Выгрузка паспортных данных из 1С:Предприятие — задача, с которой регулярно сталкиваются кадровые службы, бухгалтерии и отделы безопасности. Несмотря на кажущуюся простоту, процедура требует не только технических навыков, но и понимания юридических ограничений. В этой статье разберём все актуальные способы экспорта данных (от ручного копирования до автоматизированных отчётов), нюансы работы с разными конфигурациями (1С:ЗУП 3.1, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия), а также риски, связанные с обработкой персональных данных в соответствии с 152-ФЗ.

Особое внимание уделим двум ключевым аспектам: безопасности (как избежать утечек при выгрузке) и юридической чистоте (какие документы должны быть оформлены перед экспортом). В конце статьи вы найдёте FAQ с ответами на типичные вопросы, включая проблемы с правами доступа и ошибками при выгрузке.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для работы с кадровыми данными?
1С:ЗУП 3.1
1С:ERP
1С:Бухгалтерия
1С:УТ
Другая

1. Юридические основы: когда выгрузка паспортных данных законна

Прежде чем приступать к технической части, необходимо убедиться, что выгрузка данных не нарушает законодательство. Согласно 152-ФЗ «О персональных данных», обработка паспортных сведений допускается только при соблюдении трёх условий:

  • 📄 Согласие сотрудника: Должно быть оформлено в письменной форме (ст. 9 152-ФЗ). В согласии обязательно указываются цели обработки данных (например, «для передачи в банк для оформления зарплатной карты»).
  • 🔒 Цель обработки: Данные можно выгружать только для конкретных задач (например, для формирования отчётности в ПФР или ФНС). «Про запас» собирать паспортные данные запрещено.
  • 🛡️ Меры защиты: Экспортированные файлы должны храниться в защищённом виде (шифрование, ограничение доступа).

Если выгрузка осуществляется для передачи данных третьим лицам (банкам, госорганам), дополнительно требуется:

  • 📑 Договор с получателем, где прописаны условия обработки данных.
  • 🔐 Уведомление в Роскомнадзор (если выгрузка регулярная и массовая).
⚠️ Внимание: С 1 марта 2023 года вступили в силу изменения в 152-ФЗ, ужесточающие ответственность за утечки персональных данных. Штрафы для юридических лиц теперь достигают 6 млн рублей за разглашение паспортных данных без согласия владельца.

Перед выгрузкой рекомендуем:

  1. Проверить актуальность согласий сотрудников (срок действия — не более 5 лет).
  2. Уточнить цель выгрузки у руководителя отдела или юриста.
  3. Оформить внутренний приказ о назначении ответственного за обработку данных.

2. Способы выгрузки паспортных данных из 1С

В зависимости от конфигурации 1С:Предприятие и поставленных задач можно использовать один из четырёх основных методов выгрузки. Каждый из них имеет свои плюсы и минусы:

Способ выгрузки Подходящие конфигурации Плюсы Минусы
Ручной экспорт в Excel 1С:ЗУП, 1С:ERP, 1С:Бухгалтерия Простота, не требует программирования Ограниченная гибкость, риск ошибок
Отчёт «Список сотрудников» с настройкой полей 1С:ЗУП 3.1, 1С:ERP Можно выбрать только нужные поля (паспорт, СНИЛС, ИНН) Требует прав на редактирование отчётов
Выгрузка через обработку «Универсальный обмен данными» Все конфигурации на базе 1С:Предприятие 8.3 Гибкие настройки форматов (XML, JSON, CSV) Сложно настроить без опыта
Программный экспорт (1C:Enterprise Script) Любые конфигурации с доступом к конфигуратору Автоматизация, возможность интеграции с другими системами Требуются навыки программирования на 1С

Для одноразовой выгрузки небольшого количества данных (например, для передачи в банк) достаточно ручного экспорта. Если же требуется регулярный обмен данными (например, с системой контроля доступа), лучше настроить автоматизированный процесс.

💡

Перед выгрузкой создайте резервную копию базы 1С — это поможет восстановить данные в случае ошибки или случайного удаления записей.

3. Пошаговая инструкция: ручная выгрузка в Excel

Самый простой способ — экспорт данных через стандартный отчёт Список сотрудников. Рассмотрим процесс на примере 1С:ЗУП 3.1:

  1. Откройте раздел Кадры → Сотрудники.

  2. Нажмите Ещё → Печать и экспорт → Вывести список.

  3. В открывшемся окне отчёта нажмите Настройки (шестерёнка в правом верхнем углу).

  4. Перейдите на вкладку Поля и отметьте галочками:

    • 👤 ФИО
    • 📄 Паспорт (серия, номер, кем выдан, дата выдачи)
    • 📅 Дата рождения (если требуется)
    • 🏠 Адрес регистрации (по необходимости)

  • Нажмите Сформировать, затем Ещё → Выгрузить в Excel.

