Как в 1С сделать список работающих сотрудников: отчеты, запросы и обработки

Получение актуального списка работающих сотрудников — одна из самых востребованных задач в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП), 1С:Бухгалтерии и 1С:Управлении Торговлей. Без этого списка невозможно корректно формировать отчетность для ФНС, ПФР или внутренние аналитические документы. Однако стандартные отчеты системы не всегда дают нужную выборку: они могут включать уволенных сотрудников, стажеров без трудового договора или работников в декретном отпуске.

В этой статье разберем 5 проверенных способов получить список исключительно действующих сотрудников с учетом нюансов кадрового учета: от стандартных отчетов до кастомизированных запросов на языке 1С:Предприятие. Особое внимание уделим фильтрации по статусу трудового договора, дате увольнения и типу занятости (основное место работы, совместительство). Все инструкции актуальны для последних версий платформы 1С:Предприятие 8.3 (включая облачные решения).

1. Стандартный отчет «Сотрудники организации» — быстрый способ

Самый простой метод — использовать встроенный отчет Сотрудники организации, который доступен в большинстве конфигураций на базе 1С:ЗУП. Он позволяет получить базовую информацию о сотрудниках с минимальными настройками.

Чтобы открыть отчет:

• 📌 Перейдите в раздел Кадры → Отчеты по кадрам → Сотрудники организации.
• 🔧 В настройках отчета установите фильтр по полю Дата увольнения — выберите значение Не заполнено.
• 📅 Укажите актуальную дату в параметре По состоянию на (обычно текущая дата).
• 📊 Добавьте в вывод колонки: ФИО, Табельный номер, Подразделение, Должность.

Преимущество этого метода — скорость и простота. Однако у него есть ограничения:

• ⚠️ Не учитываются сотрудники с приостановленными договорами (например, в отпуске по уходу за ребенком).
• ⚠️ Нет возможности фильтрации по типу занятости (основное/совместительство).
• ⚠️ В некоторых конфигурациях отчет может включать физических лиц без действующего трудового договора.

2. Отчет «Список сотрудников» с расширенной фильтрацией

Для более гибкой выборки подходит отчет Список сотрудников, который доступен в 1С:ЗУП 3.1 и новее. Он позволяет настроить детальные условия отбора, включая статус договора и вид занятости.

Пошаговая инструкция:

1. Откройте раздел Кадры → Отчеты по кадрам → Список сотрудников.
2. В блоке Отбор добавьте следующие условия:
   • Вид занятости → Основное место работы (или Внешнее совместительство, если нужно).
   • Статус → Работает.
   • Дата увольнения → Не заполнено.

Этот отчет решает проблему с «лишними» сотрудниками, но все равно не учитывает некоторые нюансы:

• 🔹 Не отображает сотрудников с испытательным сроком, если не добавить отдельный фильтр.
• 🔹 В облачных версиях 1С может отсутствовать поле Статус — в этом случае используйте фильтр по дате увольнения и виду договора.

3. Запрос на языке 1С для точной выборки

Если стандартные отчеты не дают нужного результата, можно написать кастомизированный запрос на языке 1С:Предприятие. Этот метод подходит для опытных пользователей или программистов, так как требует знания синтаксиса запросов.

Пример запроса для получения списка работающих сотрудников с учетом всех нюансов:

ВЫБРАТЬ
Сотрудник.ФизическоеЛицо.Наименование КАК ФИО,
Сотрудник.ТабельныйНомер КАК ТабельныйНомер,
Сотрудник.Подразделение.Наименование КАК Подразделение,
Сотрудник.Должность.Наименование КАК Должность,
Сотрудник.ДатаПриема КАК ДатаПриема
ИЗ
Документ.ПриемНаРаботу КАК Сотрудник
ГДЕ
Сотрудник.ДатаУвольнения ЕСТЬ NULL
И Сотрудник.ВидыЗанятости.ОсновноеМестоРаботы = ИСТИНА
И НЕ Сотрудник.Приостановлено
УПОРЯДОЧИТЬ ПО
Подразделение, ФИО

Этот запрос:

• 📋 Исключает уволенных сотрудников (ДатаУвольнения ЕСТЬ NULL).
• 📋 Фильтрует только основное место работы (ВидыЗанятости.ОсновноеМестоРаботы = ИСТИНА).
• 📋 Убирает сотрудников с приостановленными договорами (НЕ Приостановлено).

Чтобы выполнить запрос:

1. Откройте Все функции → Запросы → Конструктор запросов.
2. Вставьте код запроса и нажмите Выполнить.
3. Сохраните результат в виде отчета или экспортируйте в Excel.

