В работе кадрового специалиста или бухгалтера по расчету заработной платы часто возникает необходимость получить актуальный перечень персонала, который числится в организации на текущий момент. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) предоставляет множество инструментов для решения этой задачи, однако правильный выбор отчета критически важен для точности данных. Неправильная настройка может привести к тому, что в выборку попадут уволенные работники или, наоборот, будут исключены те, кто находится в длительном отпуске.
Ключевой особенностью системы 1С является понятие «кадровых изменений». Сотрудник считается работающим не просто по факту наличия записи в справочнике, а на основании действующих приказов о приеме, переводе или увольнении. Поэтому для корректного формирования списка важно опираться на отчеты, учитывающие кадровую историю, а не просто статичные списки из справочников.
Далее мы разберем наиболее эффективные методы получения реестра действующих сотрудников, начиная от стандартных отчетов и заканчивая тонкой настройкой отборов для сложных ситуаций. Понимание логики работы этих инструментов позволит вам избежать ошибок при подготовке отчетности для внутренних нужд или государственных органов.
Использование отчета «Список сотрудников (кадровый учет)»
Самым надежным и предпочтительным способом получения актуального списка является использование специализированного отчета, предназначенного именно для кадрового учета. Он находится в разделе Отчеты в блоке Кадровый учет. Название отчета — «Список сотрудников (кадровый учет)». В отличие от простых выгрузок из справочников, этот отчет анализирует временные интервалы действия приказов.
При открытии формы отчета пользователю доступно множество настроек. Основным параметром, определяющим состав выборки, является поле Период. Именно дата, указанная в качестве конца периода, становится «моментом среза». Система проверяет, действовал ли трудовой договор с сотрудником на эту конкретную дату. Если дата увольнения наступила раньше, сотрудник не попадет в список, даже если его карточка не удалена из базы.
Важно обратить внимание на галочку «Показывать только работающих», которая обычно установлена по умолчанию. Однако в некоторых конфигурациях или версиях платформы эта настройка может быть скрыта внутри дополнительных параметров. В таком случае необходимо вручную настроить отбор по признаку состояния сотрудника.
⚠️ Внимание: Если в вашей организации используются внешние совместители, убедитесь, что в настройках отчета включено отображение сотрудников, работающих по договорам ГПХ или внешнему совместительству, если они вам нужны в общем списке.
Отчет позволяет группировать данные по подразделениям, что удобно для формирования списков по отделам. Вы можете развернуть структуру организации прямо в печатной форме или выгрузить результат в Excel для дальнейшей сортировки. Это особенно актуально при подготовке списков для выдачи пропусков или организации корпоративных мероприятий.
Настройка отборов и фильтров для точной выборки
Часто стандартного списка недостаточно, и требуется получить выборку сотрудников по специфическим критериям. Например, могут понадобиться только работники основного состава, исключая тех, кто находится в отпуске по уходу за ребенком, или, наоборот, только удаленные сотрудники. Для этого в форме отчета используется механизм Отборов.
Чтобы добавить фильтр, нажмите на ссылку Показать настройки в верхней части окна отчета. Перейдите на вкладку Отборы. Здесь вы можете создать новое условие, выбрав нужное поле из списка доступных полей. Логика работы отборов строится на принципе «И»: сотрудник должен соответствовать всем установленным условиям одновременно.
- 📅 Дата приема: можно отфильтровать сотрудников, принятых на работу после определенной даты, чтобы видеть только новый штат.
- 🏢 Подразделение: выбор конкретного отдела или группы подразделений для локального анализа численности.
- 📝 Вид занятости: отбор по признаку «Основное место работы» или «Совместительство» для разделения потоков документооборота.
- 📍 Место работы: фильтрация по удаленным рабочим местам, что актуально для компаний с распределенной структурой.
Особое внимание следует уделить отбору по состоянию сотрудника. Поле может называться Состояние в организации или аналогично. Установив значение «Принят», вы гарантированно исключите из списка тех, кто уже уволен, даже если дата увольнения совпадает с концом периода отчета (в зависимости от настроек времени увольнения).
После настройки всех необходимых фильтров не забудьте нажать кнопку Сформировать. Если результат кажется неполным, проверьте логические связи между отборами. Иногда слишком жесткие условия исключают нужных людей, например, если сотрудник одновременно является и совместителем, и работает в определенном отделе, а отборы настроены взаимоисключающе.
