Среднесписочная численность (ССЧ) — ключевой показатель для отчётности в ФНС, ПФР и Росстат. Его расчёт обязателен для всех организаций, даже если штат состоит из одного сотрудника. В 1С:Предприятие данные для этого отчёта формируются автоматически, но найти их не всегда просто: пути в меню зависят от версии программы, конфигурации и даже обновлений платформы.

Многие бухгалтеры теряют время, перерывая справочники и регистры, тогда как отчёт можно получить за 2-3 клика. В этой статье — актуальные инструкции для 1С:Бухгалтерия 8.3, 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP, а также разбор типичных ошибок при формировании ССЧ. Если вы работаете с облачной версией или коробочным решением — здесь найдёте пути для обоих вариантов.

Особое внимание уделите периоду расчёта: отчётность сдаётся за год, но данные можно получить и за квартал, и за месяц. А ещё — проверьте, включены ли в расчёт все категории сотрудников (в том числе совместители и работники по ГПД). Об этом и других нюансах читайте далее.

1. Что такое среднесписочная численность и зачем она нужна

Среднесписочная численность (ССЧ) — это средний показатель количества сотрудников, рассчитанный за отчётный период (месяц, квартал, год). Он нужен для:

  • 📊 Статистической отчётности в Росстат (форма № П-4).
  • 💼 Налоговых деклараций (например, при применении УСН или ЕНВД).
  • 📑 Отчётности в ПФР (форма СЗВ-М, если ССЧ превышает 25 человек).
  • 🏢 Внутреннего анализа кадровой политики компании.

Важно: ССЧ не равна фактическому числу сотрудников на конец периода. Она учитывает:

  • 👥 Всех работников по трудовому договору (включая совместителей и сезонных работников).
  • 📅 Периоды отпусков, больничных и командировок.
  • ⏳ Фактически отработанное время (например, сотрудник на 0,5 ставки учитывается как 0,5 человека).

Если в компании нет сотрудников (например, у ИП без наёмных работников), ССЧ всё равно указывается — как 0. Пропуск этого показателя может привести к штрафам от налоговой (до 5 000 рублей за несданный отчёт).

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для кадрового учёта?
1С:ЗУП 3.1
1С:Бухгалтерия 8.3
1С:ERP
1С:УНФ
Другую

2. Где найти среднесписочную численность в 1С:ЗУП 3.1

В 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 отчёт формируется в разделе Кадры. Точный путь зависит от версии программы, но общая схема такая:

  1. Откройте меню Кадры → Кадровые отчёты.
  2. В списке отчётов найдите "Среднесписочная численность" (или "Среднесписочная численность работников").
  3. Укажите Период (год, квартал или месяц) и нажмите Сформировать.

Если отчёта нет в списке, проверьте:

  • 🔍 Версию конфигурации (в старых релизах ЗУП 3.0 путь может отличаться).
  • 🔄 Обновления: иногда отчёты добавляются после установки патчей.
  • 👥 Права доступа: у пользователя должны быть права на просмотр кадровых отчётов.

В отчёте вы увидите не только итоговую цифру, но и разбивку по категориям сотрудников (основные работники, совместители, работники по ГПД). Эти данные можно экспортировать в Excel для дальнейшего анализа.

Убедиться, что все приёмы/увольнения сотрудников внесены в систему|

Проверить корректность ставок (0,5; 1,0 и т.д.)|

Обновить конфигурацию до последней версии (если есть уведомления)|

Сверить период отчётности с требованиями налоговой-->

3. Путь к среднесписочной численности в 1С:Бухгалтерия 8.3

В 1С:Бухгалтерия 8.3 отчёт по ССЧ формируется через раздел Зарплата и кадры. Инструкция:

  1. Перейдите в Зарплата и кадры → Кадровый учёт → Кадровые отчёты.
  2. Выберите "Среднесписочная численность".
  3. Задайте Период (по умолчанию — текущий год).
  4. Нажмите Сформировать и дождитесь расчёта.

Если отчёт не отображается:

  • 🔧 Проверьте, включён ли кадровый учёт в настройках программы (Администрирование → Настройки программы → Зарплата и кадры).
  • 📂 В некоторых версиях отчёт скрыт в подменю Отчёты по сотрудникам.
  • 🔄 Обновите конфигурацию: в старых релизах Бухгалтерии 8.2 путь может отличаться.

