Управление кадровым учетом требует высокой точности, особенно когда речь идет о формировании отчетности или внутреннем аудите данных. Руководители отделов, кадровые специалисты и бухгалтеры часто сталкиваются с необходимостью быстро получить актуальный реестр персонала с указанием ключевой информации: даты начала сотрудничества, должности и подразделения. Система 1С Предприятие предоставляет мощные инструменты для решения этой задачи, но их функционал может показаться избыточным новичку.
Существует несколько способов получить требуемые данные: от использования стандартных печатных форм до написания собственных запросов через консоль. Выбор конкретного метода зависит от конфигурации, будь то 1С Зарплата и управление персоналом, 1С Бухгалтерия или 1С Управление торговлей, а также от частоты выполнения операции. В этой статье мы детально разберем наиболее эффективные методы, избегая лишней теории и сосредоточившись на практических шагах.
Любая ошибка в датах приема может привести к неверному расчету стажа, отпусков или налоговых вычетов. Поэтому важно не просто вывести список, но и проверить корректность отображаемых сведений о кадрах. Мы рассмотрим как стандартные отчеты, так и продвинутые настройки, которые позволят вам адаптировать вывод под нужды вашего бизнеса.
Использование стандартного отчета «Список сотрудников»
Самый простой и очевидный способ получить необходимые данные — воспользоваться встроенными возможностями системы. В большинстве актуальных конфигураций 1С существует универсальный отчет, который покрывает 90% потребностей пользователей без необходимости глубокого погружения в настройки. Этот инструмент доступен из основного раздела кадрового учета.
Для запуска перейдите в меню Кадры → Списки сотрудников → Список сотрудников. Откроется форма отчета, где по умолчанию уже отображаются базовые колонки. Однако стандартный вид может не содержать дату приема, поэтому её необходимо добавить вручную через настройки композиции данных. Это действие не требует прав администратора и доступно любому пользователю с правами на просмотр кадровых данных.
В открывшемся окне настроек найдите поле «Дата приема» в списке доступных полей и перенесите его в область выбранных полей. После применения настроек таблица обновится. Вы сможете отсортировать данные по возрастанию или убыванию, чтобы увидеть самых новых или самых старых сотрудников компании. Печатная форма может быть сразу выведена на бумагу или сохранена в PDF.
☑️ Проверка стандартного отчета
Обратите внимание, что в некоторых старых версиях платформы или специфических отраслевых решениях расположение меню может отличаться. Если вы не нашли указанный путь, попробуйте воспользоваться поиском по интерфейсу (значок лупы), введя название отчета.
⚠️ Внимание: Стандартный отчет может не отображать сотрудников, уволенных до текущей даты, если в настройках отбора стоит фильтр «Только принятые». Снимите галочку, если нужен полный архив.
Настройка отборов и группировок в СКД
Система компоновки данных (СКД) является «сердцем» отчетов в современных версиях 1С. Она позволяет гибко управлять тем, какие именно строки попадут в ваш список. Часто пользователям требуется не просто полный список, а выборка по конкретному подразделению или периоду приема. Настройка отборов позволяет сузить круг поиска до нужных сотрудников за пару кликов.
В режиме настройки отчета перейдите на вкладку «Отборы». Здесь вы можете задать условие, например: «Сотрудник.Подразделение» равно «Отдел продаж». Также полезно использовать отбор по дате: «Дата приема» больше или равно определенной дате. Это актуально при формировании списков новичков за текущий месяц для подготовки приказов или выдачи пропусков. Логика отбора применяется динамически при каждом обновлении отчета.
Группировки позволяют структурировать данные. Вместо сплошного списка вы можете сгруппировать сотрудников по подразделениям или должностям. Для этого перетащите нужное поле в область «Группировки строк». Система автоматически создаст заголовки групп, что значительно упрощает восприятие информации при большом количестве записей в базе.
В простом режиме доступны только условия «И». Если вам нужно вывести сотрудников либо из отдела А, либо из отдела Б, используйте кнопку «Расширенный» в окне настройки отборов.
