Увольнение сотрудника в 1С Бухгалтерия 8.3: полный алгоритм с примерами

Увольнение сотрудников — одна из самых ответственных операций в кадровом учете, где ошибка может обернуться штрафами от трудовой инспекции или переплатой налогов. В 1С:Бухгалтерия 8.3 процесс автоматизирован, но требует точного соблюдения последовательности действий. Эта статья поможет разобраться, как правильно оформить увольнение с учетом всех нюансов: от создания приказа до закрытия лицевого счета и сдачи отчетности.

Мы рассмотрим не только стандартный алгоритм, но и типичные ошибки, которые допускают бухгалтеры при увольнении (например, неправильный расчет компенсации за неиспользованный отпуск или забытые удержания). Особое внимание уделим особенностям увольнения по разным основаниям — по собственному желанию, по соглашению сторон или в связи с сокращением. В конце статьи вы найдете актуальные коды оснований увольнения из ТК РФ (2026 год) и примеры заполнения документов.

Если вы работаете в 1С:Зарплата и Управление Персоналом, часть функций будет дублироваться, но в этой статье мы сфокусируемся именно на возможностях 1С:Бухгалтерии, где кадровый учет ведется упрощенно. Для сложных случаев (например, массовое увольнение или спорные ситуации) рекомендуем привлекать кадрового специалиста.

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Прежде чем оформлять увольнение, необходимо убедиться, что все данные сотрудника в 1С:Бухгалтерии актуальны. Это поможет избежать ошибок в расчетах и отчетности. Начните с проверки:

• 📅 Дата приема на работу — влияет на расчет компенсации за неиспользованный отпуск.
• 💰 Размер оклада/тарифной ставки — нужен для расчета выходного пособия (если предусмотрено).
• 📄 Наличие неотгулянных отпусков — проверьте остатки по регистру Отпуска сотрудников.
• 🔄 Активные начисления/удержания — например, алименты или кредиты, которые нужно закрыть.

Чтобы открыть карточку сотрудника, перейдите в раздел Зарплата и кадры → Сотрудники и дважды кликните на фамилию. Обратите внимание на вкладку Начисления и удержания — здесь должны быть актуальные данные о зарплате, премиях и других выплатах. Если сотрудник переводился между подразделениями, проверьте историю изменений в разделе Кадровая история.

Особое внимание уделите отпускным: если сотрудник не отгулял отпуск за текущий год, компенсация рассчитывается автоматически, но иногда требуется ручная корректировка. Например, если в организации действует график отпусков с авансовыми выплатами, может потребоваться удержание за неотработанные дни.

⚠️ Внимание: Если сотрудник брал отпуск с последующим увольнением (ст. 127 ТК РФ), проверьте, не превышает ли сумма выплаченных отпускных размер окончательного расчета. При необходимости сделайте удержание через документ Удержание из зарплаты.

2. Создание приказа об увольнении (Т-8)

Основной документ для увольнения — приказ по форме Т-8. В 1С:Бухгалтерии он создается через меню Зарплата и кадры → Кадровые документы → Прием, перевод, увольнение. Выберите тип документа Увольнение и заполните поля:

1. Сотрудник — выберите из справочника.
2. Дата увольнения — последний рабочий день (включительно).
3. Основание увольнения — выберите из классификатора (например, "По собственному желанию, п. 3 ст. 77 ТК РФ").
4. Дополнительная информация — укажите причину (например, "в связи с переводом мужа в другой город").

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Система автоматически сформирует печатную форму приказа Т-8, которую нужно распечатать и подписать у руководителя. Обратите внимание: в некоторых случаях (например, при увольнении по соглашению сторон) требуется дополнительное соглашение, которое также фиксируется в 1С.

