка в карточке сотрудника, это может означать, что:

  • 🔴 У вас устаревшая версия 1С (ниже 3.1.12). Обновите конфигурацию через Администрирование → Обновление программ.
  • 🔴 Не включена функциональность ЭТК в настройках программы. Проверьте: Настройки → Функциональность → Зарплата и кадры → Электронные трудовые книжки.
  • 🔴 У пользователя недостаточно прав. Требуется роль с доступом к кадровым данным (например, Кадровик или Администратор).
💡

Если в карточке сотрудника нет записи об увольнении, но в ЭТК она отображается — проверьте журнал документов Кадры → Уволенные сотрудники. Возможно, приказ был проведен ретроактивно.

2. Как проверить корректность данных ЭТК перед отправкой в ПФР

Ошибки в электронных трудовых книжках могут привести к штрафам от Пенсионного фонда (до 500 рублей за каждую неточную запись по ст. 15.33.2 КоАП). Чтобы избежать проблем, перед формированием отчета СЗВ-ТД выполните проверку:

  1. Сверьте даты кадровых событий:
    • 📅 Дата приема в ЭТК должна совпадать с датой приказа о приеме на работу.
    • 📅 Дата увольнения в ЭТК не может быть раньше даты последнего рабочего дня.
  2. Проверьте коды видов трудовых отношений:
    • 🔢 Код ТРУДДОГ — для бессрочного трудового договора.
    • 🔢 Код СРОЧНДОГ — для срочного трудового договора.
    • 🔢 Код ГПХ — для гражданско-правовых договоров (не включается в трудовой стаж!).
  • Убедитесь в наличии обязательных реквизитов:
    • 📌 Наименование работодателя (полное и сокращенное).
    • 📌 ИНН и СНИЛС сотрудника.
    • 📌 Должность и структурное подразделение (если есть).

    Для автоматической проверки используйте встроенный инструмент Проверка данных перед отправкой СЗВ-ТД (раздел Отчетность → ПФР → Проверка сведений). Он выявит:

    • 🚨 Незаполненные обязательные поля.
    • 🚨 Несоответствие дат в приказах и ЭТК.
    • 🚨 Дублирующиеся записи о одном кадровом событии.

    ☑️ Проверка ЭТК перед отправкой в ПФР

    Выполнено: 0 / 4

    3. Пошаговая инструкция: как найти ЭТК в 1С:Бухгалтерии 8.3

    В 1С:Бухгалтерии (ред. 3.0) функционал ЭТК менее развит, чем в ЗУП, но основные сведения все же доступны. Чтобы их найти:

    1. Откройте карточку сотрудника: 
      Зарплата и кадры → Сотрудники → [Выберите сотрудника]

      Здесь будет вкладка Трудовая деятельность, но без детализации по ЭТК.

    2. Просмотрите кадровые документы: 
      Зарплата и кадры → Кадровые документы → [Фильтр по сотруднику]

      В списке документов ищите приказы о приеме, переводе, увольнении — они являются источником данных для ЭТК.

    3. Сформируйте отчет СЗВ-ТД: 
      Отчетность → ПФР → Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)

      В отчете будут все записи, которые пойдут в ПФР, включая ЭТК.

    ⚠️ Внимание: В 1С:Бухгалтерии нет отдельного раздела для ЭТК, как в ЗУП. Все сведения хранятся в кадровых документах и отчетах. Если вам нужна полноценная работа с электронными трудовыми книжками, рекомендуем перенести кадровый учет в 1С:ЗУП или подключить модуль Кадровый учет в бухгалтерии (доступен в редакции 3.0.80+).

    📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для работы с ЭТК?
    1С:ЗУП
    1С:Бухгалтерия
    1С:Камин
    Другую
    Не знаю

    4. Особенности работы с ЭТК в 1С:Камин

    1С:Камин — специализированное решение для кадрового учета в бюджетных учреждениях. Здесь работа с ЭТК имеет свои нюансы:

    • 📂 Данные хранятся в модуле "Трудовые книжки": 
      Кадры → Трудовые книжки → Электронные трудовые книжки

      Здесь можно увидеть полную историю записей по каждому сотруднику, включая статус передачи в ПФР.

    • 🔄 Интеграция с ГИС "Электронный бюджет":

      В 1С:Камин предусмотрена автоматическая выгрузка сведений в Государственную интегрированную информационную систему (ГИС ЭБ). Для этого нужно настроить обмен в разделе Администрирование → Интеграция → ГИС ЭБ.

