Отчётность по форме СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) стала обязательной для всех работодателей с 2020 года, заменив традиционные трудовые книжки. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия этот процесс автоматизирован, но требует внимательной настройки и контроля. Ошибки в формировании отчёта могут привести к штрафам от Пенсионного фонда (до 500 рублей за каждого сотрудника при просрочке).

В этой статье вы найдёте пошаговую инструкцию с учётом последних изменений 2026 года, включая настройку программы, проверку данных перед отправкой и решения типичных ошибок. Материал актуален для версий 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:ERP 2.5 с последними релизами. Если вы используете облачную версию или коробочное решение с устаревшей конфигурацией, некоторые пункты могут отличаться — сверьтесь с документацией вашей версии.

1. Подготовка программы: обновление и настройки

Перед формированием СЗВ-ТД убедитесь, что ваша 1С обновлена до актуальной версии. Отчётность сдаётся в электронном виде через операторов ЭДО (например, Такском, СБИС), поэтому программа должна поддерживать актуальные форматы обмена. Минимальные требования:

  • 🔹 1С:ЗУП 3.1.20.хх или новее (для коробочных версий)
  • 🔹 1С:Бухгалтерия 3.0.120.хх с модулем "Зарплата и кадры"
  • 🔹 Наличие действующей лицензии на 1С-Отчётность или подключённый оператор ЭДО
  • 🔹 Установленные обновления классификаторов (ОКТМО, ОКВЭД, коды видов трудовой деятельности)

Чтобы проверить версию программы, перейдите в Справка → О программе. Если версия устарела, обновите конфигурацию через Администрирование → Поддержка и обслуживание → Обновление программы. Внимание: перед обновлением сделайте резервную копию базы!

💡

Если у вас облачная версия 1С, обновления устанавливаются автоматически. Но проверьте раздел "Настройки обмена" — иногда требуется вручную подтвердить установку новых регламентов отчётности.

Также убедитесь, что в программе заполнены:

  • 📌 Регистрационные данные организации (ИНН, КПП, ОГРН) в Справочники → Организации
  • 📌 Банковские реквизиты (для оплаты штрафов при ошибках)
  • 📌 Данные ответственного лица (ФИО, должность, email) в Администрирование → Настройки организации → Ответственные лица
📊 Какую версию 1С вы используете для сдачи СЗВ-ТД?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 3.0
1С:ERP 2.5
Облачная версия
Другая

2. Заполнение справочников: данные сотрудников

Ошибки в СЗВ-ТД чаще всего возникают из-за неполных или неверных данных о сотрудниках. Перед формированием отчёта проверьте следующие справочники:

  1. Личные данные (Справочники → Физические лица):
    • 👤 ФИО (должно совпадать с паспортом)
    • 📅 Дата рождения
    • 🆔 СНИЛС (обязателен для всех сотрудников)
    • 📄 Паспортные данные (серия, номер, кем выдан)
  • Трудовые договоры (Справочники → Сотрудники → Трудовые договоры):
    • 📝 Номер и дата договора
    • 🏢 Место работы (структурное подразделение)
    • 💼 Должность (должна соответствовать классификатору профессий)
    • 📅 Даты приёма/увольнения (если сотрудник уволен, проверьте дату последнего рабочего дня)

      • Особое внимание уделите кодам видов трудовой деятельности (вводится в карточке сотрудника в поле "Вид трудовой деятельности"). Для основного места работы используйте код 10, для совместительства — 20. Если код не указан, ПФР откажет в приёме отчёта.

      У всех сотрудников заполнен СНИЛС|

      Проверены паспортные данные (серия/номер)|

      Указаны коды видов трудовой деятельности (10 или 20)|

      Дата увольнения совпадает с приказом (если сотрудник уволен)|

      Заполнены реквизиты организации (ИНН, КПП)

      -->

      Внимание: если в организации есть иностранные сотрудники, для них требуется указать дополнительные сведения: вид разрешительного документа (патент, РВП) и его реквизиты. Эти данные вносятся в карточку физического лица в разделе "Документы".

      3. Формирование отчёта СЗВ-ТД: пошаговый процесс

      Когда все справочники заполнены, можно приступать к формированию отчёта. Инструкция для 1С:ЗУП 3.1:

      1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Отчётность → Регламентированная отчётность.
      2. Нажмите Создать и выберите СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности).
      3. Укажите период отчётности (месяц, за который сдаётся отчёт). Для ежемесячной отчётности это текущий месяц.
      4. В поле "Организация" выберите ваше юридическое лицо (если их несколько).
      5. Нажмите Заполнить — программа автоматически подтянет данные из справочников.
      6. Проверьте сгенерированные записи. Обратите внимание на сотрудников с неполными данными — они будут выделены красным.
      7. Сохраните отчёт и нажмите Проверка, чтобы выявить ошибки перед отправкой.