Дата увольнения совпадает с последним рабочим днем|

Основание выбрано из актуального классификатора ТК РФ|

Указаны реквизиты документа-основания (заявление, соглашение)|

Приказ подписан руководителем и сотрудником-->

Если увольнение происходит по инициативе работодателя (например, сокращение или прогул), обязательно проверьте наличие документов-оснований:

• 📋 Акт о прогуле (при увольнении за прогул).
• 📊 Приказ о сокращении штата (при увольнении по п. 2 ст. 81 ТК РФ).
• 📝 Уведомление о предстоящем увольнении (за 2 месяца при сокращении).

Без этих документов увольнение может быть признано незаконным.

3. Расчет окончательного расчета: зарплата, компенсации, удержания

После создания приказа об увольнении необходимо рассчитать окончательный расчет, который включает:

• 💵 Зарплату за отработанные дни в месяце увольнения.
• 🏖️ Компенсацию за неиспользованный отпуск (если есть).
• 🎁 Выходное пособие (при сокращении или ликвидации организации).
• 🔙 Удержания (например, за неотработанные отпускные или алименты).

Для этого в 1С:Бухгалтерии используется документ Начисление зарплаты и взносов с типом операции Увольнение.

Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Начисление зарплаты и создайте новый документ. В табличной части выберите увольняемого сотрудника — система автоматически предложит рассчитать:

1. Зарплату за отработанное время (пропорционально дням).
2. Компенсацию отпуска (если есть неиспользованные дни).
3. Выходное пособие (если предусмотрено ТК РФ или локальными актами).

Вид выплаты	Формула расчета	Пример (оклад 50 000 руб.)
Зарплата за отработанные дни	Оклад / норму дней × отработанные дни	50 000 / 22 × 15 = 34 090,91 руб.
Компенсация отпуска (28 дней)	Средний дневной заработок × дни отпуска	1 694,92 × 10 = 16 949,20 руб.
Выходное пособие (при сокращении)	Средний месячный заработок	50 000 руб. (за первый месяц)

Обратите внимание на удержания: если сотрудник брал аванс или отпуск "авансом", система может автоматически предложить удержать излишне выплаченные суммы. Например, если сотрудник отгулял 14 дней отпуска, но на момент увольнения "заработал" только 10, то 4 дня подлежат удержанию.

⚠️ Внимание: Удержания за неотработанные отпускные не могут превышать 20% от суммы окончательного расчета (ст. 138 ТК РФ). Если сумма удержания больше, оставшуюся часть можно взыскать только через суд.

Компенсацию за неиспользованный отпуск|

Выходное пособие при сокращении|

Зарплату за отработанные дни|

Ничего из перечисленного-->

4. Выплата расчета и закрытие лицевого счета

Согласно ст. 140 ТК РФ, окончательный расчет должен быть выплачен сотруднику в день увольнения. Если сотрудник в этот день не работал, выплата производится не позднее следующего дня после предъявления требования о расчете. В 1С:Бухгалтерии для этого используется документ Выплата зарплаты.

Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Выплата зарплаты и создайте новый документ. В табличной части выберите увольняемого сотрудника — система подтянет сумму к выплате из документа начисления. Укажите:

• 💳 Способ выплаты (наличные, перевод на карту).
• 📅 Дата выплаты (должна совпадать с днем увольнения).
• 📝 Основание (ссылка на документ начисления).

После проведения документа сформируйте платежное поручение (если выплата безналичная) или ведомость (если наличная).

После выплаты необходимо закрыть лицевой счет сотрудника. Для этого:

1. Откройте карточку сотрудника в разделе Сотрудники.
2. Перейдите на вкладку Лицевой счет.
3. Нажмите Закрыть лицевой счет и укажите дату увольнения.

Это предотвратит ошибки при начислении зарплаты в будущих периодах.

5. Формирование записки-расчета (форма Т-61)

Записка-расчет при увольнении (форма Т-61) — это документ, который подтверждает правильность расчетов с сотрудником. В 1С:Бухгалтерии она формируется автоматически на основании документа Начисление зарплаты с типом операции Увольнение.

Чтобы распечатать Т-61:

1. Откройте документ начисления зарплаты при увольнении.
2. Нажмите Печать → Записка-расчет (Т-61).
3. Проверьте данные и распечатайте в двух экземплярах (один — сотруднику, второй — в архив).

