Начисление премии уволенным сотрудникам в 1С: инструкция с проводками и нюансами

Расчёт премий для сотрудников, которые уже уволились из организации, — одна из самых спорных тем в кадровом учёте. С одной стороны, трудовое законодательство не запрещает выплачивать поощрения после увольнения, если это предусмотрено локальными нормативными актами. С другой — бухгалтеры сталкиваются с массой технических сложностей: от корректного отражения в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (1С:ЗУП) до правильного налогообложения. В этой статье разберём, как начислить премию уволенному сотруднику в 1С без ошибок, какие документы оформить и как избежать претензий от налоговой.

Особенность таких выплат в том, что они не входят в стандартный расчёт при увольнении (компенсация за неиспользованный отпуск, зарплата за отработанные дни). Премия — это дополнительное поощрение, которое может быть привязано к результатам работы, юбилею или другим критериям. Главное правило: если премия предусмотрена коллективным договором, положением о премировании или приказом руководителя, её можно выплатить даже после увольнения. В противном случае риск признать выплату необоснованной и столкнуться с доначислением НДФЛ и страховых взносов.

В 1С:ЗУП 8.3 и 1С:Бухгалтерия 8.3 алгоритм начисления премии уволенному сотруднику зависит от того, когда была принята премия (до или после увольнения), а также от типа выплаты (ежемесячная, квартальная, разовая). Мы рассмотрим оба сценария с пошаговыми скриншотами, проводками и примерами заполнения документов.

1. Правовые основы: когда премию уволенному сотруднику можно начислить

Прежде чем переходить к технической части в 1С, разберёмся с юридической стороной. Согласно ст. 135 ТК РФ, система оплаты труда, включая премии, устанавливается коллективными договорами, соглашениями или локальными нормативными актами. Это значит:

• 📜 Если в Положении о премировании вашей компании указано, что премия выплачивается за фактически отработанное время (например, ежемесячная премия за выполнение плана), то после увольнения её начислить нельзя — сотрудник уже не работает.
• 💰 Если премия привязана к результатам работы за период (например, квартальная премия по итогам 1 квартала, выплачиваемая в апреле), а сотрудник уволился в марте, то выплата возможна — при условии, что он отработал часть периода.
• 🎁 Разовые премии (к юбилею, праздникам, за особые заслуги) можно выплатить в любое время, даже после увольнения, если это не противоречит внутренним документам.

Важный нюанс: если премия не предусмотрена локальными актами, но руководитель принял решение её выплатить, необходимо оформить приказ о премировании с обоснованием (например, «за успешное завершение проекта X»). Без этого документа налоговая может переквалифицировать выплату в дарение (ст. 217 НК РФ), что повлечёт доначисление НДФЛ по ставке 35% вместо 13%.

⚠️ Внимание: Если премия выплачивается после увольнения по инициативе работодателя (например, как «золотая парашют»), её сумма может быть учтена в расходах по налогу на прибыль только при наличии экономического обоснования. В противном случае налоговая вправе исключить её из расходов (Письмо Минфина России от 19.08.2019 № 03-03-06/1/63783).

2. Подготовка к начислению: проверка документов в 1С

Перед тем как начислить премию уволенному сотруднику в 1С, убедитесь, что:

1. Сотрудник не удалён из базы (в карточке должно стоять статус «Уволен», а не «Архивный»).
2. В Положении о премировании (или коллективном договоре) прописаны условия выплаты премий после увольнения.
3. Есть приказ о премировании с указанием суммы и основания (если премия разовая).
4. В настройках 1С:ЗУП разрешено начисление выплат уволенным сотрудникам (проверяется в Настройки → Кадровый учёт).

Если сотрудник удалён из базы, его придётся восстановить. Для этого:

1. Перейдите в Кадры → Уволенные сотрудники.
2. Найдите нужного сотрудника и нажмите «Восстановить».
3. Укажите дату восстановления (она должна быть раньше даты начисления премии).

После восстановления проверьте, чтобы в карточке сотрудника в разделе Трудовой договор стояла галочка «Работает» (даже если фактически он уволен). Это нужно для корректного начисления.

3. Пошаговая инструкция: как начислить премию в 1С:ЗУП 8.3

Рассмотрим два сценария: начисление премии до увольнения (например, за отработанный период) и после увольнения (разовая выплата).

Сценарий 1: Премия за период, отработанный до увольнения

Если сотрудник уволился, но ему положена премия за время работы (например, квартальная премия за 1 квартал, а увольнение было в апреле), действуйте так:

1. Откройте документ Начисление зарплаты и взносов (Зарплата → Начисление зарплаты).
2. Укажите месяц начисления (например, апрель, если премия за 1 квартал).
3. Добавьте строку с сотрудником и выберите вид начисления «Премия» (или ваш корпоративный вид премий).
4. В поле «Расчётный период» укажите период, за который начисляется премия (например, «01.01.2026–31.03.2026»).
5. Рассчитайте сумму пропорционально отработанному времени (если сотрудник уволился до конца периода).