⚠️ Внимание: При использовании отборов по дате убедитесь, что формат даты в настройках соответствует ожидаемому (ДД.ММ.ГГГГ), иначе система может некорректно обработать запрос.
Формирование списка через обработку «Универсальный отчет»
Если стандартные отчеты по какой-то причине не подходят или ограничены правами доступа, на помощь приходит обработка «Универсальный отчет». Этот инструмент позволяет строить выборки практически по любым объектам метаданных системы, включая справочники и документы. Он является мощным средством для аналитики и выгрузки данных в произвольном виде.
Запустите обработку через меню Отчеты → Универсальный отчет. В поле «Тип отчета» выберите «Справочник», а в поле «Объект» укажите «Сотрудники» или «Физические лица», в зависимости от того, как ведется учет в вашей базе. После выбора объекта система предложит настроить поля. Добавьте поле «Дата приема» и любые другие необходимые атрибуты, такие как табельный номер или СНИЛС.
Особенностью универсального отчета является возможность работы с историческими данными. Вы можете установить дату актуальности, чтобы увидеть, кто числился в штате на конкретный момент в прошлом. Это незаменимо при ретроспективном анализе кадровых перестановок или восстановлении утерянной информации. Гибкость настройки делает этот инструмент предпочтительным для опытных пользователей.
Как добавить вычисляемое поле в Универсальный отчет?
Перейдите в настройки, выберите вкладку «Дополнительные поля». Нажмите «Добавить», задайте имя поля и в поле выражение введите формулу или ссылку на существующий ресурс. Это позволяет рассчитывать стаж или возраст прямо в отчете.
Полученный результат можно сразу выгрузить в табличный документ или сохранить в формате MXL для последующего использования. Обработка работает быстро даже на больших объемах данных, так как использует оптимизированные запросы к базе данных SQL.
Выгрузка данных в Excel для дальнейшей обработки
Часто полученный в 1С список требуется передать руководству или использовать для рассылки уведомлений. Формат Excel является наиболее универсальным для этих целей. Система 1С позволяет экспортировать данные в табличный документ с сохранением всех форматирований, что экономит время на верстке.
После формирования списка нажмите кнопку Вывести список или значок дискеты/стрелки в панели инструментов отчета. В открывшемся меню выберите опцию «Табличный документ» или сразу «Сохранить как..» и укажите формат XLSX. Система предложит выбрать путь сохранения файла на вашем компьютере или сетевом диске.
При выгрузке важно проверить кодировку и формат ячеек. Иногда даты могут экспортироваться как текст, что затрудняет их сортировку в Excel. Чтобы избежать этого, используйте функцию «Сохранить данные» с настройками по умолчанию, которые гарантируют корректный тип данных для числовых и датированных полей. Табличный документ 1С полностью совместим с офисными пакетами.
| Формат выгрузки | Совместимость | Рекомендуемое использование |
|---|---|---|
| MXL (Табличный документ) | Только 1С / Конвертер | Печать, архивирование внутри системы |
| XLSX (Excel) | MS Office, LibreOffice | Анализ, рассылка, сводные таблицы |
| CSV / TXT | Любые текстовые редакторы | Импорт в другие системы, базы данных |
| Универсальный просмотр | Официальная отчетность, рассылка без права редактирования |
При выгрузке в Excel используйте «Сохранить как» с выбором формата XLSX, а не просто копирование ячеек, чтобы сохранить типы данных дат для корректной сортировки.
Написание запроса через Консоль запросов
Для продвинутых пользователей и администраторов баз данных наиболее гибким инструментом является Консоль запросов. Она позволяет писать SQL-подобные запросы на языке 1С, получая данные точно в том виде, в котором они хранятся в базе. Этот метод требует знания структуры метаданных, но дает полный контроль над выборкой.