  • Сохраните файл в защищённое место (например, в папку с ограниченным доступом).

    • Убедиться в наличии согласий сотрудников|Проверить права доступа в 1С|Настроить поля отчёта|Экспортировать данные в Excel|Зашифровать файл паролем-->

    Если в отчёте не хватает полей (например, отсутствует графа «Место рождения»), можно добавить их через Дополнительные настройки. Для этого:

    1. В окне настройки отчёта перейдите на вкладку Дополнительные поля.
    2. Нажмите Добавить и выберите нужное поле из справочника Физические лица.
    3. Сохраните настройки как пользовательский вариант отчёта.
    ⚠️ Внимание: При ручной выгрузке в Excel данные сохраняются в открытом виде. Чтобы минимизировать риски, сразу после экспорта:
    • Удалите ненужные столбцы (например, Табельный номер, если он не требуется).
    • Защитите файл паролем (Файл → Защитить книгу в Excel).
    • Отправьте файл по защищённому каналу (например, через КриптоПро или корпоративный VPN).

      • 4. Автоматизированная выгрузка через обработку «Универсальный обмен данными»

      Если требуется регулярно выгружать паспортные данные в структурированном виде (например, для интеграции с системой контроля доступа или банком), удобнее использовать обработку Универсальный обмен данными. Этот метод подходит для 1С:Предприятие 8.3 и позволяет гибко настраивать формат выгрузки (XML, JSON, CSV).

      Инструкция:

      1. Откройте меню Файл → Открыть и выберите обработку UniversalDataExchange.epf (обычно находится в каталоге шаблонов 1С).

      2. В окне обработки выберите:

        • 📥 Направление обмена: Выгрузка.
        • 📂 Объект выгрузки: Справочник.ФизическиеЛица.
        • 📄 Формат файла: XML или CSV.

      3. Нажмите Настроить правила обмена и добавьте поля:

        

        ФизическоеЛицо.ПаспортСерия
        

        ФизическоеЛицо.ПаспортНомер
        

        ФизическоеЛицо.ПаспортКемВыдан
        

        ФизическоеЛицо.ПаспортДатаВыдачи

      4. Укажите путь для сохранения файла и нажмите Выполнить.

    Преимущество этого метода — возможность сохранения настроек выгрузки для повторного использования. Например, если ежемесячно нужно передавать данные в банк, достаточно один раз настроить правила и затем только запускать обработку.

    Пример XML-структуры выгруженных данных

    <ФизическиеЛица> <ФизическоеЛицо> <ФИО>Иванов Иван Иванович <Паспорт> <Серия>1234 <Номер>567890 <КемВыдан>ОВД "Ленинский" г. Москва <ДатаВыдачи>01.01.2015

    ⚠️ Внимание: При выгрузке в CSV данные сохраняются без структуры, что повышает риск ошибок при дальнейшей обработке. Для передачи в госорганы или банки рекомендуется использовать XML с валидацией по XSD-схеме.

    5. Программный экспорт: скрипт для 1С

    Если стандартные инструменты не подходят (например, нужно выгрузить данные по сложному фильтру или интегрироваться с внешней системой), можно написать скрипт на встроенном языке 1С:Предприятие. Ниже приведён пример кода для выгрузки паспортных данных в JSON:

    

    // Создаём запрос для выборки данных
    

    Запрос = Новый Запрос;
    

    Запрос.Текст =
    

    "ВЫБРАТЬ
    

    |   ФизическоеЛицо.Наименование КАК ФИО,
    

    |   ФизическоеЛицо.ПаспортСерия КАК ПаспортСерия,
    

    |   ФизическоеЛицо.ПаспортНомер КАК ПаспортНомер,
    

    |   ФизическоеЛицо.ПаспортКемВыдан КАК ПаспортКемВыдан,
    

    |   ФизическоеЛицо.ПаспортДатаВыдачи КАК ПаспортДатаВыдачи
    

    |ИЗ
    

    |   Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическоеЛицо";
    


    // Выполняем запрос
    

    РезультатЗапроса = Запрос.Выполнить();
    

    Выборка = РезультатЗапроса.Выбрать();
    


    // Формируем JSON
    

    МассивДанных = Новый Массив;
    

    Пока Выборка.Следующий() Цикл
    

    Элемент = Новый Структура;
    

    Элемент.Вставить("ФИО", Выборка.ФИО);
    