Пример расчёта пропорциональной премии:

• Сотрудник уволился 15 марта, квартальная премия — 30 000 ₽.
• Отработано 2.5 месяца из 3 (январь, февраль, половина марта).
• Сумма премии: 30 000 × (2.5 / 3) = 25 000 ₽.

Сценарий 2: Разовая премия после увольнения

Если премия не привязана к отработанному периоду (например, поощрение за проект), используйте документ Разовое начисление:

1. Перейдите в Зарплата → Разовые начисления.
2. Создайте новый документ, укажите месяц начисления (текущий или месяц увольнения).
3. Добавьте сотрудника и выберите вид начисления (например, «Разовая премия»).
4. В поле «Основание» укажите реквизиты приказа о премировании.
5. Заполните сумму и сохраните документ.

После начисления обязательно проверьте:

- Сумма премии соответствует приказу

- Удержан НДФЛ (13% или 35%, если премия не обоснована)

- Начислены страховые взносы (если премия связана с трудовой деятельностью)

- Документ проведён без ошибок-->

4. Проводки и налоги: как премия отражается в бухучёте

В зависимости от типа премии и момента её начисления (до или после увольнения) меняются проводки и налоговые последствия. Рассмотрим основные варианты:

Тип премии	Проводка (Дт/Kт)	НДФЛ	Страховые взносы	Налог на прибыль
Премия за отработанный период (до увольнения)	20 (26, 44) / 70	13%	Да (22% ПФР + 5.1% ФОМС + 2.9% ФСС)	Учитывается в расходах
Разовая премия после увольнения (связана с трудовой деятельностью)	91.2 / 70	13%	Да (если выплата в течение 30 дней после увольнения)	Учитывается, если обоснована
Премия без обоснования (например, «на прощание»)	91.2 / 73	35%	Нет	Не учитывается

Особое внимание уделите страховым взносам. Согласно п. 1 ст. 420 НК РФ, взносы начисляются на выплаты в пользу физических лиц по трудовому договору. Если премия выплачена в течение 30 дней после увольнения и связана с трудовой деятельностью, взносы платить нужно. Если позже — взносы не начисляются (Письмо ФНС от 24.05.2017 № БС-4-11/9925).

⚠️ Внимание: Если премия выплачена через более 3 месяцев после увольнения, налоговая может расценить её как не связанную с трудовой деятельностью. В этом случае НДФЛ grows до 35%, а взносы не начисляются. Чтобы избежать споров, зафиксируйте связь премии с работой в приказе (например: «за успешное завершение проекта X в период работы»).

5. Типичные ошибки и как их избежать

При начислении премий уволенным сотрудникам бухгалтеры часто допускают следующие ошибки:

• 🚫 Начисление премии без восстановления сотрудника в базе → 1С не даст провести документ или сделает это с ошибками.
• 🚫 Неправильный расчётный период → если премия за квартал, а в документе указан текущий месяц, налоги будут рассчитаны неверно.
• 🚫 Отсутствие приказа о премировании → без него налоговая может не принять расходы.
• 🚫 Некорректное налогообложение → например, удержание НДФЛ по ставке 13% вместо 35% для необоснованных выплат.

Чтобы избежать проблем:

1. Всегда проверяйте статус сотрудника в 1С перед начислением.
2. Сверяйте период премии с датами работы сотрудника.
3. Храните приказы о премировании с обоснованием выплаты.
4. Перед проводкой документов проверяйте налоговые последствия в отчётах 1С (Зарплата → Отчёты → НДФЛ и Страховые взносы).

Что делать, если премия уже выплачена, но взносы не начислены?

Если вы обнаружили, что страховые взносы не были начислены на премию, выплаченную в течение 30 дней после увольнения, необходимо:

1. Создать документ «Корректировка страховых взносов» (Зарплата → Страховые взносы → Корректировки).

2. Доначислить взносы вручную, указав правильный период.

3. Перечислить недостающую сумму в бюджет и сдать уточнённую расчётку по страховым взносам (РСВ).

Если ошибка обнаружена налоговой, может быть начислена пеня (1/300 ставки рефинансирования за каждый день просрочки).

6. Особенности для 1С:Бухгалтерия 8.3 (без ЗУП)

Если вы ведёте учёт в 1С:Бухгалтерия без модуля Зарплата и Управление Персоналом, алгоритм начисления премии уволенному сотруднику будет другим. Здесь нет специализированных документов для премий, поэтому используйте:

1. Документ «Операция» для ручного ввода проводок.
2. Документ «Начисление зарплаты» (если он доступен в вашей конфигурации).

Пример заполнения документа «Операция»:

1. Перейдите в Операции → Операции, введённые вручную.
2. Создайте новую операцию с датой начисления премии.
3. Добавьте проводку:
   • Дт: 20 (26, 44) — если премия связана с трудовой деятельностью.
   • Кт: 70 — если премия в течение 30 дней после увольнения.
   • Кт: 73 — если премия позже 30 дней или не связана с работой.
4. Укажите сумму и аналитику (сотрудника, подразделение).
5. Сформируйте проводки по НДФЛ (Дт 70 / Кт 68.01) и взносам (если нужны).

