Оформление трудовых отношений с работниками, выполняющими функции в свободное от основной занятости время, является рутинной, но ответственной задачей для любого кадровика или бухгалтера. Программа 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) и конфигурация 1С:Бухгалтерия предприятия предлагают гибкий инструментарий для решения этой задачи. Правильная настройка карточки сотрудника и выбор соответствующего способа приема гарантируют корректное начисление заработной платы и отсутствие проблем с фондом социального страхования.
Процесс начинается с определения статуса работника: является ли совместительство внутренним (у того же работодателя) или внешним (у другого). От этого зависит алгоритм действий в системе и набор необходимых документов. В любом случае, ключевым элементом становится документ Прием на работу, где необходимо корректно установить галочку в поле «Совместительство». Ошибки на этом этапе могут привести к неверному расчету налогов или блокировке возможности заполнения штатного расписания.
Рассмотрим детально процедуру ввода данных, специфику заполнения полей для разных видов занятости и автоматизацию последующих расчетов. Важно понимать, что система не просто фиксирует факт приема, но и формирует связку между сотрудником, подразделением и статьями затрат. Это критически важно для управленческого учета и корректного отражения расходов в бухгалтерском и налоговом учете.
Подготовка справочников и проверка штатного расписания
Прежде чем создавать новый документ о приеме, необходимо убедиться в актуальности справочной информации. В блоке Настройка → Кадровый учет следует проверить настройки видов занятости. Если в вашей организации практикуется массовый наем по совместительству, имеет смысл создать отдельные виды расчетов или правила округления, специфичные для таких сотрудников.
Особое внимание уделите штатному расписанию. Должность, на которую принимается совместитель, должна быть утверждена и иметь свободные ставки. В отличие от основного сотрудника, совместитель может занимать лишь часть ставки, например, 0.5 или 0.25. Система 1С строго контролирует заполняемость ставок, если включена соответствующая опция контроля.
Для внешних совместителей создание записи в штатном расписании не всегда обязательно, в зависимости от учетной политики организации. Однако для внутреннего совместителя наличие утвержденной должности является обязательным условием. Проверьте, чтобы тарифная сетка и оклады соответствовали трудовому договору.
⚠️ Внимание: Если вы используете внешние источники данных (например, выгрузку из CRM или Excel), убедитесь, что коды подразделений совпадают с кодами в текущей базе 1С, иначе документ приема не проведется.
Также стоит проверить справочник Физические лица. Если сотрудник уже работает у вас на основной должности, система предложит использовать существующую карточку. Создать дубликат физического лица категорически запрещено, так как это приведет к ошибкам в персонифицированном учете и отчетности в СФР.
Используйте поиск по ИНН или СНИЛС при вводе нового сотрудника, чтобы система автоматически проверила наличие дублей в базе физических лиц.
Алгоритм оформления внутреннего совместительства
Внутреннее совместительство подразумевает, что работник выполняет дополнительную работу у того же работодателя в свободное от основной работы время. В интерфейсе 1С процесс оформления интуитивно понятен, но требует внимательности при выборе типа приема. Откройте раздел Кадры → Прием на работу и создайте новый документ.
В шапке документа укажите дату приема. Она может совпадать с датой начала работы по основной должности или быть позже. В поле «Сотрудник» выберите существующего работника из списка. Система автоматически подтянет его паспортные данные и ИНН. Ключевой момент — установка флага «Совместительство».
После установки галочки интерфейс документа изменится: станет доступно поле для указания вида совместительства. Выберите вариант «Внутреннее». Далее заполните подразделение, должность и оклад. Обратите внимание, что оклад указывается в полном размере за полную ставку, а система сама рассчитает сумму к выплате исходя из указанной занятости (например, 0.5 ставки).
- 📄 Выберите документ-основание (Приказ или Трудовой договор) и введите его реквизиты для архивации.
- 💰 Укажите способ отражения затрат, отличный от основного, если учет ведется по разным статьям расходов.
- 📅 Проверьте график работы: он может отличаться от графика основной должности (например, вечерние смены).
