Как увеличить оклады сотрудникам в 1С: инструкция с примерами

Изменение окладов сотрудников в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП) или 1С:Бухгалтерия — рутинная, но ответственная задача. Ошибки здесь чреваты не только пересчётом зарплаты, но и проблемами с налоговой отчётностью. В этой статье разберём все способы повышения окладов: от массового изменения через документ до индивидуальной корректировки, а также нюансы, о которых часто забывают.

Особое внимание уделим трём ключевым моментам: 1) как избежать расхождений в начислениях при ретроактивном изменении окладов; 2) какие настройки влияют на автоматический пересчёт среднего заработка; 3) как проверить корректность изменений перед проведением документа.

Если вы работаете с 1С:ЗУП 3.1 или 1С:ERP 2.5, инструкция подойдёт с поправкой на интерфейс — основные принципы универсальны.

Прежде чем приступать, убедитесь, что у вас есть права на редактирование кадровых данных (роль «Кадровик» или «Администратор»). Также рекомендуем создать резервную копию базы — особенно если планируете массовое изменение окладов для большого количества сотрудников.

1. Подготовка к изменению окладов: что проверить до начала

Перед тем как увеличивать оклады, необходимо свериться с несколькими критичными настройками в 1С. Игнорирование этого этапа часто приводит к тому, что новые оклады не применяются к расчёту зарплаты или применяются не с той даты.

Во-первых, проверьте период действия текущих окладов. Если в карточке сотрудника указано, что оклад действует «до 31.12.2026», а вы пытаетесь изменить его с 01.07.2026, система может заблокировать редактирование. В таком случае сначала нужно закрыть текущий период действия через документ «Кадровый перевод» или вручную в карточке сотрудника.

• 🔍 Дата начала действия нового оклада — должна совпадать с датой документа изменения. Если указать более раннюю дату, 1С автоматически пересчитает зарплату за прошлые периоды (что не всегда нужно).
• 📅 График работы сотрудника — при изменении оклада проверьте, не изменился ли график (например, с 5-дневки на 6-дневку), так как это влияет на расчёт среднего заработка.
• 💰 Настройки налогообложения — если оклад превышает порог для НДФЛ (например, 5 млн рублей в год), убедитесь, что в 1С корректно настроена ставка 15%.
• 📊 Связанные начисления — некоторые премии или компенсации привязаны к окладу (например, «13-я зарплата» или «премия 20% от оклада»). Их тоже нужно скорректировать.

Если в вашей организации используется грейдинговая система (оклады привязаны к разрядам или должностям), сначала обновите справочник должностей или грейдов, а затем применяйте изменения к сотрудникам. В противном случае при следующем кадровом перемещении оклады могут «откатиться» к старым значениям.

2. Способы изменения окладов в 1С: какой выбрать

В 1С есть три основных способа изменить оклады. Выбор зависит от количества сотрудников и задачи:

Способ	Когда использовать	Плюсы	Минусы
Документ «Изменение окладов»	Массовое повышение для группы сотрудников	Быстро, автоматически формирует проводки	Не подходит для индивидуальных условий (например, разные проценты повышения)
Кадровый перевод	Изменение оклада для 1-2 сотрудников или при смене должности	Гибкость (можно изменить и оклад, и должность одновременно)	Дольше, если сотрудников много
Ручной ввод в карточке сотрудника	Корректировка оклада без документов (не рекомендуется)	Мгновенный результат	Нет истории изменений, риск ошибок при расчёте зарплаты

Для большинства случаев оптимален документ Изменение окладов (путь: Зарплата → Кадровый учёт → Изменение окладов). Он позволяет:

• 📈 Установить процент повышения или фиксированную сумму.
• 👥 Выбрать сотрудников по подразделениям, должностям или списку.
• 📅 Назначить дату начала действия нового оклада.
• 🔄 Автоматически пересчитать связанные начисления (премии, компенсации).

Если вам нужно изменить оклады ретроактивно (например, с начала месяца, когда зарплата уже частично начислена), используйте документ Корректировка зарплаты. Но помните: это может потребовать пересчёта НДФЛ и страховых взносов за прошлые периоды.

Что будет если изменить оклад вручную без документа?

Если вы просто отредактируете оклад в карточке сотрудника, 1С не создаст документ-основание. Это чревато тем, что:

1) В отчётах не будет видно, кто и когда внёс изменение.

2) При кадровом перемещении или обновлении конфигурации оклад может «сброситься» на предыдущее значение.

3) Бухгалтерия не увидит основания для изменения зарплаты, что вызовет вопросы при проверках.

