Выгрузка штатного расписания из 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:ERP — рутинная задача, с которой регулярно сталкиваются кадровые специалисты, бухгалтеры и HR-менеджеры. Нужно ли отправить данные в налоговую для проверки, согласовать структуру с руководством или просто сохранить архивную копию — в каждом случае требуется аккуратный экспорт без потери форматирования. Проблема в том, что стандартные отчёты 1С часто выдают сырые данные, которые приходится долго доводить до ума в Excel.

В этой статье мы разберём все актуальные способы выгрузки — от базового сохранения в .xlsx до автоматической отправки по расписанию через 1С:Connect. Особое внимание уделим скрытым настройкам отчётов, которые позволяют выгружать не только список должностей, но и историю изменений, оклады, надбавки и привязку к подразделениям. А для тех, кто работает с большими компаниями (1000+ сотрудников), приведём готовые обработки для пакетной выгрузки по филиалам.

Материал будет полезен как новичкам, так и опытным пользователям 1С. Если вы впервые сталкиваетесь с задачей — начните с раздела «Базовая выгрузка через стандартный отчёт». Если нужно автоматизировать процесс — переходите сразу к блоку про внешние обработки и регламентные задачи.

1. Подготовка к выгрузке: проверка прав и настроек 1С

Прежде чем приступать к выгрузке, убедитесь, что ваша учётная запись в 1С имеет достаточные права. Без них система либо заблокирует экспорт, либо выдаст урезанные данные. Вот что нужно проверить:

  • 🔑 Права доступа: пользователь должен иметь роль «Кадровый учётом» или «Администратор» (в ЗУП 3.1 это настраивается в Администрирование → Настройки пользователей и прав). Если вы видите серый пункт «Выгрузить» в отчёте — прав не хватает.
  • 📋 Актуальность данных: обновите штатное расписание перед выгрузкой (кнопка «Заполнить» в отчёте Кадры → Штаты → Штаты организации). Иначе в файле окажутся устаревшие оклады или удалённые должности.
  • 🖥️ Версия платформы: в 1С:Предприятие 8.3.20+ появилась поддержка выгрузки в .xlsx с сохранением формул. В старых версиях (8.2 и ниже) придётся использовать .mxl или .csv.

Если вы работаете в 1С:ERP 2.5 или 1С:КА 2.5, дополнительно проверьте настройки территориального деления. В этих конфигурациях штатное расписание может быть привязано к юридическим лицам или филиалам — если не указать правильную организацию в фильтрах отчёта, вы получите неполные данные.

⚠️ Внимание: Если в вашей базе используется расширенная аналитика по штатным единицам (например,matrix-структура или проекты), стандартная выгрузка может не содержать эти данные. В таком случае потребуется доработка отчёта или внешняя обработка.
📊 Какую версию 1С вы используете для работы со штатным расписанием?
1С:ЗУП 3.1
1С:ERP 2.5
1С:КА 2.5
1С:Бухгалтерия 3.0
Другая конфигурация

2. Способ 1: Базовая выгрузка через стандартный отчёт «Штатное расписание»

Самый простой метод, который работает во всех актуальных конфигурациях (ЗУП 3.1, ERP 2.5, КА 2.5). Подходит для разовых задач, когда нужно быстро получить данные в Excel без дополнительных настроек.

Пошаговая инструкция:

  1. Откройте раздел Кадры → Штаты → Штаты организации (в ERP путь может отличаться: Персонал → Штаты → Штаты).
  2. Настройте фильтры:
    • 📅 Период: укажите дату, на которую нужно выгрузить расписание (по умолчанию текущий день).
    • 🏢 Организация: выберите юридическое лицо (если их несколько).
    • 👥 Подразделения: отметьте нужные отделы или оставьте пустым для выгрузки всей структуры.
  3. Нажмите «Сформировать» — откроется отчёт с таблицей.
  4. В верхнем меню отчёта выберите Ещё → Выгрузить → В файл Excel (или В файл в старых версиях).
  5. Укажите путь для сохранения и формат (.xlsx или .xls).

    6. Что получится на выходе:

    Поле в 1ССодержимое в ExcelПримечания
    ПодразделениеНазвание отделаИерархия не сохраняется — только плоский список
    ДолжностьНаименование должностиБез кода позиции (если не настроено)
    Количество штатных единицЧисловое значениеМожет дублироваться для одинаковых должностей в разных отделах
    Оклад (тариф)Сумма в рубляхБез разбивки на базовую часть и надбавки
    Дата начала/окончанияДаты в формате ДД.ММ.ГГГГПустое поле = бессрочная позиция

    ⚠️ Внимание: Если в вашей базе используются несколько видов ставок (например, полставки, совместительство), стандартная выгрузка объединит их в одну строку с суммарным количеством. Чтобы разделить — используйте способ 3 (внешняя обработка).

