Как рассчитать увольнение сотрудника в 1С ЗУП: инструкция с примерами

Увольнение сотрудника — одна из самых ответственных операций в 1С Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП), требующая точного расчета компенсаций, проверки налогов и правильного оформления кадровых документов. Ошибки на этом этапе могут привести к штрафам от ФНС, претензиям от сотрудников или проблемам при проверках трудовой инспекции. В этой статье разберем пошаговый алгоритм расчета увольнения в 1С ЗУП 3.1 (актуально для редакций 3.1.20+), включая нюансы с компенсацией отпуска, выплатой зарплаты и формированием отчетности.

Особое внимание уделим типичным ошибкам, которые допускают бухгалтеры при увольнении — от неправильного указания даты в приказе до забытых удержаний по исполнительным листам. Также рассмотрим, как автоматизировать процесс с помощью документа "Увольнение" и связанных с ним операций. Если вы работаете с 1С ЗУП 2.5, принципы аналогичны, но интерфейс и пути к меню могут отличаться — об этом предупредим отдельно.

Прежде чем переходить к инструкции, проверьте:

• 🔹 Версию вашей 1С ЗУП (в меню Справка → О программе). В старых редакциях (ниже 3.1.15) может отсутствовать автоматический расчет компенсации неиспользованного отпуска.
• 🔹 Наличие актуальных обновлений (особенно если увольнение происходит в начале года — могли измениться ставки НДФЛ или страховых взносов).
• 🔹 Права доступа вашего пользователя: для увольнения требуется роль с правами на кадровые документы и расчет зарплаты.

1. Подготовка к увольнению: проверка данных сотрудника

Перед тем как создать документ увольнения, необходимо убедиться, что в 1С ЗУП обновляемые материалы о сотруднике. Это критично для корректного расчета компенсаций и избежания ошибок в отчетности.

Откройте карточку сотрудника (Кадры → Сотрудники) и проверьте:

• 📅 Дата приема на работу — от нее зависит расчет стажа для компенсации отпуска.
• 📄 Трудовой договор — должен быть действующим, без просроченных дополнений.
• 💰 Начисления и удержания — в разделе Зарплата → Начисления не должно быть "висящих" авансов или невыплаченных сумм.
• 🏖️ Отпуска — в разделе Кадры → Отпуска проверьте, все ли отпуска учтены (особенно если сотрудник брал отпуск за свой счет).

Если сотрудник имеет неотгулянный отпуск, 1С ЗУП автоматически рассчитает компенсацию при увольнении. Однако если в карточке указано, что отпуск "использован авансом" (например, сотрудник отгулял больше дней, чем заработал), система может некорректно рассчитать удержание за переплату. В этом случае потребуется ручная корректировка.

2. Создание документа "Увольнение" в 1С ЗУП

Основной документ для оформления увольнения — "Увольнение" (Кадры → Увольнения → Создать). Рассмотрим его заполнение по шагам:

1. Выбор сотрудника — укажите ФИО из справочника. Если сотрудник не найден, проверьте фильтры (например, может быть установлен фильтр по подразделению).
2. Дата увольнения — это последний рабочий день сотрудника. Внимательно проверьте ее, так как от даты зависит:
   • 🔸 Расчет компенсации за неиспользованный отпуск (если дата попадает на период, за который отпуск уже "заработан").
   • 🔸 Удержание НДФЛ (если выплата производится в день увольнения, налог удерживается сразу).
3. Основание увольнения — выберите из справочника (например, "По собственному желанию" или "Сокращение штата"). Для некоторых оснований (например, п. 2 ст. 81 ТК РФ — сокращение) потребуется указать дополнительные реквизиты (например, номер приказа о сокращении).
4. Приказ об увольнении — система может сформировать его автоматически (кнопка Заполнить → Сформировать приказ). Проверьте реквизиты: номер, дату и формулировку (должна совпадать с ТК РФ).

После заполнения основных полей нажмите Провести и закрыть. Система автоматически:

• 🔹 Создаст запись в личной карточке сотрудника (форма Т-2).
• 🔹 Рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск (если применимо).
• 🔹 Закроет все действующие начисления (например, оклад или премии).

3. Расчет компенсации за неиспользованный отпуск

Один из самых сложных моментов при увольнении — расчет компенсации за неиспользованные дни отпуска. 1С ЗУП делает это автоматически, но формула расчета зависит от нескольких факторов:

Параметр	Влияние на расчет	Пример
Стаж для отпуска	За каждый полный месяц работы сотрудник получает 2.33 дня отпуска. Неполный месяц округляется: ≥15 дней — полный месяц, <15 — не учитывается.	Сотрудник проработал 7 месяцев и 20 дней → стаж = 8 месяцев → 8 × 2.33 = 18.64 дня.
Использованный отпуск	Из общего количества дней вычитаются уже отгулянные дни (включая отпуск "авансом").	Заработано 20 дней, отгуляно 10 → компенсация за 10 дней.
Средний заработок	Рассчитывается за последние 12 месяцев по правилам ст. 139 ТК РФ. Включает оклад, премии, но не включает больничные и командировочные.	Сумма начислений за год = 600 000 ₽, дней в расчетном периоде = 247 → средний дневной заработок = 600 000 / 247 ≈ 2 429 ₽.
Удержание НДФЛ	Компенсация облагается НДФЛ (13%) и страховыми взносами (кроме случаев увольнения по сокращению штата).	Компенсация 20 000 ₽ → НДФЛ = 2 600 ₽, к выплате = 17 400 ₽.