4. Обработка «Список сотрудников» от 1С (дополнительный отчет)

Для пользователей, которые не хотят писать запросы вручную, существует готовая обработка Список сотрудников от фирмы 1С. Она доступна в ИТС (Информационно-технологическое сопровождение) или на портале Инфостарт.

Преимущества обработки:

• 🔧 Гибкие настройки фильтров (по дате приема, подразделению, виду договора).
• 📊 Возможность выгрузки в Excel с сохранением форматирования.
• 🔄 Автоматическое обновление данных при изменении кадровой информации.

Как установить и использовать:

1. Скачайте обработку с официального источника (например, ИТС).
2. Откройте 1С в режиме Конфигуратор и загрузите файл через Файл → Открыть.
3. В пользовательском режиме запустите обработку через Файл → Открыть → Выбрать файл обработки.
4. Настройте фильтры:
   • Статус → Работает.
   • Дата увольнения → Не заполнено.
   • Вид занятости → выберите нужные варианты.

5. Использование отчета «Кадровый учет» для аналитики

Если вам нужен не просто список, а аналитический отчет с группировкой по подразделениям, должностям или стажу, используйте отчет Кадровый учет. Он доступен в 1С:ЗУП и позволяет построить детализированную выборку.

Инструкция по настройке:

• 📊 Перейдите в Кадры → Кадровый учет → Отчеты по кадровому учету.
• 🔧 В настройках отчета выберите:
  • Период → текущий месяц или квартал.
  • Группировка → Подразделение → Должность.
  • Отбор → Статус = Работает.
• 📈 Добавьте показатели: Количество сотрудников, Средний стаж, ФОТ по подразделениям.

Этот отчет полезен для:

• 📌 Аналитики текучести кадров.
• 📌 Планирования штатной численности.
• 📌 Подготовки данных для внутреннего аудита.

6. Автоматизация: регламентные задания для регулярного обновления списка

Если список сотрудников нужен ежемесячно (например, для отчетности в ПФР или ФСС), настройте регламентное задание в 1С. Это сэкономит время и исключит ошибки при ручном формировании.

Как настроить:

1. Перейдите в Администрирование → Поддержка и обслуживание → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание с типом Выполнение отчета.
3. Выберите отчет Список сотрудников или ваш кастомизированный запрос.
4. Установите расписание (например, 1-е число каждого месяца).
5. Укажите email для автоматической отправки результата (опционально).

Предупреждения:

⚠️ Внимание: При настройке регламентного задания проверьте права доступа пользователя, от имени которого оно выполняется. Если у пользователя нет прав на просмотр кадровых данных, задание завершится с ошибкой.

⚠️ Внимание: В облачных версиях 1С некоторые регламентные задания могут выполняться только в ночное время (с 00:00 до 6:00 по московскому времени). Уточните ограничения в вашем тарифе.

Сравнение методов: какой способ выбрать?

Выбор метода зависит от ваших задач и уровня подготовки. Ниже таблица сравнения:

Рекомендации:

• 🔹 Для разовых задач подойдет стандартный отчет или отчет «Список сотрудников».
• 🔹 Если нужна аналитика по подразделениям — используйте «Кадровый учет».
• 🔹 Для полной автоматизации и максимальной точности напишите кастомизированный запрос и настройте регламентное задание.

Частые ошибки и как их избежать

При формировании списка сотрудников пользователи часто сталкиваются с типичными проблемами:

1. В списке появляются уволенные сотрудники

   Причина: Неправильно настроен фильтр по дате увольнения. В некоторых конфигурациях поле ДатаУвольнения может быть заполнено будущей датой (например, при увольнении с отработкой). Решение: добавьте условие ДатаУвольнения > ТекущаяДата().

2. Не отображаются сотрудники на испытательном сроке

   Причина: В фильтрах отчета может быть исключен статус Испытательный срок. Решение: в настройках отбора добавьте условие Статус В (&Работает, ИспытательныйСрок).

3. Дублируются записи по одному сотруднику

   Причина: Сотрудник может иметь несколько действующих договоров (например, основной и совместительство). Решение: сгруппируйте данные по ФизическомуЛицу или ТабельномуНомеру.

Чтобы избежать ошибок, всегда проверяйте:

• 🔹 Период отчета — данные должны быть актуальны на текущую дату.
• 🔹 Права доступа — у пользователя должны быть права на просмотр кадровых данных.
• 🔹 Совместимость версий — некоторые отчеты могут не работать в устаревших релизах 1С.

FAQ: Ответы на частые вопросы

И НЕ (Сотрудник.Отпуска.Вид = "По уходу за ребенком" И Сотрудник.Отпуска.ДатаОкончания > ТекущаяДата())

ГДЕ Сотрудник.Организация В (&Организация1, &Организация2)