Прием на работу гражданина Армении в 1С: полное руководство с примерами

Прием на работу иностранных граждан — задача, с которой рано или поздно сталкивается каждый кадровый специалист. Особенно актуален этот вопрос для граждан Армении, которые после изменения миграционного законодательства получили упрощенный порядок трудоустройства в России. Однако даже с упрощенными правилами оформление в 1С:Зарплата и Управление Персоналом требует внимания к деталям: от корректного заполнения справочников до правильного расчета налогов и страховых взносов.

В этой статье мы разберем весь процесс — от добавления сотрудника в базу до формирования отчетности — с учетом последних изменений в 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP. Вы узнаете, какие документы обязательно запросить у соискателя, как избежать ошибок при заполнении ФИО на армянском, какие коды стран и видов документов использовать, и как правильно оформить трудовой договор в программе. Особое внимание уделим нюансам налогообложения и страховых взносов для иностранцев из ЕАЭС.

Если вы работаете с 1С:Бухгалтерией или 1С:Комплексной автоматизацией, принципы оформления будут аналогичны, но могут отличаться пути к некоторым меню — мы укажем их отдельно. Все скриншоты и примеры приведены для актуальных релизов 1С:ЗУП 3.1.23 и 1С:ERP 2.5.12, но приведенные инструкции подойдут и для более ранних версий (начиная с 3.1.10).

Прежде чем приступить к настройке, проверьте, что у вас установлены последние обновления конфигурации — это избавит от проблем с неактуальными справочниками стран и документов. Если вы работаете в облачной версии 1С:Fresh, все обновления применяются автоматически.

1. Подготовка справочников: страны, документы, виды занятости

Первый шаг — настройка справочников, без которых невозможно корректно добавить иностранного сотрудника. Начнем с проверки классификатора стран. В 1С:ЗУП он обновляется автоматически при установке релиза, но иногда требуется ручная корректировка.

Перейдите в раздел Справочники → Классификаторы → Страны мира. Найдите Армению — ее код по ОКСМ должен быть 051 (если код отличается, обновите классификатор через Администрирование → Поддержка и обслуживание → Обновление программ). Убедитесь, что в карточке страны указан правильный код гражданства — ARM (по ISO 3166-1 alpha-3).

Далее проверьте виды документов, удостоверяющих личность. Для граждан Армении чаще всего используются:

• 🛂 Паспорт гражданина Армении — код в 1С: 10 (общероссийский классификатор)
• 📄 Свидетельство о регистрации по месту пребывания (если сотрудник временно проживает в РФ) — код: 91
• 🆔 Вид на жительство (для постоянно проживающих) — код: 12

Если какого-то документа нет в справочнике, добавьте его вручную через Справочники → Кадровый учет → Виды документов. Обратите внимание: для патентов или разрешений на работу (если они требуются) используются отдельные коды — их мы рассмотрим в следующем разделе.

Что делать, если в 1С нет нужного кода документа?

Если в классификаторе отсутствует требуемый код документа (например, для нового типа разрешений), создайте его вручную, присвоив уникальный внутренний код (например, 99XX, где XX — порядковый номер). Главное — указать правильное наименование и тип документа в соответствии с приказом ФМС.

2. Документы, которые должен предоставить сотрудник из Армении

Граждане Армении, как и других стран Евразийского экономического союза (ЕАЭС), имеют право работать в России без патентов или разрешений на работу. Однако для оформления в 1С потребуется стандартный пакет документов плюс несколько специфических.

Обязательный перечень:

• 📑 Паспорт гражданина Армении (оригинал + нотариально заверенный перевод на русский)
• 📋 Трудовая книжка (если ведется; для Армении это необязательно, но в РФ требуется для записей)
• 📍 Документ о регистрации (временная регистрация по месту пребывания или вид на жительство)
• 💳 СНИЛС (если есть; если нет — оформите через ПФР после приема на работу)
• 📊 ИНН (необязателен для иностранцев, но упрощает налоговый учет; можно оформить позже)

Важно: с 2023 года граждане ЕАЭС не обязаны предоставлять миграционную карту при трудоустройстве, но работодатель должен убедиться, что срок пребывания сотрудника в РФ не истек (это видно по штампу в паспорте или документу о регистрации).