Чтобы проверить расчет в 1С ЗУП:

1. Откройте документ "Увольнение" и перейдите на закладку Начисления.
2. Найдите строку с начислением типа "Компенсация за неиспользованный отпуск".
3. Нажмите на значок лупы рядом с суммой — откроется расчет с детализацией по дням и среднему заработку.

Что делать, если 1С ЗУП неверно рассчитала компенсацию?

Если система ошиблась в расчете (например, не учла премию в среднем заработке), откройте документ "Увольнение" → закладка "Начисления" → кнопка "Изменить расчет". Вручную скорректируйте период для среднего заработка или добавьте missing начисления. После корректировки перепроведите документ.

Внимание! Если сотрудник брал отпуск "авансом" (отгулял больше дней, чем заработал), 1С ЗУП может автоматически создать удержание за переплату. Проверьте это на закладке Удержания в документе увольнения. Согласно ст. 137 ТК РФ, удержание за неотработанные дни отпуска не должно превышать 20% от суммы выплаты.

4. Начисление зарплаты и окончательный расчет

В день увольнения сотрудник должен получить все причитающиеся ему суммы:

• 💵 Зарплату за отработанные дни текущего месяца.
• 🏖️ Компенсацию за неиспользованный отпуск (если применимо).
• 🎁 Премии или другие начисления, предусмотренные трудовым договором.

Для начисления зарплаты:

1. Создайте документ "Начисление зарплаты и взносов" (Зарплата → Начисление зарплаты).
2. Укажите месяц увольнения и выберите сотрудника. Система автоматически рассчитает зарплату за отработанные дни (исходя из оклада и количества дней в месяце).
3. Если сотрудник имеет переработки или ночные смены, добавьте их вручную на закладке Дополнительные начисления.
4. Проверьте удержания (НДФЛ, алименты, исполнительные листы). Для увольнения НДФЛ удерживается со всех выплат в день выдачи.

После проведения документа сформируйте Ведомость на выплату (Зарплата → Выплата зарплаты) и выберите способ выплаты (наличные, перевод на карту). Внимание: если увольнение происходит в середине месяца, а зарплата обычно выплачивается в конце, придется сделать внеплановую выплату.

5. Формирование отчетности и кадровых документов

После увольнения необходимо:

1. Выдать документы сотруднику:
   • 📄 Трудовую книжку (если ведется в бумажном виде) с записью об увольнении. В 1С ЗУП запись формируется автоматически при проведении документа "Увольнение".
   • 📊 Справку о доходах (2-НДФЛ) — можно сформировать через Зарплата → Справки → 2-НДФЛ.
   • 📝 Справку о сумме заработка за 2 года (для центра занятости, если увольнение по сокращению).

Сдать отчетность в контролирующие органы:

• 📋 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности (сдается не позднее следующего рабочего дня после увольнения).
• 💼 6-НДФЛ — если выплаты произведены в месяце увольнения, они должны быть отражены в отчете.
• 🏥 4-ФСС — если были начислены страховые взносы на травматизм.

Чтобы сформировать СЗВ-ТД в 1С ЗУП:

1. Перейдите в Кадры → Отчетность по сотрудникам → СЗВ-ТД.
2. Укажите период (месяц увольнения) и нажмите Заполнить.
3. Проверьте, что в отчете появилась запись о увольнении с правильным основанием (код должен соответствовать ТК РФ).
4. Экспортируйте отчет в XML и отправьте через Личный кабинет ПФР.
💡

Если сотрудник уволен по сокращению штата, не забудьте выдать ему копию приказа о сокращении и справку о среднем заработке для центра занятости. Без этих документов он не сможет встать на биржу труда.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные бухгалтеры допускают ошибки при увольнении в 1С ЗУП. Вот самые распространенные:

• ❌ Неправильная дата увольнения — если указать дату раньше последнего рабочего дня, система неверно рассчитает компенсацию отпуска. Как проверить: в документе "Увольнение" дата должна совпадать с датой в приказе и трудовой книжке.
• ❌ Забытые начисления — например, не учтены премии или доплаты за ночные смены. Как избежать: перед увольнением проверьте все начисления сотрудника за текущий месяц в отчете "Анализ начислений".
• ❌ Ошибки в компенсации отпуска — система может неверно посчитать дни, если в карточке сотрудника не указаны все отпуска. Решение: вручную пересчитайте стаж для отпуска (см. таблицу в разделе 3).
• ❌ Несвоевременная сдача СЗВ-ТД — за просрочку ПФР штрафует на 500 ₽ за каждого сотрудника. Контроль: настройте напоминание в 1С ЗУП через Настройки → Напоминания.

