Оформление трудовых отношений с работником, который уже состоят в штате организации или планирует работать у вас в свободное от основной работы время, требует особого подхода в системе 1С:Зарплата и управление персоналом. Ошибки на этом этапе могут привести к некорректному расчету налогов, неверному начислению отпускных и проблемам при сдаче отчетности в контролирующие органы.
Система автоматически определяет статус работника на основании данных о приеме на работу, поэтому важно правильно выбрать вид занятости при создании кадрового документа. В этой статье мы детально разберем алгоритм действий для внутреннего и внешнего совместительства, а также нюансы отражения этих данных в учете.
Виды совместительства и их отличие в учете
Прежде чем приступать к настройке в программе, необходимо четко понимать юридическую разницу между двумя типами занятости. От этого выбора зависит набор проводимых документов и способ отражения расходов.
Внешнее совместительство подразумевает, что сотрудник работает у вас, но его основное место работы находится в другой организации. В базе данных 1С такой работник заводится как новый контрагент, и с ним заключается отдельный трудовой договор.
В случае внутреннего совместительства физическое лицо уже числится в вашей базе как основной сотрудник. Система не требует создания новой карточки физического лица, но предполагает заключение второго трудового договора в рамках одной организации. Это ключевой момент для корректной работы модуля кадрового учета.
⚠️ Внимание: Законодательство ограничивает продолжительность рабочего времени для совместителей. Убедитесь, что условия трудового договора соответствуют нормам ТК РФ, так как программа не блокирует ввод заведомо неверных часов автоматически.
Оформление внешнего совместителя с нуля
Процесс приема на работу сотрудника, для которого ваша компания не является основным местом работы, начинается со стандартной процедуры создания новой карточки. В разделе Кадры необходимо выбрать пункт Приемы на работу.
При создании нового элемента списка система предложит указать данные физического лица. Если человек ранее не работал у вас, создается новая запись. Особое внимание следует уделить полю Вид занятости в разделе основных данных о приеме.
Именно здесь выбирается значение Совместительство. После сохранения документа система автоматически сформирует запись в регистре сведений о работе, где будет указано, что данное место работы не является основным. Это влияет на расчет стажа и формирование отчетов.
- 📄 Создайте новый документ «Прием на работу» в разделе Кадры.
- 👤 Заполните данные физического лица и выберите организацию.
- ⚙️ В поле «Вид занятости» установите флаг «Совместительство».
- 💰 Укажите условия оплаты труда и график работы.
Важно проверить, чтобы в карточке сотрудника в разделе Главное не стояла галочка «Является основным местом работы». Если она установлена по умолчанию, снимите ее вручную перед проведением документа.
При приеме внешнего совместителя сразу запросите справку о доходах с основного места работы, если планируется применение стандартных налоговых вычетов. Это упростит расчет НДФЛ в конце года.
Пошаговая инструкция: внутреннее совместительство
Настройка внутреннего совместительства имеет свою специфику, так как мы работаем с уже существующей карточкой сотрудника. Неправильная последовательность действий может привести к дублированию записей или ошибкам в расчете среднего заработка.
Первым шагом необходимо найти карточку нужного сотрудника в справочнике Сотрудники. Убедитесь, что с ним уже заключен основной трудовой договор и он активен в системе на текущую дату.
Далее создаем новый документ Прием на работу. В поле «Физическое лицо» выбираем того же сотрудника, который уже числится в штате. Система автоматически подтянет основные данные, но потребует указать новое подразделение и должность.
Раздел: Кадры -> Приемы на работу -> Создать
Поле: Сотрудник -> (Выбрать из списка существующих)
Поле: Вид занятости -> Совместительство (внутреннее)
Критически важным моментом является выбор вида занятости. В документе приема необходимо явно указать, что это Внутреннее совместительство. Программа свяжет эту запись с основным местом работы, но будет вести отдельный учет рабочего времени и начислений по этой должности.
☑️ Контроль оформления внутреннего совместителя
⚠️ Внимание: Интерфейс и названия полей могут незначительно отличаться в зависимости от версии конфигурации (ЗУП 3.0, ЗУП 3.1 или более старые редакции). Всегда сверяйтесь с официальной документацией к вашей конкретной релизу.
Настройка графиков работы и табелирования
Корректный расчет заработной платы невозможен без правильно настроенных графиков работы. Для совместителей режим рабочего времени часто отличается от стандартной 40-часовой недели, принятой в организации.
В карточке приема на работу или в отдельном документе Изменение графика работы необходимо привязать индивидуальный график. Это может быть график с неполным рабочим временем или сменный график, отличный от графика основного места работы.
| Параметр | Основное место | Совместительство | Влияние на 1С |
|---|---|---|---|
| Норма часов | 40 часов | 20 часов | Автоматический пересчет нормы |
| Оклад | Полный | Пропорционально | Расчет по факту отработки |
| Отпуск | 28 дней | 28 дней | Синхронизация периодов |
| Больничный | Оплачивается | Оплачивается | Отдельный расчет пособия |
При вводе графика система рассчитывает норму рабочего времени автоматически. Если вы установите полную ставку для совместителя, программа будет рассчитывать зарплату исходя из полной нормы, что может привести к переплате или нарушению трудового законодательства.