После проведения операции проверьте:

• 📊 Корректность отражения в карточке счёта 70.
• 📊 Начисление НДФЛ в декларации 6-НДФЛ.
• 📊 Отражение взносов в РСВ (если применимо).
💡

Если в вашей 1С:Бухгалтерия нет модуля зарплаты, но премии начисляются регулярно, рассмотрите возможность подключения 1С:ЗУП или облачного сервиса 1С:Зарплата и Кадры онлайн. Это упростит расчёты и снизит риск ошибок.

7. Отчётность: как премия уволенного сотрудника отражается в 6-НДФЛ и РСВ

Премии уволенным сотрудникам должны быть отражены в отчётности так же, как и обычные зарплатные выплаты, но с учётом нюансов:

В 6-НДФЛ:

• 📅 Дата фактического получения дохода — последний день месяца, за который начислена премия (если премия за март, а выплачена в апреле → март).
• 💸 Сумма дохода — полная сумма премии (без вычета НДФЛ).
• 📌 Дата удержания НДФЛ — день выплаты премии.
• 💰 Дата перечисления НДФЛ — не позднее следующего дня после выплаты.

В РСВ (расчёт по страховым взносам):

• 📋 Премия включается в базу для взносов, если выплачена в течение 30 дней после увольнения.
• 📋 Если премия позже 30 дней — взносы не начисляются, но в РСВ её отражать не нужно.
• 📋 В разделе 3 РСВ премия указывается с кодом 2012 (выплаты по трудовому договору).

Пример заполнения 6-НДФЛ для премии, выплаченной после увольнения:

• Сотрудник уволен 10 апреля, премия за 1 квартал начислена 15 апреля, выплачена 20 апреля.
• В 6-НДФЛ:
  • Строка 100 (дата дохода): 31.03.2026 (последний день квартала).
  • Строка 110 (дата удержания): 20.04.2026.
  • Строка 120 (срок перечисления): 22.04.2026.

⚠️ Внимание: Если премия выплачена после сдачи 6-НДФЛ за период, придётся подавать уточнённую декларацию. Чтобы избежать этого, выплачивайте премии до срока сдачи отчётности (не позднее последнего числа месяца, следующего за отчётным периодом).

8. Частые вопросы и ответы

❓ Можно ли начислить премию сотруднику, который уволился год назад?
Да, но только если премия предусмотрена локальными актами компании и связана с его трудовой деятельностью (например, за проект, завершённый во время работы). В этом случае:
• НДФЛ удерживается по ставке 13% (если премия обоснована).
• Страховые взносы не начисляются, так как выплата произведена позже 30 дней после увольнения.
• В бухучёте проводка: Дт 91.2 / Кт 73.

Если премия не связана с работой (например, подарок на юбилей), НДФЛ будет 35%, а взносы не начисляются.

❓ Как в 1С начислить премию, если сотрудник уже удалён из базы?

Если сотрудник удалён, его нужно восстановить:

1. Перейдите в Кадры → Уволенные сотрудники.
2. Найдите сотрудника и нажмите «Восстановить».
3. Укажите дату восстановления (например, текущую дату).
4. После начисления премии снова архивируйте сотрудника (через Кадры → Архивация сотрудников).

Если восстановить нельзя (например, база очищена), создайте нового сотрудника с теми же ФИО и ИНН, но другим табельным номером, и начислите премию через разовое начисление.

❓ Нужно ли платить страховые взносы на премию, выплаченную через 2 месяца после увольнения?

Нет, не нужно. Согласно п. 1 ст. 420 НК РФ, взносы начисляются только на выплаты, произведённые в течение 30 календарных дней после увольнения. Если премия выплачена позже, взносы не применяются, но НДФЛ удерживается в обычном порядке (13% или 35%).

❓ Как отразить премию уволенному сотруднику в СЗВ-ТД?

Премии, выплаченные после увольнения, не отражаются в СЗВ-ТД, так как этот отчёт содержит сведения только о трудовой деятельности. Однако если премия начислена за период работы (например, квартальная премия за 1 квартал, а увольнение в апреле), её сумма должна быть учтена в СЗВ-М за месяц начисления (апрель).

❓ Можно ли выплатить премию уволенному сотруднику наличными из кассы?

Да, но с соблюдением лимита расчётов наличными (100 000 ₽ по одному договору). Премия считается выплатой по трудовому договору, поэтому:

• Если сумма премии ≤ 100 000 ₽ — можно выплатить наличными из кассы (на основании РКО).
• Если сумма > 100 000 ₽ — выплата должна быть безналичной (на карту или счёт сотрудника).

Не забудьте удержать НДФЛ и перечислить его в бюджет не позднее следующего дня после выплаты.