Внимание! Если сотрудник уволен по статье 77 ТК РФ (по соглашению сторон), а в документе указано "по собственному желанию", это может стать основанием для признания увольнения незаконным. Всегда сверяйте основание увольнения с точной формулировкой ТК РФ.

Что делать, если после увольнения найдена ошибка в расчетах?

Если ошибка обнаружена до выплаты, исправьте документ "Увольнение" и перепроведите начисления. Если деньги уже выданы, оформите документ "Корректировка зарплаты" (Зарплата → Корректировка зарплаты) и сделайте доплату или удержание (с согласия сотрудника).

7. Автоматизация увольнений: полезные настройки 1С ЗУП

Чтобы ускорить процесс увольнения, настройте в 1С ЗУП следующие параметры:

• 🔧 Шаблоны приказов — создайте шаблоны для самых частых оснований увольнения (например, "по собственному желанию" или "сокращение"). Путь: Настройки → Кадровый учет → Шаблоны прикадов.
• 📅 Автоматическое заполнение дат — в настройках кадрового учета (Настройки → Кадровый учет) включите опцию "Автоматически заполнять дату увольнения последним днем месяца" (актуально для массовых увольнений).
• 💰 Авторасчет компенсаций — проверьте, что в настройках расчета зарплаты (Настройки → Расчет зарплаты) включена опция "Рассчитывать компенсацию отпуска при увольнении автоматически".
• 📤 Интеграция с бухгалтерией — если используете 1С Бухгалтерию, настройте обмен данными для автоматического создания проводок по удержаниям (НДФЛ, взносы).

Для массовых увольнений (например, при ликвидации организации) используйте групповую обработку:

1. Перейдите в Кадры → Увольнения → Групповая обработка.
2. Выберите сотрудников по фильтру (например, по подразделению).
3. Укажите единое основание увольнения и дату.
4. Нажмите Выполнить — система создаст документы увольнения для всех выбранных сотрудников.

8. Проверка и архивирование данных

После увольнения рекомендуется:

1. Архивировать документы сотрудника — в 1С ЗУП можно создать папку в справочнике "Архив сотрудников" и перенести туда карточку увольняемого. Это упростит поиск данных в будущем.
2. Проверять отчеты — сформируйте отчет "Анализ начислений по сотруднику" (Зарплата → Отчеты → Анализ начислений) и убедитесь, что все суммы закрыты.
3. Сохранять копии документов — экспортируйте приказ об увольнении, трудовую книжку и расчетные листки в PDF (кнопка Печать → Сохранить в файл).

Внимание! Согласно ст. 22.1 ТК РФ, документы по увольненным сотрудникам должны храниться не менее 5 лет (для некоторых категорий — 75 лет). В 1С ЗУП настройте резервное копирование базы данных, чтобы избежать потери информации.

💡

После увольнения проверьте, что сотрудник исключен из графиков работы и расчетных листов. Для этого сформируйте отчет "Список сотрудников" с фильтром по статусу "Уволен".

FAQ: Частые вопросы по увольнению в 1С ЗУП

Как рассчитать увольнение, если сотрудник брал отпуск авансом?

Если сотрудник отгулял больше дней отпуска, чем заработал, 1С ЗУП автоматически создаст удержание за переплату. Проверьте его на закладке Удержания в документе "Увольнение". Согласно ст. 137 ТК РФ, удержание не может превышать 20% от суммы выплаты. Если переплата больше, остаток можно взыскать через суд или по соглашению с сотрудником.

Что делать, если дата увольнения попадает на выходной?

По ст. 14 ТК РФ, если последний день работы сотрудника выпадает на выходной или праздник, днем увольнения считается предшествующий рабочий день. В 1С ЗУП укажите эту дату в документе "Увольнение". Выплаты производятся в последний рабочий день.

Как оформить увольнение по соглашению сторон (ст. 78 ТК РФ)?

В документе "Увольнение" выберите основание "Расторжение трудового договора по соглашению сторон (п. 1 ст. 77 ТК РФ)". Приложите к документу скан соглашения, подписанного обеими сторонами. В компенсацию можно включить дополнительные выплаты (например, "отступные"), указав их на закладке Дополнительные начисления.

Можно ли уволить сотрудника задним числом в 1С ЗУП?

Технически да, но это нарушает трудовое законодательство. Дата увольнения в документе должна совпадать с реальной датой прекращения трудового договора. Если ошибка уже допущена, оформите новый документ с правильной датой и проведите корректировку расчетов.

Как в 1С ЗУП отразить увольнение совместителя?

Процесс аналогичен увольнению основного сотрудника, но в документе "Увольнение" укажите вид занятости "Внешний совместитель" или "Внутренний совместитель". Компенсация отпуска рассчитывается пропорционально отработанному времени. Проверьте, что в карточке сотрудника указан правильный график работы (например, 0.5 ставки).