Как рассчитать среднесписочную численность в 1С: пошаговый разбор с примерами

В справочнике Графики работы (Настройки → Графики работы) проверьте:

• 🕒 Количество рабочих дней в неделю
• ⏰ Продолжительность рабочего дня (например, 8 часов для полной ставки)
• 📅 Наличие исключений (праздники, сокращенные дни)

Указан верный отчетный период в параметрах учета|

Все кадровые приказы проведены и имеют корректные даты|

Графики работы соответствуют фактическим режимам сотрудников|

Включен флаг "Вести учет среднесписочной численности"-->

⚠️ Внимание: Если в компании есть сотрудники с индивидуальными графиками (например, сменный режим), их нужно учитывать отдельно. В 1С для этого используется документ Изменение графика работы.

Пошаговая инструкция: как рассчитать ССЧ в 1С

Расчет среднесписочной численности в 1С состоит из 3 этапов:

Этап 1. Формирование отчета «Среднесписочная численность»

1. Откройте раздел Кадры → Отчеты по кадровому учету → Среднесписочная численность.
2. Укажите период расчета (месяц, квартал или год).
3. Нажмите Сформировать.

Программа автоматически подтянет данные из:

• 📝 Кадровых приказов (прием/увольнение/перевод)
• 📅 Графиков работы
• 🩺 Больничных листов и отпусков

Этап 2. Проверка данных

После формирования отчета проверьте:

• 🔍 Общую численность (столбец «Итого»)
• 📊 Разбивку по подразделениям (если есть)
• ⚠️ Выделенные красным строки — это потенциальные ошибки (например, неполные данные по сотруднику)

Если цифры кажутся неверными, кликните дважды по строке с ошибкой — 1С покажет, какие именно документы повлияли на расчет.

Этап 3. Экспорт и сдача отчета

Готовый отчет можно:

• 🖨️ Распечатать (кнопка Печать)
• 💾 Сохранить в Excel (кнопка Выгрузить)
• 📤 Отправить в электронном виде (через 1С-Отчетность или Такском)

Формула расчета среднесписочной численности

1С использует официальную формулу Росстата:

ССЧ = (Сумма списочной численности за все дни периода) / Количество календарных дней в периоде

При этом:

• 📅 Списочная численность — это количество сотрудников на каждый день (включая выходные и праздники!).
• 👥 Сотрудники, работающие неполный день, учитываются пропорционально отработанному времени.
• 🛑 Уволенные сотрудники исключаются со следующего дня после увольнения.

Пример расчета за январь 2026 года (31 календарный день):

Дата	Списочная численность	Пояснения
01.01–10.01	10	Работают 10 человек
11.01	11	Принят новый сотрудник
15.01–20.01	10	Один сотрудник на больничном (учитывается!)
25.01	9	Один сотрудник уволен
Итого за месяц	320	Сумма за все дни: (10×10) + 11 + (10×5) + (9×15) = 320

ССЧ = 320 / 31 ≈ 10,32 (округляем до целого — 10 человек).

💡

Сотрудники на больничном или в отпуске (кроме декретного) учитываются в списочной численности как полные единицы!

Типичные ошибки при расчете ССЧ в 1С и как их избежать

Даже в автоматизированной системе ошибки случаются. Вот самые распространенные:

1. Непроведенные кадровые документы:

   Если приказ о приеме или увольнении не проведен, сотрудник не попадет в отчет.
   Решение: Проверьте статус документов в журнале Кадровые приказы (должен быть галочка «Проведен»).

2. Неверный график работы:

   Если у сотрудника указан график «5/2», а фактически он работает «2 через 2», расчет будет неверным.
   Решение: Создайте Индивидуальный график для такого сотрудника.

3. Ошибки в датах:

   Например, сотрудник уволен 30 июня, но в приказе стоит дата 1 июля.
   Решение: Всегда проверяйте даты в кадровых документах — они должны совпадать с фактическими.

