Ведение кадрового учета в современных условиях часто требует гибкости в распределении обязанностей между сотрудниками. Одной из самых распространенных ситуаций является совмещение работником нескольких должностей в рамках одной организации. В программе 1С:Бухгалтерия 8.3 реализован полный функционал для корректного отражения таких операций. Правильное оформление внутреннего совместительства критически важно не только для соблюдения требований Трудового кодекса, но и для верного начисления налогов и взносов.
Многие пользователи ошибочно полагают, что для внутреннего совместительства требуется создание новой карточки физического лица. Это неверно. Система построена на принципе уникальности сотрудника, а множественность трудовых отношений достигается через механизм кадровых документов и привязку к разным должностям. В данной статье мы детально разберем алгоритм действий, от создания второго трудового договора до формирования расчетных ведомостей.
Рассматриваемая функциональность доступна в редакции 3.0 конфигурации «Бухгалтерия предприятия». Интерфейс может незначительно отличаться в зависимости от обновления платформы, однако логика бизнес-процессов остается неизменной. Вам необходимо иметь права доступа к разделу Зарплата и кадры для выполнения описанных ниже операций.
Отличия совместительства от совмещения в системе
Прежде чем приступать к вводу данных в программу, необходимо четко разграничить понятия, так как в 1С 8.3 они реализованы разными документами. Внутреннее совместительство подразумевает выполнение работы в свободное от основной работы время. Это отдельный трудовой договор, отдельная табельная должность и, как правило, отдельный график работы.
В отличие от этого, совмещение профессий (должностей) происходит в рамках одного трудового договора и в основное рабочее время. Для совмещения в 1С используется документ «Кадровое изменение» с видом операции «Изменение должностного оклада» или специальные начисления, не требующие приема на вторую должность. Внутреннее совместительство всегда требует оформления приема на работу через документ «Прием на работу» с указанием признака совместительства.
Система автоматически контролирует, чтобы один и тот же сотрудник не был принят на одну и ту же должность дважды в один и тот же период времени. Если вы попытаетесь создать дублирующую запись, 1С:Предприятие выдаст предупреждение о пересечении периодов действия трудовых отношений. Это помогает избежать ошибок в расчетах среднего заработка и отпусков.
⚠️ Внимание: При оформлении внутреннего совместительства обязательно проверьте, чтобы даты начала и окончания действия второго трудового договора не пересекались с периодами увольнения или отпуска без сохранения заработной платы по основной должности, если это противоречит внутренним правилам вашей компании.
Пошаговая инструкция по приему на работу
Процесс оформления начинается с создания кадрового документа. Перейдите в раздел Зарплата и кадры и выберите пункт Кадровые документы. В списке документов нажмите кнопку Создать и выберите тип документа Прием на работу. Откроется форма нового документа, где необходимо заполнить все обязательные поля.
В поле «Сотрудник» выберите физическое лицо, которое уже числится в базе данных по основной должности. Система автоматически подтянет личные данные: ФИО, дату рождения, ИНН и СНИЛС. Ключевым моментом является установка флага Совместительство в верхней части формы документа. Именно этот переключатель сообщает программе, что создается новое место работы для существующего сотрудника.
Далее заполните блок «Организация». Если у вас ведется учет в одной организации, она подставится по умолчанию. В блоке «Должность» укажите новую позицию. Обратите внимание, что штатное расписание должно быть предварительно настроено, либо вы можете ввести должность вручную, если в вашей конфигурации не включен строгий контроль штатного расписания. Укажите дату приема и условия оплаты труда.
- 📄 Обязательно укажите вид занятости (полная или неполная) во вкладке «Оплата труда», так как это влияет на расчет нормы часов.
- 🏢 Проверьте подразделение: внутреннему совместителю может быть назначено как то же подразделение, так и совершенно другое.
- 💰 Установите способ отражения расходов, если он отличается от основного места работы (например, разные статьи затрат или счета учета).
После заполнения всех данных проведите документ кнопкой Провести и закрыть. В этот момент в регистре сведений «Штатное расписание» (если оно ведется) и в регистре «Кадровая история сотрудника» появится новая запись. Сотрудник теперь числится в системе по двум разным должностям с разными табельными номерами (внутренними идентификаторами назначений).