Для учета фактически отработанного времени используется документ Табель учета рабочего времени. В нем строки по основному месту работы и совместительству разделяются, что позволяет фиксировать явки и неявки по каждому договору независимо друг от друга.
Что делать, если графики пересекаются?
Если часы работы по совместительству совпадают с основным местом, система может выдать предупреждение о наложении интервалов. Это не ошибка блокировки, но сигнал для кадровой службы проверить реальную возможность выполнения обязанностей в одно и то же время.
Расчет заработной платы и налоговые нюансы
При начислении зарплаты программа 1С:ЗУП учитывает все виды доходов сотрудника в рамках одной организации. Для внутреннего совместителя все начисления суммируются при расчете НДФЛ и страховых взносов.
В документе Начисление зарплаты вы увидите отдельные строки для основной должности и для совместительства, если для них установлены разные виды начислений. Однако база для исчисления налогов формируется совокупно по всем доходам, выплачиваемым данным физическим лицом в этой организации.
Особое внимание следует уделить стандартным налоговым вычетам. По законодательству, вычеты предоставляются только по одному месту работы — основному. Если сотрудник работает у вас только по совместительству (внешнему), вычеты вы ему не предоставляете, если он не принес заявление и справку с основного места работы.
В случае внутреннего совместительства вопрос решается автоматически: так как основное место работы тоже в этой организации, система применит вычеты ко всему совокупному доходу. Вам не нужно производить никаких дополнительных настроек в разделе НДФЛ.
Для внутреннего совместителя НДФЛ и взносы рассчитываются с общей суммы дохода по всем договорам в организации, а для внешнего — только с дохода по договору совместительства, если основное место работы в другой фирме.
⚠️ Внимание: При увольнении внутреннего совместителя необходимо закрывать оба трудовых договора. Увольнение только по одной должности может привести к тому, что сотрудник формально останется числиться в организации, но без права доступа к ресурсам.
Отражение совместительства в отчетности
Правильная настройка видов занятости критически важна для формирования регламентированной отчетности. Ошибки в классификации сотрудников приводят к искажению данных в формах РСВ, 6-НДФЛ и СЗВ-ТД.
В отчете СЗВ-ТД сведения о приеме на работу в качестве совместителя отражаются с соответствующим кодом вида работы. Система автоматически подставляет нужный код, если в документе приема был верно указан вид занятости.
При формировании реестров для банка или платежных поручений на выплату зарплаты, система группирует платежи по физическим лицам. Это означает, что внутренний совместитель получит одну общую сумму на карту, несмотря на то, что в учете она разнесена по разным статьям затрат.
Для внешних совместителей ситуация иная: они получают выплаты отдельно от сотрудников своей основной организации. В базе данных вашей фирмы они проходят как обычные работники, но с признаком совместительства, что не влияет на механизм перечисления средств.
Перед сдачей квартального отчета РСВ обязательно сформируйте проверку контроля. Система подсветит сотрудников, у которых не заполнен признак основного места работы, что позволит избежать штрафов от ФНС.
Частые ошибки и способы их исправления
Наиболее распространенной ошибкой является попытка оформить внутреннего совместителя через создание новой карточки физического лица. Это приводит к тому, что в базе появляются два разных человека с одинаковыми ФИО и ИНН, что нарушает целостность данных.
Для исправления такой ситуации необходимо аннулировать ошибочный прием, удалить дублирующую карточку физического лица и оформить прием корректно, выбрав существующего сотрудника из списка. После этого потребуется перепровести документы начисления зарплаты.
Еще одна проблема возникает при изменении статуса работника. Если внешний совместитель увольняется с основного места работы и приходит к вам на полную ставку, необходимо изменить вид занятости в настройках сотрудника через документ Изменение данных сотрудника.
Не забывайте, что при переводе с совместительства на основное место работы меняется порядок предоставления отпусков и расчета больничных листов. Система пересчитает средний заработок, учитывая теперь все периоды работы как единый стаж в данной организации.
Можно ли оформить совместительство на 0.1 ставки в 1С?
Да, это возможно. При приеме на работу в поле «Ставка» укажите значение 0.1. Система автоматически пересчитает месячную норму часов и оклад пропорционально указанной ставке. График работы при этом также должен соответствовать сокращенному времени.
Как отразить отпуск внутреннего совместителя?
Отпуск оформляется общим приказом на сотрудника. В документе «Ежегодный отпуск» указывается один период отдыха, так как по закону отпуска по основному месту и совместительству должны предоставляться одновременно. В 1С это отражается одним документом на все должности.
Нужно ли создавать отдельную табельную табличку для совместителя?
Нет, отдельная табельная табличка не создается. В едином табеле учета рабочего времени (форма Т-13 или аналог в 1С) для внутреннего совместителя указывается одна табельная номер, но начисления и отработанные часы разбиваются по строкам в зависимости от вида деятельности.
Что делать, если программа не дает выбрать «Внутреннее совместительство»?
Проверьте, активен ли основной трудовой договор сотрудника на дату приема по совместительству. Если основной договор закрыт или дата начала совместительства раньше даты основного приема, система не позволит выбрать этот вид занятости.
Влияет ли совместительство на расчет среднего заработка для командировки?
Да, влияет. При расчете среднего заработка для оплаты командировки учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, независимо от источника их финансирования. Для внутреннего совместителя в расчет войдут суммы и по основной, и по совмещаемой должности.