В системе 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) понятие «штатный сотрудник» не выделено в отдельный реквизит галочкой, как это может быть в упрощенных системах учета. Вместо этого статус работника определяется через его текущее состояние в базе данных, наличие действующих кадровых перемещений и сопоставление с утверждённым штатным расписанием. Для кадровика или бухгалтера критически важно уметь быстро отделить тех, кто работает по трудовому договору на постоянной основе, от внешних совместителей или лиц, находящихся в длительном отпуске без сохранения заработной платы.
Поиск информации о персонале в 1С ЗУП 3.1 может осуществляться через различные подсистемы: от простых списков сотрудников до сложных аналитических отчетов. Выбор конкретного инструмента зависит от цели: нужно ли вам просто увидеть фамилии, проверить соответствие должностей тарифной сетке или подготовить данные для налоговой отчетности. Неправильная интерпретация данных может привести к ошибкам в начислении зарплаты или искажению статистики по текучести кадров.
В данном материале мы подробно разберем алгоритмы поиска штатного персонала, используя стандартные механизмы программы. Вы научитесь фильтровать списки по видам занятости, анализировать кадровые документы и выявлять расхождения между фактическим наличием работников и плановыми показателями организации. Это позволит поддерживать кадровый учет в идеальном порядке.
Анализ списка сотрудников и фильтрация по виду занятости
Самый быстрый способ получить перечень работающих людей — это использование универсального справочника Сотрудники. Однако простое открытие списка покажет всех лиц, когда-либо введенных в базу, включая уволенных много лет назад. Чтобы увидеть именно текущий штат, необходимо применить правильные настройки отбора. В верхней части списка сотрудников расположен панель фильтров, где ключевым параметром является Период действия.
Установив период «Текущий месяц» или конкретную дату, вы отсечете всех уволенных работников. Но этого недостаточно для выделения именно штатных единиц. В 1С ЗУП важно различать основных работников и внешних совместителей. Для этого в карточке сотрудника или в списке нужно обратить внимание на поле Вид занятости. Штатные сотрудники обычно имеют статус «По основному месту работы», тогда как совместители маркируются иначе.
Для детальной проверки рекомендуется использовать расширенный поиск. Нажмите на значок воронки в списке и добавьте условие по виду занятости. Это мгновенно очистит список от лишних записей. Также стоит проверить поле «Прием на работу», чтобы убедиться, что дата начала действия приказа не находится в будущем и приказ не был отменен.
- 👤 Откройте раздел
Кадрыи выберите пунктСотрудники. - 🔍 Установите фильтр по дате: выберите «На текущую дату» для актуальности.
- 📋 Добавьте отбор по полю «Вид занятости»: выберите значение «По основному месту работы».
- ✅ Проверьте колонку «Подразделение», чтобы исключить сотрудников из ликвидируемых отделов.
⚠️ Внимание: Если в списке отображаются сотрудники со статусом «Уволен», но с будущей датой увольнения, система все еще считает их штатными единицами до конца текущего месяца. Учитывайте это при планировании численности.
Используйте группировку в списке сотрудников по подразделениям, чтобы быстро оценить укомплектованность каждого отдела штатными работниками без формирования отдельных отчетов.
Использование отчета «Анализ штатного расписания»
Для глубокого анализа соответствия фактического количества работников плановым показателям предназначен специализированный отчет Анализ штатного расписания. Этот инструмент позволяет увидеть не просто список фамилий, а сопоставить каждую должность с утвержденной ставкой. Отчет показывает, сколько единиц занято, сколько вакантно и есть ли переполнение штата сверх нормы.
Формирование отчета начинается с выбора периода и подразделения. В настройках отчета можно детализировать данные до уровня конкретных сотрудников. Система автоматически подтянет информацию из регистров Штатное расписание и Кадровые данные сотрудников. Если сотрудник принят на должность, которой нет в штатном расписании, он будет выделен в отдельную группу или помечен специальным индикатором, что требует внимания кадровика.
В отчете также отображается фонд оплаты труда (ФОТ) по штатным единицам. Это позволяет руководству видеть финансовую нагрузку на подразделение. Если изменения были введены задним числом, отчет пересчитается автоматически при проведении документа.
| Показатель отчета | Описание данных | Источник информации |
|---|---|---|
| Плановая численность | Количество ставок по штатному расписанию | Документ «Штатное расписание» |
| Фактическая численность | Количество принятых сотрудников на должности | Приказы о приеме на работу |
| Отклонение | Разница между планом и фактом (вакансии/излишки) | Расчетная колонка отчета |
| ФОТ план/факт | Сумма зарплат по тарифу и начисленная фактически | Регистры начислений и штатное расписание |
Проверка через журнал кадровых приказов
Первоисточником информации о статусе работника в 1С ЗУП является журнал регистрации кадровых документов. Именно здесь фиксируется юридический факт приема, перевода или увольнения. Чтобы посмотреть штатных сотрудников через этот механизм, необходимо открыть журнал Приемы, переводы, увольнения в разделе Кадры.
Использование журнала удобно тем, что вы видите историю изменений в хронологическом порядке. Для поиска текущих сотрудников следует отсортировать документы по дате и отфильтровать их по виду операции «Прием на работу». Однако, чтобы понять, кто работает сейчас, нужно убедиться, что в отношении сотрудника не был зарегистрирован приказ об увольнении.
