Как создать график работы в 1С на следующий год: инструкция с примерами

Планирование рабочего времени — ключевая задача для любого предприятия, и 1С:Предприятие предоставляет мощные инструменты для автоматизации этого процесса. Настройка графика работы на следующий год требует учета производственного календаря, корпоративных праздников, сменности и особенностей трудового законодательства. В этой статье мы разберем, как правильно сформировать график в 1С:Зарплата и Управление Персоналом 8.3 (ЗУП) и 1С:ERP, избегая типичных ошибок.

Особое внимание уделим двум ключевым аспектам: автоматическому заполнению на основе государственного календаря и ручной корректировке для учета специфики вашей организации. Вы узнаете, как импортировать праздничные дни, настроить сменную работу, проверить корректность расчетов и синхронизировать данные с другими модулями 1С. Инструкция актуальна для всех редакций платформы 8.3, включая облачные решения.

Важно: если ваша компания работает по нестандартному графику (например, вахтовый метод или 2/2), потребуется дополнительная настройка параметров учета рабочего времени. Мы рассмотрим эти случаи отдельно.

1. Подготовка: что нужно сделать до создания графика

Прежде чем приступать к формированию графика на 2026 год, выполните обязательные подготовительные шаги. Это сэкономит время и предотвратит ошибки в расчетах зарплаты.

Во-первых, обновите производственный календарь в 1С. Даже если вы используете стандартный 5-дневный график, государственные праздники и переносы выходных могут меняться ежегодно. В 1С:ЗУП календарь обновляется автоматически при обновлении конфигурации, но лучше проверить это вручную:

• 📅 Проверьте актуальность календаря: перейдите в Настройки → Производственный календарь и убедитесь, что для 2026 года отображаются корректные данные. Если календарь пуст — его нужно загрузить вручную.
• 🔄 Синхронизируйте данные: если вы используете 1С:ERP или 1С:Комплексную автоматизацию, убедитесь, что календарь синхронизирован между модулями «Зарплата» и «Управление персоналом».
• 📄 Соберите внутренние данные: подготовьте список корпоративных праздников, дней сокращенного рабочего времени и других исключений (например, технические простои).

Особое внимание уделите переносам выходных дней. В 2026 году, согласно Постановлению Правительства РФ, ожидаются переносы выходных с субботы на понедельник для некоторых праздников (например, 8 марта и 1 мая). Эти изменения должны быть учтены в календаре 1С.

⚠️ Внимание: Если в вашей организации действуют отраслевые соглашения (например, для медицинских учреждений или транспортных компаний), проверьте, не предусмотрены ли дополнительные выходные дни или особенности учета рабочего времени. Эти данные не отображаются в стандартном календаре 1С.

2. Создание графика работы: пошаговая инструкция

Теперь перейдем к непосредственному созданию графика. В 1С:ЗУП 8.3 это делается в разделе Кадры → Графики работы. Рассмотрим процесс на примере стандартной 5-дневной рабочей недели.

Шаг 1. Создайте новый график:

1. Откройте справочник Графики работы (через меню Кадры или панель быстрого доступа).
2. Нажмите Создать и выберите тип графика. Для большинства организаций подойдет Пятидневная рабочая неделя.
3. Укажите название (например, «Основной график 2026») и период действия — с 01.01.2026 по 31.12.2026.

Шаг 2. Настройте параметры графика:

• ⏰ Укажите продолжительность рабочего дня (обычно 8 часов) и время начала/окончания смены (например, с 9:00 до 18:00 с перерывом на обед).
• 📅 Выберите виды дней: рабочие, выходные, праздничные. Здесь же можно указать сокращенные дни (например, перед праздниками).
• 🔄 Если график сменный, активируйте опцию Использовать смены и настройте чередование (например, «день-ночь-отдых»).