Альтернативные отчеты и анализ личных данных
Помимо основного кадрового отчета, в 1С ЗУП существует ряд других инструментов, которые могут быть полезны для вывода списка работающих. Одним из таких является отчет «Личные данные сотрудников». Он содержит более подробную информацию: паспортные данные, адреса, контакты и сведения об образовании.
Этот отчет также поддерживает настройку периода и отборов. Его целесообразно использовать, когда помимо факта работы нужно получить контактную информацию для рассылки уведомлений или обновления личных дел. Однако стоит помнить, что формирование этого отчета может занимать больше времени из-за большого объема обрабатываемых данных.
Еще одним вариантом является использование отчета Анализ штата и расстановки. Хотя его основное назначение — контроль соответствия штатному расписанию, он также выводит список физических лиц, занимающих должности. Это удобно для проверки укомплектованности отделов.
Почему данные в разных отчетах могут отличаться?
Различия могут возникать из-за разной логики расчета дат. Некоторые отчеты учитывают время увольнения (до 23:59:59), а другие — только дату. Также влияет наличие незавершенных кадровых переводов.
При работе с альтернативными отчетами важно проверять настройки видимости полей. По умолчанию некоторые колонки могут быть скрыты. Вы можете настроить состав колонок через кнопку Настройки -> Структура, добавив необходимые реквизиты, такие как табельный номер или должность.
Работа со справочником «Сотрудники» и статусы
Иногда пользователям кажется проще зайти напрямую в справочник Кадры -> Сотрудники и выгрузить список оттуда. Этот метод имеет право на существование, но требует крайней осторожности. Справочник содержит всех сотрудников, когда-либо введенных в систему, включая давно уволенных и даже тех, чьи данные были введены ошибочно и не проведены.
Чтобы получить из справочника только работающих, необходимо воспользоваться встроенным механизмом отбора в списке. Нажмите на значок воронки в шапке списка сотрудников. В появившемся окне настройте отбор по полю «Организация» (если база многофирменная) и, что самое главное, по наличию действующего трудового договора.
К сожалению, простой отбор по дате увольнения в справочнике не всегда корректен, так как карточка сотрудника может быть создана заранее, до издания приказа о приеме. Поэтому ориентироваться стоит именно на наличие активного документа Прием на работу.
| Метод получения | Учитывает приказы | Скорость формирования | Рекомендуемое использование |
|---|---|---|---|
| Отчет «Список сотрудников» | Да, полностью | Высокая | Официальная отчетность, штатное расписание |
| Справочник «Сотрудники» | Нет (требует доп. отборов) | Мгновенная | Быстрый поиск, проверка карточки |
| Отчет «Личные данные» | Да | Средняя | Сбор контактной информации, личных данных |
| Консоль запросов | Зависит от запроса | Зависит от сложности | Нестандартные выборки, глубокий анализ |
Использование справочника допустимо для оперативных задач, но для формирования официальных списков, передаваемых в архив или руководство, лучше использовать регламентированные отчеты. Это минимизирует риск человеческой ошибки при настройке фильтров.
Влияние кадровых переводов и отпусков на список
Один из самых сложных вопросов — как система трактует сотрудников, находящихся в длительных отпусках (по уходу за ребенком, без сохранения зарплаты) или в процессе кадрового перевода. По умолчанию, сотрудник, находящийся в отпуске, считается работающим, так как за ним сохраняется место работы и трудовой договор не расторгнут.
Однако ситуация с переводами требует внимания. Если в системе заведен приказ о переводе с одной должности на другую, но он еще не вступил в силу (дата начала в будущем), сотрудник в списке будет отображаться по старой должности. Если же приказ проведен и дата наступила, отразится новая должность.
Проблемы могут возникнуть при «разрывах» в кадровых документах. Если между увольнением и новым приемом (или переводом) есть технический разрыв в один день, система может посчитать сотрудника не работающим на дату этого разрыва. Всегда проверяйте непрерывность кадрового стажа в карточке сотрудника.
☑️ Проверка корректности списка
Для исключения сотрудников в декрете из общего списка работающих (если это требуется для специфического анализа активной рабочей силы) необходимо использовать дополнительный отбор по виду отсутствия. Поле может называться Вид времени или анализироваться через отчет по отсутствующим.
