Внедрение электронных трудовых книжек (ЭТК) с 2020 года коренным образом изменило подход к кадровому учету, но многие организации продолжают вести и бумажные варианты — особенно для сотрудников, принятых до реформы. В 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) процедура подачи заявления на ведение трудовой книжки автоматизирована, но требует точного следования алгоритму. Ошибки на этом этапе могут привести к проблемам с отчетностью в ПФР, штрафам за несвоевременное информирование или даже судебным спорам с сотрудниками.

Эта статья поможет разобраться, как корректно оформить заявление в 1С ЗУП (редакции 3.1 и 3.0), какие документы потребуются для разных категорий работников, и как избежать типичных ошибок при заполнении. Мы рассмотрим как стандартные сценарии (прием на работу, перевод), так и неочевидные случаи — например, восстановление утерянной книжки или ведение дубликата. Все инструкции актуальны для текущей версии программы и учитывают последние изменения в трудовом законодательстве.

1. Подготовка к подаче заявления: что нужно знать до начала работы в 1С ЗУП

Прежде чем приступать к заполнению заявления в программе, убедитесь, что выполнены все предварительные условия. Без этого система может некорректно сформировать документ или вообще заблокировать его проведение.

Во-первых, проверьте настройки кадрового учета в вашей базе 1С ЗУП. Перейдите в раздел Настройки → Кадровый учет и убедитесь, что:

  • 📌 Включен флажок Вести трудовые книжки (для бумажных вариантов)
  • 📌 Указаны реквизиты организации, ответственной за хранение книжек (обычно это юридический адрес)
  • 📌 Настроены параметры для электронных трудовых книжек (если используете ЭТК)
  • 📌 Заданы шаблоны документов (в разделе Администрирование → Печатные формы)

Во-вторых, подготовьте пакет документов от сотрудника:

  • 📄 Заявление о ведении трудовой книжки (в бумажном или электронном виде)
  • 📄 Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность
  • 📄 СНИЛС (для передачи сведений в ПФР)
  • 📄 Предыдущая трудовая книжка (если сотрудник переводится из другой организации)
📊 Какую версию 1С ЗУП вы используете?
3.1 (последняя)
3.0
2.5
Корп (самостоятельная доработка)
Не знаю
⚠️ Внимание: Если сотрудник ранее работал в вашей организации и уволился до 2020 года, а теперь возвращается, проверьте наличие его книжки в архиве. Согласно ст. 66.1 ТК РФ, работодатель обязан хранить трудовые книжки уволенных сотрудников в течение 50 лет. При повторном приеме достаточно сделать запись о восстановлении, а не оформлять новую книжку.

2. Пошаговая инструкция: как создать заявление в 1С ЗУП

Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1 (алгоритм для версии 3.0 аналогичен с незначительными отличиями в интерфейсе). Для создания заявления выполните следующие шаги:

  1. Откройте раздел Кадры в главном меню программы.
  2. Выберите Трудовые книжки → Заявления на ведение трудовой книжки.
  3. Нажмите Создать и выберите тип документа:
    • 📝 Заявление о ведении бумажной трудовой книжки (для сотрудников, принятых до 2020 года или по их желанию)
    • 💻 Заявление о ведении электронной трудовой книжки (для новых сотрудников или по заявлению)
    • 🔄 Заявление о восстановлении трудовой книжки (при утере или порче)
  • Заполните реквизиты документа:
    • 📅 Дата составления (текущая или дата приема на работу)
    • 👤 Сотрудник (выберите из справочника или создайте новую карточку)
    • 🏢 Организация (если их несколько в базе)
    • 📋 Тип книжки (бумажная/электронная/дубликат)

    После заполнения основных полей перейдите на вкладку Дополнительно и укажите:

    • 🔢 Номер трудовой книжки (если ведется бумажный вариант)
    • 📅 Дату начала ведения (совпадает с датой приема на работу или датой подачи заявления)
    • 📄 Основание (приказ о приеме, переводе или восстановлении)

    Заполнены все обязательные поля (отмечены красным)|

    Указан корректный тип книжки (бумажная/электронная)|

    Прикреплены сканы документов сотрудника (если ведется электронный учет)|

    Дата документа не раньше даты приема на работу-->

    Когда все данные внесены, нажмите Провести и закрыть. Система автоматически сгенерирует печатную форму заявления, которую можно распечатать для подписи сотрудника или сохранить в электронном виде.

