Заполнение СЗВ-СТАЖ при увольнении в 1С: подробный гайд с примерами

Увольнение сотрудника — это не только прощание с коллегой, но и целый комплекс кадровых и бухгалтерских процедур. Одним из ключевых документов, который необходимо сформировать и сдать в ПФР, является форма СЗВ-СТАЖ. Её неправильное заполнение может привести к штрафам, проблемам с пенсионным учётом и даже блокировке отчётности. В этой статье разберём, как корректно заполнить СЗВ-СТАЖ при увольнении сотрудника в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия, учитывая все нюансы 2026 года.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают бухгалтеры: от неправильного указания даты увольнения до пропуска обязательных реквизитов. Также разберём, как форма связана с другими отчётами (например, СЗВ-ТД и СЗВ-М), и что делать, если сотрудник уволился в середине месяца или имеет нестандартный график работы. Инструкция подойдёт для актуальных версий 1С:ЗУП 3.1, 1С:Бухгалтерия 3.0 и 1С:ERP.

Если вы работаете с 1С:ЗУП 2.5 или более старыми редакциями, некоторые пункты могут отличаться — проверьте актуальность настроек в вашей конфигурации. Для удобства мы добавили чек-лист и таблицу с кодами категорий застрахованных лиц, которые часто вызывают вопросы.

1. Что такое СЗВ-СТАЖ и когда его сдавать при увольнении

Форма СЗВ-СТАЖ (ранее — СЗВ-6-4) — это ежемесячный отчёт в Пенсионный фонд, который содержит сведения о стаже сотрудников. При увольнении сотрудника сдавать отдельный СЗВ-СТАЖ не требуется — данные включаются в обычный отчёт за тот месяц, в котором произошло увольнение. Однако есть нюансы:

• 📅 Если сотрудник уволился до 15 числа, его данные должны попасть в отчёт за предыдущий месяц (по правилам "закрытого периода").
• 🔄 При увольнении в последний день месяца сведения включаются в текущий отчёт.
• ⚠️ Если увольнение произошло после сдачи отчётности, придётся подавать корректирующий СЗВ-СТАЖ.

Важно: с 2023 года действует новый формат СЗВ-СТАЖ (приказ ПФР № 507п от 06.12.2018), где изменились некоторые реквизиты. В 1С обновите шаблоны отчётности через Сервис → Обновление отчётности, если этого не сделали автоматически.

⚠️ Внимание: С 2026 года за несвоевременную сдачу СЗВ-СТАЖ или ошибки в нём ПФР может оштрафовать на 500 рублей за каждого сотрудника (ст. 17 Федерального закона № 27-ФЗ).

2. Подготовка к заполнению: проверка данных сотрудника

Перед формированием СЗВ-СТАЖ убедитесь, что в карточке сотрудника в 1С корректно заполнены:

• 🆔 СНИЛС (обязательно! без него отчёт не примут).
• 📝 Дата приёма и увольнения (должны совпадать с приказом).
• 🏢 Подразделение и должность (по классификатору ОКЗ).
• 📅 График работы (особенно если он ненормированный или сменный).

Проверить данные можно в разделе Кадры → Сотрудники (в 1С:ЗУП) или Зарплата → Сотрудники (в 1С:Бухгалтерия). Обратите внимание на вкладку "Трудовой договор" — там должна быть указана дата увольнения и основание (ст. 77 или 81 ТК РФ).

Если сотрудник работал по совместительству, в СЗВ-СТАЖ включаются данные только по основному месту работы. Для совместителей формируется отдельный отчёт по их основному работодателю.

3. Пошаговая инструкция: как сформировать СЗВ-СТАЖ в 1С

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1. В других конфигурациях (1С:Бухгалтерия 3.0, 1С:ERP) шаги аналогичны, но пути к меню могут отличаться.

1. Откройте раздел Зарплата → Отчётность → Регламентированные отчёты.

2. В списке отчётов найдите "Сведения о стаже (СЗВ-СТАЖ)" и нажмите Создать.

3. Укажите период отчётности (месяц, в котором уволился сотрудник).

