Расчёт отпускных в 1С:Зарплата и Управление Персоналом — одна из самых частых операций, с которой сталкиваются кадровики и бухгалтеры. Ошибки здесь чреваты не только переплатами или недоплатами сотрудникам, но и штрафами от трудовой инспекции. В этой статье разберём, как начислить отпуск в 1С ЗУП правильно: от подготовки документов до проведения и проверки расчётов.

Мы рассмотрим актуальные схемы для последних версий 1С ЗУП 8.3 и 1С ЗУП 3.1, учтём изменения в законодательстве 2026 года (например, новые правила расчёта среднего заработка при неполном рабочем дне) и покажем, как избежать типичных ошибок. Если вы работаете с 1С:ЗУП КОРП или облачной версией, инструкция тоже подойдёт — различия в интерфейсе минимальны.

Особое внимание уделим двум ключевым моментам: корректному формированию базы для расчёта среднего заработка и автоматическому заполнению документов (чтобы не вводить данные вручную). В конце статьи — FAQ с ответами на сложные случаи: отпуск авансом, уход в отпуск сразу после больничного, начисление при увольнении.

1. Подготовка к начислению отпуска: проверка данных сотрудника

Прежде чем создавать документ на отпуск, убедитесь, что в 1С ЗУП обновляемые материалы о сотруднике. От этого зависит правильность расчёта среднего заработка и количества дней.

Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и проверьте:

  • 📅 Дата приёма на работу — влияет на стаж для отпуска. Если сотрудник работает менее 6 месяцев, отпуск предоставляется авансом.
  • 📊 График работы — должен соответствовать фактическому режиму (5-дневка, сменный график, неполный день). При ошибке здесь 1С неправильно рассчитает количество дней.
  • 💰 Начисления за последние 12 месяцев — проверьте, все ли выплаты (премии, надбавки) учтены в расчёте среднего. Исключите периоды больничных или отпусков без сохранения зарплаты.
  • 📝 Неиспользованные отпуска — в разделе Отпуска должно быть актуальное количество дней. Если сотрудник перенёс отпуск с прошлого года, это отразится здесь.

Если график работы изменился (например, сотрудник перешёл на неполный день), обновите его заранее — 1С ЗУП учитывает изменения только с даты их ввода. При смене графика в середине расчётного периода средний заработок считается пропорционально отработанному времени.

⚠️ Внимание: Если сотрудник работал в другой организации группы (в 1С:ЗУП КОРП), проверьте, перенесены ли данные о стаже и зарплате из предыдущего места работы. Без этого расчёт будет неполным.
📊 Как часто вы сталкиваетесь с ошибками при начислении отпусков?
Регулярно — раз в месяц
Иногда — раз в квартал
Рядом — только при сложных случаях
Никогда — всё автоматизировано

2. Создание документа "Отпуск" в 1С ЗУП: пошаговая инструкция

Теперь перейдём к непосредственному оформлению отпуска. Документ создаётся в разделе Зарплата → Отпуска (или Кадры → Отпуска в некоторых конфигурациях). Рассмотрим процесс на примере 1С ЗУП 3.1:

  1. Нажмите Создать → Отпуск. Выберите тип документа:

    • 📄 Ежегодный оплачиваемый отпуск — стандартный случай.
    • 🩺 Отпуск без сохранения зарплаты — если сотрудник берёт дни за свой счёт.
    • 👶 Отпуск по уходу за ребёнком — отдельный вид с другими правилами начисления.

  • Укажите сотрудника (выберите из справочника) и период отпуска. Даты начала и окончания 1С рассчитает автоматически исходя из количества дней.

  • В поле Количество дней введите продолжительность отпуска. Для стандартного отпуска — 28 дней, но может быть иначе (например, 35 дней для учителей).

  • Нажмите Рассчитать. Система автоматически:

    • Посчитает средний заработок за последние 12 месяцев.
    • Определит сумму отпускных и НДФЛ.
    • Сформирует проводки по бухучёту (если включена интеграция с 1С:Бухгалтерией).