Указан корректный период (2026 год)

Праздничные дни совпадают с производственным календарем

Учет перерывов на обед соответствует внутренним правилам

Для сменного графика проверено чередование смен-->

Шаг 3. Заполните календарь:

Система предложит автоматически заполнить график на основе производственного календаря. Подтвердите действие и дождитесь завершения процесса. После этого проверьте:

• 🎉 Праздничные дни отмечены как нерабочие.
• 🔄 Переносы выходных дней учтены (например, если суббота становится рабочей, а понедельник — выходным).
• ⏱️ Сокращенные предпраздничные дни имеют правильную продолжительность (например, 7 часов вместо 8).

Если требуется ручная корректировка, дважды кликните по нужному дню и измените его статус. Например, можно добавить корпоративный праздник или поменять выходной на рабочий день для конкретного подразделения.

3. Настройка сменного графика работы

Если ваша организация работает в несколько смен (например, 2/2, сутки через трое или вахтовый метод), стандартный график не подойдет. В этом случае нужно создать Сменный график работы с индивидуальными настройками.

Алгоритм действий:

1. В справочнике Графики работы выберите Создать → Сменный график.
2. Укажите название (например, «Сменный график 2/2 на 2026 год») и период действия.
3. В разделе Смены добавьте все используемые смены (например, «Дневная», «Ночная», «Отдых»). Для каждой смены укажите:
   • Время начала и окончания (например, 08:00–20:00 для дневной смены).
   • Продолжительность (с учетом перерывов).
   • Тип дня (рабочий/выходной).
4. В разделе Чередование смен настройте последовательность (например: День → Ночь → Отдых → Отдых).
5. Сохраните график и проверьте его визуально в календаре.

Пример настройки сменного графика 2/2:

День недели	Тип смены	Время работы	Продолжительность
Понедельник	Дневная	08:00–20:00	11 часов (с перерывом)
Вторник	Ночная	20:00–08:00	12 часов
Среда	Отдых	—	—
Четверг	Отдых	—	—
Пятница	Дневная	08:00–20:00	11 часов

Для вахтового метода потребуется дополнительная настройка:

• 📅 Укажите продолжительность вахты (например, 30 дней работы / 30 дней отдыха).
• ⏱️ Настройте учет сверхурочных и ночных часов (в 1С:ЗУП это делается в разделе Настройки расчета зарплаты).
• 🚀 Создайте отдельный график для вахтовиков и привяжите его к соответствующим сотрудникам.

⚠️ Внимание: При сменной работе обязательно проверьте настройки ночных часов (с 22:00 до 6:00) и сверхурочных. В 1С:ЗУП эти параметры влияют на оплату труда и должны быть зафиксированы в коллективном договоре.

4. Привязка графика к сотрудникам и подразделениям

Созданный график нужно назначить сотрудникам или целым подразделениям. Это можно сделать двумя способами: индивидуально (для каждого работника) или массово (для отдела).

Способ 1: Назначение через карточку сотрудника

1. Откройте справочник Сотрудники (раздел Кадры).
2. Выберите сотрудника и перейдите в его карточку.
3. В разделе График работы укажите созданный график и дату начала его действия (обычно 01.01.2026).
4. Сохраните изменения.

Способ 2: Массовое назначение через обработку

Если график одинаковый для всего отдела, используйте групповую обработку:

1. Перейдите в Кадры → Кадровые документы → Приемы, переводы, увольнения.
2. Создайте новый документ Кадровый перевод.
3. В табличной части добавьте всех сотрудников отдела (кнопка Подбор).
4. В поле График работы выберите нужный график и укажите дату начала действия.
5. Проведите документ.

После назначения графика проверьте:

• 🔍 В Отчете по сотрудникам (Кадры → Отчеты) отображается корректный график для каждого работника.
• 📊 В Табеле учета рабочего времени (Зарплата → Табель) дни отмечаются согласно графику (рабочие, выходные, праздничные).