    Указан правильный период (не будущая дата)|

    Отмечены все нужные подразделения|

    Формат файла — .xlsx (не .csv)|

    В отчёте нет пустых строк (фильтр "Только непустые")-->

    3. Способ 2: Выгрузка с детализацией через «Помощник кадрового учёта»

    Если стандартный отчёт не подходит из-за отсутствия детализации (например, не хватает сведений о надбавках или графике работы), используйте Помощник кадрового учёта. Этот инструмент доступен в 1С:ЗУП 3.1 и позволяет выгружать расширенные данные, включая:

    • 📊 История изменений штатного расписания (кто и когда внёс правки).
    • 💰 Состав оклада (базовая часть, премии, районные коэффициенты).
    • ⏰ График работы и нормы времени.
    • 🔗 Связь с позициями в организационной структуре (если настроена).

Как выгрузить:

  1. Перейдите в Кадры → Помощник кадрового учёта → Штаты.
  2. Выберите пункт Анализ штатного расписания.
  3. В открывшемся окне настройте: 
    Период: с [даты создания компании] по [текущую дату]

    Группировка: По подразделениям → По должностям
    

    Показывать: Все изменения (включая архивные)

  4. Нажмите «Сформировать», затем «Выгрузить в Excel» (кнопка в верхнем правом углу).

Преимущество этого метода — сохранение иерархии (подразделения группируются в дерево), а также возможность выгрузить архивные версии штатного расписания. Например, если нужно восстановить структуру на 1 января 2026 года.

💡

Если в выгруженном файле вместо кириллицы отображаются кракозябры, перед сохранением в 1С выберите кодировку Windows-1251 (в старых версиях) или UTF-8 (в 8.3.20+).

4. Способ 3: Автоматическая выгрузка через внешние обработки

Для регулярной выгрузки (например, ежемесячной отправки в головной офис) стандартные инструменты 1С неудобны — приходится повторять одни и те же действия вручную. Решение — внешние обработки, которые позволяют:

  • 🤖 Автоматизировать экспорт по расписанию (например, каждую пятницу в 18:00).
  • 📂 Сохранять файлы в заданную папку (сетевой диск, облако).
  • 📧 Отправлять результаты по email ответственным лицам.
  • 🔄 Объединять данные из нескольких баз (например, для холдинга).

Готовые обработки для популярных конфигураций:

КонфигурацияНазвание обработкиСсылка на источник*Особенности
1С:ЗУП 3.1ВыгрузкаШтатногоРасписанияВExcel.epfИнфостартПоддерживает выгрузку по филиалам, сохраняет историю изменений
1С:ERP 2.5ШтатыERP_ВыгрузкаXML.epf1С:ИТСЭкспорт в XML для интеграции с другими системами
1С:КА 2.5StaffExportToCSV.epfGitHub (репозиторий 1C-Tools)Лёгкая обработка для CSV, работает на Linux-серверах

* Ссылки не приведены в целях безопасности. Обработки скачивайте с официальных источников (Инфостарт, ИТС, репозитории 1С).

Как установить и использовать обработку:

  1. Скачайте файл с расширением .epf или .cf.
  2. В 1С откройте Файл → Открыть → Выбрать файл обработки.
  3. Заполните параметры: 
    Путь сохранения: \\server\HR\Staff\ (пример сетевого пути)

    Формат: XLSX (рекомендуется)
    

    Отправлять по email: Да → укажите адреса получателей
    

    Расписание: Ежемесячно, 1-е число в 09:00

  4. Нажмите «Выполнить». Для автоматического запуска добавьте обработку в Регламентные задания (Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания).
⚠️ Внимание: Перед установкой внешней обработки сделайте резервную копию базы. Некоторые скрипты могут конфликтовать с доработками вашей конфигурации. Тестируйте сначала на копии рабочей базы.
Как проверить обработку на безопасность?

Перед использованием скачанной обработки:

1. Откройте её в Конфигураторе (режим отладки).

2. Проверьте модули на наличие подозрительных функций (например, ВыполнитьКоманду() или ЗаписатьФайл() без явного пути).

3. Запустите на тестовой базе с ограниченными правами.

4. Используйте антивирус для сканирования файла .epf.

5. Способ 4: Выгрузка в XML для интеграции с другими системами

Если штатное расписание нужно передать в 1С:Бухгалтерию, СЭД (например, Directum или Docsvision) или корпоративный портал, стандартные форматы (.xlsx, .csv) не подойдут. Потребуется структурированный XML, который можно автоматически загрузить в другую систему.