    • Проверьте расчёт и нажмите Провести и закрыть.

    Если в расчёте есть ошибки (например, не учтена премия), исправьте данные вручную или пересчитайте средний заработок через отдельный документ Корректировка среднего заработка.

    Проверены даты начала и окончания отпуска|

    Сверен график работы сотрудника|

    Учтены все начисления за расчётный период|

    Правильно указан тип отпуска (оплачиваемый/без сохранения)|

    Сформированы проводки по НДФЛ и страховым взносам-->

    3. Расчёт среднего заработка: формулы и нюансы

    Средний заработок для отпускных считается по правилам ст. 139 ТК РФ. 1С ЗУП автоматизирует процесс, но важно понимать логику, чтобы контролировать результат. Формула:

    

    Средний дневной заработок = (Сумма начислений за 12 месяцев) / (12 × 29.3)
    

    Отпускные = Средний дневной заработок × Количество дней отпуска

    Где 29.3 — среднемесячное число календарных дней. Однако есть исключения:

    • 📅 Если в расчётном периоде были исключаемые дни (больничные, отпуска, командировки), они не учитываются ни в зарплате, ни в днях. Например, если сотрудник болел 10 дней, из расчёта исключают и эти дни, и начисления за них.
    • 💼 При неполном рабочем дне средний заработок считается пропорционально отработанному времени. Например, если сотрудник работал на 0.5 ставки, его зарплата за месяц умножается на 0.5.
    • 🎁 Премии включаются в расчёт в зависимости от периода начисления:
      • Ежемесячные — полностью.
      • Квартальные/годовые — пропорционально отработанному времени в периоде.

    Пример: Сотрудник уходит в отпуск с 1 июня 2026 года. Расчётный период — с 1 июня 2023 по 31 мая 2026. В октябре 2023 он болел 5 дней (начислено 30 000 ₽ вместо 35 000 ₽). 1С ЗУП автоматически:

    1. Исключит октябрь из расчёта (заменит на сентябрь 2022, если данных нет — использует 29.3 дня).
    2. Пересчитает средний заработок без учёта больничных дней.
    ⚠️ Внимание: Если в расчётном периоде была индексация зарплаты, 1С ЗУП увеличивает зарплату за прошлые месяцы на коэффициент индексации. Проверьте, что коэффициент указан верно в документе Индексация зарплаты.
    Ситуация Действие 1С ЗУП Что проверить
    Сотрудник работал неполный месяц (приём/увольнение) Считает дни пропорционально отработанному времени Количество календарных дней в месяце (29.3 / 30 × фактические дни)
    В расчётном периоде был отпуск Исключает дни отпуска и начисления за них Правильно ли указаны периоды исключения в карточке сотрудника
    Сотрудник переведён из другой организации Требует ручного ввода данных о зарплате Документ Ввод сведений о зарплате в другой организации
    Премия за квартал, в котором сотрудник отработал не полностью Учитывает премию пропорционально отработанным дням Коэффициент в документе Начисление премии

    4. Типичные ошибки при начислении отпуска и как их избежать

    Даже опытные пользователи 1С ЗУП иногда допускают ошибки. Вот самые распространённые:

    • ❌ Неучтённые премии — если премия не проведена через Начисление премии, она не попадёт в расчёт среднего. Проверяйте список начислений в карточке сотрудника.
    • ❌ Неверный расчётный период — например, если сотрудник уходит в отпуск 10 июня, а 1С берёт данные с 10 июня прошлого года (должно быть с 1 июня). Исправляйте даты вручную.
    • ❌ Неисключённые больничные — если в расчётном периоде был больничный, но в 1С не отмечен как исключаемый, средний заработок будет занижен.
    • ❌ Ошибки в графике работы — если сотрудник работает по сменному графику, но в 1С указан 5-дневный график, количество дней отпуска посчитается неправильно.