4. Нажмите Заполнить — программа автоматически подтянет данные по всем сотрудникам, включая уволенных.

5. Проверьте раздел "Уволенные" — там должна появиться строка с данными сотрудника.

6. Нажмите Проверка, чтобы система выявила возможные ошибки (например, неверный СНИЛС или дату).

7. Сохраните отчёт и экспортируйте его в формате XML для отправки в ПФР через Личный кабинет работодателя или 1С-Отчётность.

Если сотрудник уволился до 15 числа, но его данные не попадали в предыдущий отчёт, добавьте его вручную через кнопку Добавить и укажите:

• 📌 Тип сведений — "Уволен".
• 📅 Дата увольнения (из приказа).
• 🔢 Код категории застрахованного лица (обычно НР — "наёмный работник").

4. Коды категорий застрахованных лиц: таблица для СЗВ-СТАЖ

Один из самых частых вопросов при заполнении СЗВ-СТАЖ — какой код категории указать. В большинстве случаев для наёмных работников это НР, но есть и другие варианты. Ниже приведена таблица с актуальными кодами на 2026 год:

Код	Категория застрахованного лица	Когда применять
НР	Наёмный работник	Для большинства сотрудников по трудовому договору
СВ	Самозанятый (в т.ч. ИП)	Если сотрудник совмещает работу с ИП
АДВ	Адвокат, нотариус	Для сотрудников с особым статусом
ДР	Лицо, работающее по договору (ГПХ)	Для исполнителей по гражданско-правовым договорам
ЗАГР	Заграничный работник	Для иностранцев, работающих за пределами РФ

Если сотрудник относится к нескольким категориям (например, работает по трудовому договору и одновременно является ИП), в СЗВ-СТАЖ указывается основная категория — та, по которой он получает основной доход.

⚠️ Внимание: Код категории НР нельзя использовать для директоров-учредителей, если они не получают зарплату. В этом случае применяется код СВ (самозанятый).

5. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры иногда допускают ошибки при заполнении СЗВ-СТАЖ. Вот самые распространённые:

• ❌ Неверная дата увольнения — если указать дату позже фактической, ПФР может посчитать, что сотрудник числится работающим, и начислять страховые взносы.
• ❌ Пропущенный СНИЛС — без него отчёт не пройдёт проверку.
• ❌ Дублирующиеся записи — если сотрудник уволился и был принят снова в том же месяце, нужно указать обе даты.
• ❌ Неправильный код категории — например, для директора-учредителя указан НР вместо СВ.

Чтобы избежать ошибок:

1. Всегда сверяйте дату увольнения с приказом по форме Т-8.
2. Проверяйте СНИЛС через сервис Личный кабинет ПФР или Сервис → Проверка СНИЛС в 1С.
3. Используйте кнопку Проверка в форме отчёта — она выявит большинство ошибок.

Что делать, если ПФР вернул отчёт с ошибкой?

Если ПФР вернул СЗВ-СТАЖ из-за ошибки, исправьте её в 1С и сформируйте корректирующий отчёт. Для этого:

1. Откройте исходный СЗВ-СТАЖ.

2. Нажмите Создать корректировку.

3. Внесите правки и отправьте повторно.

Если ошибка в дате увольнения, проверьте также СЗВ-ТД — там должна быть аналогичная дата.

Особое внимание уделите сотрудникам, которые уволились в декабре. Их данные должны попасть в отчёт за декабрь, даже если увольнение оформлено 31 числа. Если вы сдаёте отчётность через 1С-Отчётность, система сама предложит включить таких сотрудников.

6. Связь СЗВ-СТАЖ с другими отчётами: СЗВ-ТД и СЗВ-М

СЗВ-СТАЖ — не единственный отчёт, который нужно сдать при увольнении. Он тесно связан с:

• 📄 СЗВ-ТД — отчёт о трудовой деятельности (сдаётся при приёме, переводе или увольнении). Дата увольнения в СЗВ-ТД и СЗВ-СТАЖ должна совпадать.
• 📊 СЗВ-М — ежемесячный отчёт о застрахованных лицах. Уволенный сотрудник включается в СЗВ-М за тот месяц, в котором уволился.
• 💰 6-НДФЛ и РСВ — в них также отражаются выплаты при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск, выходное пособие).