При проведении документа система сформирует кадровый приказ формы Т-1 (или Т-1а). Для внутреннего совместителя это создает новую запись в регистре сведений о работе сотрудника, не затрагивая его основную запись. Зарплата будет начисляться отдельно, но в одну ведомость, если настройки расчета объединены.
☑️ Проверка перед проведением документа
Специфика приема внешнего совместителя
Оформление внешнего совместителя имеет свои нюансы, так как трудовая книжка работника находится у другого работодателя. В 1С такой сотрудник заводится как новое физическое лицо, если он ранее не числился в вашей базе. Процесс начинается со стандартной карточки приема, но с выбором типа «Внешнее совместительство».
В карточке сотрудника обязательно нужно заполнить данные о документе, удостоверяющем личность, и СНИЛС. Поскольку трудовой договор заключается отдельно, в 1С создается независимый кадровой документ. Важно отметить, что запись в трудовую книжку вносится только по желанию работника и только по основному месту работы, поэтому в 1С мы не ведем учет движения бумажной трудовой для внешних совместителей.
При заполнении документа приема укажите период работы. Для внешних совместителей часто устанавливается срочный трудовой договор. В поле «Условия приема» можно добавить комментарий о характере работы. Оклад указывается аналогично внутреннему совместительству — в пропорции к ставке.
⚠️ Внимание: Для внешних совместителей необходимо запросить справку о доходах с основного места работы, если планируется предоставление стандартных налоговых вычетов, так как вы не видите их общую сумму заработка за год.
Система позволяет вести учет нескольких внешних совместительств для одного физического лица, если они работают у вас в разных подразделениях или по разным договорам. Каждый договор оформляется отдельным документом приема со своим номером и датой. Это обеспечивает прозрачность начислений и упрощает расчет больничных листов.
Нужна ли трудовая книжка внешнего совместителя?
Нет, оригинал трудовой книжки остается у основного работодателя. Вы храните только копию приказа о приеме и сам трудовой договор, заключенный с вашей организацией.
Настройка видов расчета и начисление зарплаты
Корректное начисление заработной платы совместителям зависит от настроек видов расчета. В типовых конфигурациях 1С уже заложены алгоритмы, учитывающие занятость. Однако, если вы используете сложные схемы премирования или сдельную оплату, потребуется дополнительная настройка.
В документе Начисление зарплаты и взносов система автоматически определит отработанное время. Если сотрудник работает по графику, табель рабочего времени заполняется автоматически на основе явок. Для совместителей, работающих по суммированному учету времени, важно правильно закрыть месяц, чтобы не возникло переработок или недоработок.
Рассмотрим таблицу основных отличий в настройках начислений для разных категорий сотрудников:
| Параметр | Основной сотрудник | Внутренний совместитель | Внешний совместитель |
|---|---|---|---|
| Трудовая книжка | Хранится в организации | Хранится в организации | Не предоставляется |
| Налоговые вычеты | Предоставляются автоматически | Предоставляются (суммируются) | Только по заявлению и справке |
| Больничный лист | Оплачивается полностью | Оплачивается полностью | Оплачивается при стаже у всех работодателей |
| Отпуск | По графику организации | Синхронно с основным отпуском | По заявлению, независимо от основного |
При расчете среднего заработка для отпускных или командировочных система учитывает все доходы сотрудника в данной организации. Для внутреннего совместителя это означает, что в расчет попадут суммы и по основной должности, и по совместительству. Это выгодно для работника, так как увеличивает средний дневной заработок.
Система 1С автоматически суммирует доходы внутреннего совместителя при расчете отпускных, что увеличивает итоговую сумму выплаты по сравнению с раздельным расчетом.
Учет рабочего времени и табелирование
Организация учета рабочего времени для совместителей требует четкого разграничения часов. В 1С это реализуется через графики работы. Для каждого приема на работу (основного и по совместительству) можно назначить свой индивидуальный график.
