Организация или индивидуальный предприниматель, выступавшие в роли страхователя на момент смерти сотрудника, обязаны выплатить единое пособие на погребение. В современной конфигурации 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) этот процесс не требует сложных ручных расчетов, так как основная сумма устанавливается законодательно и индексируется автоматически. Однако корректность отражения операции в регистрах учета зависит от правильности заполнения исходных документов.
Система автоматически подтягивает актуальный размер выплаты, если в базе настроены правильные региональные данные, но бухгалтеру необходимо внимательно следить за тем, чтобы выплата не была ошибочно обложена страховыми взносами. Это принципиально важный момент, так как социальные выплаты такого рода освобождены от налогообложения по НК РФ. Любая ошибка в выборе вида расчета может привести к неверному формированию отчетности в ЕФС-1 и переплате в бюджет.
Далее мы разберем детальный алгоритм действий: от момента обращения родственника умершего сотрудника до закрытия месяца и проверки результатов. Особое внимание уделим настройкам видов начислений и специфике удержания НДФЛ в спорных ситуациях.
Нормативная база и настройки программы
Прежде чем приступать к оформлению документов, необходимо убедиться, что в информационной базе корректно настроены справочники. Основной нормативный акт, регулирующий этот вопрос — Федеральный закон № 8-ФЗ. В 1С:ЗУП размер пособия хранится в специальном регистре сведений, который обновляется при загрузке новых версий законодательства или вручную.
Проверьте, установлен ли правильный регион для вашей организации в карточке подразделения или в настройках параметров учета. От этого зависит, будет ли программа учитывать районные коэффициенты и северные надбавки, если они применимы к данной выплате в вашей местности. Если вы работаете в регионе, где действуют особые условия, возможно, потребуется доплата сверх федерального лимита.
⚠️ Внимание: Размер пособия ежегодно индексируется (обычно с 1 февраля). Убедитесь, что вы обновили конфигурацию или вручную проверили актуальность суммы в справочнике «Виды начислений», чтобы не выплатить устаревшую сумму.
Для проверки текущих настроек перейдите в раздел Настройка → Параметры учета → Настройки зарплаты → Общее. Здесь можно увидеть, какие виды начислений активны. Пособие на погребение должно быть включено в список доступных начислений. Если его нет, добавьте его через форму изменения видов начислений, выбрав соответствующий код дохода для НДФЛ.
Если вы не уверены в актуальной сумме пособия на текущую дату, сверьте её с данными на сайте Социального фонда России (СФР) перед проведением документа в 1С.
Оформление заявления и ввод запроса на выплату
Основанием для выплаты служит заявление от лица, взявшего на себя расходы по погребению. В 1С:ЗУП этот документ фиксируется не как кадровый приказ, а как основание для начисления зарплаты. Вам не нужно создавать приказ о выплате пособия, достаточно правильно оформить документ начисления.
В программе существует специализированный документ для таких случаев, но часто бухгалтеры используют универсальный механизм через «Начисление зарплаты». Это позволяет сразу отразить операцию в регистрах накопления. При вводе данных важно указать верную дату смерти сотрудника, так как от нее зависит право на получение выплаты (обратиться нужно не позднее 6 месяцев).
- 📄 Получите от заявителя оригинал справки о смерти (форма № 33), выданной ЗАГСом.
- 📝 Примите письменное заявление на имя руководителя организации с просьбой выплатить пособие.
- 💳 Запросите реквизиты банковского счета заявителя или подготовьте кассовый ордер для выдачи наличными.
Если выплата производится не самому сотруднику, а третьему лицу (родственнику), в документе начисления в поле «Сотрудник» все равно указывается умерший работник. Получатель денег выбирается отдельно в табличной части или в настройках выплаты. Это критично для корректного формирования персонифицированных сведений.
Создание документа «Начисление зарплаты»
Перейдите в раздел Зарплата → Все начисления и создайте новый документ. Установите дату начисления, соответствующую дню фактического обращения или дате принятия решения о выплате. В табличной части добавьте строку с умершим сотрудником.
В колонке «Начисление» выберите вид расчета «Пособие на погребение». Если такого вида нет в списке по умолчанию, используйте кнопку подбора и найдите его в классификаторе. Система автоматически подставит сумму, установленную законодательством на дату события. При необходимости сумму можно скорректировать вручную, если в вашем регионе предусмотрены надбавки.
Меню: Зарплата → Все начисления → Создать → Начисление зарплаты
Действие: Добавить строку → Выбрать сотрудника → Выбрать вид начисления
Обратите внимание на колонку «Результат». Она должна совпадать с суммой начисления, так как с данного вида дохода, как правило, не производится удержание НДФЛ. Однако, если программа предлагает удержать налог, проверьте настройки кода дохода в справочнике «Виды начислений». Код дохода для пособия на погребение должен иметь признак необлагаемости или специальный код вычета.
☑️ Проверка перед проведением документа
Налогообложение и страховые взносы
Один из самых частых вопросов при работе с этим видом выплат — обложение налогами. Согласно Налоговому кодексу РФ, суммы единого пособия на погребение не подлежат обложению НДФЛ. В 1С:ЗУП это реализуется через применение стандартного налогового вычета или через специальные настройки вида начисления.