    3. Особенности заполнения для разных категорий сотрудников

    Процедура подачи заявления может отличаться в зависимости от статуса сотрудника и типа трудовой книжки. Рассмотрим наиболее распространенные сценарии.

    Категория сотрудника Тип книжки Особенности оформления Дополнительные документы
    Новый сотрудник (принят после 2020 года) Электронная Заявление оформляется по умолчанию на ЭТК, если сотрудник не написал отказ от бумажной Паспорт, СНИЛС, заявление об отказе от бумажной книжки (если применимо)
    Сотрудник, принятый до 2020 года Бумажная Требуется указать серию и номер существующей книжки. При утере — оформляется дубликат Предыдущая трудовая книжка или справка с последнего места работы
    Иностранный гражданин Бумажная/электронная Для бумажной книжки указывается серия и номер документа, выданного в стране происхождения Паспорт, миграционная карта, патент или РВП
    Совместитель Электронная Записи в ЭТК вносятся только по основному месту работы. В заявлении указывается статус "совместитель" Справка с основного места работы (если требуется)

    Для совместителей Если сотрудник работает у вас по совместительству, в заявлении достаточно указать, что ведение ЭТК не требуется (или ведется другой организацией).

    При оформлении дубликата трудовой книжки (например, при утере оригинала) в заявлении необходимо указать:

    • 📝 Причину выдачи дубликата (утеря, порча, кража)
    • 📅 Дату последней записи в утерянной книжке (если известна)
    • 🏢 Наименование последнего работодателя (для запроса архивных данных)
    💡

    Если сотрудник не помнит данные утерянной трудовой книжки, запросите справку о трудовой деятельности по форме СТД-Р через портал Госуслуг или ПФР. Это поможет восстановить полную историю записей.

    4. Распространенные ошибки и как их избежать

    Даже опытные кадровики иногда допускают ошибки при оформлении заявлений на ведение трудовых книжек. Вот наиболее частые из них и способы их предотвращения:

    • ❌ Неправильный тип книжки. Например, для сотрудника, принятого после 2020 года, по умолчанию должна создаваться электронная книжка, но иногда по ошибке выбирают бумажный вариант. Это приводит к дублированию записей и проблемам с отчетностью в ПФР.
      ⚠️ Внимание: Если сотрудник написал заявление о ведении бумажной книжки после 2020 года, обязательно прикрепите скан этого заявления к документу в 1С. Без него ПФР может не принять сведения.
    • ❌ Несовпадение дат. Дата заявления не должна быть раньше даты приема на работу. Также проверьте, чтобы дата начала ведения книжки совпадала с датой трудоустройства (или была позже).
    • ❌ Отсутствие подписи сотрудника. Электронное заявление должно быть подписано усиленной квалифицированной подписью (УКЭП), а бумажное — собственноручно сотрудником. Без подписи документ считается недействительным.
    • ❌ Некорректный номер книжки. При вводе серии и номера бумажной книжки избегайте опечаток. Например, вместо III-ВН 123456 может быть введено III-BH 123456 (с дефисом вместо тире), что приведет к ошибке при проверке.

    Еще одна типичная проблема — несоответствие данных в 1С и фактических документов. Например, в базе указано, что сотрудник принят 10 января, а в трудовой книжке запись датирована 15 января. Такие расхождения могут стать основанием для штрафа при проверке ГИТ. Чтобы избежать этого, всегда сверяйте даты в:

    • 📄 Приказе о приеме на работу
    • 📄 Трудовом договоре
    • 📄 Заявлении на ведение книжки
    • 📄 Самой трудовой книжке (для бумажного варианта)
    Что делать, если обнаружили ошибку после проведения документа?

    Если ошибка найдена до сдачи отчетности в ПФР, можно отменить проведение документа, исправить данные и провести заново. Если отчетность уже сдана, потребуется:

    1. Создать новый документ "Исправление сведений о трудовой деятельности" в 1С ЗУП.

    2. Указать правильные данные и причину исправления.