☑️ Проверка перед проведением приема
Настройка графиков работы и табелирования
Одной из самых сложных задач при внутреннем совместительстве является корректный учет рабочего времени. Сотрудник может работать по основному месту 5/2, а по совместительству — 2/2 или неполный день. В 1С Бухгалтерия 8.3 для каждого кадрового назначения можно установить индивидуальный график работы.
График работы задается непосредственно в документе «Прием на работу» или subsequently изменяется через документ «Кадровое изменение». Перейдите на вкладку «Главное» в документе приема и найдите поле «График работы». Если нужного графика нет в списке, его необходимо предварительно создать в справочнике Графики работы сотрудников.
При создании нового графика укажите его наименование, например, «Совместитель 0.5 ставки». В табличной части графика детально распишите режим работы по дням недели и часам. Это критически важно для автоматического расчета нормы рабочего времени, которая используется при исчислении оклада и отпускных. Ошибка в графике приведет к неверному расчету зарплаты.
| Параметр | Основное место | Совместительство | Влияние на расчет |
|---|---|---|---|
| Норма часов | 40 часов/неделя | 20 часов/неделя | Определяет базу для оклада |
| Табель | Я (Явка) | Я (Явка) | Раздельный учет времени |
| Отпуск | 28 к.д. | 28 к.д. | Предоставляется одновременно |
| Больничный | Оплачивается | Оплачивается | Средний заработок считается раздельно |
При вводе документов явки (например, «Табель» или «Отсутствие») система позволит выбрать конкретное место работы. Вы можете ввести явку только по основной должности, оставив совместителя в отпуске, или наоборот. Гибкость настроек позволяет отражать реальную картину посещаемости без искажения данных.
Если у совместителя скользящий график, используйте производственный календарь с индивидуальными отклонениями, чтобы программа верно рассчитала переработки и ночные часы.
Начисление заработной платы и удержания
Расчет заработной платы для внутренних совместителей происходит в общем реестре начислений, но с важным нюансом: расчеты ведутся раздельно по каждому месту работы. При запуске документа Начисление зарплаты и взносов программа формирует отдельные строки для основной должности и для должности совместителя.
В документе начисления вы увидите две записи на одного и того же сотрудника. В колонке «Место работы» будет указано название должности или подразделения. Это позволяет бухгалтеру контролировать, какая сумма начислена по основному договору, а какая — по договору совместительства. НДФЛ и страховые взносы рассчитываются суммарно по всем доходам физического лица за месяц, независимо от количества мест работы внутри организации.
Однако, некоторые виды начислений могут зависеть от конкретного места работы. Например, районные коэффициенты или надбавки за вредность могут отличаться в разных подразделениях. В настройках видов расчета (справочник Виды начислений) можно задать правила заполнения для разных категорий сотрудников. Убедитесь, что виды начислений, специфичные для совместителей, корректно настроены.
⚠️ Внимание: При расчете отпускных средний заработок исчисляется отдельно для каждого места работы, если сотрудник отработал полный расчетный период по обоим местам. Если же по совместительству он работал не весь период, алгоритм расчета может измениться в зависимости от настроек конфигурации.
Для просмотра детальной информации используйте отчеты по зарплате. В отчете Анализ состояния расчетов с персоналом данные также группируются по местам работы. Это удобно для сверки с табелем учета рабочего времени и выявления ошибок до момента выплаты денег.
Как рассчитывается больничный для совместителя?
Больничный лист оплачивается исходя из среднего заработка, рассчитанного отдельно по каждому месту работы за последние два года. Если стаж менее 6 месяцев, расчет ведется от МРОТ, пропорционально ставке совместительства.
Отпуска и отсутствие на работе
Согласно трудовому законодательству, ежегодный оплачиваемый отпуск работнику-совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. В 1С 8.3 этот процесс автоматизирован, но требует контроля со стороны кадровика. При оформлении документа Ежегодный отпуск вы должны выбрать сотрудника и указать период отпуска.
Если вы оформляете отпуск по основной должности, система предложит оформить одновременно отпуск и по месту совместительства. Это предотвращает ситуации, когда сотрудник числится в отпуске по одной должности и работает по другой, что создает путаницу в табеле. Документ создаст два регистрирующих события в базе данных.