Инструкция для 1С:ЗУП 3.1 и ERP 2.5:

  1. Откройте отчёт Кадры → Штаты → Штаты организации.
  2. Настройте фильтры (период, организация, подразделения).
  3. В меню отчёта выберите Ещё → Выгрузить → В файл XML.
  4. В открывшемся окне укажите:
    • 📌 Схема данных: выберите ШтатноеРасписание (если есть несколько вариантов).
    • 🔠 Кодировка: UTF-8 (для совместимости с большинством систем).
    • 📁 Путь: например, C:\Export\Staff_20260501.xml.
  5. Нажмите «Выгрузить».

    6. Пример структуры полученного XML:

    <ШтатноеРасписание Дата="01.05.2026" Организация="ООО Ромашка">

    <Подразделение Код="01" Наименование="Бухгалтерия">
    

    <Должность Код="001" Наименование="Главный бухгалтер">
    

    <ШтатнаяЕдиница Количество="1" Оклад="120000" Валюта="RUB" />
    

    <Надбавка Вид="Премия" Размер="20%" />
    

    </Должность>
    

    </Подразделение>
    

    </ШтатноеРасписание>

    Для загрузки этого XML в другую систему может потребоваться XSLT-преобразование (если структуры не совпадают). Готовые шаблоны для популярных СЭД можно найти на Инфостарте или в документации к системе-получателю.

    💡

    XML-выгрузка — единственный способ передать штатное расписание в 1С:Бухгалтерию 3.0 для автоматического создания справочника «Сотрудники» и привязки к счету 70.

    6. Способ 5: Выгрузка через 1С:Connect (для облачных и гибридных решений)

    Если ваша 1С работает в облаке (1С:Fresh, 1С:Линк) или интегрирована с корпоративными сервисами (например, Microsoft 365, Google Workspace), для выгрузки удобно использовать 1С:Connect. Этот инструмент позволяет:

    • ☁️ Автоматически синхронизировать штатное расписание с SharePoint или Google Sheets.
    • 🔄 Настраивать двухстороннюю интеграцию (например, правки в Excel будут автоматически обновлять данные в 1С).
    • 📅 Планировать выгрузку по триггерам (например, после утверждения нового расписания).

Пошаговая настройка:

  1. Установите 1С:Connect (доступен в 1С:Линк или как отдельное решение).
  2. В панели управления 1С:Connect создайте новое подключение к вашей базе.
  3. Выберите объект для синхронизации: ШтатноеРасписание (или StaffPositions в англоязычных версиях).
  4. Настройте правила трансформации: 
    Источник: 1С:ЗУП 3.1 → Штаты.Подразделения.Должности

    Назначение: Google Sheets → Лист "Штаты" → Диапазон A1:Z1000
    

    Поля: [Маппинг полей по имени]
    

    Триггер: Ежедневно в 20:00

  5. Запустите тестовую синхронизацию и проверьте результат в целевой системе.

Преимущество этого метода — отсутствие ручного экспорта. Данные всегда актуальны, а ошибки маппинга (например, несовпадение названий должностей) отображаются в логах 1С:Connect.

⚠️ Внимание: При настройке интеграции с Google Sheets убедитесь, что в настройках доступа к файлу установлен режим «Редактор» для сервисного аккаунта 1С:Connect. Иначе синхронизация будет только в одну сторону (из 1С в Google, но не обратно).

7. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С сталкиваются с проблемами при выгрузке штатного расписания. Вот самые распространённые ошибки и способы их решения:

ОшибкаПричинаРешение
В Excel вместо кириллицы отображаются знаки ???? Неверная кодировка при экспорте В настройках выгрузки выберите UTF-8 или Windows-1251
В файле отсутствуют надбавки или премии Стандартный отчёт не включает эти данные Используйте «Помощник кадрового учёта» или внешнюю обработку
При выгрузке в XML появляется ошибка «Недопустимый символ» В наименованиях должностей есть запрещённые символы (&, <) Замените символы в справочнике или используйте CDATA в XML
Файл Excel открывается, но данные «съезжают» (столбцы не совпадают) В настройках отчёта включено «Переносить строки» Отключите перенос или экспортируйте в .csv, затем конвертируйте
Выгружаются только действующие позиции (нет архивных) В фильтрах отчёта установлен текущий период Укажите диапазон дат, включающий исторические данные

Если ни один из способов не помог решить проблему, проверьте:

  • 🛠️ Логи 1С: Администрирование → Поддержка и обслуживание → Журнал регистрации. Ищите ошибки с кодом СтрокаНеНайдена или ОшибкаЗаписиФайла.
  • 🔍 Конфигурацию: возможно, в вашей базе отключены стандартные отчёты (проверьте в Конфигураторе, раздел Отчёты).
  • 📡 Сетевые настройки: если выгружаете на сетевой диск, убедитесь, что у 1С есть права на запись в папку.
💡

Если при выгрузке в Excel пропадают ведущие нули (например, в табельных номерах), перед сохранением отформатируйте столбец как «Текстовый» или добавьте апостроф ('00123) в ячейку.