Только паспорт и регистрацию|Паспорт, регистрацию и СНИЛС|Полный пакет (включая ИНН и трудовую)|Зависит от должности-->

Если сотрудник ранее работал в России, запросите справку о доходах по форме 2-НДФЛ за последние 2 года — это поможет правильно рассчитать налоговые вычеты. Для граждан Армении действует налоговый резидентский статус через 183 дня пребывания в РФ (как и для россиян), но до этого периода НДФЛ удерживается по ставке 30%.

⚠️ Внимание: Если сотрудник предоставил временное удостоверение личности (выданное вместо паспорта), уточните срок его действия. В 1С такой документ оформляется как "Иной документ" с кодом 91 и обязательным указанием даты окончания.

3. Добавление сотрудника в 1С: пошаговая инструкция

Теперь перейдем к практической части — добавлению сотрудника в базу. Откройте раздел Кадры → Прием на работу и нажмите Создать. Алгоритм заполнения:

1. Личные данные:

- В поле Фамилия, Имя, Отчество введите данные строго как в паспорте (латиницей или кириллицей, в зависимости от документа). Для армянских фамилий с апострофами (например, Оганесян) используйте символ '.

- В поле Пол выберите значение из справочника.

- Дата рождения — укажите в формате ДД.ММ.ГГГГ.

2. Гражданство и документы:

- В поле Гражданство выберите Армения (ARM).

- Нажмите Добавить документ и заполните данные паспорта:

- Вид документа: Паспорт иностранного гражданина (10)

- Серия и номер: введите без пробелов (например, AN1234567)

- Дата выдачи и Кем выдан — согласно переводу паспорта

- Срок действия — обязательно укажите (если не указан, 1С выдаст ошибку при проверке)

3. Адрес и контакты:

- В блоке Адрес регистрации укажите адрес по документу о регистрации в РФ.

- В Фактический адрес можно вписать другой адрес, если сотрудник проживает не по регистрации.

4. Трудоустройство:

- Выберите Подразделение, Должность и Вид занятости (обычно Основное место работы).

- В поле Тип ставки укажите Оклад или Тарифная ставка в зависимости от системы оплаты.

- В блоке Налоги и взносы установите флажок Иностранец и выберите Статус налогообложения: для граждан ЕАЭС это Нерезидент (30% НДФЛ) до подтверждения статуса резидента.

Корректно указан код страны (ARM)|Документы введены без опечаток|Срок действия паспорта не истек|Указан статус "Иностранец" в налоговых настройках|Заполнены все обязательные поля (отмечены звездочкой)-->

После заполнения нажмите Провести и закрыть. Система автоматически создаст запись в справочнике Физические лица и сформирует приказом о приеме на работу.

⚠️ Внимание: Если при сохранении появляется ошибка "Не заполнено поле ИНН", игнорируйте ее — для иностранцев ИНН не обязателен. Чтобы убрать предупреждение, перейдите в Администрирование → Настройки программы → Кадровый учет и снимите флажок Контролировать заполнение ИНН.

4. Особенности трудового договора для граждан Армении

Трудовой договор с гражданином Армении оформляется по тем же правилам, что и с россиянами, но с несколькими нюансами:

• 📝 Язык договора: должен быть на русском. Если сотрудник не владеет русским, требуется перевод на армянский (заверять нотариально не обязательно, но желательно).
• 📅 Срок действия: если у сотрудника временная регистрация, срок договора не может превышать срок регистрации.
• 💰 Валюта оплаты: только рубли (даже если в договоре указана другая валюта, выплаты производятся в RUB по курсу ЦБ на день выплаты).

В 1С:ЗУП договор оформляется через документ Трудовой договор (раздел Кадры → Трудовые договоры). При заполнении обратите внимание на:

- Поле Вид договора: выберите Срочный, если срок привязан к регистрации, или Бессрочный.

- Блок Особые условия: укажите, что сотрудник является гражданином ЕАЭС и имеет право работать без патента.

- Вкладка Дополнительно: прикрепите скан-копии паспорта и регистрации (это не обязательно, но поможет при проверках).

После оформления договора сформируйте приказом о приеме на работу (Кадры → Приказы о приеме). В поле Основание укажите реквизиты трудового договора.

