Перевод сотрудников на новый график работы в 1С: полная инструкция с примерами

Переход на новый график работы — рутинная, но критически важная задача для кадровой службы. Ошибки при изменении графиков в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:ERP могут привести к некорректному начислению зарплаты, конфликтам с сотрудниками и штрафам от трудовой инспекции. Эта статья поможет избежать типичных проблем: от технической настройки справочников до проверки корректности перерасчетов.

Мы разберём два основных сценария: массовый перевод (например, при переходе всей организации на 4-дневную рабочую неделю) и индивидуальные изменения (для отдельных сотрудников). Особое внимание уделим нюансам работы с графиками сменности, видами времени и табелем учёта рабочего времени. Все инструкции актуальны для последних версий 1С:ЗУП 3.1 и 1С:Камин 2.5, но ключевые принципы применимы и к другим конфигурациям.

Если вы впервые сталкиваетесь с этой задачей, начните с чек-листа подготовки — он поможет не упустить важные детали. Опытные пользователи могут сразу перейти к разделу о массовом переводе или анализу ошибок.

1. Подготовка к изменению графиков: что нужно сделать ДО внесения изменений

Прежде чем приступать к редактированию графиков в 1С, необходимо выполнить несколько организационных шагов. Их игнорирование может привести к невозможности восстановления корректных данных о рабочем времени за прошлые периоды.

Во-первых, получите письменное подтверждение от руководства о переводе на новый график. Это может быть приказ, распоряжение или служебная записка с указанием:

• 📅 Даты вступления изменений в силу
• 👥 Списка сотрудников (или подразделений), которых касается перевод
• ⏰ Параметров нового графика (например, "5/2 с 09:00 до 18:00, перерыв 1 час")
• 📝 Основания для изменений (ст. 74 ТК РФ для изменений по инициативе работодателя)

Во-вторых, создайте резервную копию базы 1С перед массовыми изменениями. Это особенно важно, если вы работаете с большой организацией (100+ сотрудников) или используете нестандартные графики сменности. В 1С:ЗУП резервное копирование выполняется через Администрирование → Обслуживание → Резервное копирование и восстановление.

Наконец, проверьте, что все сотрудники, которых коснётся изменение, имеют актуальные кадровые данные в 1С:

• 🆔 Правильно указаны Подразделение и Должность
• 📋 Заполнены Трудовые договоры с корректными датами
• 🔄 Нет дублирующихся записей в Приёмах на работу или Кадровых перемещениях

Согласовать изменения с руководством и профсоюзом (при наличии)

Создать резервную копию базы 1С

Проверить актуальность кадровых данных сотрудников

Подготовить список сотрудников для массового перевода (если применимо)

Убедиться в наличии свободного времени для тестирования изменений-->

2. Настройка справочников: графики работы и виды времени

Все графики работы в 1С хранятся в справочнике Графики работы сотрудников (Настройки → Графики работы). Прежде чем назначать новый график сотрудникам, его нужно создать или скорректировать существующий.

Для типичных графиков (например, 5-дневная рабочая неделя) можно использовать стандартные шаблоны, которые уже есть в 1С:

1. Перейдите в Настройки → Графики работы
2. Нажмите Создать и выберите На основе шаблона
3. Выберите ближайший по параметрам шаблон (например, "Пятидневка (40 часов)")
4. Отредактируйте параметры: время начала/окончания рабочего дня, перерывы, выходные дни

Для сменных графиков (например, "сутки через трое") потребуется более детальная настройка:

1. Создайте новый график с типом Сменный график
2. Укажите Период графика (например, 4 дня)
3. Добавьте смены через кнопку Добавить, указав для каждой:
   • 🕒 Время начала и окончания
   • 📅 День недели или дату
   • 🔄 Тип дня (рабочий/выходной)
Что делать, если нужного шаблона графика нет?

Если в 1С отсутствует подходящий шаблон (например, для гибкого графика или нестандартной рабочей недели), создайте график вручную:

1. Выберите тип "Произвольный график"

2. Укажите количество рабочих дней в неделю

3. Для каждого дня задайте индивидуальные параметры (время работы, перерывы)

4. Сохраните как новый шаблон для повторного использования

После создания графика обязательно проверьте его корректность с помощью отчёта Анализ графиков работы (Отчёты → Кадры → Анализ графиков). Обратите внимание на:

• 🔴 Переработки (если норма часов превышает 40 в неделю)
• 🟡 Недоработки (если график не соответствует норме по ТК РФ)
• 🟢 Соблюдение минимальной продолжительности еженедельного отдыха (не менее 42 часов)

Стандартная 5-дневка (40 часов)

Сменный график (2/2, сутки через трое и т.п.)

