Совмещение должностей — это распространенная практика в российских организациях, когда сотрудник выполняет работу по другой профессии или должности наряду со своей основной. В программе 1С:Зарплата и управление персоналом (ред. 3.1) этот процесс автоматизирован, но требует внимательного отношения к кадровым документам и настройкам видов оплаты. Неправильное оформление может привести к ошибкам в расчете зарплаты и искажению данных в налоговой отчетности.
Рассмотрим детально, как реализовать механизм совмещения в конфигурации, какие документы необходимо создать и как проверить корректность начислений. Важно понимать разницу между совмещением (внутри одной организации) и совместительством (работа у другого работодателя или по отдельному договору).
В данной инструкции мы пройдем весь путь от приема решения о совмещении до получения расчетного листка сотрудника. Особое внимание уделим тому, как программа рассчитывает доплату в зависимости от отработанного времени.
Правовые основы и настройки перед началом работы
Прежде чем приступать к оформлению в 1С, необходимо убедиться, что в системе настроены справочники, соответствующие трудовому законодательству РФ. Совмещение регулируется статьей 60.2 ТК РФ и оформляется дополнительным соглашением к трудовому договору. В программе для этого используется механизм Кадровых переводов.
Проверьте, чтобы в справочнике Должности были заведены обе позиции: основная должность сотрудника и та, которую он будет совмещать. Если новой должности нет, её необходимо создать заранее, указав код и название согласно штатному расписанию.
Также критически важно настроить Виды начислений, которые будут использоваться для оплаты совмещения. Обычно это повременная оплата или фиксированная сумма. Убедитесь, что в карточке вида расчета установлен флажок «Входит в базу для начисления страховых взносов».
⚠️ Внимание! Если вы используете упрощенную схему начисления зарплаты, убедитесь, что в настройках расчета зарплаты включена опция учета совмещения, иначе программа может проигнорировать дополнительные часы работы.
Для корректного расчета необходимо, чтобы у сотрудника был график работы, по которому планируется совмещение. Если графики основной работы и совмещения различаются, это нужно учесть при создании документа перевода.
Создание документа «Кадровый перевод»
Основным документом, фиксирующим факт начала работы в режиме совмещения, является Кадровый перевод. Он находится в разделе Кадры -> Приемы, переводы, увольнения. Этот документ изменяет условия труда сотрудника без разрыва трудового стажа.
При создании нового документа выберите вид операции Совмещение должностей. В поле «Сотрудник» укажите фамилию работника. Система автоматически подтянет данные из его личной карточки, включая текущую должность и подразделение.
В табличной части документа необходимо указать должность, которую сотрудник будет совмещать, и срок, на который устанавливается совмещение. Это может быть конкретная дата окончания или период до отмены.
- 📅 Укажите дату начала действия совмещения — обычно это число, указанное в дополнительном соглашении.
- 💰 В поле «Размер оплаты» введите сумму доплаты или процент от оклада, согласованный с работником.
- 🏢 Выберите подразделение, если совмещение происходит в другом отделе компании.
Обратите внимание на поле «Оплата в размере». Здесь можно выбрать вариант «Пропорционально отработанному времени» или «В полном размере». Первый вариант наиболее распространен и требует от сотрудника выхода на работу в дни совмещения.
Используйте комментарий в документе «Кадровый перевод» для ссылки на номер и дату дополнительного соглашения к трудовому договору — это упростит аудит кадровой документации.
Настройка видов начисления для доплаты
Корректность расчета зарплаты напрямую зависит от того, какой вид начисления привязан к документу перевода. В типовой конфигурации 1С ЗУП 3.1 уже существуют предопределенные виды расчетов, такие как «Оплата за совмещение должностей».
Если стандартного вида недостаточно, вы можете создать свой в разделе Настройка -> Начисления. При создании нового вида начисления важно правильно установить переключатель «Вид контроля». Для совмещения обычно используется контроль по времени или фиксированная сумма.
В настройках вида начисления проверьте вкладку «Приоритет». Это необходимо, если у сотрудника есть другие надбавки, и нужно определить очередность их применения алгоритмом программы.
| Параметр настройки | Значение для почасовой оплаты | Значение для фиксированной суммы |
|---|---|---|
| Тип начисления | Время | Сумма |
| Единица измерения | Часы | Рубли |
| Учет времени | Явка | Не требуется |
| Вид времени | Рабочее время | — |
Если вы выбираете оплату в процентах от оклада, убедитесь, что в формуле расчета используется базовый оклад по совмещаемой должности, а не основной. Ошибка в формуле приведет к неверному начислению.
Формула расчета в 1С
Для повременной оплаты используется формула вида: (Оклад / НормаЧасов) ОтработаноЧасов Процент. Проверьте, что переменная «Оклад» берет значение именно из ставки совмещения.