5. Проверка корректности графика и устранение ошибок

Даже после автоматического заполнения график может содержать ошибки. Вот как их выявить и исправить:

Типичные ошибки и способы их исправления:

Ошибка	Причина	Решение
Праздничные дни отмечены как рабочие	Не обновлен производственный календарь	Загрузите актуальный календарь через Настройки → Производственный календарь
Некорректная продолжительность смены	Ошибка в настройках графика	Проверьте время начала/окончания в параметрах графика
Сотрудники не видят свой график в личном кабинете	Не синхронизированы данные	Обновите данные в 1С:Зарплата и Кадры и перезагрузите портал
Переносы выходных не учтены	Устаревшая версия календаря	Обновите конфигурацию 1С или загрузите календарь вручную

Для проверки используйте отчеты:

• 📈 Анализ графиков работы (Кадры → Отчеты) — показывает распределение рабочего времени по дням.
• 🔍 Сверка графиков и табелей — выявляет расхождения между запланированным и фактическим временем.
• 📊 Календарь сотрудника — визуальное отображение графика для конкретного работника.

Если обнаружите несоответствия, исправляйте их непосредственно в графике или через кадровые документы (например, Изменение графика работы).

⚠️ Внимание: После внесения изменений в график обязательно пересчитайте зарплату за период, чтобы избежать ошибок в начислениях. Используйте документ Перерасчет зарплаты в разделе Зарплата.

6. Экспорт и импорт графиков между базами 1С

Если у вас несколько баз 1С (например, для разных филиалов), можно перенести график из одной базы в другую. Это удобно, когда графики работы одинаковые для всех подразделений.

Экспорт графика:

1. Откройте справочник Графики работы.
2. Выделите нужный график и нажмите Еще → Выгрузить данные.
3. Выберите формат (обычно XML или DT) и сохраните файл на диск.

Импорт графика:

1. В целевой базе откройте справочник Графики работы.
2. Нажмите Еще → Загрузить данные и выберите сохраненный файл.
3. Проверьте, что график загрузился без ошибок, и при необходимости скорректируйте даты.

Альтернативный способ — использование обмена данными через 1С:Конвертацию данных или 1С:EDT. Это актуально для крупных компаний с сложной структурой.

Как перенести график между разными конфигурациями 1С?

Если графики переносятся между разными конфигурациями (например, из 1С:ЗУП в 1С:ERP), используйте универсальный формат EnterpriseData (EDT). Для этого:

1. В исходной базе выгрузите график в файл .edt.

2. В целевой базе импортируйте файл через Администрирование → Обмен данными → Универсальный обмен.

3. Привяжите график к справочнику Графики работы вручную, если автоматически не определился.

7. Автоматизация: как упростить создание графиков на будущие годы

Чтобы не настраивать графики вручную каждый год, используйте возможности автоматизации в 1С:

• 🤖 Шаблоны графиков: сохраните типовой график как шаблон и копируйте его для нового года с минимальными правками.
• 🔄 Регламентные задания: настройте автоматическое обновление производственного календаря через Администрирование → Регламентные задания.
• 📥 Интеграция с внешними календарями: если ваша компания использует Google Calendar или Outlook, настройте синхронизацию через 1С:Connect.
• 📊 Отчеты по исключениям: создайте пользовательский отчет, который будет показывать дни, не соответствующие стандартному графику (например, корпоративные праздники).

Для программистов: если в вашей компании есть 1С-разработчик, можно создать обработку, которая будет автоматически:

• Загружать производственный календарь с сайта Правительства РФ.
• Переносить графики прошлого года с учетом новых праздничных дней.
• Отправлять уведомления ответственным лицам о необходимости проверки графиков.