В документе Табель учета рабочего времени явки совместителя отражаются отдельными кодами или в те же дни, но с указанием количества часов, не превышающего половину нормы (для 0.5 ставки). Программа контролирует, чтобы суммарное время работы не превышало законодательно установленные лимиты.
Если совместитель работает в ночное время или в выходные, необходимо использовать соответствующие виды начислений с повышенными коэффициентами. В настройках графика работы следует указать параметры ночного времени, чтобы 1С автоматически применила надбавку. Ручное редактирование табеля допускается, но требует обоснования.
Частая ошибка — забывчивость при увольнении. При увольнении с должности совместителя (особенно внутреннего) основной сотрудник продолжает числиться в базе. Необходимо создать отдельный документ Увольнение именно для этой записи, указав причину увольнения и дату.
- ⏰ Следите за пересечением графиков: сотрудник не может находиться в двух местах одновременно.
- 📉 Контролируйте лимит часов: для совместителей есть ограничения по максимальной продолжительности работы в месяц.
- 📝 Фиксируйте отгулы: если совместитель отработал выходной, предоставьте отгул или оплатите в двойном размере.
⚠️ Внимание: Законодательные нормы по ограничению рабочего времени совместителей могут меняться. Всегда сверяйтесь с актуальной редакцией Трудового кодекса перед утверждением графиков.
Отчетность и кадровый документооборот
Завершающим этапом процесса является формирование отчетности. Совместители учитываются в формах СЗВ-ТД, ЕФС-1 и других отчетах в СФР на общих основаниях. В 1С при формировании отчета система автоматически подтянет сведения о приеме, переводе и увольнении совместителей.
В отчете Список сотрудников можно отфильтровать работников по признаку совместительства, чтобы выгрузить списки для отдела кадров или бухгалтерии. Это удобно при проведении инвентаризации личного состава или рассылке уведомлений.
Для внешних совместителей важно хранить копии документов, подтверждающих их личность и квалификацию, в электронном виде, прикрепив их к карточке сотрудника в 1С. Это упрощает аудит и проверку со стороны трудовой инспекции. Внутренние совместители уже имеют полное досье в системе.
При формировании реестров для банка на выплату зарплаты убедитесь, что счета для перечисления средств указаны верно. Часто сотрудники просят перечислять зарплату по совместительству на ту же карту, что и основную, но юридически это должны быть разные реестры или разные строки в одном реестре с указанием типа дохода.
Настройте автоматическую выгрузку данных в систему электронного документооборота (СЭД), чтобы приказы о приеме совместителей сразу подписывались электронной подписью руководителя.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли принять на работу по совместительству директора организации?
Да, директор может работать по совместительству, но только с согласия уполномоченного органа юридического лица (собственника, совета директоров). В 1С это оформляется обычным документом приема с флагом совместительства, но требуется дополнительное согласование.
Как в 1С отразить увольнение внутреннего совместителя, если он уходит с основной работы?
Необходимо создать два документа увольнения: один для основной должности, второй — для должности совместителя. Даты увольнения могут совпадать. Система проведет окончательный расчет, суммируя компенсации за неиспользованный отпуск по обоим местам работы.
Нужно ли заводить новую карточку физического лица для внешнего совместителя?
Нет, карточка физического лица создается один раз. Если человек уже есть в базе (даже как контрагент или бывший сотрудник), используйте поиск. Новая запись создается только в регистре «Сотрудники организаций» с привязкой к конкретному юрлицу и типу занятости.
Как рассчитать больничный лист внешнему совместителю в 1С?
Расчет производится на основании данных о заработке в вашей организации. Если стаж позволяет, 1С запросит справку о заработке с других мест работы (форма 182н или сведения СФР). Без этих данных расчет будет произведен только исходя из выплат у вас, что может занизить сумму пособия.
Может ли совместитель претендовать на учебный отпуск в 1С?
Да, если это его первое образование данного уровня. В документе Отсутствие (отпуска, неявки, больничные) выбирается вид отсутствия «Учебный отпуск». Оплата производится в зависимости от того, является ли совместительство основным источником дохода для получения образования, но в 1С механизм начисления стандартный.