    Элемент.Вставить("Паспорт", Новый Структура(
    

    "Серия", Выборка.ПаспортСерия,
    

    "Номер", Выборка.ПаспортНомер,
    

    "КемВыдан", Выборка.ПаспортКемВыдан,
    

    "ДатаВыдачи", Выборка.ПаспортДатаВыдачи
    

    ));
    

    МассивДанных.Добавить(Элемент);
    

    КонецЦикла;
    


    // Сохраняем в файл
    

    ТекстJSON = JSON.Записать(МассивДанных);
    

    ЗаписьТекста = Новый ЗаписьТекста;
    

    ЗаписьТекста.Открыть("C:\Temp\ПаспортныеДанные.json");
    

    ЗаписьТекста.ЗаписатьСтроку(ТекстJSON);
    

    ЗаписьТекста.Закрыть();

    Этот скрипт:

    • 🔍 Выбирает данные из справочника ФизическиеЛица.
    • 📋 Формирует структурированный JSON с вложенными объектами.
    • 💾 Сохраняет результат в файл ПаспортныеДанные.json.

      • Для выполнения скрипта:

      1. Откройте 1С:Предприятие в режиме Конфигуратор.
      2. Перейдите в Файл → Новый → Текстовый документ.
      3. Вставьте код и нажмите Выполнить (или F5).
      ⚠️ Внимание: Скрипт не проверяет права доступа пользователя. Перед выполнением убедитесь, что у вас есть роль с правом чтения справочника ФизическиеЛица. В противном случае 1С выдаст ошибку Отказано в доступе.
      💡

      Программный экспорт позволяет гибко фильтровать данные (например, выгружать только сотрудников определённого отдела) и интегрироваться с внешними системами через API.

      6. Ошибки при выгрузке и способы их решения

      При выгрузке паспортных данных пользователи часто сталкиваются с типовыми ошибками. Рассмотрим самые распространённые и способы их устранения:

      Ошибка Причина Решение
      Отказано в доступе к справочнику ФизическиеЛица Недостаточно прав у пользователя Запросите у администратора роль Кадровый учёт или Полные права
      Не найден объект Справочник.ФизическиеЛица Неправильное название справочника в конфигурации Проверьте имя справочника через Конфигуратор → Объекты метаданных
      Ошибка при записи файла: доступ запрещён Нет прав на запись в указанную папку Сохраните файл в Документы или другую папку с правами записи
      В выгруженном файле пустые поля паспорта Данные не заполнены в карточке сотрудника Проверьте заполнение полей в Кадры → Сотрудники → Паспортные данные
      Не удалось преобразовать значение в JSON В данных есть некорректные символы (например, кавычки) Используйте функцию СтрЗаменить() для экранирования символов

      Если ошибка не устраняется, проверьте:

      • 🔄 Версию платформы 1С: Некоторые функции (например, работа с JSON) доступны только в версии 8.3.10 и выше.
      • 🔧 Целостность базы: Запустите тестирование и исправление через Конфигуратор → Администрирование → Тестирование и исправление.
      • 📋 Логи ошибок: Посмотрите подробности в Журнале регистрации (Администрирование → Журналы → Журнал регистрации).
      Как включить журнал регистрации в 1С

      1. Откройте Конфигуратор.

      2. Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Журналы регистрации.

      3. Установите флаг Вести журнал регистрации и нажмите ОК.

      4. Перезапустите 1С в режиме предприятия.

      7. Альтернативные способы получения паспортных данных

      Выгрузка из 1С — не единственный способ получить паспортные данные сотрудников. В некоторых случаях целесообразнее использовать альтернативные методы:

      • 📝 Запрос у сотрудников: Если данных в 1С нет или они устарели, можно запросить у сотрудников сканы паспортов (с согласия на обработку). Это актуально для новых сотрудников или при обновлении информации.
      • 🏦 Интеграция с банком: Некоторые банки (например, СберБизнес или Тинькофф) предоставляют API для автоматического получения паспортных данных при открытии зарплатных карт. Это избавляет от необходимости ручной выгрузки.
      • 🔗 Обмен с Госуслугами: Через Единую систему идентификации и аутентификации (ЕСИА) можно подтвердить актуальность паспортных данных сотрудников (требуется их согласие).
      • 📊 Отчёты из внешних систем: Если в компании используется СЭД (система электронного документооборота) или HR-портал, данные можно экспортировать оттуда.

      Преимущества альтернативных методов:

      • ✅ Актуальность данных: Паспортные данные, полученные напрямую от сотрудника или через госсистемы, гарантированно свежие.
      • ✅ Снижение нагрузки на 1С: Не требуется настраивать выгрузку и контролировать права доступа.
      • ✅ Соблюдение 152-ФЗ: Многие альтернативные способы уже включают механизмы согласия на обработку данных.