Гибкий график

Индивидуальный график для отдельных сотрудников

Другой вариант-->

3. Массовый перевод сотрудников на новый график

Для перевода группы сотрудников на новый график удобнее использовать групповую обработку. Это сэкономит время и минимизирует риск ошибок. Инструкция для 1С:ЗУП 3.1:

Шаг 1. Формирование списка сотрудников:

1. Перейдите в Кадры → Все сотрудники
2. Используйте фильтр для выбора нужных сотрудников (по подразделению, должности и т.д.)
3. Выделите всех сотрудников в списке (Ctrl+A) или отметьте нужных вручную

Шаг 2. Массовое изменение графика:

1. Нажмите Действия → Изменить графики работы
2. В открывшемся окне выберите:
   • 📅 Дата изменения (с какой даты применяется новый график)
   • ⏰ Новый график работы (выберите из справочника)
   • 📝 Основание (укажите приказ или распоряжение)
3. Нажмите Выполнить и дождитесь завершения операции

После массового изменения обязательно проверьте:

• 📋 Корректность отображения нового графика в карточках сотрудников
• 📊 Согласованность данных в табеле учёта рабочего времени (Зарплата → Табель)
• 💰 Правильность начислений в расчётных листках за текущий период

Если после массового изменения вы обнаружили ошибки (например, не всем сотрудникам поменялся график), используйте индивидуальную корректировку:

1. Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники)
2. Перейдите на вкладку График работы
3. Нажмите Изменить и укажите корректные параметры
4. Сохраните изменения и проверьте табель

4. Индивидуальный перевод: особенности и нюансы

Для изменения графика отдельного сотрудника используйте документ Кадровое перемещение или Изменение графиков работы. Первый вариант предпочтительнее, если вместе с графиком меняются другие условия труда (например, должность или оклад).

Пошаговая инструкция для 1С:ЗУП 3.1:

1. Перейдите в Кадры → Кадровые документы
2. Нажмите Создать → Кадровое перемещение
3. Заполните поля:
   • 👤 Сотрудник (выберите из справочника)
   • 📅 Дата перемещения (дату вступления изменений в силу)
   • ⏰ График работы (выберите новый график)
   • 📝 Основание (укажите приказ или соглашение)
4. Проведите документ и проверьте корректность изменений в карточке сотрудника

Для 1С:Камин 2.5 процесс аналогичен, но документ называется Изменение условий труда и находится в разделе Кадры → Документы по сотрудникам.

Особое внимание уделите дате изменения графика:

• 🔴 Если указать прошлую дату, 1С автоматически пересчитает табель и начисления за прошлые периоды. Это может привести к искажению данных по фонду оплаты труда.
• 🟢 Оптимальный вариант — указать текущую дату или дату в будущем (но не позже даты ближайшей выплаты зарплаты).
💡

Если сотрудник переводится на график с меньшим количеством рабочих часов (например, с 40 на 30 часов в неделю), не забудьте скорректировать его оклад пропорционально. В противном случае средний заработок для больничных и отпусков будет рассчитываться некорректно.

Для сотрудников с нестандартными условиями (например, совместителей или работников на 0.5 ставки) может потребоваться дополнительная настройка:

• 📉 Укажите коэффициент занятости в карточке сотрудника (вкладка Оплата труда)
• 🔄 Проверьте, что в графике работы учтена продолжительность рабочего дня (например, 4 часа вместо 8)
• 📊 Сверьте начисления с нормой рабочего времени по производственному календарю

5. Корректировка табеля учёта рабочего времени

Изменение графика работы автоматически влияет на табель учёта рабочего времени, но не всегда корректно. Особенно это актуально при:

• 🔄 Смене графика в середине месяца
• ⏳ Ретроактивном изменении (дата изменения раньше текущей)
• 👥 Массовом переводе большого количества сотрудников

Чтобы избежать ошибок в табеле, выполните следующие действия:

Шаг 1. Проверка табеля за текущий период:

1. Перейдите в Зарплата → Табель учёта рабочего времени
2. Откройте табель за месяц, в котором произошли изменения
3. Используйте фильтр по подразделению или сотруднику для удобства

Шаг 2. Ручная корректировка (при необходимости):

1. Для каждого сотрудника с изменённым графиком проверьте:
   • 📅 Количество рабочих дней (должно соответствовать новому графику)
   • ⏰ Количество рабочих часов за день/неделю
   • 🟢 Отметки о выходных/праздничных днях

Если данные неверные, нажмите Изменить и вручную скорректируйте ячейки табеля

Шаг 3. Перерасчёт начислений:

1. После корректировки табеля выполните перерасчёт зарплаты:
   • Перейдите в Зарплата → Начисление зарплаты
   • Выберите месяц и нажмите Заполнить → Пересчитать
2. Проверьте расчётные листки сотрудников на предмет ошибок

| Ситуация | Старый график | Новый график | Действие в табеле |

|----------|---------------|--------------|-------------------|

| Переход на 4-дневную неделю | 5/2 (40 ч) | 4/3 (32 ч) | Уменьшить количество рабочих дней с 5 до 4, скорректировать часы |

| Смена на "сутки через трое" | 5/2 (40 ч) | Сменный (24/72) | Указать рабочие дни по графику сменности, отметить выходные |

| Уменьшение ставки с 1.0 на 0.5 | 5/2 (40 ч) | 5/2 (20 ч) | Уменьшить количество часов в день с 8 до 4 |

-->

Если табель уже закрыт и перерасчёт не помогает, используйте документ Корректировка регистров расчёта (Зарплата → Корректировки). Этот инструмент позволяет вручную исправить данные по начислениям, но требует осторожности:

⚠️ Внимание: Неправильное использование Корректировки регистров может привести к несоответствию данных в бухгалтерском и налоговом учёте. Перед применением проконсультируйтесь с главбухом или аудитором.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С сталкиваются с проблемами при изменении графиков работы. Вот наиболее распространённые ошибки и способы их предотвращения:

Ошибка 1. Несовпадение даты изменения графика и даты в табеле

Если в документе Кадровое перемещение указана одна дата, а в табеле изменения применяются с другой, возникает расхождение в начислениях. Например, сотрудник фактически работал по новому графику с 1 числа, но в 1С изменения вступили в силу только с 15-го.

Решение: Всегда сверяйте дату в кадровом документе с датой начала действия нового графика в реальности. При расхождениях используйте Корректировку регистров.

Ошибка 2. Игнорирование производственного календаря

1С автоматически учитывает производственный календарь при расчёте нормы рабочего времени. Если в графике работы указано 40 часов в неделю, но по календарю в месяце 18 рабочих дней вместо 20, норма будет пересчитана. Это может привести к недоначислению или переплате.

Решение: Перед изменением графиков проверьте актуальность производственного календаря в 1С (Настройки → Производственные календари). При необходимости обновите его через Обмен данными с сайтом 1С.

Ошибка 3. Массовый перевод без тестирования

При массовом изменении графиков для 100+ сотрудников велик риск, что часть данных будет искажена. Например, не всем сотрудникам поменяется график или в табеле останутся старые данные.

Решение: Перед массовым переводом протестируйте изменения на тестовой базе или на небольшой группе сотрудников (3-5 человек). Проверьте:

• 📋 Корректность отображения графика в карточке сотрудника
• 📊 Правильность заполнения табеля
• 💰 Точность начислений в расчётных листках
Что делать, если после изменения графика в 1С не отображаются новые данные?

Если новый график не применяется, проверьте:

1. Дату документа "Кадровое перемещение" — она должна быть не позже текущей даты.

2. Наличие прав у пользователя на редактирование графиков (раздел "Администрирование → Права пользователей").

3. Корректность связки графика с подразделением (в некоторых конфигурациях графики привязываются не только к сотрудникам, но и к структурным единицам).

4. Отсутствие блокировок на редактирование (проверьте через "Администрирование → Блокировки").

Ошибка 4. Неучёт особенностей сменных графиков

При работе со сменными графиками (например, "день-ночь-отдых") часто забывают указать период графика (сколько дней повторяется цикл). Это приводит к тому, что 1С неверно рассчитывает норму часов за месяц.

Решение: Для сменных графиков всегда заполняйте:

• 📅 Период графика (например, 3 дня для графика "день-ночь-отдых")
• 🔄 Последовательность смен с указанием времени начала и окончания
• 📊 Норму часов за период (должна соответствовать ТК РФ)

Ошибка 5. Забывают про совместителей

Сотрудники-совместители часто имеют отдельные графики работы. При массовом переводе их графики могут остаться без изменений, что приведёт к конфликту данных.

Решение: Перед массовым изменением графиков:

1. Сформируйте отчёт Список сотрудников с фильтром по виду занятости = "Совместительство"
2. Исключите их из массовой обработки
3. Измените графики совместителей вручную

7. Проверка корректности изменений: отчёты и контроль

После изменения графиков работы необходимо проверить корректность внесённых данных. Для этого в 1С предусмотрены специализированные отчёты.