5. Налоги и страховые взносы: что нужно знать

Граждане Армении, как и других стран ЕАЭС, имеют те же права на социальное страхование, что и россияне. Это означает, что работодатель должен уплачивать за них все виды страховых взносов:

• 🏥 ОМС — 5.1% (если сотрудник имеет полис ОМС или оформит его в течение 3 месяцев)
• 🛡️ ОПС — 22% (на пенсионное страхование)
• 🩺 ВНиМ — 2.9% (на случай временной нетрудоспособности и материнства)
• 💼 НС и ПЗ — от 0.2% до 8.5% (в зависимости от класса профессионального риска)

Что касается НДФЛ, то здесь действует правило 183 дней:

- Первые 183 дня пребывания в РФ в течение 12 месяцев сотрудник считается нерезидентом — НДФЛ удерживается по ставке 30%.

- После 183 дней — статус меняется на резидента, и НДФЛ снижается до 13%.

В 1С:ЗУП статус налогового резидента обновляется автоматически, если в карточке сотрудника корректно заполнено поле Дата въезда в РФ. Чтобы проверить текущий статус, перейдите в раздел Зарплата → Справочники и настройки → Физические лица, найдите сотрудника и откройте вкладку Налоги и взносы.

Вид платежа	Ставка для нерезидента	Ставка для резидента	Примечание
НДФЛ	30%	13%	Меняется автоматически после 183 дней
ОПС (пенсионные взносы)	22%	22%	Не зависит от статуса
ОМС	5.1%	5.1%	Требуется полис ОМС
ВНиМ	2.9%	2.9%	Не зависит от статуса
НС и ПЗ	0.2%-8.5%	0.2%-8.5%	Зависит от класса риска

Если сотрудник предоставит справку о доходах за рубежом (например, из Армении), вы можете зачесть эти доходы при расчете 183 дней. Для этого в 1С создайте документ Подтверждение статуса налогового резидента (Зарплата → Персональные данные → Статус налогового резидента) и прикрепите скан справки.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволится до истечения 183 дней, а затем снова устроится в ту же компанию, дни пребывания не суммируются. Отсчет начинается заново с даты нового трудоустройства.

6. Отчетность: что сдавать в налоговую и фонды

При приеме на работу гражданина Армении работодатель должен сдавать стандартную отчетность, но с учетом некоторых особенностей:

• 📄 СЗВ-ТД: подается в ПФР в обычном порядке, но в поле Гражданство указывается код ARM.
• 💰 6-НДФЛ и 2-НДФЛ: в разделах 1 и 2 указывается ставка 30% (до изменения статуса) или 13% (после).
• 🏢 ЕФС-1 (Сведение о застрахованных лицах): в поле Гражданство прописывается Армения, в Документ — данные паспорта.
• 📊 4-ФСС: граждане ЕАЭС включаются в отчет на общих основаниях.

В 1С:ЗУП все эти отчеты формируются автоматически, но перед отправкой проверьте:

1. В 6-НДФЛ (раздел 1) корректно указаны суммы с ставкой 30% для нерезидентов.

2. В СЗВ-ТД поле Гражданство заполнено (если оно пустое, обновите справочник стран).

3. В ЕФС-1 для иностранцев обязательно заполнены поля Серия и номер документа и Дата выдачи.

Если вы сдаете отчетность через 1С-Отчетность, система сама проверит корректность заполнения полей для иностранцев. Если используете другой сервис (например, Контур.Экстерн или СБИС), экспортируйте отчеты из 1С в формате XML и загружайте их вручную.

Что делать, если в отчете неверно указано гражданство?

Если в сформированном отчете (например, СЗВ-ТД) неверно указан код страны, проверьте:

1. Корректность кода в справочнике Страны мира (должен быть ARM).

2. Настройки обмена с ПФР: перейдите в Администрирование → Организации → [Ваша организация] → Регистрация в фондах и обновите данные.

3. Если ошибка сохраняется, создайте новую версию отчета с исправленными данными.

7. Типичные ошибки и как их избежать

При оформлении граждан Армении в 1С чаще всего допускаются следующие ошибки:

1. Неверный код страны или документа:

- Например, вместо ARM указан AM (это код Армении по ISO 3166-1 alpha-2, но в 1С используется alpha-3).

- Как исправить: проверьте справочник стран и при необходимости отредактируйте код вручную.

2. Отсутствие даты окончания действия паспорта:

- Без этой даты 1С не сможет контролировать актуальность документа.