Если в СЗВ-ТД указана одна дата увольнения, а в СЗВ-СТАЖ — другая, ПФР может заподозрить ошибку и запросить пояснения. Чтобы избежать расхождений:

1. Сначала оформите приказ об увольнении (Т-8).
2. Затем внесите запись в СЗВ-ТД через Кадры → Кадровый учёт → СЗВ-ТД.
3. Только после этого формируйте СЗВ-СТАЖ.

В 1С:ЗУП 3.1 есть удобный инструмент для проверки согласованности отчётов: Отчётность → Проверка согласованности отчётов. Он покажет расхождения между СЗВ-СТАЖ, СЗВ-ТД и РСВ.

7. Особенности для нестандартных случаев

Не все увольнения проходят по стандартной схеме. Рассмотрим нюансы для сложных ситуаций:

• 🔄 Увольнение с последующим приёмом — если сотрудник уволился и был принят снова в том же месяце, в СЗВ-СТАЖ нужно указать обе даты: увольнения и приёма.
• ⏳ Увольнение в отпуске — датой увольнения считается последний день отпуска, даже если приказ подписан раньше.
• 🌍 Иностранные работники — для них используйте код категории ИНОСТР и укажите данные паспорта.
• 💼 Директор-учредитель — если он не получает зарплату, в СЗВ-СТАЖ его включать не нужно (но проверьте, не числится ли он как работающий в ЕГРЮЛ).

Для сотрудников с ненормированным графиком или сменной работой стаж рассчитывается по фактически отработанным дням. В 1С это учитывается автоматически, если в карточке сотрудника корректно заполнен график.

Если сотрудник уволился до 2020 года, но вы обнаружили ошибку в старых отчётах, подавать корректировку не нужно — ПФР принимает исправления только за последние 3 года.

FAQ: Частые вопросы по СЗВ-СТАЖ при увольнении

Нужно ли сдавать СЗВ-СТАЖ, если сотрудник уволился в прошлом месяце, но мы забыли включить его в отчёт?

Да, в этом случае нужно подать корректирующий СЗВ-СТАЖ за тот месяц, когда произошло увольнение. В 1С это делается через кнопку Создать корректировку в форме отчёта. Штрафов за опоздание не будет, если вы исправите ошибку до проверки ПФР.

Как указать в СЗВ-СТАЖ сотрудника, который уволился и в тот же день был принят на другую должность?

В этом случае в отчёте должны быть две записи:

1. С типом сведений "Уволен" и датой увольнения.
2. С типом сведений "Принят" и датой приёма (она может совпадать с датой увольнения).

В 1С это произойдёт автоматически, если вы правильно оформили кадровые документы.

Что делать, если в СЗВ-СТАЖ попал сотрудник, который не уволен?

Это может произойти, если в карточке сотрудника неверно указана дата увольнения или он числится в двух подразделениях. Проверьте:

• Данные в разделе Кадры → Сотрудники.
• Наличие дублирующих записей в справочнике "Физические лица".

Если ошибка обнаруžena после сдачи отчёта, подайте корректировку.

Можно ли сдать СЗВ-СТАЖ без ЭЦП?

Нет, с 2022 года все отчёты в ПФР, включая СЗВ-СТАЖ, должны быть подписаны квалифицированной электронной подписью. Если у вас её нет, оформите через удостоверяющий центр (например, Тензор, СКБ Контур или Такском). В 1С подпись настраивается в разделе Администрирование → Электронная подпись.

Как проверить, что СЗВ-СТАЖ принят ПФР?

Статус отчёта можно узнать:

• В Личном кабинете работодателя на сайте ПФР.
• В сервисе 1С-Отчётность (раздел История отправок).
• Через Сервис → Обмен с ПФР → Журнал обмена в 1С.

Если отчёт висит в статусе "На проверке" более 3 дней, свяжитесь с поддержкой ПФР.