    Если при заполнении появились ошибки типа "Не указан СНИЛС" или "Не заполнено место работы", вернитесь в справочники и исправьте данные. После корректировки повторно нажмите Заполнить.

    Что делать, если программа не находит форму СЗВ-ТД?

    Если в списке регламентированной отчётности нет формы СЗВ-ТД, значит:

    1. У вас устаревшая версия 1С (обновите программу).

    2. Не установлен модуль "Зарплата и кадры" (для 1С:Бухгалтерия).

    3. Отсутствует лицензия на 1С-Отчётность (проверьте в разделе "Лицензии").

    В облачных версиях форма может называться "Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)".

    Для 1С:Бухгалтерия 3.0 путь немного отличается: Отчётность → 1С-Отчётность → Создать → ПФР → СЗВ-ТД. Логика заполнения та же.

    4. Проверка отчёта перед отправкой

    Перед отправкой СЗВ-ТД в ПФР обязательно выполните проверку. В 1С для этого предусмотрены встроенные инструменты:

    1. Логическая проверка (кнопка Проверка):
      • 🔍 Проверяет заполнение обязательных полей (СНИЛС, ФИО, даты).
      • 🔍 Выявляет несоответствия в датах приёма/увольнения.
      • 🔍 Контролирует коды видов трудовой деятельности.
  • Проверка через ЭДО (если подключён оператор):
    • 📤 Отправляет тестовый файл в ПФР для предварительной валидации.
    • 📥 Возвращает протокол с ошибками (если они есть).

    Типичные ошибки, на которые стоит обратить внимание:

    Код ошибки Описание Как исправить
    10 Не указан СНИЛС сотрудника Добавьте СНИЛС в карточку физического лица
    20 Неверный формат даты Проверьте формат (ДД.ММ.ГГГГ) в трудовом договоре
    30 Отсутствует код вида трудовой деятельности Укажите код 10 (основное место) или 20 (совместительство)
    40 Несовпадение даты увольнения с приказом Сверьте даты в документе "Увольнение" и трудовом договоре

    Внимание: если в отчёте есть сотрудники с неполными данными, ПФР может отказать в приёме всего файла. В таком случае исправьте ошибки и сформируйте отчёт заново.

    💡

    Проверка через оператора ЭДО (например, Такском) надёжнее встроенной в 1С. Она имитирует реальную отправку и показывает те ошибки, которые увидит ПФР.

    5. Отправка СЗВ-ТД в ПФР: способы и нюансы

    Отправить СЗВ-ТД можно тремя способами:

    • 📧 Через оператора ЭДО (рекомендуемый способ):
      • Подключитесь к Такском, СБИС или другому оператору.
      • В 1С выберите Отправить → укажите оператора.
      • Подпишите отчёт электронной подписью (ЭЦП).
    • 🖥️ Через личный кабинет ПФР:
      • Экспортируйте отчёт в файл .xml (Файл → Сохранить как).
      • Загрузите его на сайте es.pfrf.ru.
    • 📄 На бумаге (только для организаций с числом сотрудников < 25):
      • Распечатайте отчёт из 1С (Печать → СЗВ-ТД).
      • Подпишите и отправьте в ПФР почтой или лично.

    Срок сдачи СЗВ-ТД — не позднее 15 числа месяца, следующего за отчётным. Например, за январь 2026 года отчёт нужно сдать до 15 февраля. При опоздании ПФР наложит штраф 500 рублей за каждого сотрудника.

    💡

    Если вы отправляете отчёт впервые, сделайте тестовую отправку заранее. Операторы ЭДО (например, Такском) позволяют проверить файл на ошибки без реальной сдачи.

    Внимание: после отправки сохраните протокол приёма (приходит от ПФР в течение 1–2 дней). Он подтверждает, что отчёт принят. Если протокол не пришёл, проверьте статус в личном кабинете оператора ЭДО.

    6. Типичные ошибки и их исправление

    Даже при автоматическом формировании в 1С возможны ошибки. Рассмотрим самые распространённые:

    • 🚨 "Ошибка 50: Несоответствие данных в ФИО"

      Причина: расхождение в ФИО сотрудника между карточкой в 1С и данными ПФР (например, двойная фамилия или опечатка).

      Решение: сверьте ФИО с паспортом и исправьте в справочнике Физические лица.

    • 🚨 "Ошибка 100: Недействительный СНИЛС"

      Причина: СНИЛС указан с опечаткой или не соответствует данным ПФР.

      Решение: запросите у сотрудника копию зелёной карточки СНИЛС и внесите корректные данные.

    • 🚨 "Ошибка 200: Отсутствует запись о приёме"

      Причина: в 1С не заведён документ "Приём на работу" или дата в нём не совпадает с трудовой книжкой.

      Решение: создайте документ Приём на работу (Зарплата и кадры → Кадровые документы) с корректной датой.

