Распечатка зарплатных документов в 1С:Зарплата и Управление Персоналом — рутинная, но критически важная задача для бухгалтеров и кадровых специалистов. Ошибка в настройках печати может привести к некорректному отображению сумм, отсутствию реквизитов или даже штрафам за несоблюдение требований Трудового кодекса РФ. В этой статье разберём все способы вывода зарплатных документов на печать: от индивидуальных расчётных листов до сводных ведомостей по организации.

Многие пользователи сталкиваются с проблемами при первом запуске печати: программа не находит шаблон, подтягивает устаревшие данные или выдаёт пустые бланки. Чаще всего это связано с неправильно выбранной версией конфигурации (ЗУП 3.1 vs 8.3), неактуализированными отчётами или отсутствием прав доступа. Мы подробно рассмотрим каждый этап — от подготовки данных до сохранения отчётов в PDF.

Особое внимание уделим печати расчётных листов с электронной подписью (ЭП) — с 2023 года это обязательное требование для организаций с численностью более 25 сотрудников. Разберём, как настроить шаблоны для ЭП и избежать ошибок при отправке документов в личные кабинеты работников через 1С:Отчётность или 1С:Диадок.

Если вы используете облачную версию 1С (1С:Fresh), инструкции также актуальны — различия в интерфейсе минимальны, а функционал печати идентичен. Для удобства добавили скриншоты из последних релизов 1С:ЗУП 3.1.26.хх и 8.3.24.хх.

1. Подготовка к печати: проверка данных и прав доступа

Прежде чем приступать к печати, убедитесь, что все расчёты по зарплате проведены и закрыты. Откройте раздел Зарплата → Зарплатные начисления и проверьте статус документов:

  • 📅 Начисления за текущий месяц — должны иметь статус «Проведён».
  • 💰 Выплаты — если зарплата уже выплачена, документы «Ведомость в банк» или «Ведомость в кассу» также должны быть проведены.
  • 📄 Удержания — проверьте корректность НДФЛ, алиментов и других удержаний в документе «Начисление зарплаты».

Если данные неактуальны, обновите расчёты через Зарплата → Перерасчёт зарплаты. Обратите внимание: перерасчёт может занять до 30 минут в крупных базах (свыше 500 сотрудников).

Также проверьте права доступа вашего пользователя в 1С. Для печати зарплатных документов требуются роли:

  • 👤 «Расчёт зарплаты» (полный доступ).
  • 🖨️ «Печать документов» (если права разделены).
  • 📂 «Просмотр персональных данных» (для расчётных листов).

Если кнопка «Печать» неактивна, обратитесь к администратору базы за настройкой прав.

⚠️ Внимание: В облачных версиях 1С (1С:Fresh) права на печать могут быть ограничены тарифом. Например, в тарифе «Старт» доступна печать только индивидуальных расчётных листов, а сводные ведомости требуют тарифа «Профи».

2. Печать индивидуальных расчётных листов

Расчётный лист — основной документ, который работодатель обязан предоставлять сотруднику не позднее дня выплаты зарплаты (ст. 136 ТК РФ). В 1С его можно распечатать двумя способами:

Способ 1. Через документ «Начисление зарплаты»

  1. Откройте Зарплата → Все начисления.
  2. Выберите документ за нужный месяц и нажмите «Печать → Расчётный лист».
  3. В открывшемся окне выберите сотрудника (или группу сотрудников) и нажмите «Сформировать».

Способ 2. Через отчёт «Расчётные листки»

  1. Перейдите в Зарплата → Отчёты по зарплате → Расчётные листки.
  2. Укажите период, организацию и сотрудников (можно выбрать подразделение или группу).
  3. Нажмите «Сформировать», затем «Печать».

По умолчанию 1С использует шаблон расчётного листа РасчетныйЛист.ert. Если он отсутствует или устарел, скачайте актуальную версию на портале ИТС (раздел «Шаблоны печатных форм»).