Пример кода для автоматической загрузки календаря (для разработчиков):

// Пример загрузки производственного календаря из файла XML
Процедура ЗагрузитьПроизводственныйКалендарь(Год)
ПутьКФайлу = КаталогВременныхФайлов() + "Календарь_" + Год + ".xml";
Если НЕ ФайлСуществует(ПутьКФайлу) Тогда
Сообщить("Файл календаря не найден!");
Возврат;
КонецЕсли;

ЧтениеXML = Новый ЧтениеXML;
ЧтениеXML.ОткрытьФайл(ПутьКФайлу);

Пока ЧтениеXML.Прочитать() Цикл
Если ЧтениеXML.ТипУзла = ТипУзлаXML.НачалоЭлемента Тогда
Если ЧтениеXML.Имя = "День" Тогда
ДатаДня = ЧтениеXML.ЗначениеАтрибута("Дата");
ТипДня = ЧтениеXML.ЗначениеАтрибута("Тип");
// Здесь логика записи в справочник ПроизводственныйКалендарь
КонецЕсли;
КонецЕсли;
КонецЦикла;
КонецПроцедуры

8. Синхронизация графика с другими модулями 1С

График работы влияет не только на расчет зарплаты, но и на другие процессы в 1С. Убедитесь, что данные синхронизированы:

• 💰 Расчет зарплаты: график используется для начисления оплаты по окладу, сверхурочных, ночных и праздничных дней. Проверьте настройки в Зарплата → Настройки расчета зарплаты.
• 📦 Управление персоналом: график отображается в личных карточках сотрудников и используется для планирования отпусков. Синхронизируйте данные через Кадры → Кадровое планирование.
• ⏱️ Учет рабочего времени: если используете 1С:Документооборот или 1С:ERP, проверьте, что график передается в модуль учета времени (например, для табеля).
• 📊 Отчетность: график нужен для формирования отчетов в ПФР и ФСС (например, форма СЗВ-ТД). Убедитесь, что данные корректно отображаются в Отчеты → Регламентированные отчеты.

Если график не синхронизируется, проверьте:

• 🔗 Настройки обмена данными между подсистемами (в Администрирование → Синхронизация данных).
• 🔄 Права доступа пользователей (в Администрирование → Пользователи).
• 📋 Наличие ошибок в журналах регистрации (просмотр через Администрирование → Журналы регистрации).

⚠️ Внимание: При использовании 1С:ERP или 1С:Комплексной автоматизации графики работы могут конфликтовать с настройками модуля Управление производством. В этом случае приоритет имеют настройки производственного календаря в модуле Планирование.

FAQ: Частые вопросы по настройке графиков в 1С

Как учесть региональные праздники, которых нет в федеральном календаре?

Добавьте их вручную в графике работы. Для этого:

1. Откройте график и перейдите на вкладку Исключения.
2. Добавьте новую строку с датой регионального праздника.
3. Укажите тип дня — Выходной или Сокращенный.
4. Сохраните изменения.

Эти дни будут учитываться при расчете зарплаты, но не отобразятся в стандартном производственном календаре.

Можно ли создать график работы для конкретного сотрудника, отличающийся от общего?

Да. Для этого:

1. Создайте индивидуальный график в справочнике Графики работы.
2. Привяжите его к сотруднику через карточку сотрудника или документ Кадровый перевод.

Пример: если сотрудник работает на 0,5 ставки, создайте график с рабочими днями через день.

Как в 1С учесть график работы «сутки через трое»?

Для такого графика:

1. Создайте Сменный график с чередованием: Работа (24 ч) → Отдых → Отдых → Отдых.
2. В настройках смены укажите время с 08:00 до 08:00 следующего дня.
3. Настройте учет ночных часов (с 22:00 до 6:00) в параметрах расчета зарплаты.

Важно: проверьте, что в табеле учет ведется по календарным дням, а не по рабочим сменам.

Что делать, если после обновления 1С пропали праздничные дни в графике?

Это происходит, если не обновлен производственный календарь. Решение:

1. Перейдите в Настройки → Производственный календарь.
2. Нажмите Обновить данные или загрузите календарь вручную.
3. Перепроведите графики работы для применения изменений.

Как экспортировать график работы в Excel для согласования с профсоюзом?

Используйте стандартный отчет График работы сотрудников:

1. Откройте отчет через Кадры → Отчеты → График работы сотрудников.
2. Укажите период (2026 год) и сотрудников.
3. Нажмите Сформировать, затем Выгрузить → Excel.

В Excel график будет представлен в виде таблицы с пометками рабочих/выходных дней.