    Если ошибка возникла после отправки, исправьте данные в 1С и сформируйте корректирующий отчёт. Для этого:

    1. Откройте ранее отправленный отчёт.
    2. Нажмите Создать корректировку.
    3. Исправьте ошибки и отправьте заново.
    Что делать, если ПФР не принимает отчёт?

    Если ПФР возвращает отчёт с ошибкой, а в 1С всё заполнено верно

    1. Проверьте актуальность классификаторов (ОКТМО, ОКВЭД) — возможно, они устарели.

    2. Свяжитесь с оператором ЭДО — иногда ошибки возникают на их стороне.

    3. Обратитесь в поддержку 1С с логом ошибки (можно экспортировать через Файл → Сохранить протокол).

    7. Хранение и архивация отчётности

    После успешной сдачи СЗВ-ТД сохраните:

    • 📄 Электронную копию отчёта (файл .xml или .pdf).
    • 📋 Протокол приёма от ПФР (подтверждение сдачи).
    • 🔐 Электронную подпись (если использовалась).

    В 1С все отправленные отчёты хранятся в разделе Отчётность → Архив отчётности. Для удобства можно:

    • Создать папку на сервере или в облаке (например, Яндекс.Диск) с именем СЗВ-ТД_2026.
    • Экспортировать отчёты по кварталам (например, СЗВ-ТД_Q1_2026.xml).
    • Вести журнал сдачи в Excel (дата, количество сотрудников, ответственный).

    Внимание: согласно ст. 22.1 Федерального закона № 27-ФЗ, работодатель обязан хранить сведения о трудовой деятельности не менее 50 лет. Электронные копии имеют юридическую силу при наличии ЭЦП.

    8. Автоматизация и оптимизация процесса

    Чтобы сэкономить время на формировании СЗВ-ТД, настройте в 1С автоматические процессы:

    • 🤖 Регламентные задания:

      Создайте задание на ежемесячное формирование отчёта (Администрирование → Регламентные задания → Создать).

    • 📊 Шаблоны отчётов:

      Сохраните шаблон с настройками фильтров (например, только для действующих сотрудников).

    • 🔄 Интеграция с ЭДО:

      Подключите автоматическую отправку через оператора (например, в Такском можно настроить автоотправку по расписанию).

    Для крупных компаний (100+ сотрудников) рекомендуется:

    • 📈 Использовать 1С:Зарплата и Управление Персоналом КОРП — она поддерживает пакетную обработку данных.
    • 👥 Назначить ответственного за кадровый учёт, который будет ежемесячно проверять справочники.
    • 📅 Вести календарь отчётности с напоминаниями (можно в Google Календаре или прямо в 1С).
    💡

    Автоматизация сокращает время на подготовку СЗВ-ТД до 10–15 минут, но требует первоначальной настройки. Главное — регулярно обновлять справочники сотрудников!

    Если в вашей организации часто меняется кадровый состав, рассмотрите возможность интеграции 1С с кадровыми системами (например, БОСС-Кадровик). Это позволит синхронизировать данные о сотрудниках в реальном времени.

    FAQ: Частые вопросы по СЗВ-ТД в 1С

    🔹 Нужно ли сдавать СЗВ-ТД за сотрудников, которые уволились в прошлом месяце?

    Да, в отчёт включаются все сотрудники, с которыми в отчётном периоде были трудовые отношения (в том числе уволенные). Например, если сотрудник уволен 10 января, его данные должны быть в СЗВ-ТД за январь.

    🔹 Можно ли исправить ошибку в СЗВ-ТД после отправки?

    Да, для этого формируется корректирующий отчёт. В 1С откройте ранее отправленный отчёт и нажмите Создать корректировку. Исправьте ошибки и отправьте заново. ПФР примет только последнюю версию.

    🔹 Что делать, если в 1С нет формы СЗВ-ТД?

    Это означает, что:

    1. У вас устаревшая версия 1С (обновите программу).
    2. Не установлен модуль "Зарплата и кадры" (для 1С:Бухгалтерия).
    3. Отсутствует лицензия на 1С-Отчётность (проверьте в Администрирование → Лицензии).

    В облачных версиях форма может называться "Сведения о трудовой деятельности (СЗВ-ТД)".

    🔹 Нужно ли сдавать СЗВ-ТД за генерального директора, если он единственный сотрудник?

    Да, даже если в организации только один сотрудник (директор), отчётность сдаётся в обычном порядке. Исключение — ИП без сотрудников (они не сдают СЗВ-ТД).

    🔹 Как проверить, принят ли отчёт ПФР?

    После отправки вы получите:

    • Протокол приёма (в течение 1–2 дней) — подтверждает, что файл принят.
    • Квитанцию о приёме (в личном кабинете оператора ЭДО).

    Если протокол не пришёл, проверьте статус в личном кабинете Такском/СБИС или на сайте ПФР (es.pfrf.ru).