      Однако у этих методов есть и недостатки:

      • ❌ Дополнительные затраты времени: Сбор данных вручную занимает больше времени, чем автоматическая выгрузка.
      • ❌ Риск ошибок: При ручном вводе возможны опечатки в сериях или номерах паспортов.
      • ❌ Ограниченная интеграция: Данные из внешних источников может потребоваться заново вносить в 1С.

      8. Безопасность и хранение выгруженных данных

      Выгрузка паспортных данных — это только половина задачи. Не менее важно обеспечить их безопасное хранение и передачу. Согласно Приказу ФСТЭК России № 21, персональные данные должны храниться с соблюдением следующих требований:

      • 🔐 Шифрование: Файлы с паспортными данными должны быть зашифрованы (например, с помощью 7-Zip с паролем или КриптоПро).
      • 👥 Ограничение доступа: Доступ к файлам должны иметь только сотрудники, непосредственно работающие с данными (кадровые специалисты, бухгалтеры).
      • 🗑️ Уничтожение данных: После истечения срока хранения (обычно 5 лет) файлы должны быть безвозвратно удалены.
      • 📡 Защищённые каналы передачи: Для отправки файлов используйте SFTP, VPN или корпоративную почту с шифрованием.

      Рекомендации по хранению:

      • Не сохраняйте файлы с паспортными данными на общих сетевых дисках или в облачных сервисах (например, Google Drive или Яндекс.Диск) без шифрования.
      • Используйте для хранения локальные серверы с ограниченным доступом или специализированные системы (например, 1С:Документооборот).
      • Ведите журнал доступа к файлам (кто и когда открывал документ).
      ⚠️ Внимание: Если выгруженные данные передаются третьим лицам (например, в банк), убедитесь, что в договоре прописаны:
      • Цели использования данных.
      • Сроки хранения.
      • Меры защиты на стороне получателя.

      При обнаружении утечки паспортных данных необходимо:

      1. Немедленно уведомить Роскомнадзор (в течение 24 часов с момента обнаружения).
      2. Проинформировать пострадавших сотрудников.
      3. Провести внутреннее расследование и устранить причину утечки.
      💡

      Хранение паспортных данных без шифрования или вне защищённых систем считается нарушением 152-ФЗ и может повлечь штраф до 6 млн рублей для юридического лица.

      FAQ: Частые вопросы о выгрузке паспортных данных из 1С

      Можно ли выгрузить паспортные данные без согласия сотрудника?

      Нет, согласно 152-ФЗ, обработка паспортных данных требует письменного согласия сотрудника. Исключение — случаи, прямо предусмотренные законом (например, исполнение судебного акта). Во всех остальных случаях согласие обязательно.

      Как выгрузить паспортные данные только для определённого отдела?

      В стандартном отчёте Список сотрудников добавьте отбор по подразделению:

      1. В настройках отчёта перейдите на вкладку Отбор.
      2. Добавьте поле Подразделение и выберите нужный отдел.
      3. Сформируйте отчёт и экспортируйте в Excel.

      Для программного экспорта используйте в запросе условие:

      ГДЕ ФизическоеЛицо.Подразделение = &Подразделение
      Что делать, если в 1С не заполнены паспортные данные?

      В этом случае необходимо:

      1. Запросить у сотрудников недостающие данные (серию, номер паспорта, кем и когда выдан).
      2. Внести информацию в карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники → Паспортные данные).
      3. Повторить выгрузку.

      Если данные отсутствуют у большого числа сотрудников, можно отправить массовый запрос через корпоративную почту или портал.

      Как защитить выгруженный файл паролем?

      Для защиты файла Excel:

      1. Откройте файл в Microsoft Excel.
      2. Перейдите в Файл → Сведения → Защитить книгу → Зашифровать паролем.
      3. Введите надёжный пароль (не менее 8 символов, с цифрами и буквами).
      4. Сохраните файл.

      Для CSV или JSON используйте архиватор (например, 7-Zip):

      1. Щёлкните правой кнопкой по файлу и выберите 7-Zip → Добавить к архиву.
      2. В поле Шифрование введите пароль.
      3. Выберите метод шифрования AES-256.
      Можно ли выгрузить паспортные данные из 1С:Бухгалтерия?

      Да, но с ограничениями. В 1С:Бухгалтерия паспортные данные сотрудников хранятся в справочнике Физические лица. Чтобы их выгрузить:

      1. Откройте Справочники → Физические лица.
      2. Настройте отчёт Список физических лиц, добавив поля паспорта.
      3. Экспортируйте данные в Excel.

      Обратите внимание: в 1С:Бухгалтерия может не хватать некоторых полей (например, «Место рождения»), которые есть в 1С:ЗУП.