    3. Передать корректирующие сведения в ПФР через отчет СЗВ-ТД.

    В некоторых случаях может потребоваться письменное уведомление сотрудника об исправлении (например, если ошибка затрагивает даты приема/увольнения).

    5. Передача сведений в ПФР: как это работает из 1С ЗУП

    С 2020 года все сведения о трудовой деятельности сотрудников передаются в Пенсионный фонд в электронном виде через отчет СЗВ-ТД. В 1С ЗУП этот процесс частично автоматизирован, но требует контроля со стороны специалиста.

    После проведения заявления на ведение трудовой книжки система автоматически формирует запись в регистре сведений Трудовые книжки сотрудников. Эти данные затем попадают в отчет СЗВ-ТД, который нужно сдать в ПФР не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным. Например, если сотрудник принят на работу в марте, сведения нужно передать до 15 апреля.

    Чтобы сдать отчет:

    1. Перейдите в раздел Отчеты → ПФР → СЗВ-ТД.
    2. Выберите период и организацию.
    3. Нажмите Заполнить — система автоматически подтянет данные из заявлений и приказов.
    4. Проверьте корректность сведений, особенно:
      • 🔹 Даты приема/увольнения/перевода
      • 🔹 Тип книжки (бумажная/электронная)
      • 🔹 Основания записей (приказы, распоряжения)
  • Подпишите отчет УКЭП и отправьте через 1С-Отчетность или личный кабинет ПФР.
    • ⚠️ Внимание: Если в отчете СЗВ-ТД указано, что сотрудник ведет бумажную трудовую книжку, но в действительности он перешел на ЭТК (или наоборот), ПФР может вернуть отчет с ошибкой. В этом случае потребуется подать корректирующий СЗВ-ТД с правильными данными.

    Для удобства в 1С ЗУП предусмотрен журнал регистрации трудовых книжек (Кадры → Трудовые книжки → Журнал регистрации). Здесь можно отследить статус передачи сведений в ПФР и при необходимости повторно отправить данные.

    6. Электронная трудовая книжка: нюансы оформления в 1С ЗУП

    С 2020 года электронная трудовая книжка (ЭТК) стала основным форматом учета трудовой деятельности. В 1С ЗУП ведение ЭТК имеет свои особенности:

    • 📌 Автоматическое создание. При приеме нового сотрудника система по умолчанию предлагает создать ЭТК, если не указано иное.
    • 📌 Отказ от бумажной книжки. Если сотрудник хочет сохранить бумажный вариант, он должен написать заявление об этом. В 1С это оформляется как отдельный документ Отказ от ЭТК.
    • 📌 Интеграция с Госуслугами. Сведения из ЭТК автоматически передаются на портал rabota.gov.ru, где сотрудник может их просматривать.
    • 📌 Нет физического носителя. В отличие от бумажной книжки, ЭТК не выдается на руки — все записи хранятся в базе 1С и ПФР.

    Для перехода с бумажной книжки на электронную в 1С ЗУП предусмотрен документ Переход на электронную трудовую книжку. Чтобы его оформить:

    1. Откройте Кадры → Трудовые книжки → Переход на ЭТК.
    2. Выберите сотрудника и укажите дату перехода (не раньше 2020 года).
    3. Внесите последнюю запись из бумажной книжки (если она была).
    4. Подпишите документ УКЭП и проведите.

    После перехода все новые записи будут вноситься только в ЭТК. Бумажная книжка при этом не аннулируется — она остается у работодателя на хранении, но новые записи в нее не вносятся.

    💡

    С 1 января 2021 года работодатели обязаны информировать сотрудников о переходе на ЭТК. В 1С ЗУП для этого предусмотрен отчет "Уведомление о переходе на ЭТК", который можно распечатать или отправить по email.