В Бухгалтерии 8.3 отчёт формируется на основе данных из справочника Сотрудники и документа Приём на работу. Если сотрудники добавлены, но не оформлены приказом о приёме, они не попадут в расчёт ССЧ.

💡

Если в отчёте не хватает сотрудников, проверьте даты их приёма на работу. Сотрудник, принятый 1 января, будет учтён за полный месяц, а принятый 15 января — только за половину.

4. Среднесписочная численность в 1С:ERP — где искать

В 1С:ERP Управление предприятием 2 отчёт формируется через раздел Кадры, но путь может отличаться в зависимости от настройки интерфейса. Пошаговая инструкция:

  1. Откройте Кадры → Отчёты по персоналу.
  2. В списке найдите "Среднесписочная численность" или "Анализ численности".
  3. Укажите Организацию (если их несколько) и Период.
  4. Нажмите Сформировать.

В ERP отчёт более детализирован: помимо ССЧ, здесь можно увидеть:

  • 📈 Динамику изменения численности по месяцам.
  • 👔 Распределение по подразделениям.
  • 💰 Связь с фондом оплаты труда (если включена аналитика по зарплате).

Если отчёт не формируется, проверьте:

  • 🔗 Интеграцию с ЗУП: в ERP кадровые данные могут подтягиваться из 1С:Зарплата и Управление Персоналом.
  • 📋 Настройки прав доступа для пользователя.
  • 🔄 Актуальность версий модулей (особенно если ERP используется в связке с другими 1С-решениями).
Что делать, если в ERP нет отчёта по ССЧ?

В некоторых конфигурациях ERP отчёт может называться иначе, например "Анализ кадрового состава" или "Численность персонала". Если его нет вообще, проверьте, установлен ли модуль "Кадровый учёт" в настройках программы (Администрирование → Функциональность → Кадровый учёт).

5. Типичные ошибки при формировании отчёта

Даже опытные бухгалтеры иногда сталкиваются с проблемами при расчёте ССЧ. Вот самые распространённые ошибки и как их избежать:

Ошибка Причина Как исправить
ССЧ равна нулю Не заполнены данные о сотрудниках или не проведено ни одного документа по кадровому учёту. Проверить справочник Сотрудники и документы Приём на работу.
Не учитываются совместители В настройках отчёта не включён флажок "Учитывать внешних совместителей". Открыть параметры отчёта и поставить галочку напротив соответствующего пункта.
Неверная численность по месяцам Ошибки в датах приёма/увольнения или некорректные ставки. Проверьте документы Кадровые переводы и Увольнения.
Отчёт не формируется Отсутствуют права доступа или устаревшая версия конфигурации. Обновить 1С или обратиться к администратору за правами.

Ещё одна частая проблема — расхождение с данными Росстата. Это происходит, если в 1С не учтены:

  • 🧑‍💼 Сотрудники, работающие по гражданско-правовым договорам (ГПД).
  • 👶 Декретницы (они учитываются в ССЧ, если находятся в отпуске по уходу за ребёнком до 3 лет).
  • 🎓 Практиканты, если с ними заключён трудовой договор.

Внимание: с 2023 года в отчётность по ССЧ обязательно включаются работники по ГПД, если они выполняют функции основного персонала (по разъяснениям Росстата). Пропуск этой категории может привести к штрафам.

6. Как экспортировать отчёт для сдачи в налоговую

После формирования отчёта в 1С его нужно подготовить для сдачи в контролирующие органы. В зависимости от требований (Росстат, ФНС, ПФР) формат может отличаться, но общая схема такая:

  1. В открытом отчёте нажмите Ещё → Выгрузить (или Экспорт).
  2. Выберите формат:
    • 📄 Excel — для внутреннего использования или ручной правки.
    • 📑 PDF — если требуется печатная форма.
    • 💾 XML — для электронной сдачи через операторов ЭДО (например, Контур.Экстерн).
  • Сохраните файл и проверьте его на ошибки (например, через сервис Контур.Фокус).

    • Для сдачи в Росстат (форма П-4) потребуется:

    • 📋 Разбивка по категориям (работники основной деятельности, совместители, работники по ГПД).
    • 📅 Данные за каждый месяц отчётного периода.
    • 🏢 Коды ОКВЭД и ОКТМО (они подтягиваются из реквизитов организации в 1С).