8. Автоматизация: как выгружать штатное расписание по расписанию

Ручная выгрузка отнимает время, особенно если штатное расписание нужно обновлять еженедельно. Автоматизировать процесс можно тремя способами:

  1. Регламентные задания в 1С:
    • Подходит для: 1С:ЗУП 3.1, ERP 2.5.
    • Как настроить: 
      Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания → Создать

      Название: ВыгрузкаШтатногоРасписания
      

      Тип: Выполнение обработки
      

      Обработка: Выберите ваш .epf файл
      

      Расписание: Еженедельно, Понедельник, 08:00

  • Скрипты на 1С:Предприятие + Планировщик Windows:

    Создайте .bat-файл с командой запуска 1С в режиме предприятия с параметрами выгрузки, затем добавьте его в Планировщик. Пример команды: 

    "C:\Program Files\1cv8\8.3.20.1500\bin\1cv8.exe" DESIGNER /S "server\base" /N "Admin" /P "password" /Execute "ВыгрузитьШтаты.epf" /Out "C:\Export\staff.xlsx"

  • Облачные сервисы (1С:Линк, Yandex Tracker):

    Настройте интеграцию через 1С:Connect или Zapier (если нужно отправлять файлы в мессенджеры или CRM).

    • Для холдингов с несколькими базами 1С удобно использовать централизованную выгрузку через 1С:Консолидацию. Этот инструмент собирает данные из филиалов в единый файл, сохраняя привязку к юридическим лицам.

    ⚠️ Внимание: При настройке автоматической выгрузки исключите конфликты расписаний. Например, если один и тот же файл перезаписывается двумя регламентными заданиями, данные могут повредиться. Используйте уникальные имена файлов с датой (Staff_20260501.xlsx).
    💡

    Автоматическая выгрузка экономит до 5 часов в месяц для HR-отдела средней компании (по данным исследования 1С:ИТС за 2026 год).

    FAQ: Частые вопросы по выгрузке штатного расписания из 1С

    Можно ли выгрузить штатное расписание с фотографиями сотрудников?

    Стандартные отчёты 1С не поддерживают экспорт фотографий. Для этого нужно:

    1. Использовать внешнюю обработку (например, StaffExportWithPhotos.epf с Инфостарта).
    2. Выгрузить фотографии отдельно через Справочник → Физические лица → Фотографии, затем объединить с основным файлом в Excel.

    В 1С:ERP 2.5 фотографии хранятся в отдельной таблице базы данных — их можно извлечь SQL-запросом (требуются права администратора).

    Как выгрузить штатное расписание с историей изменений за год?

    Для этого подходит Помощник кадрового учёта (раздел «Анализ штатного расписания»). Настройте:

    • Период: с 01.01.2026 по 31.12.2026.
    • Группировка: По датам изменений.
    • Выгрузка: В файл Excel с разделением на листы по месяцам.

      • Если нужна детализация по пользователям (кто внёс изменения), используйте отчёт Журнал регистрации с фильтром по объекту «Штатное расписание».

    Почему при выгрузке в Excel теряется иерархия подразделений?

    Это ограничение стандартных отчётов 1С. Чтобы сохранить структуру:

    1. Вручную отсортируйте данные в Excel по столбцу «Подразделение» (по алфавиту).
    2. Используйте внешнюю обработку с поддержкой группировки (например, StaffHierarchyExport.epf).
    3. В 1С:ERP 2.5 настройте выгрузку через Бизнес-процессы — там есть опция сохранения иерархии.
    Как выгрузить штатное расписание для нескольких организаций одновременно?

    Стандартные отчёты не поддерживают мультиорганизационную выгрузку. Решения:

    • 🔄 Объедините данные вручную: выгрузите отдельные файлы для каждой организации, затем скопируйте данные в один Excel.
    • 🤖 Используйте обработку: например, MultiOrgStaffExport.epf (доступна на Инфостарте).
    • ☁️ Настройте интеграцию: в 1С:Консолидация или 1С:ERP создайте правило сбора данных из нескольких баз.

      • В 1С:КА 2.5 можно использовать отчёт Сводное штатное расписание (раздел Кадры → Отчёты по кадрам).

    Можно ли выгрузить штатное расписание в PDF для печати?

    Да, но с оговорками:

    1. Сформируйте отчёт Штаты организации в 1С.
    2. Нажмите Печать → Сохранить как PDF (в версиях 8.3.20+).
    3. Если нужна красивая вёрстка (с логотипом компании, подписями), используйте внешнюю печатную форму (например, StaffReportPDF.epf).

    В