Ситуация, когда бухгалтеру или кадровику необходимо быстро сформировать список сотрудников с датой рождения, возникает регулярно. Это может быть нужно для подготовки подарков, составления статистики или проверки актуальности данных в базе. В типовых конфигурациях 1С, таких как Зарплата и управление персоналом или Бухгалтерия предприятия, эта информация хранится в справочнике «Физические лица», но простой список часто не отображает нужную дату сразу.
Существует несколько способов решения этой задачи: от использования готовых отчетов до написания собственного запроса в режиме предприятия. Выбор метода зависит от вашей роли в системе, прав доступа и версии используемого ПО. Мы разберем самые эффективные варианты, которые позволят получить данные без лишних усилий.
Использование типового отчета «Список сотрудников»
Самый простой способ — воспользоваться встроенным функционалом, если вы работаете в конфигурации с развитым кадровым блоком. Обычно в разделе Кадры → Отчеты по кадрам находится стандартная форма списка. Однако по умолчанию колонка с датой рождения может быть скрыта.
Чтобы отобразить нужные данные, необходимо изменить настройки отображения таблицы. Нажмите на кнопку «Еще» или значок шестеренки в правом верхнем углу списка и выберите пункт «Изменить форму». В открывшемся окне найдите поле «Дата рождения» и установите напротив него галочку.
После применения настроек таблица обновится, и вы увидите полный список с интересующими вас данными. Не забудьте сохранить вариант отчета, если планируете пользоваться им регулярно. Это избавит от необходимости настраивать поля каждый раз заново.
- 📂 Откройте раздел кадрового учета в главном меню.
- 👁️ Найдите стандартный отчет или список сотрудников.
- ⚙️ Используйте кнопку настройки формы для добавления колонок.
- 💾 Сохраните вариант отчета под уникальным именем.
⚠️ Внимание: В некоторых релизах 1С поле даты рождения может называться «Дата рождения (физ. лицо)» и находиться в группировке дополнительных реквизитов, а не в основных.
Настройка списка через «Еще» и изменение формы
Если вы работаете со списком физических лиц напрямую, интерфейс может отличаться. В современных версиях платформы 1С:Предприятие 8.3 управление колонками вынесено в удобное меню. Достаточно кликнуть правой кнопкой мыши на заголовок любой колонки.
В контекстном меню выберите пункт Настроить список. Откроется диалоговое окно, где можно перетаскивать поля, добавлять новые из доступного набора и менять их порядок. Найдите в левом списке поле, связанное с личными данными сотрудника.
Перенесите его в правую часть окна, соответствующую видимым колонкам. Если поле не находится сразу, проверьте вложенные папки или воспользуйтесь строкой поиска внутри окна настроек. После подтверждения изменений список перестроится мгновенно.
Используйте группировку по месяцам в настройках списка, чтобы быстро увидеть, у кого день рождения в текущем месяце. Это упростит планирование поздравлений.
Такой подход не требует знаний программирования и доступен любому пользователю с правами на просмотр справочников. Однако он показывает только текущее состояние данных и не позволяет делать сложные выборки, например, фильтровать сотрудников по возрасту.
Формирование отчета с помощью Системы Компоновки Данных (СКД)
Для более гибкой работы с данными лучше всего подходит создание отчета на базе Системы Компоновки Данных. Этот инструмент позволяет конструировать сложные выборки без написания кода, используя визуальный конструктор. Вы можете создать новый отчет в режиме предприятия или конфигураторе.
В настройках отчета добавьте новый набор данных. В качестве источника выберите справочник ФизическиеЛица или регистр сведений, если вам нужна история изменений дат. В конструкторе запросов добавьте необходимые поля: ФИО, Дата рождения, Подразделение.
Особое внимание уделите настройкам пользовательских настроек. Вы можете вынести дату рождения в параметры отчета, чтобы пользователь мог выбирать диапазон дат или конкретный месяц. Это сделает отчет универсальным инструментом для кадровой службы.
| Поле в отчете | Источник данных | Тип данных | Формат вывода |
|---|---|---|---|
| Сотрудник | Справочник.ФизическиеЛица | Ссылка | Строка |
| Дата рождения | Справочник.ФизическиеЛица.ДатаРождения | Дата | ДД.ММ.ГГГГ |
| Возраст | Расчетное поле | Число | Целое |
| Подразделение | Регистр.СоставОрганизации | Ссылка | Строка |
После сохранения макета отчет появится в списке доступных печатных форм. Его можно выгружать в Excel, PDF или отправлять по электронной почте прямо из интерфейса 1С. Это идеальный вариант для регулярной отчетности.
☑️ Создание отчета СКД
Использование консоли запросов для быстрой выборки
Если вам нужна разовая выгрузка и вы обладаете правами администратора или разработчика,ший способ — использовать Консоль запросов. Этот инструмент позволяет выполнять SQL-подобные запросы к базе данных в реальном времени.
Для получения списка введите следующий текст в окно запроса. Он выберет всех физических лиц, у которых заполнена дата рождения, и отсортирует их по дате.