    • 📋 Дополнительные отчеты:

      В системе доступен отчет "Сверка ЭТК с бумажной трудовой книжкой", который помогает выявить расхождения между старыми и новыми записями.

    ⚠️ Внимание: В 1С:Камин при миграции данных из бумажных трудовых книжек часто возникает ошибка дублирования записей. Чтобы ее избежать, перед переносом данных:

    1. Экспортируйте все записи из бумажных трудовых книжек в Excel.
    2. Удалите дубли вручную (например, если при переводе сотрудника внутри организации была сделана новая запись вместо изменения старой).
    3. Импортируйте очищенные данные в 1С через Кадры → Трудовые книжки → Импорт данных.

    5. Типичные ошибки при работе с ЭТК в 1С и как их исправить

    Даже опытные пользователи 1С сталкиваются с проблемами при работе с электронными трудовыми книжками. Рассмотрим самые распространенные ошибки и способы их устранения:

    Ошибка Причина Решение
    В ЭТК нет записи о приеме на работу Приказ о приеме не проведен или дата в приказе позже даты фактического приема Проверьте статус документа в Кадры → Приемы на работу. Если он не проведен — проведите. Если дата неверная — скорректируйте приказ и перепроведите.
    Дублирующиеся записи в ЭТК Ошибка при миграции данных или повторное внесение одного события Удалите дубли через Кадры → Трудовая деятельность → История изменений. Используйте отчет "Поиск дублей в ЭТК".
    Не совпадают даты в ЭТК и бумажной трудовой книжке При переносе данных не была учтена ретроспектива Создайте Документ корректировки в разделе Кадры → Исправление кадровых данных и укажите правильные даты.
    Ошибка при отправке СЗВ-ТД: "Неверный СНИЛС" В карточке сотрудника указан неактуальный СНИЛС Обновите СНИЛС в Кадры → Личные данные сотрудника. Если СНИЛС изменился, создайте документ "Изменение личных данных".
    В ЭТК отсутствует запись об увольнении Приказ об увольнении не проведен или удален Восстановите приказ из архива (Администрирование → Архив данных) или создайте новый с правильной датой.

    🔹 Совет: Если после исправлений ошибки в ЭТК остаются, воспользуйтесь инструментом "Проверка целостности кадровых данных" (Сервис → Проверка данных). Он анализирует все кадровые документы и выявляет скрытые несоответствия.

    Что делать, если ПФР отказывается принимать СЗВ-ТД?

    Если ПФР возвращает отчет с ошибкой, первым делом проверьте:

    1. Формат файла — должен быть XML, подписанный ЭЦП.

    2. Версию схемы — в 2026 году актуальна версия 1.07 (проверьте в настройках выгрузки).

    3. Данные работодателя — ИНН/КПП должны совпадать с регистрационными данными в ПФР.

    Если ошибка остается, запросите в ПФР протокол проверки — в нем будет указано, какую именно запись нужно исправить.

    6. Как экспортировать данные ЭТК для сотрудника

    Сотрудники имеют право запросить выписку из своей электронной трудовой книжки (ст. 66.1 ТК РФ). В 1С это можно сделать несколькими способами:

    • 📄 Через карточку сотрудника:
      1. Откройте Кадры → Сотрудники → [Выберите сотрудника].
      2. Перейдите на вкладку Электронная трудовая книжка.
      3. Нажмите Печать → Выписка из ЭТК.
      4. Выберите период и нажмите Сформировать.
  • 📂 Через отчет "Сведения о трудовой деятельности":
    1. Перейдите в Отчетность → ПФР → СЗВ-ТД.
    2. Укажите сотрудника в фильтрах.
    3. Нажмите Печать → Выписка для сотрудника.
    4. 🔗 Через личный кабинет сотрудника (если настроен):

      Если в вашей компании используется 1С:ЗУП Корп или 1С:Enterprise, сотрудник может самостоятельно скачать выписку через портал Личный кабинет сотрудника (раздел Мои документы → Трудовая книжка).

    ⚠️ Внимание: Выписка из ЭТК должна содержать:

    • 🔹 Полное наименование работодателя и его ИНН.
    • 🔹 СНИЛС и ФИО сотрудника.
    • 🔹 Все записи о трудовой деятельности за запрошенный период.
    • 🔹 Печать и подпись уполномоченного лица (если выписка выдается на бумаге).

      • Если сотрудник запросил выписку в электронном виде, ее можно отправить по email прямо из 1С:

      1. Сформируйте выписку в формате PDF.
      2. В карточке сотрудника перейдите на вкладку Контакты.
      3. Нажмите Отправить письмо и прикрепите файл.