Выбран правильный месяц начисления|

Указаны все удержания (НДФЛ, алименты, профсоюзные взносы)|

Шаблон расчётного листа актуализирован (версия не старше 2026 года)|

Принтер подключён и настроен для печати формата А4-->

3. Печать сводной ведомости по зарплате

Сводная ведомость (Т-51) используется для контроля выплат по всему предприятию. Она содержит данные о начисленных и выплаченных суммах по каждому сотруднику, а также общие итоги по организации. Чтобы распечатать ведомость:

  1. Перейдите в Зарплата → Ведомости → Платежные ведомости.
  2. Создайте новую ведомость или откройте существующую за нужный период.
  3. Нажмите «Печать → Платежная ведомость (Т-51)».
  4. В настройках укажите:
    • 📌 Формат — А4 или А5 (зависит от количества сотрудников).
    • 🖼️ Ориентация — книжная или альбомная (для большого числа строк лучше альбомная).
    • 🔢 Группировка — по подразделениям или алфавиту.

Если ведомость не помещается на один лист, 1С автоматически разбивает её на несколько страниц. Чтобы избежать обрезки данных, проверьте настройки полей страницы в меню Файл → Параметры страницы.

Тип ведомости Код формы Когда используется Обязательна ли печать
Платёжная ведомость (Т-51) 0301010 Для выплаты зарплаты через кассу Да
Расчётно-платёжная ведомость (Т-49) 0301009 Для сводного учёта начислений и выплат Нет (по усмотрению организации)
Ведомость в банк — Для перечисления зарплаты на карты сотрудников Да (для банковского реестра)
⚠️ Внимание: С 2026 года банки требуют указывать в реестрах СНИЛС сотрудников для перечисления зарплаты. Если в 1С не заполнены СНИЛС, ведомость в банк не пройдёт валидацию. Проверьте данные в справочнике Кадры → Персональные данные.

4. Печать справок 2-НДФЛ и 6-НДФЛ

Справки по форме 2-НДФЛ и расчёт 6-НДФЛ формируются в разделе Зарплата → НДФЛ. Процесс печати отличается от расчётных листов:

Для 2-НДФЛ:

  1. Откройте Зарплата → НДФЛ → Справки 2-НДФЛ.
  2. Создайте новую справку или откройте существующую за нужный год.
  3. Нажмите «Заполнить» → «Печать».
  4. Выберите формат:
    • 📄 Для сотрудника — упрощённая форма без ИНН организации.
    • 🏢 Для ИФНС — полная форма с реквизитами организации и подписью.

Для 6-НДФЛ:

  1. Перейдите в Зарплата → НДФЛ → Расчёт 6-НДФЛ.
  2. Выберите период (квартал) и нажмите «Сформировать».
  3. После проверки данных нажмите «Печать» → «Расчёт 6-НДФЛ (утв. ФНС)».

Обратите внимание: с 2026 года в 6-НДФЛ добавлены новые поля для учёта налоговых вычетов по ипотеке. Если в вашей базе не обновлены настройки НДФЛ, скачайте актуальный шаблон на портале ИТС или через Администрирование → Поддержка и обслуживание → Обновление конфигурации.

📊 Какой документ вы печатаете чаще всего?
Расчётные листки
Платёжные ведомости (Т-51)
Справки 2-НДФЛ
Расчёт 6-НДФЛ
Другое

5. Настройка шаблонов и внешних печатных форм

Если стандартные шаблоны 1С не подходят (например, нужно добавить логотип компании или изменить порядок полей), вы можете:

  • 🖌️ Редактировать существующий шаблон в Конфигураторе (требуются права администратора).
  • 📥 Загрузить внешнюю печатную форму (файл .ert или .mxl).
  • 🛠️ Использовать обработку «Печатные формы документов» из раздела Администрирование → Печатные формы.

