Работа с кадровым учетом в системе 1С:Зарплата и управление персоналом требует от специалиста точности и умения быстро извлекать необходимые данные. Одним из самых востребованных запросов со стороны руководства или отдела кадров является формирование реестра сотрудников, прекративших трудовые отношения с организацией за определенный период. Это необходимо для сверки данных, передачи архивов или аналитики текучести кадров.
Существует несколько способов получить эти сведения, и выбор конкретного метода зависит от того, для каких целей вам нужен список уволенных. Вы можете использовать стандартные отчеты, сформировать выборку через универсальный поиск или даже создать собственную обработку, если штатные средства не покрывают всех потребностей. Ниже мы подробно разберем наиболее эффективные методики.
Для корректной работы с данными важно понимать, что в системе 1С информация о сотрудниках хранится в регистре сведений, который фиксирует все изменения статуса работника. Это означает, что даже если карточка сотрудника удалена из оперативного списка действующих лиц, история его приема и увольнения остается в базе данных. Грамотное использование этого механизма позволяет избежать ошибок при подготовке отчетности.
Использование стандартного отчета «Список сотрудников»
Самый простой и очевидный способ получить нужные данные — воспользоваться встроенным отчетом, который доступен в разделе кадрового учета. Он позволяет гибко настраивать отбор по организации, подразделению и, самое главное, по периоду действия трудового договора. Отчет «Список сотрудников» является универсальным инструментом для большинства рутинных задач.
Чтобы сформировать выборку, перейдите в меню Отчеты – Кадры – Список сотрудников организации. В открывшейся форме настроек вам необходимо указать период, за который требуется выгрузка данных. Система автоматически подтянет всех работников, чьи трудовые отношения с компанией были активны в этот промежуток времени, включая тех, кто был уволен.
Однако, чтобы увидеть именно уволенных, а не всех, кто числился в штате, необходимо настроить отбор. В панели настроек найдите поле «Состояние в организации» и установите значение Уволен. Также вы можете уточнить период увольнения, указав конкретные даты в поле Дата увольнения. Это позволит отсеять действующих сотрудников и тех, кто только планирует уволиться.
После настройки параметров нажмите кнопку Сформировать. Результат отобразится в виде таблицы, которую можно детализировать, дважды кликнув по любой строке. Вы увидите не только ФИО, но и дату, а также основание увольнения, указанное в приказе.
- 📊 Отчет позволяет группировать данные по подразделениям или должностям для детального анализа.
- 🖨️ Готовый список можно сразу отправить на печать или сохранить в формате PDF.
- 🔍 Возможность детальной расшифровки до уровня конкретного документа-основания.
Используйте кнопку «Еще» в шапке отчета для быстрой настройки сортировки по дате увольнения — это поможет выстроить хронологию событий.
Формирование списка через универсальные отчеты
Если стандартный отчет не удовлетворяет ваши потребности по составу выводимых полей, на помощь приходит механизм универсальных отчетов. Этот инструмент дает доступ к регистрам сведений напрямую, позволяя конструировать выборки любой сложности без привлечения программиста.
Для начала откройте раздел Отчеты – Универсальные отчеты. В поле «Тип отчета» выберите опцию Регистр сведений. Далее в списке доступных регистров найдите СотрудникиОрганизаций. Именно этот объект хранит актуальную информацию о периоде работы каждого специалиста в вашей фирме.
Ключевым моментом здесь является правильная настройка отборов. Вам необходимо добавить условие, где измерение «Состояние в организации» равно значению Уволен. Дополнительно можно установить отбор по дате регистрации записи в регистре, чтобы сузить выборку до конкретного месяца или квартала.
⚠️ Внимание: При работе с универсальными отчетами убедитесь, что у вашей учетной записи есть права на чтение регистров сведений. Отсутствие прав приведет к пустому результату формирования, даже если настройки верны.
Преимущество данного метода заключается в возможности вывода любых дополнительных реквизитов, которые не отображаются в стандартных печатных формах. Вы можете добавить в макет табеля, номер СНИЛС, причины увольнения или даже комментарии из карточки сотрудника.
- ⚙️ Полная кастомизация состава колонок в итоговой таблице.
- 📈 Возможность группировки и подсчета итогов по произвольным полям.
- 💾 Сохранение настроенного варианта отчета для быстрого доступа в будущем.
Анализ данных через регистр «Кадровая история»
Для глубокого аудита кадровой службы часто требуется просмотреть не просто текущий статус, а всю цепочку событий, связанных с работником. В таких случаях оптимальным решением является анализ регистра «Кадровая история» или использование отчета «Анализ состояния расчетов» с соответствующими настройками.
Этот подход позволяет увидеть динамику: когда сотрудник был принят, переводился ли он между отделами и в какой момент состоялось увольнение. Такая информация критически важна при возникновении трудовых споров или необходимости восстановления стажа.
Чтобы получить данные, сформируйте отчет по регистру накопления или сведений, отвечающему за движения кадров. Установите отбор по виду движения Увольнение. Система покажет все документы, зафиксировавшие этот факт.
| Поле отчета | Описание данных | Источник в 1С |
|---|---|---|
| ФИО Сотрудника | Полное имя работника | Справочник Физические лица |
| Дата увольнения | Последний рабочий день | Документ Увольнение |
| Причина увольнения | Статья ТК РФ | Справочник Статьи ТК РФ |
| Подразделение | Отдел на момент увольнения | Справочник Подразделения |
Использование таких детализированных выборок требует понимания структуры базы данных. Если вы не уверены в правильности настроек, лучше обратиться к администратору системы, чтобы не исказить статистические данные.