3. Пошаговая инструкция: массовое повышение окладов

Рассмотрим самый распространённый сценарий — повышение окладов для группы сотрудников с помощью документа Изменение окладов. Пример: нужно увеличить оклады всем сотрудникам отдела продаж на 10% с 01.07.2026.

Шаг 1. Откройте раздел Зарплата → Кадровый учёт → Изменение окладов и создайте новый документ. Укажите:

• 📅 Дата документа — 01.07.2026 (или другая дата начала действия новых окладов).
• 🏢 Подразделение — выберите «Отдел продаж» (или другое подразделение).
• 👔 Должность — если нужно повысить оклады только определённым должностям (например, «Менеджер по продажам»), укажите их. Оставьте пустым для всех должностей в подразделении.

Шаг 2. В табличной части отобразятся все сотрудники, соответствующие фильтру. Укажите:

• 📈 Тип изменения — «На процент» или «На сумму».
• 💰 Значение — 10 (для 10%) или фиксированную сумму (например, 5000).
• 🔄 Пересчитывать связанные начисления — поставьте галочку, если нужно автоматически обновить премии или компенсации, привязанные к окладу.

Шаг 3. Перед проведением документа проверьте:

Указаны все нужные сотрудники|Дата начала действия не раньше даты последнего начисления зарплаты|Процент/сумма повышения корректны|Связанные начисления (премии, компенсации) будут пересчитаны автоматически-->

После проведения документа 1С автоматически:

• 📝 Создаст записи в кадровой истории сотрудников.
• 💵 Обновит оклады в расчётных ведомостях с указанной даты.
• 📊 Пересчитает средний заработок для больничных и отпускных (если настроено в параметрах расчёта).

4. Индивидуальное изменение оклада: кадровый перевод

Если нужно изменить оклад только одному сотруднику (например, при повышении по результатам аттестации), удобнее использовать документ Кадровый перевод. Это также актуально, если вместе с окладом меняется должность или подразделение.

Пример: сотрудник Иванов И.И. переводится с должности «Специалист» на «Ведущий специалист» с окладом 70 000 вместо 50 000.

Алгоритм действий:

1. Откройте Зарплата → Кадровый учёт → Кадровые переводы и создайте новый документ.
2. Укажите сотрудника (Иванова И.И.) и дату перевода (например, 01.07.2026).
3. В блоке «Новые условия» выберите:
   • 🏢 Подразделение (если меняется).
   • 👔 Должность («Ведущий специалист»).
   • 💰 Оклад (70 000).
4. Нажмите «Заполнить» — система автоматически подтянет текущие данные сотрудника для сравнения.
5. Проверьте связанные начисления (премии, надбавки) и при необходимости скорректируйте их.
6. Проведите документ.

Если оклад меняется без смены должности, в документе достаточно указать только новое значение оклада, оставив остальные поля без изменений.

💡

При кадровом переводе с изменением оклада 1С автоматически формирует запись в трудовой книжке (если настроена интеграция с модулем «Кадровый учёт»). Проверьте, что дата записи совпадает с датой перевода.

5. Налоговые и бухгалтерские последствия повышения окладов

Изменение окладов влияет не только на зарплату, но и на налоги, взносы и отчётность. Рассмотрим ключевые моменты, о которых часто забывают:

1. НДФЛ и страховые взносы

• 📌 Если оклад превышает 5 млн рублей нарастающим итогом с начала года, ставка НДФЛ увеличивается с 13% до 15%. 1С должна автоматически применять новую ставку, но лучше проверить это в Отчёты → НДФЛ → Расчётная ведомость.
• 📌 Страховые взносы (22% на ОПС, 5,1% на ОМС, 2,9% на ВНиМ) начисляются с новой суммы оклада. Проверьте, что в настройках 1С не установлен лимит по взносам (например, для взносов на травматизм).

2. Средний заработок

• 📌 Для расчёта больничных и отпускных используется средний заработок за последние 12 месяцев. Если оклад повысился, средний заработок пересчитывается только для периодов после изменения. Например, если сотрудник уходит в отпуск в июле 2026, а оклад повысили с 01.07.2026, то для расчёта отпускных будет учитываться старый оклад за июнь 2026 — июнь 2026 и новый — с июля 2026.
• 📌 В 1С настройка пересчёта среднего заработка находится в Настройки → Расчёт зарплаты → Параметры расчёта среднего заработка. Убедитесь, что галочка «Учитывать изменения окладов» стоит.