Регистрация отработанного времени в табеле
После оформления кадрового перевода данные о совмещении попадают в табель учета рабочего времени. Однако, для корректного расчета доплаты «пропорционально отработанному времени», необходимо правильно заполнить часы работы по совмещаемой должности.
В документе Табель (раздел Зарплата -> Табель) для каждого дня работы добавляется вторая строка с кодом вида времени. Обычно используется код С (совмещение) или иной код, настроенный в справочнике Коды видов использования рабочего времени.
Рядом с кодом необходимо указать количество часов, отработанных сотрудником в режиме совмещения в этот день. Если сотрудник работает полный день по основной должности и еще 4 часа по совмещению, в табеле будет отражено 8 часов основной работы и 4 часа совмещения.
⚠️ Внимание! Если в табеле не будут проставлены часы по совмещению, а вид оплаты настроен как «пропорционально времени», то доплата за этот месяц составит 0 рублей, так как программа посчитает, что сотрудник не работал по второй ставке.
Автоматическое заполнение табеля может подтянуть часы из графика работы, если он настроен для совмещения. Но в большинстве случаев часы совмещения вводятся вручную или через документ Отработка выходных и праздников, если совмещение происходит в нерабочее для основной должности время.
Расчет зарплаты и проверка начислений
При проведении документа Начисление зарплаты и взносов программа анализирует данные табеля и кадрового перевода. Сумма доплаты рассчитывается и попадает в результат начисления отдельной строкой с наименованием вида расчета, указанного в переводе.
Для детальной проверки перейдите в отчет Анализ зарплаты по сотрудникам или воспользуйтесь ссылкой «Подробнее о начислениях» прямо из документа начисления зарплаты. Здесь вы увидите разбивку по дням и видам начислений.
Особое внимание уделите месяцам, в которых были больничные или отпуска. Если сотрудник болел, дни болезни не оплачиваются в режиме совмещения (если иное не оговорено в локальных актах), и сумма доплаты должна быть пересчитана пропорционально отработанным дням.
- ✅ Проверьте, что база для начисления НДФЛ включает сумму доплаты за совмещение.
- ✅ Убедитесь, что страховые взносы начислены на полную сумму дохода, включая доплату.
- ✅ Сверьте итоговую сумму с расчетным листком сотрудника перед выплатой.
Если расчет произведен неверно, воспользуйтесь кнопкой Пересчитать в документе начисления зарплаты после исправления ошибок в табеле или настройках вида начисления.
Сумма доплаты за совмещение всегда зависит от фактически отработанного времени по второй должности, если в документе перевода не выбран вариант «В полном размере».
Отмена совмещения и завершение периода
Совмещение должностей может быть прекращено досрочно по инициативе любой из сторон. Для этого в 1С создается новый документ Кадровый перевод с видом операции Отмена совмещения должностей.
В документе указывается дата, с которой отменяется доплата. Важно, чтобы эта дата соответствовала дате уведомления сотрудника или соглашения об отмене. Программа автоматически прекратит начисление доплаты с указанного числа.
При увольнении сотрудника совмещение прекращается автоматически вместе с основным трудовым договором. Отдельный документ на отмену совмещения в день увольнения создавать не требуется, достаточно оформить приказ об увольнении.
⚠️ Внимание! Не забудьте проверить, что в месяце отмены совмещения доплата начислилась только за фактические дни работы до даты отмены.sometimes программа может «захватить» лишние дни, если дата окончания стоит неверно.
Все документы по совмещению хранятся в истории кадровых перемещений сотрудника. Их можно просмотреть в разделе Кадры -> История изменений для проведения аудита или ответов на запросы сотрудников.
☑️ Проверка перед закрытием месяца
Можно ли оформить совмещение на неполный месяц?
Да, в документе «Кадровый перевод» можно указать любую дату начала и окончания. Расчет доплаты в 1С произойдет автоматически пропорционально количеству отработанных дней или часов в периоде действия совмещения.
Нужно ли создавать новую штатную единицу для совмещаемой должности?
Нет, при совмещении новая штатная единица не создается. Сотрудник выполняет дополнительную работу в рамках своего основного рабочего времени или сверх него, занимая существующую ставку в штатном расписании.
Как отразить совмещение в форме СЗВ-ТД?
Сведения о совмещении должностей в форму СЗВ-ТД не передаются, так как это не является переводом на другую постоянную работу и не требует внесения записи в трудовую книжку (если сотрудник не подал заявление о ведении электронной трудовой).
Что делать, если программа не видит часы совмещения в расчете?
Проверьте код вида времени в табеле. Он должен быть связан с видом расчета доплаты в настройках программы. Также убедитесь, что документ «Кадровый перевод» проведен датой, предшествующей дате начисления зарплаты.
Облагается ли доплата за совмещение северными надбавками?
Да, если доплата установлена в твердой сумме или процентах от оклада, она учитывается при расчете районных коэффициентов и северных надбавок, так как входит в систему оплаты труда.