    Как избежать ошибок:

    1. Всегда проверяйте расчётный период в документе "Отпуск" — он должен начинаться за 12 месяцев до месяца начала отпуска.
    2. Используйте отчёт Анализ среднего заработка (Зарплата → Отчёты), чтобы увидеть, какие начисления попали в расчёт.
    3. Если сотрудник работал в нетипичном режиме (например, вахтой), создайте для него индивидуальный график в Кадры → Графики работы.
    💡

    Если отпускные рассчитаны явно неверно (например, сумма слишком мала), проверьте, не установлен ли в карточке сотрудника флаг "Исключить из расчёта среднего заработка" для каких-либо начислений.

    5. Особенности начисления отпуска в нестандартных ситуациях

    Не все отпуска оформляются по стандартной схеме. Рассмотрим сложные случаи:

    5.1. Отпуск авансом (до 6 месяцев стажа)

    Если сотрудник работает менее 6 месяцев, но имеет право на отпуск (например, по соглашению с работодателем), оформите отпуск как обычно, но:

    • В документе "Отпуск" укажите полное количество дней (например, 28).
    • 1С ЗУП автоматически посчитает отпускные исходя из фактически отработанного времени.
    • При увольнении до отработки стажа удержите излишне выплаченные отпускные (ст. 137 ТК РФ).

    5.2. Отпуск сразу после больничного

    Если сотрудник выходит из больничного и сразу уходит в отпуск:

    1. Сначала оформите Больничный лист (раздел Зарплата).
    2. Затем создайте документ "Отпуск". 1С ЗУП автоматически исключит дни больничного из расчётного периода.
    3. Проверьте, что в расчёте среднего заработка не учтены начисления по больничному.

    5.3. Отпуск при увольнении

    Если сотрудник увольняется и не использовал отпуск, оформите:

    1. Документ Увольнение с указанием даты.
    2. Документ Компенсация за неиспользованный отпуск (Зарплата → Компенсации).
    3. 1С посчитает компенсацию исходя из среднего заработка и количества неиспользованных дней.
    Что делать, если сотрудник ушёл в отпуск, но забыл написать заявление?

    По ТК РФ отпуск оформляется на основании заявления, но на практике многие работодатели допускают устную договорённость. В 1С ЗУП вы можете:

    1. Создать документ "Отпуск" без заявления (система не блокирует это).

    2. Позже добавить скан заявления в карточку сотрудника через Файлы → Добавить файл.

    3. Если проверяющие органы запросят подтверждение, предъявите приказ об отпуске (формируется из документа в 1С).

    6. Проверка и проводки: как убедиться, что всё верно

    После начисления отпуска проверьте:

    1. Сумму отпускных — сравните с ручным расчётом (формула из раздела 3).
    2. НДФЛ — должен быть удержан в размере 13% (для резидентов РФ).
    3. Страховые взносы — проверьте в отчёте Свод по начислениям (Зарплата → Отчёты).
    4. Проводки — если интеграция с 1С:Бухгалтерией включена, убедитесь, что сформированы записи:
      • Дт 20 (26, 44) Кт 70 — начислены отпускные.
      • Дт 70 Кт 68.01 — удержан НДФЛ.
      • Дт 20 (26, 44) Кт 69 — начислены страховые взносы.

    • Для проверки используйте отчёты:

    • 📋 Анализ начислений по сотрудникам — показывает все начисления и удержания.
    • 📈 Свод проводок — для контроля бухгалтерских записей.
    • 💰 Расчётная ведомость — сводная информация по всем выплатам.
    ⚠️ Внимание: Если отпускные выплачиваются за 3 дня до начала отпуска (ст. 136 ТК РФ), но в 1С ЗУП дата выплаты стоит позже, исправьте её в документе "Выплата зарплаты". Иначе будет нарушение трудового законодательства.
    💡

    Всегда формируйте приказ об отпуске из документа в 1С ЗУП (кнопка "Печать → Приказ"). Это подтверждение для проверяющих органов, что отпуск оформлен правильно.