В документе должны быть отражены:

• 📅 Период работы.
• 💰 Суммы начислений и удержаний.
• 🏦 Итоговая сумма к выплате.

Обратите внимание на раздел Компенсация за неиспользованный отпуск: здесь указывается количество дней и сумма компенсации. Если сотрудник отработал менее 11 месяцев, компенсация рассчитывается пропорционально. Например, при стаже 10 месяцев и 15 дней отпуск округляется до полных 11 месяцев (28 дней), а при стаже 10 месяцев и 14 дней — до 10 месяцев (23,33 дня).

⚠️ Внимание: Если в Т-61 обнаружены ошибки после выдачи сотруднику, необходимо составить исправленную записку-расчет и зафиксировать изменения в 1С через документ "Корректировка зарплаты".

6. Сдача отчетности: РСВ, 6-НДФЛ, СЗВ-ТД

После увольнения сотрудника необходимо отразить изменения в отчетности. В зависимости от даты увольнения это может быть:

• 📊 РСВ (Расчет по страховым взносам) — увольнение отражается в разделе 3.
• 📝 6-НДФЛ — выплаты при увольнении включаются в раздел 2.
• 🔄 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (с 2020 года заменил трудовую книжку).
• 📋 2-НДФЛ/6-НДФЛ — если увольнение произошло в декабре, данные попадут в годовую отчетность.

В 1С:Бухгалтерии большая часть отчетов формируется автоматически, но некоторые данные требуют ручной проверки. Например, в СЗВ-ТД необходимо указать:

• Дата увольнения.
• Основание (код из классификатора).
• Реквизиты приказа.

Для формирования отчета перейдите в раздел Отчеты → Регламентированные отчеты → СЗВ-ТД и выберите период.

Особое внимание уделите 6-НДФЛ: выплаты при увольнении (зарплата, компенсация отпуска, выходное пособие) включаются в раздел 2 с указанием даты фактического получения дохода (день увольнения) и даты удержания НДФЛ (обычно совпадает). Если выплата произведена позже (например, на следующий день), даты в 6-НДФЛ будут отличаться.

Что делать, если увольнение произошло в декабре, а расчет выплачен в январе?

В этом случае в 6-НДФЛ за 4 квартал выплаты при увольнении не отражаются, так как фактическое получение дохода произошло в следующем году. Их нужно включить в 6-НДФЛ за 1 квартал следующего года, даже если начисление было в декабре.

7. Типичные ошибки при увольнении в 1С и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при увольнении сотрудников в 1С:Бухгалтерии. Вот самые распространенные:

Ошибка	Последствия	Как исправить
Неверная дата увольнения в приказе	Несвоевременная выплата расчета, штрафы	Создать новый приказ с правильной датой, аннулировать старый
Не учтены удержания за неотработанный отпуск	Переплата сотруднику, проблемы при проверке	Добавить удержание через документ "Корректировка зарплаты"
Не закрыт лицевой счет	Ошибки при начислении зарплаты в будущих периодах	Закрыть счет в карточке сотрудника вручную
Неверный код основания увольнения	Проблемы при проверке трудовой инспекцией	Проверить актуальный классификатор ТК РФ

Еще одна частая ошибка — несоответствие данных в 1С и кадровых документах. Например, если в приказе об увольнении указана одна дата, а в Т-61 — другая, это может привести к претензиям со стороны сотрудника или проверяющих органов. Всегда сверяйте:

• 📅 Даты в приказе, Т-61 и документе начисления.
• 💰 Суммы в расчетных документах и платежных поручениях.
• 📝 Основания увольнения в 1С и трудовой книжке (или СЗВ-ТД).

Если ошибка обнаружена после сдачи отчетности, необходимо подать уточненные декларации. В 1С:Бухгалтерии это делается через раздел Отчеты → Регламентированные отчеты, где можно создать уточненку за нужный период.