- Как исправить: откройте карточку сотрудника, перейдите на вкладку Документы и добавьте дату.

3. Некорректный расчет НДФЛ:

- Если не указать дату въезда в РФ, система не сможет автоматически изменить ставку с 30% на 13%.

- Как исправить: в карточке сотрудника на вкладке Налоги и взносы укажите дату въезда и сохраните изменения.

4. Ошибки в ФИО:

- Армянские фамилии с апострофами (например, Арутюнян) иногда вводят без апострофа или заменяют его на дефис.

- Как исправить: введите ФИО точно как в паспорте, используя символ ' (апостроф).

5. Несвоевременное уведомление о изменении статуса резидента:

- Если сотрудник стал резидентом (прошло 183 дня), но в 1С это не отражено, НДФЛ будет удерживаться по завышенной ставке.

- Как исправить: создайте документ Изменение статуса налогового резидента (Зарплата → Персональные данные) и укажите дату изменения статуса.

8. Увольнение сотрудника: что нужно учесть

Процедура увольнения гражданина Армении в 1С практически не отличается от увольнения россиянина, но есть несколько нюансов:

• 📅 Сроки выплаты: все расчеты (зарплата, компенсация за отпуск) должны быть выплачены в день увольнения. Для иностранцев это особенно важно, так как они могут покинуть РФ сразу после увольнения.
• 📄 Документы: выдайте сотруднику:
  • 📋 Трудовую книжку (если велась) с записью об увольнении.
  • 💰 Справку о доходах по форме 2-НДФЛ (может потребоваться для налоговой отчетности в Армении).
  • 📊 Справку о страховых взносах (по запросу).
• 🛂 Миграционный учет: если сотрудник уезжает из РФ, работодатель не обязан уведомлять МВД, но рекомендуется сохранить копии его документов на случай проверок.

В 1С:ЗУП увольнение оформляется документом Увольнение (Кадры → Увольнения). При заполнении обратите внимание на:

- Поле Основание увольнения: выберите соответствующую статью ТК РФ (например, По соглашению сторон (ст. 78)).

- Вкладку Расчет: проверьте корректность начисления компенсации за неиспользованный отпуск (для иностранцев она рассчитывается так же, как для россиян).

- Блок Документы: прикрепите скан заявления об увольнении (если оно писалось).

После проведения документа увольнения сформируйте:

1. Приказ об увольнении (печатается из документа увольнения).

2. Записку-расчет при увольнении (Зарплата → Отчеты по зарплате → Записка-расчет (Т-61)).

3. СЗВ-ТД с типом Увольнение.

⚠️ Внимание: Если сотрудник уволился, но остался в РФ (например, устроился в другую компанию), его данные все равно хранятся в 1С в архиве. Не удаляйте карточку сотрудника — это нарушает требования ст. 22.1 Федерального закона №125-ФЗ "Об архивном деле".

FAQ: Частые вопросы по оформлению граждан Армении в 1С

Нужно ли оформлять патент или разрешение на работу для гражданина Армении?

Нет, граждане Армении (как и других стран ЕАЭС: Беларуси, Казахстана, Кыргызстана) имеют право работать в России без патентов и разрешений на работу. Достаточно паспорта и документа о регистрации по месту пребывания.

Как в 1С указать армянское ФИО с апострофами (например, Оганесян)?

Введите ФИО точно как в паспорте, используя символ апострофа ('). Например: Оганесян (без апострофа, если в паспорте его нет) или О'Ганесян (если апостроф есть). В 1С нет ограничений на использование этого символа.

Какую ставку НДФЛ применять: 13% или 30%?

Первые 183 дня пребывания в РФ в течение 12 месяцев — 30%. После истечения этого срока — 13%. В 1С ставка меняется автоматически, если в карточке сотрудника корректно указана дата въезда в РФ.

Нужно ли уведомлять МВД о приеме на работу гражданина Армении?

Нет, для граждан ЕАЭС уведомление МВД не требуется (в отличие от граждан других стран, например, Узбекистана или Таджикистана). Однако работодатель обязан хранить копии документов сотрудника.

Как оформить в 1С временную регистрацию сотрудника?

В карточке сотрудника на вкладке Документы добавьте новый документ с видом Свидетельство о регистрации по месту пребывания (91). Укажите серию, номер, дату выдачи и срок действия. В поле Адрес регистрации введите адрес из свидетельства.