    7. Как проверить корректность внесенных данных

    После оформления заявления и передачи сведений в ПФР рекомендуется проверить корректность данных. Это поможет избежать штрафов и претензий от сотрудников. Вот что нужно сделать:

    1. Проверка в 1С ЗУП:
      • 🔍 Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и перейдите на вкладку Трудовая книжка.
      • 🔍 Убедитесь, что тип книжки (бумажная/электронная) соответствует действительности.
      • 🔍 Проверьте даты записей — они должны совпадать с приказами о приеме/переводе/увольнении.
    2. Проверка в ПФР:
      • 🔍 Зайдите в личный кабинет ПФР (через es.pfrf.ru) и сверьте данные отчета СЗВ-ТД с тем, что указано в 1С.
      • 🔍 Если есть расхождения, подайте корректирующий отчет.
  • Проверка на портале Госуслуг:
    • 🔍 Сотрудник может самостоятельно проверить свои сведения в разделе Трудовая деятельность на gosuslugi.ru.
    • 🔍 Если данные отсутствуют или неверны, работодатель обязан исправить ошибку в течение 5 рабочих дней.

    Для массовой проверки корректности данных в 1С ЗУП можно использовать отчет "Анализ трудовых книжек" (Кадры → Трудовые книжки → Анализ). Этот отчет показывает:

    • 📊 Список сотрудников с несоответствиями в датах
    • 📊 Сотрудников, у которых не указан тип книжки
    • 📊 Записи, которые не попали в последний отчет СЗВ-ТД
    ⚠️ Внимание: Если в отчете "Анализ трудовых книжек" есть строки с красным индикатором, это означает критическую ошибку (например, отсутствует приказ о приеме при наличии записи в книжке). Такие ошибки нужно исправить в первую очередь.

    FAQ: Частые вопросы о ведении трудовых книжек в 1С ЗУП

    Нужно ли оформлять заявление на ведение трудовой книжки для совместителя?

    Для совместителей ведение трудовой книжки не обязательно. Однако если сотрудник хочет, чтобы записи о работе у вас были внесены в его трудовую книжку (бумажную или электронную), он должен написать заявление. В 1С ЗУП это оформляется как обычное заявление с пометкой "совместитель". Сведения в ПФР передаются только по основному месту работы, но в самой книжке (бумажной) запись о совместительстве можно сделать по желанию сотрудника.

    Что делать, если сотрудник потерял трудовую книжку, а в 1С ЗУП нет данных о предыдущих записях?

    В этом случае нужно:

    1. Получить от сотрудника письменное заявление об утере.
    2. Запросить справку о трудовой деятельности (форма СТД-Р) через ПФР или Госуслуги.
    3. В 1С ЗУП создать документ Восстановление трудовой книжки и вручную внести все записи на основании справки.
    4. Сдать корректирующий отчет СЗВ-ТД в ПФР.

    Если восстановить историю невозможно, в книжке делается запись: "Трудовая книжка утеряна. Восстановлению не подлежит".

    Можно ли в 1С ЗУП вести и бумажную, и электронную трудовую книжку одновременно?

    Нет, это запрещено законодательством. Сотрудник должен выбрать один формат:

    • Если он ведет бумажную книжку, все записи вносятся только в нее, а в ЭТК сведения не передаются.
    • Если выбрана электронная книжка, бумажная остается на хранении у работодателя, но новые записи в нее не вносятся.

    В 1С ЗУП при попытке создать обе книжки для одного сотрудника система выдаст ошибку.

    Как в 1С ЗУП оформить отказ сотрудника от электронной трудовой книжки?

    Для этого нужно:

    1. Создать документ Отказ от электронной трудовой книжки (Кадры → Трудовые книжки → Отказ от ЭТК).
    2. Указать сотрудника и дату подачи заявления.
    3. Прикрепить скан заявления (обязательно!).
    4. Провести документ.

    После этого в карточке сотрудника автоматически проставится пометка "Ведется бумажная трудовая книжка".

    Какие штрафы грозят за ошибки в ведении трудовых книжек?

    За нарушения в ведении трудовых книжек предусмотрены следующие санкции:

    • 💰 Штраф для организации: от 30 000 до 50 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
    • 💰 Штраф для должностного лица: от 1 000 до 5 000 рублей.
    • 📉 Последствия для сотрудника: проблемы с подтверждением стажа, оформлением пенсии или кредитов.

    Чаще всего штрафы назначаются за:

    • Несвоевременную передачу сведений в ПФР (позже 15-го числа).
    • Несоответствие данных в 1С и фактических документов.
    • Отсутствие подписи сотрудника на заявлении.