3. Отчётность

• 📌 В 6-НДФЛ и РСВ изменённые оклады отразятся автоматически, но если вы повышали оклады ретроактивно, может потребоваться корректировка отчётности за прошлые периоды.
• 📌 Если оклады изменились из-за индексации (например, по локальному нормативному акту), это нужно отразить в пояснениях к балансу (для бухгалтерской отчётности).
💡

Если оклад повышается с середины месяца, 1С автоматически рассчитает зарплату пропорционально отработанным дням. Но проверьте, чтобы в табеле учёта рабочего времени были корректно указаны дни работы по старому и новому окладу.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Даже опытные пользователи 1С допускают ошибки при изменении окладов. Вот самые распространённые из них и способы их предотвратить:

⚠️ Внимание: Если вы изменяете оклады задним числом (например, с 01.06.2026, когда уже начислена зарплата за июнь), 1С не пересчитает автоматически НДФЛ и взносы за прошлый месяц. Вам придётся вручную создавать Корректировку зарплаты и подавать уточнённые декларации.

Ошибка	Последствия	Как избежать
Не указан период действия нового оклада	1С не применяет изменение, или оклад «сбрасывается» после кадрового перемещения	Всегда проверяйте поле «Действует с» в документе или карточке сотрудника
Массовое изменение без фильтра по подразделениям/должностям	Оклады изменятся у всех сотрудников, включая тех, кого не планировали затрагивать	Используйте фильтры в документе «Изменение окладов» или проверяйте список сотрудников перед проведением
Не пересчитаны связанные начисления (премии, компенсации)	Сотрудники получают меньшую зарплату, чем ожидалось	В документе «Изменение окладов» ставьте галочку «Пересчитывать связанные начисления»
Ретроактивное изменение без корректировки прошлых начислений	Расхождения в бухгалтерском и налоговом учёте, штрафы от ИФНС	Используйте документ «Корректировка зарплаты» и подавайте уточнённые декларации

Ещё одна частая проблема — несовпадение окладов в кадровом учёте и расчётных ведомостях. Это происходит, если:

• 🔹 В настройках расчёта зарплаты не включена опция «Использовать кадровые данные».
• 🔹 Документ «Изменение окладов» не проведён или проведён с ошибками.
• 🔹 В карточке сотрудника оклад изменён вручную, но не отражён в расчётных данных.

Чтобы проверить синхронность данных, сформируйте отчёт Сравнение кадровых и расчётных данных (Зарплата → Отчёты → Кадровые отчёты).

7. Проверка корректности изменений

После изменения окладов необходимо убедиться, что всё прошло правильно. Вот обязательный чек-лист для проверки:

Сверьте новые оклады в карточках сотрудников|Проверьте расчётную ведомость за текущий месяц — оклады должны отобразиться с правильной даты|Убедитесь, что связанные начисления (премии, компенсации) пересчитаны|Сформируйте отчёт «Анализ зарплаты по сотрудникам» и сравните с предыдущим периодом|Проверьте, что в 6-НДФЛ и РСВ отражены новые суммы-->

Если оклады изменились ретроактивно, дополнительно:

• 📌 Проверьте корректировочные ведомости за прошлые периоды.
• 📌 Убедитесь, что в личных карточках сотрудников (форма Т-2) отражены новые оклады.
• 📌 Сверьте средний заработок для больничных/отпускных — он должен учитывать новые оклады с даты изменения.

Если вы повышали оклады с середины месяца, в табеле учёта рабочего времени должны быть указаны дни работы по старому и новому окладу. В противном случае 1С рассчитает зарплату неверно (например, весь месяц по новому окладу).

Для массовой проверки используйте отчёт Свод по зарплате (Зарплата → Отчёты → Своды по зарплате). Отфильтруйте его по дате изменения окладов и сравните суммы до и после.

8. Автоматизация: как упростить регулярное повышение окладов

Если в вашей компании оклады индексируются регулярно (например, раз в квартал), имеет смысл автоматизировать процесс. Вот несколько способов:

1. Регламентные задания

• 🔄 В 1С можно настроить регламентное задание, которое будет автоматически создавать документ «Изменение окладов» по расписанию (например, 1-го числа каждого квартала).
• 📌 Путь: Администрирование → Регламентные задания → Создать.
• 📌 В качестве шаблона укажите документ «Изменение окладов» с заранее заполненными параметрами (процент повышения, подразделения).

2. Обмен данными с Excel

• 📊 Если оклады рассчитываются во внешней системе (например, в Excel), можно настроить загрузку данных в 1С через Администрирование → Обмен данными → Универсальный обмен.
• 📌 Для этого нужно подготовить файл с колонками: Табельный номер, Новый оклад, Дата изменения.