    Если вы сдаёте отчёт через 1С-Отчётность:

    1. Перейдите в Отчётность → Регламентированные отчёты.
    2. Выберите форму П-4 (или другую, если требуется ССЧ для налоговой).
    3. Заполните данные автоматически из 1С или вручную.
    4. Отправьте отчёт через оператора ЭДО.
    💡

    Перед отправкой отчёта всегда проверяйте итоговую численность вручную. Например, если в компании 10 сотрудников на полной ставке, ССЧ за месяц должна быть близка к 10 (с учётом отпусков и больничных).

    7. Среднесписочная численность в облачной 1С — особенности

    Если вы используете 1С:Fresh или другую облачную версию, путь к отчёту может отличаться. В 1С:ЗУП Fresh:

    1. Откройте раздел Кадры.
    2. Перейдите в Отчёты → Кадровые отчёты.
    3. Выберите "Среднесписочная численность".

    В облачных версиях есть несколько нюансов:

    • 🔄 Автоматические обновления: отчёты появляются сразу после релиза новых форм (не нужно ждать ручного обновления).
    • 📱 Мобильный доступ: отчёт можно сформировать и просмотреть с телефона через приложение 1С:Мобильный работник.
    • 🔒 Ограничения по функционалу: в базовых тарифах некоторые отчёты могут быть недоступны.

    Если отчёт не формируется в облаке:

    • 🔍 Проверьте, включён ли модуль Кадровый учёт в настройках тарифа.
    • 📧 Напишите в поддержку 1С:Fresh — иногда отчёты скрыты из-за технических работ.
    • 🔄 Обновите страницу браузера (кэш может блокировать новые функции).

    ⚠️ Внимание: В облачных версиях интерфейс может меняться без предварительного уведомления. Если не находите отчёт — проверьте раздел Новое в сервисе или обратитесь в поддержку.

    8. Частые вопросы по среднесписочной численности в 1С

    🔹 Как посчитать ССЧ вручную, если 1С даёт неверные данные?

    Формула расчёта:

    ССЧ за месяц = (Сумма списочной численности за все дни месяца) / Количество календарных дней в месяце

    Пример: в январе 31 день. Если в компании 5 сотрудников на полной ставке, а один был в отпуске с 10 по 20 января (11 дней), то:

    • Списочная численность за дни без отпуска: 5 чел. × 20 дней = 100.
    • Списочная численность за дни отпуска: 4 чел. × 11 дней = 44.
    • Итого: (100 + 44) / 31 ≈ 4,65 человека.

    Сверьте этот расчёт с данными 1С. Если разница значительная — ищите ошибки в кадровых документах.

    🔹 Нужно ли включать в ССЧ генерального директора, если он единственный сотрудник?

    Да, директор включается в ССЧ, даже если он единственный работник в компании. Исключение — если директор работает по гражданско-правовому договору (ГПД), но и в этом случае его нужно учитывать, если он выполняет функции штатного сотрудника.

    В 1С директор добавляется в справочник Сотрудники и оформляется приказом о приёме на работу — только тогда он попадёт в отчёт.

    🔹 Почему в отчёте ССЧ за год меньше, чем сумма ССЧ по месяцам?

    Это нормально: ССЧ за год рассчитывается как среднее арифметическое месячных показателей, а не их сумма. Формула:

    ССЧ за год = (ССЧ январь + ССЧ февраль + ... + ССЧ декабрь) / 12

    Пример: если ССЧ по месяцам была 10, 10, 10, ..., 10 (постоянная численность), то годовая ССЧ = (10 × 12) / 12 = 10. Если численность менялась (например, 5, 6, 7,...), годовая ССЧ будет средним значением.

    🔹 Как в 1С посчитать ССЧ для обособленного подразделения?

    В 1С:ЗУП 3.1 и 1С:ERP:

    1. Откройте отчёт "Среднесписочная численность".
    2. В настройках фильтра выберите Подразделение (укажите нужное обособленное подразделение).
    3. Сформируйте отчёт.

    Если в программе не ведётся учёт по подразделениям, придётся рассчитывать ССЧ вручную или донастраивать конфигурацию.

    🔹 Можно ли в 1С получить ССЧ за произвольный период (не месяц/квартал/год)?

    Да, но не во всех конфигурациях. В 1С:ЗУП 3.1:

    1. Откройте отчёт "Среднесписочная численность".
    2. В поле Период выберите Произвольный и укажите даты начала и конца.
    3. Нажмите Сформировать.

    В 1С:Бухгалтерия 8.3 такой опции может не быть — в этом случае придётся рассчитывать показатель вручную или экспортировать данные в Excel для анализа.