4. Неучтенные совместители:

   Внешние совместители не включаются в ССЧ, а внутренние — включаются, но с поправкой на ставку.
   Решение: В карточке сотрудника проверьте поле Вид занятости.

⚠️ Внимание: Если в отчете появились отрицательные значения или дробные числа с большим количеством знаков после запятой (например, 8,333333), это признак сбоя в настройках. Пересчитайте отчет с учетом всех кадровых изменений за период.

Чтобы минимизировать ошибки, используйте контрольные проверки:

• 🔎 Сверьте данные отчета с Табелем учета рабочего времени.
• 📊 Проверьте, что сумма по подразделениям равна итоговой численности.
• 📅 Убедитесь, что в расчете учтены все календарные дни (включая выходные).

Особенности расчета для разных категорий сотрудников

Некоторые категории сотрудников требуют особого подхода при расчете ССЧ. Разберем их подробно.

1. Сотрудники на неполном рабочем дне

Если сотрудник работает на 0,5 ставки, в ССЧ он учитывается как 0,5 человека. В 1С это настраивается:

1. В документе Прием на работу укажите Режим работы → Неполное время.
2. В поле Коэффициент занятости введите значение (например, 0,5).

2. Сезонные работники

Сезонных работников включают в ССЧ только на период их работы. Например, если сотрудник принят на май–сентябрь, он учитывается только в этих месяцах.

3. Сотрудники в отпуске или на больничном

Такие сотрудники включаются в списочную численность на все дни отпуска/больничного. Исключение — декретный отпуск (не учитывается).

4. Совместители

Разделение:

• 🔹 Внутренние совместители (работают в той же компании) — учитываются в ССЧ с поправкой на ставку.
• 🔸 Внешние совместители (работают в другой компании) — не включаются.
💡

Для внутренних совместителей в 1С создайте отдельную запись в справочнике Физические лица с пометкой "Совместитель" и укажите коэффициент занятости.

FAQ: Ответы на частые вопросы

Как в 1С посчитать среднесписочную численность за квартал?

В отчете Среднесписочная численность укажите период с 1 числа первого месяца квартала по последнее число последнего. Например, для 1 квартала 2026 года: 01.01.2026–31.03.2026. Программа автоматически рассчитает среднее значение за 3 месяца.

Почему в отчете ССЧ получается дробное число, а в ПФР требуют целое?

По правилам Росстата дробные значения округляются математически (0,5 и выше — в большую сторону, менее 0,5 — в меньшую). В 1С округление происходит автоматически при выгрузке отчета. Если нужно увидеть точные цифры, снимите галочку Округлять результат в настройках отчета.

Как учитывать сотрудников, которые работают вахтовым методом?

Вахтовики включаются в ССЧ на общих основаниях, но с учетом фактически отработанных дней. В 1С для них должен быть настроен график работы типа Вахтовый метод с указанием периодов работы и отдыха.

Можно ли в 1С рассчитать ССЧ за прошлый год, если данные не вводились своевременно?

Да, но потребуется:

1. Ввести все кадровые приказы за прошлый период (приемы, увольнения, переводы).
2. Заполнить Табель учета рабочего времени (если велся).
3. Пересчитать отчет с учетом исторических данных.

Если данных нет, восстановите их по личным карточкам Т-2 или ведомостям на выдачу зарплаты.

Что делать, если ССЧ в 1С не совпадает с данными бухгалтерии?

Расхождения обычно возникают из-за:

• 📅 Несовпадения периодов (например, в бухгалтерии считают с 1 по 30 число, а в 1С — с 1 по 31).
• 👥 Неучтенных сотрудников (проверьте фильтры в отчете).
• ⚙️ Разных методик расчета (в 1С по умолчанию — по Росстату, в бухгалтерии могут использовать упрощенную формулу).

Для проверки экспортируйте данные из 1С в Excel и сверьте их с бухгалтерскими расчетами поквартально.