Организация работы персонала с суточными сменами является одной из самых распространенных практик на промышленных предприятиях, в службах безопасности и медицинских учреждениях. Для корректного начисления заработной платы и ведения табельного учета в системе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) необходимо создать специальный производственный календарь. Ошибки на этом этапе могут привести к неверному расчету сверхурочных часов, ночных доплат и переносу выходных дней.
Процесс настройки требует внимательного отношения к деталям, так как стандартный пятидневный график здесь не применим. Вам потребуется не просто указать время начала и конца смены, но и правильно настроить цикличность, чтобы система автоматически определяла рабочие и выходные дни для каждого конкретного сотрудника на месяцы вперед.
В этой статье мы детально разберем алгоритм действий, начиная от создания вида графика работы и заканчивая проверкой расчетов в табеле. Мы уделим особое внимание нюансам учета ночного времени, так как при смене 24 часа значительная часть работы приходится на период с 22:00 до 06:00, что требует особого внимания при настройке видов начислений.
Создание нового вида графика работы
Первым шагом является регистрация в системе нового типа расписания. Для этого перейдите в раздел Настройка и выберите пункт Графики работы сотрудников. В открывшемся списке нажмите кнопку Создать. В поле "Наименование" введите понятное название, например, "Сутки через трое", чтобы впоследствии не путаться при подборе сотрудников.
Ключевым моментом здесь является выбор типа графика. В поле Тип графика необходимо выбрать значение "Сменный". Именно этот режим позволяет задавать чередование рабочих дней и выходных, а также устанавливать продолжительность смены, отличную от стандартной восьмичасовой. Если вы выберете "Пятидневный" или "Шестидневный", система не позволит задать цикл в четыре дня.
Далее следует определить продолжительность рабочей недели. Несмотря на то, что смены длятся по 24 часа, для целей планирования и расчета нормы времени обычно указывается среднее количество часов. Однако в сменном графике эта цифра носит справочный характер, так как реальное время работы определяется конкретными сменами в календаре.
⚠️ Внимание: При создании графика убедитесь, что установлен флажок "Учитывать при расчете нормы времени", иначе плановые часы сотрудника могут рассчитываться некорректно относительно производственного календаря страны.
После сохранения карточки графика необходимо перейти к детальной настройке смен. Система предложит вам создать шаблоны смен, которые будут использоваться в календаре. Для суточного графика обычно создается одна основная смена с длительностью 24 часа.
Назовите смену максимально понятно, например "Сутки 08:00-08:00", чтобы при визуальном просмотре календаря сразу было понятно время начала и окончания работы.
Настройка параметров смен и времени
Внутри карточки графика работы перейдите на вкладку Смены. Здесь вы увидите таблицу, где необходимо добавить новую строку. Нажмите кнопку Добавить и задайте наименование смены, например, "День" или "Сутки". В поле "Время начала" укажите 08:00, а в поле "Время окончания" — 08:00 следующего дня.
Особое внимание уделите полю Продолжительность. Система автоматически рассчитает его как 24 часа, но вам нужно проверить, включен ли обеденный перерыв в это время. Если по трудовому договору перерыв не предоставляется или он включен в рабочее время, оставьте значение 24. Если же предусмотрен час отдыха, который не оплачивается, уменьшите продолжительность до 23 часов.
Для корректного начисления доплат за работу в ночное время необходимо настроить виды времени. В нижней части формы настройки смены есть раздел "Виды времени". Добавьте строку и выберите вид времени "Работа ночью". Укажите временной интервал, который считается ночным по законодательству РФ — с 22:00 до 06:00.
- 🕒 Установите точное время начала и конца смены, чтобы избежать наложения на стыке суток.
- 🌙 Обязательно пропишите интервал ночного времени для автоматического расчета повышающего коэффициента.
- 🍽️ Четко определите статус перерыва для отдыха и питания: включается ли он в рабочее время или нет.
Если в вашей организации приняты другие временные рамки для ночной смены или специфические правила учета перерывов, их можно настроить индивидуально для каждой смены. Это позволяет гибко адаптировать 1С:ЗУП под внутренние локальные нормативные акты предприятия без изменения глобальных настроек системы.
☑️ Проверка настроек смены
Формирование производственного календаря
После того как шаблон смены создан, необходимо наполнить календарь конкретными датами. Перейдите на вкладку Календарь в карточке графика работы. Здесь вы увидите сетку по месяцам. Выберите нужный год и месяц, с которого планируется введение нового графика.
Для заполнения календаря используйте кнопку Заполнить. В появившемся окне выберите вариант "Заполнить по шаблону" или "Заполнить циклически". Поскольку нам нужен график "сутки через трое", логика следующая: один день работы и три дня отдыха. Цикл составляет 4 дня.
Укажите дату начала цикла. Это должен быть первый день первой смены вашего сотрудника. Система предложит выбрать смену, которую мы создали ранее ("Сутки"). После подтверждения система автоматически расставит смены, сдвигая их на 4 дня вперед.
| Дата | День недели | Смена | Часы работы | Примечание |
|---|---|---|---|---|
| 01.10.2026 | Четверг | Сутки | 24 | Начало цикла |
| 02.10.2026 | Пятница | Выходной | 0 | Первый день отдыха |
| 03.10.2026 | Суббота | Выходной | 0 | Второй день отдыха |
| 04.10.2026 | Воскресенье | Выходной | 0 | Третий день отдыха |
| 05.10.2026 | Понедельник | Сутки | 24 | Вторая смена цикла |
Важно проверить, как календарь ложится на государственные праздники. Если смена выпадает на нерабочий праздничный день, система может потребовать ручного уточнения, считать ли этот день двойной оплатой или предоставлять отгул. В производственном календаре такие дни часто помечаются специальным цветом.