Что касается страховых взносов, то здесь ситуация однозначна: данные выплаты не облагаются взносами на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование. В документе начисления программа должна автоматически исключить эту сумму из базы для расчета взносов. Проверьте это в разделе «Взносы» внутри документа начисления.
| Вид платежа | Ставка | Облагается ли пособие | Код в 1С |
|---|---|---|---|
| НДФЛ | 13% / 15% | Нет (полностью вычитается) | 2760 (пример) |
| Пенсионные взносы | 22% | Нет | Не включается в базу |
| Медицинские взносы | 5.1% | Нет | Не включается в базу |
| Взносы на травматизм | 0.2% - 8.5% | Нет | Не включается в базу |
Если вы видите, что программа начислила взносы, необходимо зайти в карточку вида начисления (Настройка → Начисления) и на вкладке «Налоги, взносы, бухучет» снять галочки с соответствующих видов платежей. Это исправит расчет для всех будущих документов с этим видом начисления.
⚠️ Внимание: Если вы выплачиваете сумму, превышающую установленный законодательством лимит (например, по коллективному договору), сумма превышения облагается НДФЛ и страховыми взносами в общем порядке. Разделяйте эти суммы в разных строках документа.
Выплата средств и отражение в кассе или банке
После проведения документа начисления сумма появляется в задолженности организации перед заявителем. Выплатить деньги можно несколькими способами: через кассу, с расчетного счета или через подотчетное лицо. Выбор способа зависит от того, кто именно обращается за пособием и как удобнее провести операцию в вашей бухгалтерии.
При выплате через кассу создайте документ Выплата зарплаты с видом операции «Выплата зарплаты». В списке сотрудников выберите умершего работника (или заявителя, если он заведен как физлицо, но лучше проводить через сотрудника для связи с табелем). В основании платежа укажите созданный ранее документ начисления.
Что делать, если заявитель не является сотрудником организации?
В 1С:ЗУП выплату можно провести через документ «Выплата зарплаты», выбрав получателя из справочника «Физические лица», если он не числится в штате. Однако для корректного учета лучше завести его как внешнего совместителя на один день или использовать механизм выплаты по реестру в банк, где получателем указывается конкретное физлицо.
Если выплата производится с расчетного счета, используйте документ Списание с расчетного счета с видом операции «Выплата заработной платы». Загрузите банковскую выписку или создайте платежное поручение вручную. Важно, чтобы в назначении платежа было указано: «Пособие на погребение, НДС не облагается».
Отражение в отчетности ЕФС-1 и закрытие месяца
С 2023 года сведения о выплате пособия на погребение передаются в Социальный фонд России в составе формы ЕФС-1 (подраздел 1.1). В 1С:ЗУП эти данные формируются автоматически на основании документа начисления. При закрытии месяца программа проанализирует все выплаты и включит необходимые сведения в отчет.
Проверьте раздел Отчеты → ЕФС-1. Убедитесь, что в подразделе о назначении и выплате страховых обеспечений отражена сумма пособия. Код мероприятия должен соответствовать типу выплаты (смерть застрахованного лица). Ошибки в этом разделе могут привести к штрафам со стороны контролирующих органов.
- ✅ Проверьте, что документ начисления проведен датой фактической выплаты или датой обращения.
- ✅ Убедитесь, что в карточке сотрудника заполнены все необходимые персонифицированные данные (СНИЛС, ИНН).
- ✅ Сформируйте превью отчета ЕФС-1 перед отправкой, чтобы визуально оценить корректность заполнения полей.
При закрытии месяца (Зарплата → Закрытие месяца → Выполнить закрытие месяца) обратите внимание на протокол выполнения. Не должно быть ошибок по регистрам накопления, связанным с расчетом зарплаты. Пособие на погребение не влияет на расчет среднего заработка других сотрудников, но должно корректно отразиться в оборотно-сальдовой ведомости по счету 70.
Автоматическое формирование отчета ЕФС-1 возможно только при корректном выборе вида начисления и правильном указании кода дохода в настройках 1С:ЗУП.
⚠️ Внимание: Срок подачи сведений в ЕФС-1 о назначении и выплате пособия составляет 3 рабочих дня с даты обращения заявителя или выплаты средств. Не откладывайте проведение документа на конец месяца.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли выплатить пособие, если сотрудник умер, находясь в отпуске без сохранения зарплаты?
Да, можно. Статус отпуска не влияет на право получения пособия. Главное условие — наличие трудовых отношений на момент смерти, что подтверждается записью в трудовой книжке и данными в 1С:ЗУП.
Нужно ли удерживать алименты из пособия на погребение?
Нет, алименты из данного вида выплат не удерживаются. Согласно законодательству об исполнительном производстве, единое пособие на погребение не входит в перечень доходов, с которых можно взыскивать алименты. В 1С это контролируется настройками видов удержаний.
Как отразить в 1С, если организацию ликвидировали до обращения за пособием?
Если организация ликвидирована, обязанность по выплате переходит к территориальному органу СФР. В 1С:ЗУП в таком случае выплата не производится. Необходимо направить заявителя в Социальный фонд, предоставив справку о том, что организация не имеет правопреемника.
Можно ли выплатить пособие безналично на карту, если сотрудник был уволен месяц назад?
Да, способ выплаты (наличными или на карту) не зависит от даты увольнения. Если смерть наступила в период работы или в течение 30 дней после увольнения (в некоторых случаях), пособие выплачивается. В 1С просто выберите вид операции «Выплата зарплаты» с указанием банковского счета.
Что делать, если в 1С не находится вид начисления «Пособие на погребение»?
Проверьте, не скрыт ли он в настройках видимости. Зайдите в Настройка → Начисления, нажмите «Создать» и выберите тип «Прочие начисления». Назовите его «Пособие на погребение» и вручную настройте освобождение от налогов и взносов, используя коды из актуального классификатора.