    7. Автоматизация: как ускорить начисление отпусков

    Если в компании много сотрудников, ручное оформление отпусков занимает много времени. В 1С ЗУП есть инструменты для автоматизации:

    • 🤖 Групповое создание отпусков — если несколько сотрудников уходят в отпуск в один период, используйте обработку Групповое создание документов (Зарплата → Сервис).
    • 📅 График отпусков — заполняйте его заранее (Кадры → Графики отпусков), и 1С будет напоминать о предстоящих отпусках.
    • 🔄 Шаблоны документов — сохраните типовой отпуск как шаблон и используйте его для новых сотрудников.
    • 📊 Отчёты по планируемым отпускам — Отпуска (план-факт) покажет, кто и когда должен уйти в отпуск.

    Для крупных компаний (100+ сотрудников) рекомендуем:

    1. Настроить регламентные задания для автоматического создания документов "Отпуск" на основании графика.
    2. Использовать мобильное приложение 1С:ЗУП — сотрудники могут подавать заявления на отпуск через телефон, а кадровик — подтверждать их в два клика.
    3. Интегрировать 1С ЗУП с календарём (Outlook, Google Calendar), чтобы отпуска автоматически отображались в расписании команды.

    FAQ: Ответы на сложные вопросы

    🔹 Как начислить отпуск, если сотрудник работал в компании менее года, но ранее работал в другой организации?

    Если сотрудник перешёл из другой компании (в том числе из другой организации группы), оформите документ Ввод сведений о зарплате в другой организации (Зарплата → Ввод сведений). Укажите:

    • Период работы в предыдущей организации.
    • Сумму начислений за последние 12 месяцев.
    • Количество исключаемых дней (больничные, отпуска).

    После этого 1С ЗУП учтёт эти данные при расчёте среднего заработка.

    🔹 Можно ли в 1С ЗУП рассчитать отпускные за неполный месяц, если сотрудник уходит в отпуск с 15 числа?

    Да, 1С ЗУП автоматически учитывает неполные месяцы. Например, если отпуск начинается 15 июня, расчётный период — с 1 июня 2023 по 31 мая 2026. Май 2026 будет учтён как неполный:

    • Количество дней: 29.3 / 31 × 15 = 14.18 дней.
    • Зарплата за май берётся пропорционально отработанным дням.

    Проверьте корректность расчёта в отчёте Анализ среднего заработка.

    🔹 Как исправить ошибку, если отпускные уже выплачены, но сумма посчитана неверно?

    Если ошибка обнаружена после выплаты:

    1. Создайте документ Корректировка зарплаты (Зарплата → Корректировки).
    2. Укажите сотрудника, период и сумму перерасчёта.
    3. Если переплатили — удержите излишек из следующей зарплаты (но не более 20% от суммы, ст. 138 ТК РФ).
    4. Если недоплатили — доначислите сумму и выплатите сотруднику.

    Не забудьте пересчитать НДФЛ и страховые взносы!

    🔹 Как в 1С ЗУП оформить отпуск по уходу за ребёнком до 1.5 лет?

    Это отдельный вид отпуска. Порядок действий:

    1. Создайте документ Отпуск по уходу за ребёнком (Зарплата → Отпуска).
    2. Укажите дату начала (обычно со следующего дня после окончания декрета).
    3. В поле "Вид отпуска" выберите По уходу за ребёнком до 1.5 лет.
    4. Нажмите Рассчитать — 1С посчитает пособие исходя из среднего заработка за 2 года.

    Пособие выплачивается ежемесячно до 1.5 лет ребёнка. Для продления до 3 лет оформляется новый документ.

    🔹 Можно ли в 1С ЗУП начислить отпускные за прошлый месяц, если забыли это сделать?

    Да, но с оговорками:

    1. Создайте документ "Отпуск" с датой начала в прошлом месяце.
    2. В поле "Месяц начисления" укажите текущий месяц (иначе документ не проведётся).
    3. В документе "Выплата зарплаты" укажите дату выплаты не позднее 3 дней с начала отпуска (даже если отпуск был в прошлом).

    Если нарушены сроки выплаты (ст. 136 ТК РФ), будьте готовы к претензиям от сотрудника или проверяющих.