3. Скрипты и обработки

• 💻 Для опытных пользователей: можно написать обработку, которая будет автоматически повышать оклады на заданный процент для выбранных категорий сотрудников.
• 📌 Пример кода для обработки:

  Процедура ПовыситьОклады(ПроцентПовышения, Подразделение)
  Запрос = Новый Запрос;
  Запрос.Текст =
  "ВЫБРАТЬ
  |   Сотрудник.Ссылка КАК Сотрудник,
  |   Сотрудник.Оклад КАК СтарыйОклад
  |ИЗ
  |   Справочник.Сотрудники КАК Сотрудник
  |ГДЕ
  |   Сотрудник.Подразделение = &Подразделение";
  Запрос.УстановитьПараметр("Подразделение", Подразделение);
  Результат = Запрос.Выполнить();
  Пока Результат.Следующий() Цикл
  НовыйОклад = Результат.СтарыйОклад * (1 + ПроцентПовышения/100);
  // Здесь код для обновления оклада сотрудника
  КонецЦикла;
  КонецПроцедуры

⚠️ Внимание: Автоматические обработки и скрипты могут конфликтовать с обновлениями 1С. Перед использованием тестируйте их на копии базы и согласуйте с администратором.

Если вы не уверены в своих силах, лучше использовать стандартные инструменты 1С или обратиться к специалисту по 1С:ЗУП. Автоматизация удобна, но ошибка в скрипте может привести к массовому искажению данных.

FAQ: Частые вопросы по изменению окладов в 1С

Можно ли изменить оклад без документа, просто отредактировав карточку сотрудника?
Технически да, но это не рекомендуется. Без документа-основания:
• 🔹 Не будет истории изменений (кто и когда внёс правку).
• 🔹 При обновлении конфигурации или кадровом перемещении оклад может «сброситься».
• 🔹 Бухгалтерия не увидит основания для изменения зарплаты.

Используйте документ Кадровый перевод или Изменение окладов — это займёт не больше времени, но сохранит все данные корректно.

Как повысить оклады на разный процент для разных сотрудников?

Если нужно применить индивидуальные проценты (например, одному сотруднику +10%, другому +15%), используйте один из способов:

1. Создайте несколько документов «Изменение окладов» с разными фильтрами (по подразделениям/должностям).
2. Используйте кадровые переводы для каждого сотрудника отдельно.
3. Загрузите данные из Excel через универсальный обмен (если сотрудников много).

В документе «Изменение окладов» нельзя указать разные проценты для разных строк, поэтому массовое изменение с индивидуальными коэффициентами требует обходных путей.

Что делать, если после повышения оклада зарплата не изменилась?

Проверьте следующие моменты:

• 🔹 Дата начала действия нового оклада — она должна быть не позднее даты начисления зарплаты.
• 🔹 Проводка документа — если документ не проведён, изменения не применятся.
• 🔹 Связь кадровых и расчётных данных — в настройках расчёта зарплаты должна быть включена опция «Использовать кадровые данные».
• 🔹 Табель учёта рабочего времени — если оклад изменился с середины месяца, проверьте, что дни до и после изменения отмечены правильно.

Если всё верно, но зарплата не изменилась, сформируйте отчёт Анализ начислений по сотрудникам и сравните его с предыдущим периодом.

Как отменить ошибочное повышение окладов?

Если оклады были повышены ошибочно, действуйте так:

1. Создайте новый документ Изменение окладов с обратным изменением (уменьшением на тот же процент или сумму).
2. Укажите ту же дату начала действия, что и в ошибочном документе.
3. Если зарплата уже начислена, создайте Корректировку зарплаты для пересчёта.
4. Если ошибка обнаруžena после сдачи отчётности, подавайте уточнённые декларации (6-НДФЛ, РСВ).

Не удаляйте ошибочный документ — лучше сделайте отменяющий, чтобы сохранилась история изменений.

Нужно ли издавать приказ при изменении окладов в 1С?

Да, приказ обязателен. В 1С документ «Изменение окладов» или «Кадровый перевод» — это только отражение изменений в программе. Юридически основанием служит:

• 📄 Приказ о повышении окладов (унифицированной формы нет, но должен содержать ФИО сотрудников, новые оклады, дату изменения).
• 📄 Дополнительное соглашение к трудовому договору (если оклад меняется индивидуально).

В 1С можно прикрепить скан приказа к документу изменения окладов (поле «Файлы»).