    7. Миграция данных из бумажной трудовой книжки в ЭТК: пошаговый алгоритм

    Переход на электронные трудовые книжки предполагает перенос данных из бумажных носителей. В 1С этот процесс состоит из нескольких этапов:

    1. Подготовка данных:
      • 📋 Создайте Excel-файл со всеми записями из бумажных трудовых книжек (столбцы: ФИО, дата записи, содержание, основание).
      • 🔍 Проверьте данные на дубли и ошибки (например, несоответствие дат увольнения и приема на новую работу).
    2. Настройка 1С для миграции:
      • 🛠 Включите функциональность ЭТК: Настройки → Функциональность → Электронные трудовые книжки.
      • 🛠 Убедитесь, что в справочнике Виды кадровых документов есть все необходимые типы записей (прием, перевод, увольнение и т.д.).
    3. Перенос данных:
      • 📤 Используйте обработку "Импорт данных из бумажных трудовых книжек" (доступна в 1С:ЗУП ред. 3.1.15+).
      • 📤 Если обработки нет — создайте документы "Ввод сведений о трудовой деятельности" вручную для каждого сотрудника.
  • Проверка и отправка в ПФР:
    • 🔍 Запустите Проверку данных ЭТК (Сервис → Проверка данных).
    • 📤 Сформируйте и отправьте отчет СЗВ-ТД с типом "Исходная" (для первичной отправки данных).

      • 🔹 Важно: При миграции данных из бумажных трудовых книжек в ЭТК необходимо указать дату начала ведения электронной трудовой книжки — это должна быть дата первой записи в бумажной книжке. Если этого не сделать, ПФР может расценить отсутствие ранних записей как скрытие трудового стажа.

      💡

      При миграции данных в ЭТК обязательно укажите дату начала ведения электронной трудовой книжки — это гарантирует правильный расчет стажа.

      FAQ: Частые вопросы по работе с ЭТК в 1С

      🔹 Можно ли в 1С посмотреть ЭТК уволенного сотрудника?

      Да, для этого:

      1. Перейдите в Кадры → Уволенные сотрудники.
      2. Найдите нужного сотрудника и откройте его карточку.
      3. На вкладке Трудовая деятельность будут доступны все записи ЭТК, включая дату и причину увольнения.

    Если сотрудник уволен давно и его карточка архивирована, восстановите ее через Администрирование → Архив данных.

    🔹 Что делать, если в ЭТК нет записи о переводе на другую должность?

    Это означает, что:

    • Приказ о переводе не был создан или не проведен.
    • В приказе неверно указана дата или тип кадрового события.

      • Чтобы исправить:

      1. Проверьте наличие приказа в Кадры → Переводы.
      2. Если приказа нет — создайте его ретроактивно с правильной датой.
      3. Если приказ есть, но запись не отобразилась в ЭТК — перепроведите документ.
    🔹 Как в 1С проверить, отправлены ли сведения в ПФР?

    Статус отправки можно увидеть:

    • В журнале документов Отчетность → ПФР → СЗВ-ТД (столбец Статус).
    • В карточке сотрудника на вкладке Электронная трудовая книжка (поле Дата отправки в ПФР).

    Если статус Не отправлено, проверьте:

    • Наличие электронной подписи (ЭЦП) в настройках обмена.
    • Правильность заполнения реквизитов работодателя (ИНН, КПП).
    • Соединение с интернетом (если отправка идет через 1С-Отчетность).
    🔹 Можно ли в 1С исправить ошибку в ЭТК после отправки в ПФР?

    Да, но процесс зависит от типа ошибки:

    • Опечатка в ФИО или должности → Исправьте данные в карточке сотрудника и отправьте корректирующий СЗВ-ТД.
    • Неверная дата события → Создайте документ "Корректировка кадровых данных" и отправьте отменяющий + новый СЗВ-ТД.
    • Лишняя запись → Сформируйте СЗВ-ТД с типом "Отмена" для ненужной записи.

    ⚠️ Все корректировки должны быть согласованы с ПФР. В некоторых случаях может потребоваться письменное объяснение.

    🔹 Где в 1С посмотреть историю изменений в ЭТК?

    История изменений доступна:

    1. В карточке сотрудника на вкладке Электронная трудовая книжка → кнопка История изменений.
    2. В журнале документов Кадры → История изменений кадровых данных (фильтр по сотруднику).

    Если история не отображается, проверьте:

    • Включена ли функциональность "Ведение истории изменений" в настройках программы.
    • Не очищался ли журнал изменений (по умолчанию история хранится 5 лет).