8. Особенности увольнения по разным основаниям

Процедура увольнения в 1С:Бухгалтерии зависит от основания. Рассмотрим ключевые нюансы:

• 🔄 По собственному желанию (п. 3 ст. 77 ТК РФ):
  • Сотрудник пишет заявление за 2 недели (если не согласован другой срок).
  • В 1С создается приказ с основанием "По инициативе работника".
  • Компенсация отпуска рассчитывается за все неиспользованные дни.
• 🤝 По соглашению сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ):
  • Требуется дополнительное соглашение, которое фиксируется в 1С как основание.
  • Можно установить любые условия (например, увеличенное выходное пособие).
• ✂️ Сокращение штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ):
  • Выходное пособие выплачивается в размере среднего месячного заработка.
  • В 1С указывается основание "Сокращение численности или штата".
  • Требуется уведомление сотрудника за 2 месяца.

Для увольнения по негативным основаниям (прогул, несоответствие должности) в 1С необходимо:

1. Зафиксировать документ-основание (акт, дисциплинарное взыскание).
2. Указать правильный код основания (например, п. 6 ст. 81 ТК РФ для прогула).
3. Убедиться, что процедура увольнения соответствует ТК РФ (например, при прогуле требуется объяснительная).

⚠️ Внимание: При увольнении по негативным основаниям (например, за прогул) работодатель обязан предоставить сотруднику возможность дать письменное объяснение. Без этого увольнение может быть признано незаконным.

Если сотрудник уволен в связи с ликвидацией организации, в 1С указывается основание "Прекращение деятельности работодателя" (п. 1 ст. 81 ТК РФ). В этом случае выходное пособие выплачивается в размере среднего месячного заработка, а также сохраняется на период трудоустройства (до 2 месяцев).

FAQ: Частые вопросы по увольнению в 1С Бухгалтерия

Как в 1С отразить увольнение сотрудника, который не отработал отпуск?

Если сотрудник уволился, не отработав отпуск, который он уже отгулял, необходимо сделать удержание. Для этого:

1. Создайте документ Удержание из зарплаты в разделе Зарплата и кадры.
2. Укажите тип удержания "За неотработанные дни отпуска".
3. Введите сумму удержания (не более 20% от окончательного расчета).

Если сумма удержания превышает 20%, остаток можно взыскать только через суд.

Что делать, если в 1С не закрывается лицевой счет сотрудника?

Если лицевой счет не закрывается автоматически, проверьте:

• Правильно ли указан статус сотрудника в карточке (должен быть "Уволен").
• Есть ли не закрытые начисления или удержания.
• Проведен ли документ увольнения.

Если проблема остается, закройте счет вручную: откройте карточку сотрудника → вкладка Лицевой счет → Закрыть лицевой счет.

Как в 1С указать увольнение по сокращению штата?

Для увольнения по сокращению:

1. Создайте приказ об увольнении с основанием "Сокращение численности или штата (п. 2 ст. 81 ТК РФ)".
2. В документе начисления зарплаты добавьте выплату выходного пособия (размер — средний месячный заработок).
3. Убедитесь, что в карточке сотрудника указано уведомление о сокращении (за 2 месяца).

В отчетности (СЗВ-ТД, 6-НДФЛ) увольнение по сокращению отражается с кодом "СОКР".

Можно ли в 1С отменить увольнение, если документ уже проведен?

Да, но процедура зависит от стадии:

• Если расчет еще не выплачен, можно аннулировать документ увольнения и создать новый приказ.
• Если расчет выплачен, необходимо сделать обратные проводки через документ "Корректировка зарплаты" и вернуть деньги от сотрудника (если требуется).

В любом случае после отмены увольнения проверьте, чтобы лицевой счет сотрудника был снова открыт.

Где в 1С посмотреть историю увольнений сотрудников?

Чтобы просмотреть историю увольнений:

1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Кадровые документы.
2. Установите фильтр по типу документа Увольнение.
3. Для детализации по конкретному сотруднику откройте его карточку → вкладка Кадровая история.

Также можно сформировать отчет Анализ кадровых данных с группировкой по увольнениям.