⚠️ Внимание: При заполнении календаря на стыке годов убедитесь, что переход через 31 декабря не сбивает цикличность. Иногда требуется вручную поправить первые дни января следующего года.
Привязка графика к сотрудникам
Когда график работы полностью сформирован и проверен, его необходимо назначить конкретным работникам. Это делается через документ Прием на работу или Кадровый перевод. Найдите нужного сотрудника в списке и откройте документ, фиксирующий его трудовые отношения.
В табличной части документа, где указываются условия труда, найдите поле График работы. По умолчанию там может стоять "Пятидневка". Измените это значение на созданный вами график "Сутки через трое". Укажите дату, с которой этот график вступает в силу.
Если график меняется для группы сотрудников одновременно, удобнее использовать документ Изменение графика работы. Он находится в разделе Кадры. В этом документе можно списком выбрать всех работников, переведенных на новый режим, и указать единый график и дату начала действия.
После проведения документа данные обновляются в карточке сотрудника. Теперь при формировании табеля учета рабочего времени система будет автоматически подтягивать смены из созданного вами календаря. Вам не придется вручную вбивать часы каждый месяц.
Что делать, если сотрудник заболел во время смены?
В табеле дни болезни отмечаются кодом "Б". Если больничный пришелся на смену 24 часа, система рассчитает пособие исходя из среднего заработка, но фактические часы работы в табеле будут скорректированы на количество дней нетрудоспособности.
Учет переработок и ночных часов
Одной из главных сложностей при сменном графике является учет переработок. При работе по 24 часа сумма часов за месяц часто превышает норму, установленную производственным календарем для пятидневной недели. Эти часы должны быть оплачены как сверхурочные.
В 1С:ЗУП расчет сверхурочных происходит автоматически при выполнении документа Табель. Система сравнивает фактически отработанное время с нормой по графику. Часы, отработанные сверх нормы, попадают в соответствующие колонки для расчета по повышенному тарифу.
Отдельного внимания заслуживает ночное время. Если в настройках смены вы указали интервал с 22:00 до 06:00, то при расчете зарплаты программа автоматически выделит эти часы. На них будет начислена доплата в размере, установленном в настройках видов начислений (по умолчанию не менее 20% от часовой ставки).
- 📊 Сверяйте колонку "Норма часов" и "Фактически отработано" в печатной форме табеля Т-13.
- 💰 Проверьте начисление доплаты за ночное время в расчетном листке сотрудника.
- ⚖️ Контролируйте лимит сверхурочных часов (не более 120 часов в год для одного сотрудника).
Иногда возникает ситуация, когда сотрудник отработал 24 часа, но по графику должен был работать меньше, или наоборот. В таких случаях используется документ Отклонения или ручная корректировка в табеле. Важно не допускать ситуаций, когда отработанное время меньше планового без уважительной причины, так как это влияет на оклад.
⚠️ Внимание: Законодательство ограничивает количество сверхурочных часов. При графике сутки через трое риск превышения лимита очень высок, поэтому регулярно мониторьте накопленную переработку в отчетах.
Автоматический расчет переработок в 1С работает корректно только при условии, что производственный календарь заполнен без пропусков и сбоев цикличности.
Проверка расчетов и отчетность
Финальным этапом настройки является проверка результатов. Сформируйте документ Табель учета рабочего времени за первый месяц работы по новому графику. Внимательно изучите полученные данные, обращая внимание на дни, выпадающие на праздники и выходные.
Используйте отчет Анализ состояния расчетов с персоналом или Свод начислений и удержаний, чтобы убедиться, что ночные доплаты и сверхурочные часы попали в базу расчета. Если суммы кажутся заниженными, проверьте настройки видов начислений в разделе Настройка → Начисления.
Также рекомендуется вывести печатную форму графика работы и ознакомить с ней сотрудников под роспись. Это требование трудового кодекса, и наличие распечатанного и подписанного графика в 1С (через печатные формы) упростит кадровое делопроизводство.
Регулярно проводите сверку данных, особенно в первые три месяца после внедрения нового графика. Ошибки в настройке цикличности могут накапливаться, и исправлять их задним числом сложнее, чем предотвратить на этапе планирования.
Сохраните копию заполненного производственного календаря в формате Excel или PDF перед началом расчетного периода. Это послужит доказательством корректности настроек в случае аудиторских проверок.
Как изменить график, если цикл сдвинулся?
Если цикл сбился, проще всего очистить календарь на нужный период (кнопка "Очистить") и заново заполнить его по шаблону, указав правильную дату начала первой смены. Не пытайтесь сдвигать смены вручную по одной, это долго и чревато ошибками.
Можно ли настроить перерывы в смене 24 часа?
Да, в настройках смены можно добавить несколько перерывов. Однако суммарное время перерывов не должно превышать установленных норм. Время перерыва, не включаемое в рабочее, автоматически вычитается из оплачиваемого времени.
Что делать, если праздник выпадает на смену?
В производственном календаре праздничные дни помечаются особым образом. При расчете зарплаты работа в праздник оплачивается в двойном размере (или в одинарном с предоставлением отгула), независимо от того, что это сменная работа.
Как учесть работу в новогоднюю ночь?
Смена, пересекающая 1 января, должна быть корректно разбита системой. Обычно настраивается вид времени "Праздничный день". Убедитесь, что в календаре 1 января помечено как нерабочий праздничный день, тогда доплата применится автоматически.
Где посмотреть норму часов для сменного графика?
Норма часов рассчитывается индивидуально для каждого сотрудника на основе его графика. Посмотреть её можно в отчете "Норма часов" или прямо в документе "Табель" в верхней части формы, где отображается плановое время.