    • Для загрузки внешней формы:

    1. Скачайте файл шаблона (например, с портала Инфостарт или ИТС).
    2. Откройте Администрирование → Печатные формы → Внешние печатные формы.
    3. Нажмите «Создать» → укажите тип документа (например, «Начисление зарплаты») и загрузите файл.
    4. Сохраните и перезапустите 1С.

    После добавления внешней формы она появится в списке доступных шаблонов при печати. Например, для расчётного листа можно выбрать: 

    Печать → Расчётный лист (внешняя форма) → [Название вашего шаблона]
    ⚠️ Внимание: При обновлении конфигурации 1С внешние печатные формы могут сброситься. Рекомендуем сохранить файлы шаблонов (.ert) на жёстком диске и повторно загружать их после обновлений.
    Как проверить совместимость шаблона с вашей версией 1С?

    Откройте файл шаблона (.ert) в блокноте и найдите строку — она должна совпадать с версией вашей конфигурации (например, 3.1.26.хх).

    Если версии не совпадают, шаблон может не работать или выдавать ошибки при печати.

    Для конвертации шаблонов используйте обработку «Конвертация печатных форм» (доступна на портале ИТС).

    6. Печать зарплаты с электронной подписью (ЭП)

    С 2023 года организации с численностью >25 сотрудников обязаны предоставлять расчётные листки в электронном виде с квалифицированной ЭП (ФЗ №403 от 29.12.2022). В 1С это реализовано через интеграцию с 1С:Отчётность или 1С:Диадок.

    Пошаговая инструкция:

    1. Установите сертификат ЭП на компьютер (через КриптоПро CSP или VipNet CSP).
    2. В 1С откройте Администрирование → Организации и прикрепите сертификат к вашей компании.
    3. Сформируйте расчётные листки (как описано в разделе 2).
    4. В окне печати выберите «Отправить с ЭП» → укажите сертификат и нажмите «Подписать и отправить».
    5. Сотрудники получат документы в личные кабинеты на портале Госуслуги или через 1С:Личный кабинет работника.

Если при подписании возникает ошибка «Не удалось подписать документ: неверный сертификат», проверьте:

  • 🔑 Срок действия сертификата (должен быть актуальным).
  • 🔗 Привязку сертификата к организации в 1С.
  • 🛡️ Наличие КриптоПро версии не ниже 5.0 (проверьте в Панель управления → Программы и компоненты).
    • 💡

    Перед массовой отправкой расчётных листов с ЭП протестируйте процесс на 1-2 сотрудниках. Для этого в настройках отправки выберите режим «Тестовая рассылка».

    7. Решение типичных ошибок при печати

    Если при попытке распечатать зарплату 1С выдаёт ошибку, воспользуйтесь этой таблицей для быстрой диагностики:

    Ошибка Причина Решение
    Не найден шаблон печатной формы Удален или повреждён файл шаблона (.ert) Восстановите шаблон из резервной копии или скачайте с ИТС
    Нет данных для печати Не выбраны сотрудники или период Проверьте фильтры в окне печати и права доступа
    Ошибка при формировании отчёта: поле не найдено Устаревшая версия шаблона Обновите шаблон через Администрирование → Печатные формы
    Пустой бланк при печати Несовместимость драйвера принтера Установите универсальный драйвер (например, Microsoft XPS Document Writer)

    Если ошибка не указана в таблице, проверьте журнал регистрации 1С:

    1. Откройте Администрирование → Журнал регистрации.
    2. Отфильтруйте записи по дате и типу «Ошибка».
    3. Скопируйте текст ошибки и найдите решение на форуме Инфостарт или в базе знаний ИТС.

    Для сложных ошибок (например, «Ошибка выполнения запроса к базе данных») может потребоваться тестирование и исправление базы через Администрирование → Тестирование и исправление. Перед этой операцией обязательно сделайте резервную копию!

    💡

    90% ошибок печати в 1С связаны с устаревшими шаблонами или неверными настройками принтера. Всегда проверяйте актуальность версий и тестируйте печать на 1-2 документах перед массовым выводом.