ВЫБРАТЬ
ФизическиеЛица.Наименование КАК ФИО,
ФизическиеЛица.ДатаРождения КАК ДатаРождения
ИЗ
Справочник.ФизическиеЛица КАК ФизическиеЛица
ГДЕ
ФизическиеЛица.ДатаРождения ЕСТЬ НЕ NULL
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
ФизическиеЛица.ДатаРождения
После выполнения запроса нажмите кнопку «Выполнить». Результат отобразится в нижней панели в виде таблицы. Вы можете скопировать данные в буфер обмена или сохранить их в файл формата MXL или CSV.
⚠️ Внимание: Консоль запросов работает напрямую с базой данных. Ошибки в тексте запроса могут привести к тому, что отчет не сформируется, но данные в базе не пострадают. Однако будьте осторожны с запросами на обновление или удаление.
Этот метод дает максимальную гибкость: вы можете добавлять условия отбора, соединять таблицы и рассчитывать новые поля «на лету». Например, можно сразу рассчитать возраст сотрудника на текущую дату.
Расчет возраста и фильтрация по юбилеям
Часто требуется не просто список дат, а понимание, кто достигает определенного возраста. В 1С можно вычислить возраст, используя разность дат. В запросах это делается через функцию РАЗНОСТЬДАТ.
Добавьте в ваш запрос или отчет вычисляемое поле. Формула будет выглядеть следующим образом: РАЗНОСТЬДАТ(ФизическиеЛица.ДатаРождения, ТЕКУЩАЯДАТА,"ГОД"). Это выражение вернет целое число лет, прошедших с момента рождения.
Используя это поле, вы можете наложить отбор. Например, показать только тех сотрудников, которым в текущем месяце исполняется 50 лет. Для этого добавьте условие: И МЕСЯЦ(ФизическиеЛица.ДатаРождения) = МЕСЯЦ(ТЕКУЩАЯДАТА).
- 🎂 Используйте функцию
РАЗНОСТЬДАТдля точного расчета. - 📅 Фильтруйте данные по месяцу и дню для поиска именинников.
- 🔢 Сортируйте список по убыванию возраста для выявления старейших сотрудников.
Нюансы високосного года
При расчете возраста сотрудников, родившихся 29 февраля, в невисокосные годы система может выдать ошибку или некорректный возраст. Рекомендуется обрабатывать такие даты отдельно, считая днем рождения 28 февраля или 1 марта в зависимости от учетной политики.
Выгрузка данных в Excel для дальнейшей обработки
После того как список сформирован любым из описанных способов, часто возникает потребность передать его руководству или использовать для рассылки поздравлений. Наиболее удобный формат для этого — табличный документ или файл Excel.
В форме списка или отчета нажмите кнопку «Сохранить как» или «Вывести список». Выберите формат Лист Excel или Табличный документ. Система предложит выбрать место для сохранения файла на вашем компьютере.
Открытый файл можно дополнительно отформатировать: добавить цвета для юбилеев, создать сводную таблицу или подготовить рассылку через почтовый клиент. Данные из 1С переносятся вместе со всеми настройками колонок, которые вы сделали ранее.
Регулярная выгрузка таких списков помогает поддерживать базу в актуальном состоянии. Если вы заметили сотрудника без даты рождения в выгрузке, это сигнал проверить карточку физического лица и исправить ошибку.
Автоматизация вывода списка сотрудников с датой рождения через СКД или консоль запросов экономит время кадровика и исключает человеческий фактор при ручном переборе карточек.
⚠️ Внимание: При выгрузке персональных данных убедитесь, что вы соблюдаете политику конфиденциальности вашей организации. Файлы с датами рождения являются персональными данными и требуют осторожного обращения.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Где именно в карточке сотрудника хранится дата рождения?
Дата рождения хранится в справочнике ФизическиеЛица, а не в карточке самого сотрудника. Сотрудник — это лишь роль физического лица в конкретной организации. Поэтому редактировать дату нужно в разделе «Кадры» -> «Физические лица».
Почему в списке сотрудников не видно дату рождения, хотя она заполнена?
Скорее всего, колонка просто скрыта в настройках формы списка. Нажмите на значок настроек (шестеренка) и включите отображение поля «Дата рождения». Также проверьте права доступа: возможно, у вас нет прав на просмотр персональных данных.
Можно ли автоматически поздравлять сотрудников в 1С?
В типовых конфигурациях нет встроенной функции автоматической рассылки поздравлений по email. Однако можно настроить регламентное задание, которое будет формировать список именинников и выводить уведомление на рабочий стол ответственного сотрудника.
Как найти сотрудников, у которых не указана дата рождения?
Используйте отбор в списке физических лиц. Установите условие: Дата рождения Пустое. Это покажет все карточки, где забыли внести важную информацию. Такие записи стоит заполнить для корректного расчета стажа и налоговых вычетов.
Влияет ли дата рождения на расчет налогов в 1С?
Сама по себе дата рождения не влияет на расчет зарплаты, но она критична для определения возраста несовершеннолетних сотрудников (для ограничений по труду) и для предоставления стандартных налоговых вычетов, если речь идет о детях сотрудника, чьи даты рождения также должны быть указаны в системе.