Отчёт 1. Анализ графиков работы

Путь: Отчёты → Кадры → Анализ графиков работы

Этот отчёт показывает:

• 📊 Распределение сотрудников по графикам
• 🔴 Выявленные ошибки (например, превышение нормы рабочего времени)
• 🟡 Предупредждения (например, несоответствие графиков производственному календарю)

Отчёт 2. Табель учёта рабочего времени

Путь: Зарплата → Табель → Табель учёта рабочего времени

Проверьте:

• 📅 Количество рабочих дней/часов за месяц
• 🟢 Отметки о выходных и праздничных днях
• 🔴 Наличие нестандартных отметок (например, Н — ночные часы, В — выходной)

Отчёт 3. Свод по начислениям

Путь: Зарплата → Отчёты по зарплате → Свод по начислениям

Обратите внимание на:

• 💰 Суммы начислений до и после изменения графика
• ⏳ Количество оплаченных часов (должно соответствовать новому графику)
• 📉 Изменения в среднем заработке (если график повлиял на оклад)

| Показатель | Где проверить | Нормальное значение |

|------------|---------------|---------------------|

| Норма рабочего времени за месяц | Табель учёта рабочего времени | Соответствует производственному календарю и новому графику |

| Количество рабочих дней | Табель учёта рабочего времени | Совпадает с графиком (например, 20 дней для 5-дневки) |

| Сумма начислений | Расчётные листки | Пропорциональна отработанному времени (если оклад не изменился) |

| Средний заработок | Отчёт "Свод по начислениям" | Учитывает новый график (для больничных, отпусков) |

-->

Если вы обнаружили расхождения, используйте инструменты корректировки:

• 📝 Корректировка регистров расчёта — для исправления начислений
• ⏳ Перерасчёт документа — если ошибка в конкретном начислении
• 🔄 Восстановление последовательности — если нарушена логика документов

⚠️ Внимание: После изменения графиков работы рекомендуется сформировать регламентированные отчёты (РСВ, 6-НДФЛ, 4-ФСС) за текущий период, даже если дата сдачи ещё не наступила. Это поможет выявить скрытые ошибки в начислениях.

8. Автоматизация и оптимизация процесса

Если изменения графиков работы происходят регулярно (например, сезонные переводы или ротация смен), имеет смысл автоматизировать процесс. В 1С для этого есть несколько инструментов:

Способ 1. Групповая обработка с сохранёнными настройками

Вы можете сохранить настройки массового изменения графиков и использовать их повторно:

1. Выполните массовое изменение графиков (см. раздел 3)
2. Перед нажатием Выполнить нажмите Сохранить настройки
3. Укажите название шаблона (например, "Перевод на летний график")
4. При следующем изменении загрузите сохранённые настройки через Загрузить настройки

Способ 2. Использование внешних обработок

Для сложных сценариев (например, перевод сотрудников на разные графики в зависимости от подразделения) можно использовать внешние обработки. Готовые решения есть на портале 1С:ИТС или в Каталоге решений 1С.

Пример обработки: "Массовое изменение графиков работы с гибкими правилами". Она позволяет:

• 📌 Настраивать правила перевода по нескольким критериям (подразделение, должность, стаж)
• 📅 Автоматически рассчитывать дату изменения на основе текущего графика
• 📊 Формировать отчёт об изменениях до применения

Способ 3. Интеграция с системами учёта рабочего времени

Если в вашей организации используются СКУД (системы контроля и управления доступом) или электронные пропуска, настройте интеграцию с 1С. Это позволит:

• 🔄 Автоматически обновлять графики в 1С на основе данных из СКУД
• 📊 Сверять фактическое время присутствия с табелем
• 🚨 Получать уведомления о расхождениях (например, если сотрудник отработал больше нормы)

Для настройки интеграции обратитесь к администратору 1С или используйте готовые решения, такие как:

• 🔌 "1С:Зарплата и СКУД" (для интеграции с системами контроля доступа)
• 🔌 "1С:Табель и Биометрия" (для работы с биометрическими системами учёта времени)

⚠️ Внимание: При использовании внешних обработок или интеграций убедитесь, что они совместимы с вашей версией 1С. Перед массовым применением протестируйте их на копии базы.

Часто задаваемые вопросы

Как изменить график работы сотруднику, который находится в отпуске или на больничном?

Если сотрудник временно отсутствует (отпуск, больничный), график можно изменить заранее, указав дату вступления изменений в силу после его возвращения. Например:

1. Сотрудник в отпуске с 1 по 14 июля.
2. Новый график должен вступить в силу с 15 июля.
3. В документе Кадровое перемещение укажите дату 15.07.2026.

1С автоматически применит изменения после закрытия листа нетрудоспособности или отпуска.

Что делать, если после изменения графика в расчётном листке неверная сумма?

Неправильная сумма в расчётном листке после изменения графика может быть связана с:

• 🔴 Некорректным табелем — проверьте количество отработанных часов
• 🟡 Непересчитанными начислениями — выполните