В современных версиях 1С ЗУП 3.1 реализована удобная функция «Состояние расчетов» или индикаторы в списке документов. Активные сотрудники, по которым не закрыт трудовой договор, будут иметь соответствующую пометку. Если вы видите цепочку документов: Прием -> Перевод -> Перевод, значит, сотрудник продолжает числиться в штате, меняя лишь условия труда.
⚠️ Внимание: При проверке через приказы обращайте внимание на дату увольнения. Сотрудник считается штатным вплоть до последнего дня работы, указанного в приказе, даже если фактически он не выходит на работу.
☑️ Проверка статуса в журналах
Отчет «Список сотрудников» с расширенными настройками
Универсальный отчет Список сотрудников является наиболее гибким инструментом для решения задачи. В отличие от простого справочника, этот отчет позволяет выводить сотни различных полей, недоступных в обычном режиме просмотра. С его помощью можно сформировать реестр, содержащий только штатных работников с указанием их табельных номеров, должностей и графиков работы.
Для настройки отчета нажмите кнопку «Настройки» в верхней панели. В открывшемся конструкторе перейдите на вкладку «Отборы». Здесь необходимо добавить условие, исключающее уволенных. Логика отбора строится на сравнении даты увольнения с текущей датой: Дата увольнения Не заполнено ИЛИ Дата увольнения > ТекущаяДата.
Дополнительно можно настроить группировку по подразделениям или видам занятости. Это превратит сухой список в структурированную ведомость. Если в вашей организации используются разные виды договоров (ГПХ, трудовые), добавьте отбор по виду договора, чтобы исключить гражданско-правовых исполнителей из списка штатных сотрудников.
Готовый отчет можно сохранить в вариант отчета, чтобы не настраивать фильтры каждый раз заново. Назовите его, например, «Штатные сотрудники на дату», и он будет всегда под рукой в списке сохраненных вариантов.
- 📊 Выберите отчет
Список сотрудниковв меню «Кадры». - ⚙️ Перейдите в
Настройкии добавьте отбор «Уволен» = «Нет». - 🗂 Добавьте поля для вывода: «Должность», «Подразделение», «Дата приема».
- 💾 Сохраните вариант отчета для быстрого доступа в будущем.
Как найти сотрудников с истекающим сроком договора?
В настройках отчета «Список сотрудников» добавьте отбор по полю «Дата окончания трудового договора». Установите условие «Меньше или равно» и выберите дату, например, конец текущего месяца. Это покажет всех, чьи контракты требуют продления или расторжения.
Выявление расхождений и работа с вакансиями
Часто задача «посмотреть штатных сотрудников» подразумевает поиск несоответствий: кто числится, но не работает, или наоборот — кто работает, но не оформлен. В 1С ЗУП для этого используется механизм контроля штатного расписания. Система позволяет видеть «вакантные» ставки — должности, утвержденные в расписании, но не занятые конкретными людьми.
Если в отчете по штатному расписанию вы видите строки без привязки к физическим лицам, это означает наличие вакансии. И наоборот, если количество сотрудников на одной должности превышает количество ставок (например, 1.5 ставки на одного человека или два человека на одну ставку без разделения), система может сигнализировать о превышении лимита.
Для корректного отображения ситуации необходимо следить за актуальностью документов «Изменение штатного расписания». Часто бывает, что сотрудник уволен, но ставка в расписании не закрыта, или сотрудник принят на новую должность, которая еще не введена в штатное расписание. Регулярная сверка данных предотвращает юридические риски.
⚠️ Внимание: Интерфейс и названия отчетов могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации 1С ЗУП (3.0, 3.1) и обновлений платформы. Всегда сверяйтесь с официальными изменениями в вашем релизе.
Регулярная сверка списка сотрудников со штатным расписанием — единственный способ гарантировать отсутствие «мертвых душ» в зарплатной ведомости и контролировать бюджет на оплату труда.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Как найти сотрудников, которые числятся в штате, но находятся в длительном отпуске?
Для этого используйте отчет «Список сотрудников» или «Анализ штатного расписания». Добавьте отбор или группировку по состоянию сотрудника. В карточке кадровых данных есть информация о текущих отсутствиях. Также можно сформировать отчет «График отпусков» или «Отсутствия», чтобы увидеть тех, кто официально не работает в текущий момент, но сохраняет за собой место.
Почему в списке сотрудников видны уволенные работники?
Справочник «Сотрудники» хранит историю всех когда-либо работавших людей. Чтобы скрыть уволенных, необходимо использовать фильтр по дате («На текущую дату») или установить отбор «Уволен» = «Нет». В настройках списка также можно включить опцию «Скрывать уволенных», если такая функциональность предусмотрена вашим интерфейсом.
Можно ли выгрузить список штатных сотрудников в Excel?
Да, практически любой отчет в 1С ЗУП, включая «Список сотрудников» и «Анализ штатного расписания», имеет кнопку вывода. Нажмите кнопку «Вывести список» или значок Excel в верхней панели отчета. Система сформирует таблицу, которую можно сохранить на диск и редактировать в табличном редакторе.
Как отличить внутреннего совместителя от штатного сотрудника в отчетах?
Основной критерий — поле «Вид занятости». У штатного сотрудника указано «По основному месту работы». У внутреннего совместителя будет стоять соответствующая отметка, и у него может быть несколько записей в кадровых данных (одна основная, другая по совместительству). В отчетах можно добавить это поле в вывод для наглядности.