Запустите внешнюю обработку «Консоль запросов» (обычно поставляется в составе инструментов администратора). В окне запроса введите следующий код для получения списка:
ВЫБРАТЬ
Сотрудники.Ссылка КАК Сотрудник,
Сотрудники.Наименование КАК ФИО,
Сотрудники.ДатаПриема КАК ДатаПриема
ИЗ
Справочник.Сотрудники КАК Сотрудники
ГДЕ
Сотрудники.ЭтоГруппа = ЛОЖЬ
Этот запрос выбирает только элементы справочника (исключая папки) и выводит имя и дату приема. Вы можете добавить любые другие поля, зная их имена в конфигураторе. Результат выполнения отображается в нижней части окна и может быть скопирован или выгружен. Язык запросов 1С отличается от стандартного SQL, но интуитивно понятен.
Консоль запросов позволяет обходить ограничения интерфейса и получать «сырые» данные напрямую из таблиц базы, что критично при отладке или сложной аналитике.
Использование этого метода целесообразно, когда стандартные отчеты не могут отобразить специфические регистры сведений или когда требуется объединить данные из разных справочников в одну таблицу. Однако будьте осторожны: неправильный запрос может создать высокую нагрузку на сервер.
⚠️ Внимание: Работа в Консоли запросов требует прав на выполнение операций с администрированием. Не запускайте тяжелые запросы без условия «ГДЕ» в рабочее время, это может замедлить работу всей базы.
Автоматизация и создание собственных печатных форм
Если необходимость формировать список сотрудников с датой приема возникает регулярно (например, еженедельно для планерок), имеет смысл автоматизировать этот процесс. В конфигурациях с открытым кодом или при наличии прав на расширение функционала можно создать собственный отчет или печатную форму.
В режиме Предприятия с включенной опцией «Расширения» или в Конфигураторе создайте новый объект «Отчет». Используйте конструктор СКД для быстрой настройки макета. Вы можете добавить логотип компании, шапку с утверждающими подписями и специфические колонки, такие как «Контактный телефон» или «Email», которых нет в стандартных списках. Пользовательский отчет сохранится в базе и будет доступен всем сотрудникам с соответствующими правами.
Также можно настроить задание для регламентного запуска. Система будет автоматически формировать файл со списком новых сотрудников каждое утро и отправлять его по электронной почте руководителю отдела кадров. Это исключает человеческий фактор и гарантирует своевременность получения информации.
Где хранятся настройки пользовательских отчетов?
Настройки сохраняются в информационной базе в специальных таблицах настроек СКД. При обновлении конфигурации они обычно сохраняются, но при переходе на новую версию платформы может потребоваться конвертация настроек.
Для реализации такой автоматизации может потребоваться участие программиста 1С, который напишет небольшой модуль обработки. Однако даже стандартными средствами можно настроить «Варианты отчета», сохранив свои настройки полей и отборов под именем «Еженедельный список новичков».
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Почему в списке не отображаются некоторые сотрудники?
Проверьте настройки отборов. Возможно, установлен фильтр по дате увольнения или подразделению. Также убедитесь, что у карточки сотрудника установлен признак «Это физическое лицо» и она не помечена на удаление.
Как изменить формат даты в отчете с ДД.ММ.ГГ на полный?
Формат даты зависит от настроек пользователя в разделе «Еще → Настройки пользователя» или от параметров региональных стандартов Windows. В самом отчете 1С формат обычно наследуется из системных настроек, но в СКД можно явно задать формат поля.
Можно ли выгрузить список вместе с фотографиями сотрудников?
Стандартными средствами выгрузить картинки в Excel напрямую сложно. Обычно выгружаются ссылки на файлы или данные обрабатываются через специализированные обработки экспорта, поддерживающие вставку изображений в ячейки.
Где найти дату приема для внешних совместителей?
Внешние совместители часто ведутся в отдельном регистре или справочнике «Физические лица», а не в «Сотрудниках». Используйте Универсальный отчет и выберите объект «Физические лица», затем добавьте поле из регистра сведений «Кадровые данные».