В случае если сотрудник хочет взять отпуск без сохранения заработной платы (административный отпуск) только по одной из должностей, это также возможно. Используйте документ Отсутствие (неявка) с видом времени «Отпуск без сохранения заработной платы». В этом документе обязательно укажите конкретное место работы (должность), к которой относится отсутствие.
- 📅 Отпуск по совместительству может быть удлинен, если основная работа связана с вредными условиями труда, но это требует отдельной настройки видов начислений.
- ⚖️ При увольнении с одного из мест работы неиспользованный отпуск компенсируется денежной выплатой только по увольняемой должности.
- 📝 Декретный отпуск оформляется аналогично: документы подаются по каждому месту работы отдельно, но выплаты суммируются.
Контролируйте остаток дней отпуска в регистре накопления Отпуска сотрудников. Иногда из-за ручных корректировок или переносов периодов остатки могут «разъехаться» между основным местом и совместительством. В таком случае требуется проведение документа «Корректировка регистрации сведений о сотруднике».
Главное правило: Отпуска предоставляются синхронно, но расчет среднего заработка и компенсаций ведется строго раздельно по каждому трудовому договору.
Увольнение с должности совместителя
Ситуации, когда сотрудник увольняется только с должности внутреннего совместителя, сохраняя основное место работы, встречаются довольно часто. Для оформления такой операции используется документ Увольнение (или «Увольнение с должности» в зависимости от версии интерфейса). Важно не перепутать его с полным увольнением из организации.
В документе увольнения укажите сотрудника и дату увольнения. В поле «Должность» выберите именно ту позицию, с которой сотрудник уходит (совместительство). Программа автоматически определит, что у сотрудника есть другое действующее назначение в этой же организации, и не закроет его карточку полностью. В кадровую историю внесется запись об окончании трудовых отношений по конкретному договору.
При проведении документа система рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск, accrued именно по этой должности. Зарплата за отработанное время также будет начислена и выплачена в общем порядке. После увольнения с совместительства сотрудник продолжает числиться в базе как активный работник по основной специальности.
⚠️ Внимание: Убедитесь, что в документе увольнения не установлен флаг «Уволить из организации», если сотрудник продолжает работать у вас по основной должности. Проверка этого параметра спасет от необходимости восстанавливать кадровые данные вручную.
Если же сотрудник увольняется из организации полностью (и с основной работы, и с совместительства), достаточно оформить один документ увольнения. 1С автоматически закроет все активные назначения сотрудника на указанную дату. В приказе на увольнение (форма Т-8) в таком случае будут перечислены все должности, с которых уволен работник.
Частые вопросы и решение проблем
Можно ли принять внутреннего совместителя на полную ставку?
Да, законодательство не ограничивает продолжительность работы по совместительству для внутренних сотрудников так строго, как для внешних. Однако, суммарное время работы (основная + совместительство) не должно превышать нормальные пределы, установленные ТК РФ, если иное не оговорено в трудовом договоре. В 1С вы можете установить ставку 1.0 или любую другую дробную величину.
Как изменить оклад только по совместительству?
Для этого используйте документ «Кадровое изменение». В виде операции выберите «Изменение должностного оклада». В табличной части документа укажите только ту должность (место работы), где меняется оклад. Основное место работы в документ добавлять не нужно, его оклад останется прежним.
Почему не формируется печатная форма приказа о приеме?
Проверьте настройки печатных форм в разделе «Настройки» -> «Печатные формы, отчеты и обработки». Убедитесь, что выбрана форма приказа, поддерживающая вывод данных о совместительстве (обычно это унифицированная форма Т-1 с модификациями или собственная форма предприятия). Также проверьте, заполнены ли все обязательные реквизиты в документе «Прием на работу».
Нужно ли заводить новую карточку Т-2?
В 1С личная карточка сотрудника (Т-2) едина для физического лица. Разделы, касающиеся работы по совместительству, заполняются в общих разделах карточки или в специальных вкладках «Дополнительная информация», в зависимости от настроек вашей конфигурации. Данные о приеме и увольнении с должности совместительства попадают в раздел «Прием на работу и переводы» той же карточки.