    8. Автоматизация печати: рассылка по email и сохранение в PDF

    Чтобы сэкономить время, настройте автоматическую рассылку расчётных листов по email:

    1. Откройте Зарплата → Начисления → Расчётные листки.
    2. После формирования нажмите «Отправить по email».
    3. Укажите:
      • 📧 Адреса получателей (можно подтянуть из карточки сотрудника).
      • 📎 Тема письма (например, «Расчётный лист за май 2026»).
      • 🔒 Формат вложения — PDF или Excel.
  • Нажмите «Отправить».

    • Для сохранения документов в PDF без печати:

    1. В окне печати выберите виртуальный принтер Microsoft Print to PDF или doPDF.
    2. Укажите папку для сохранения.
    3. Файлы будут созданы автоматически с именами вида Расчётный_лист_Иванов_ИИ_май_2026.pdf.

    Если нужно архивировать документы за прошлые периоды, используйте обработку Выгрузка данных в Excel/PDF (доступна в 1С:ЗУП КОРП). Она позволяет пакетно сохранить расчётные листки за выбранный диапазон дат.

    ⚠️ Внимание: При сохранении в PDF проверьте, что в настройках принтера отключена опция «Печатать в файл». В противном случае 1С создаст временный файл .prn, который не откроется стандартными средствами.

    💡

    Для удобства архивации настройте в 1С автоматическое сохранение расчётных листов в облако (Яндекс.Диск, Google Drive) через обработку «Интеграция с облачными сервисами». Ссылка на инструкцию: портал ИТС.

    FAQ: Частые вопросы по печати зарплаты в 1С

    Можно ли распечатать зарплату за прошлый год?

    Да, но предварительно нужно открыть период для редактирования:

    1. Перейдите в Администрирование → Настройки программы → Зарплата → Периоды расчёта зарплаты.
    2. Снимите флажок «Запретить изменение» для нужного года.
    3. Сформируйте отчёты и распечатайте их.

После печати верните настройки обратно, чтобы избежать случайных изменений в закрытых периодах.

Как распечатать зарплату только для одного подразделения?

В окне формирования отчёта (например, «Расчётные листки») добавьте фильтр:

  1. Нажмите «Ещё → Настройки → Отбор».
  2. Выберите поле «Подразделение» и укажите нужное значение.
  3. Нажмите «Сформировать».

Аналогично можно фильтровать по должности, категории сотрудников или табельному номеру.

Почему в расчётном листке не отображается НДФЛ?

Причины могут быть следующими:

  • 🔹 В документе «Начисление зарплаты» не рассчитан НДФЛ (проверьте настройки налогов в справочнике «Виды начислений»).
  • 🔹 У сотрудника указан неверный налоговый вычет (откройте карточку сотрудника → вкладка «НДФЛ»).
  • 🔹 В шаблоне печатной формы отключено отображение строки с НДФЛ (редактируется в Конфигураторе).

    • Чтобы быстро проверить корректность удержаний, откройте отчёт Зарплата → Отчёты по зарплате → Анализ начислений и удержаний.

Как распечатать зарплату в иностранной валюте для нерезидентов?

Для сотрудников-нерезидентов:

  1. В карточке сотрудника укажите статус «Нерезидент» (вкладка «НДФЛ»).
  2. В документе «Начисление зарплаты» выберите валюту выплаты (например, USD).
  3. При печати расчётного листа 1С автоматически подтянет курс ЦБ на дату начисления.

Если валюта не отображается, проверьте настройки валютного учёта в Главное → Валюты.

Можно ли распечатать зарплату на бланке организации?

Да, для этого:

  1. Отредактируйте шаблон расчётного листа в Конфигураторе (добавьте логотип и реквизиты).
  2. Или загрузите внешнюю печатную форму с бланком (файл .ert).
  3. При печати выберите этот шаблон в списке доступных форм.

Готовые шаблоны с бланками можно найти на портале Инфостарт (раздел «Печатные формы»).