Как восстановить удаленный документ увольнения?
Если документ был удален ошибочно, его можно найти в журнале документов, включив режим «Показывать удаленные», или восстановить из резервной копии базы данных.
Экспорт данных в Excel для дальнейшей обработки
Часто руководству требуется не просто посмотреть список в окне программы, а получить файл для проведения собственных расчетов или сводных таблиц. В 1С реализован удобный механизм выгрузки сформированных отчетов во внешние форматы.
После того как вы сформировали список уволенных любым из описанных выше способов, обратите внимание на панель инструментов над таблицей результатов. Там расположена кнопка Сохранить как... или значок дискеты. Нажмите на неё и выберите формат XLSX или CSV.
Система предложит выбрать путь для сохранения файла на вашем компьютере. Важно отметить, что при выгрузке в Excel сохраняются все примененные в 1С отборы и группировки. Это значит, что вы получите именно тот срез данных, который видели на экране.
Для автоматизации процесса можно настроить сохранение отчета в общую сетевую папку по расписанию, если ваша версия 1С работает в файловом или клиент-серверном варианте с соответствующими правами доступа. Это избавит от необходимости формировать отчет вручную каждый раз.
- 📂 Возможность выгрузки не только в Excel, но и в PDF, HTML или текстовый файл.
- 🔄 Сохранение настроек отчета позволяет восстанавливать структуру таблицы в Excel «в один клик».
- 📧 Отправка файла напрямую из интерфейса 1С по электронной почте через встроенный почтовый клиент.
При выгрузке больших объемов данных (более 10 000 строк) рекомендуется использовать формат CSV, так как он обрабатывается быстрее и занимает меньше места.
Настройка прав доступа для формирования отчетов
Не все пользователи системы имеют право видеть полные данные о сотрудниках, особенно если речь идет о персональной информации или зарплатных показателях, которые часто сопутствуют кадровым отчетам. Администратор должен корректно настроить роли доступа.
Проверьте профиль пользователя, который будет формировать список уволенных. В окне настройки прав доступа (раздел НСИ и Администрирование – Настройка пользователей и прав) убедитесь, что установлена галочка напротив роли «Полные права» или специализированной роли «Кадровый работник».
Если пользователь видит пустой отчет или сообщение об ошибке прав доступа, необходимо добавить ему разрешение на чтение справочника «Физические лица» и регистра «СотрудникиОрганизаций». Без этого система заблокирует вывод информации в целях безопасности.
⚠️ Внимание: Предоставление прав на просмотр кадровой истории должно строго регламентироваться политикой безопасности компании, так как эти данные относятся к категории конфиденциальных.
Также стоит проверить ограничения по организациям. Если в базе ведется учет нескольких юридических лиц, у пользователя могут быть права только на одну из них. В таком случае список уволенных по другим фирмам отображаться не будет.
Частые ошибки при формировании списков
Даже опытные пользователи иногда сталкиваются с ситуацией, когда отчет не показывает ожидаемые данные. Чаще всего проблема кроется в неверно установленных периодах или фильтрах. Например, если указать период формирования отчета до даты увольнения, сотрудник может не попасть в выборку.
Другая распространенная ошибка — путаница между статусом «Уволен» и датой увольнения. В некоторых конфигурациях 1С сотрудник считается уволенным только после проведения документа и закрытия периода. Если документ проведен «задним числом», но период еще не закрыт, он может не отображаться в некоторых оперативных отчетах.
Также стоит обратить внимание на флажок «Показывать уволенных», который часто скрыт в дополнительных настройках стандартных отчетов. По умолчанию многие формы показывают только действующий штат, чтобы не загромождать интерфейс.
Если вы используете сложную аналитику, проверьте, не установлен ли отбор по конкретному подразделению, в котором на самом деле не было увольнений. Сброс всех отборов и постепенное их наложение поможет локализовать причину отсутствия данных.
☑️ Чек-лист проверки отсутствия данных
FAQ: Часто задаваемые вопросы
Как найти сотрудника, который был уволен несколько лет назад?
Для поиска архивных данных используйте универсальный отчет по регистру «СотрудникиОрганизаций», установив период формирования за нужный год. Убедитесь, что в настройках отчета сняты ограничения по актуальности данных.
Можно ли автоматически отправлять список уволенных руководителю?
Да, это можно реализовать с помощью механизма «Задания» (бизнес-процессы) или внешней обработки, которая будет запускаться по расписанию и отправлять файл на e-mail через SMTP-сервер.
Почему в списке уволенных отображаются сотрудники с датой увольнения в будущем?
Это означает, что документ увольнения уже проведен, но дата в нем указана будущим числом. Такие сотрудники считаются «предстоящими к увольнению». Для фильтрации используйте отбор по дате увольнения «Меньше или равно текущей дате».
Как скрыть персональные данные в выгружаемом списке?
В настройках отчета уберите галочки напротив полей, содержащих конфиденциальную информацию (адрес, телефон, паспортные данные), оставив только ФИО и табельный номер.
Влияет ли способ увольнения на попадание в список?
Нет, в общий список попадают все сотрудники со статусом «Уволен», независимо от статьи ТК РФ. Однако вы можете добавить отбор по конкретному основанию увольнения, если нужен узкий срез данных.