Выгрузка данных в Excel и печатные формы
После того как список сформирован и проверен, следующим шагом обычно является его выгрузка для дальнейшей работы. 1С ЗУП предоставляет удобные инструменты для экспорта данных. В форме любого отчета есть кнопка Сохранить как или значок Excel в панели инструментов.
При выгрузке рекомендуется выбирать формат XLSX, так как он лучше поддерживает форматирование и формулы. Если вам нужно просто передать данные коллегам, можно использовать формат CSV, но в этом случае могут потеряться специальные символы и форматирование дат.
Также доступна печать списка непосредственно из программы. В окне предварительного просмотра отчета нажмите кнопку Печать. Вы можете выбрать стандартную печатную форму или настроить свою, если в организации приняты особые стандарты оформления внутренних списков.
⚠️ Внимание: При выгрузке персональных данных в Excel помните о требованиях Федерального закона № 152-ФЗ. Файлы с персональными данными должны храниться на защищенных носителях и не должны быть доступны посторонним лицам.
Если список нужен для импорта в другую систему (например, в систему контроля доступа или пропускной режим), убедитесь, что в выгрузке присутствуют уникальные идентификаторы, такие как табельный номер или GUID сотрудника, чтобы избежать дублирования записей при загрузке.
Частые ошибки и способы их устранения
При формировании списков пользователи часто сталкиваются с ситуацией, когда в отчете не отображаются ожидаемые сотрудники. Самая распространенная причина — неверно установленный Период отчета. Помните, что отчет показывает состояние дел на последний день периода. Если сотрудник уволен 30 числа, а период закрыт 29-м, он еще будет в списке. Если 31-м — уже нет.
Другая ошибка связана с правами доступа. Если у пользователя ограничены права на просмотр кадровых данных определенных подразделений (например, только своего отдела), то в общем списке он не увидит сотрудников из других отделов, даже если фильтр по отделу не установлен. В таком случае система silently (тихо) исключает недоступные записи.
Также стоит проверить наличие документов-оснований. Если приказ о приеме на работу создан, но не проведен (имеет помарку красным), сотрудник юридически не считается принятым, и в отчет «Список работающих» он не попадет. Всегда проводите кадровые документы сразу после создания.
Используйте группировку в отчете по организационной структуре, чтобы быстро визуально оценить распределение сотрудников по отделам и выявить пустые ветки иерархии.
Если ни один из стандартных отчетов не дает нужного результата из-за сложной логики выборки, можно воспользоваться обработкой «Универсальный отчет» или консолью запросов, но это требует знаний структуры таблиц 1С и должно выполняться квалифицированным специалистом.
Точность списка работающих сотрудников в 1С ЗУП на 100% зависит от своевременности и корректности проведения кадровых приказов (Прием, Перевод, Увольнение).
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Почему в списке сотрудников отображаются уволенные работники?
Скорее всего, неверно задан период отчета. Отчет показывает состояние на последнюю дату периода. Если сотрудник уволен 10 числа, а период отчета установлен с 1 по 20 число, то на 20 число он уже уволен и не должен отображаться при правильной настройке отбора «Только работающие». Проверьте также, не стоит ли галочка «Показывать историю».
Как скрыть сотрудников, находящихся в отпуске по уходу за ребенком?
В стандартном отчете «Список сотрудников» используйте настройки отборов. Добавьте условие по полю, связанному с отсутствием (например, «Вид отсутствия»), и укажите значения, исключающие декрет. Либо используйте отчет «Анализ отсутствий» для формирования списка тех, кто не работает временно.
Можно ли выгрузить список с фотографиями сотрудников?
Да, это возможно. В отчете «Личные данные сотрудников» или «Список сотрудников» через настройки (Показать настройки -> Поля и сортировки) можно добавить поле «Фото». При выгрузке в Excel фотография может отобразиться как объект или ссылка, в зависимости от версии платформы и настроек экспорта.
Что делать, если сотрудник числится в двух организациях одной базы?
В настройках отчета выберите конкретную организацию в поле «Организация». Если нужно видеть всех, оставьте поле пустым, но тогда в списке будут дублироваться ФИО (по одной строке на каждое место работы). Используйте группировку по организации для разделения записей.
Как обновить список, если только что приняли нового сотрудника?
После проведения приказа о приеме на работу данные в отчетах обновляются мгновенно. Вам не нужно перезапускать программу. Достаточно заново нажать кнопку Сформировать в открытом отчете, и новый сотрудник появится в списке, если дата приема попадает в период отчета.