В процессе работы с кадровым учетом в системах 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Кадры часто возникает необходимость восстановить информацию о сотрудниках, которые уже прекратили трудовые отношения с организацией. Это может потребоваться для подготовки справок по запросу бывших работников, проведения аудита архива или исправления ошибок в начислениях за прошлые периоды. Интерфейс программы устроен так, что по умолчанию в основных списках отображаются только действующие кадры, что иногда вводит пользователей в заблуждение.
На самом деле данные об уволенных никуда не исчезают, они просто скрываются стандартными фильтрами для удобства текущей работы. Чтобы получить к ним доступ, необходимо знать, какие механизмы отбора существуют и где именно в меню программы искать нужные разделы. В этой статье мы подробно разберем все способы поиска «архивных» записей, начиная от простого изменения настроек списка и заканчивая формированием специализированных отчетов.
Понимание логики работы с историческими данными в 1С критически важно для корректного ведения учета. Ошибки при поиске или некорректная фильтрация могут привести к тому, что вы будете искать человека в неправильном регистре или разделе. Ниже приведены пошаговые алгоритмы действий для различных конфигураций.
Настройка списка сотрудников в разделе Кадры
Самый простой и быстрый способ увидеть всех работников, включая тех, кто уже уволен, находится непосредственно в главном списке кадров. По умолчанию при открытии раздела Кадры → Сотрудники система применяет предустановленный отбор, который скрывает записи с датой увольнения меньше текущей даты. Вам необходимо вручную изменить эти параметры отображения.
В верхней части списка сотрудников найдите кнопку с изображением воронки или надпись «Еще», где обычно скрываются настройки отбора. Нажав на неё, вы увидите поле «Состояние» или «Период действия». Измените значение с «Принятые» или «Работают» на «Все сотрудники». Также можно установить конкретный интервал дат, охватывающий период работы интересующего вас специалиста.
⚠️ Внимание: Если после смены отбора список остался пустым, проверьте, не включен ли дополнительный фильтр по конкретному подразделению или должности. Иногда отбор по отделу перекрывает общий фильтр состояния сотрудника.
После применения новых настроек таблица обновится, и в ней появятся строки с уволенными специалистами, помеченные соответствующим статусом. Вы сможете открыть карточку любого из них, чтобы просмотреть историю перемещений, приказ об увольнении и личные данные. Этот метод наиболее удобен для разового поиска конкретного человека.
Использование универсального отчета для анализа данных
Для более глубокого анализа или выгрузки списка всех уволенных за определенный период лучше всего подходит механизм универсальных отчетов. Этот инструмент позволяет гибко настраивать поля вывода и условия фильтрации, не привязываясь к жесткой структуре стандартных списков. Он доступен в большинстве современных конфигураций 1С в разделе Отчеты → Универсальный отчет.
В качестве источника данных выберите регистр сведений «Сотрудники организаций» или таблицу «Сотрудники». Далее перейдите на вкладку настроек и добавьте поле «Дата увольнения». Установите условие отбора: «Дата увольнения» «Не пустое» или укажите конкретный диапазон дат, если вас интересуют увольнения за прошлый месяц или год.
- 🔍 Вы можете добавить в отчет поля «Дата приема», «Подразделение» и «Должность» для полной картины.
- 📊 Группировка данных позволяет свернуть список по отделам, чтобы видеть статистику увольнений в разрезе структуры.
- 💾 Готовый отчет можно сразу выгрузить в формат Excel или PDF для передачи руководству.
Использование универсального отчета дает возможность создавать сохраненные варианты настроек. Это значит, что один раз настроив сложный фильтр, вы сможете запускать его в будущем одним кликом. Это особенно полезно для кадровиков, которые регулярно готовят аналитику по текучести кадров.
Сохраняйте часто используемые варианты отборов в универсальном отчете под понятными названиями, например «Уволенные за квартал», чтобы не настраивать фильтры заново каждый раз.
Поиск через журнал документов «Прием, перевод, увольнение»
Если ваша цель — найти не просто карточку сотрудника, а первичный документ, на основании которого было произведено увольнение, следует обратиться к журналу документов. В 1С вся кадровая история фиксируется документами, и именно они являются источником истины для формирования печатных форм приказов.
Перейдите в раздел Кадры → Все кадровые документы или выберите конкретный вид документа Увольнение. В открывшемся журнале также по умолчанию может стоять фильтр на текущий месяц. Расширьте период поиска, выбрав «Все документы» или задав даты с начала года по текущий момент.
| Поле фильтра | Значение для поиска | Комментарий |
|---|---|---|
| Период | 01.01.2023 – 31.12.2023 | Охватывает весь год |
| Сотрудник | (Пусто) | Показывает всех |
| Организация | Ваша фирма | Фильтр по юрлицу |
| Статус | Проведен | Только оформленные документы |
В журнале документов вы увидите список всех приказов об увольнении. Двойной клик по строке откроет документ, где можно проверить правильность заполнения оснований увольнения, рассчитать компенсацию или распечатать копию приказа. Это наиболее надежный способ найти документальное подтверждение факта прекращения трудовых отношений.
☑️ Проверка документа увольнения
Работа с архивными данными и историей изменений
В ситуациях, когда сотрудник был уволен давно, а затем снова принят на работу, или когда в его карточке было множество изменений, важно уметь просматривать историю. В 1С существует механизм регистрации изменений, который позволяет отследить, какие данные были актуальны на конкретную дату в прошлом.
Открыв карточку сотрудника, перейдите на вкладку «История изменений» или используйте команду «История» в меню формы. Здесь вы увидите хронологический список всех редактирований карточки. Это позволяет понять, когда именно изменился статус сотрудника с «Работает» на «Уволен» и кто внес эти изменения.
⚠️ Внимание: История изменений хранится ограниченное время в зависимости от настроек регламентных заданий и политики хранения данных вашей компании. Для очень старых записей (более 3-5 лет) информация может быть недоступна в оперативной базе.
Для анализа кадрового состава на прошлую дату используйте отчет «Кадровый состав организации». В настройках этого отчета можно указать дату, на которую нужно сформировать срез данных. Система покажет список сотрудников, которые числились в штате именно в этот день, включая тех, кто был уволен на следующий день или позже.
Что делать, если карточка сотрудника удалена?
Если карточка сотрудника была физически удалена из базы данных (пометка на удаление снята), восстановить её стандартными средствами невозможно. В этом случае информацию можно попытаться найти только в печатных формах приказов или в выгрузках бухгалтерских данных, если они сохранились.
Специфика поиска в разных конфигурациях 1С
Интерфейс и терминология могут незначительно отличаться в зависимости от того, какая именно версия 1С используется на предприятии. В 1С:ЗУП 3.1 функционал поиска наиболее развит и интуитивно понятен, тогда как в 1С:Бухгалтерия, где кадровый учет ведется в упрощенном режиме, некоторые отчеты могут отсутствовать.
В конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия раздел кадров часто скрыт или объединен с зарплатой. Здесь поиск уволенных лучше всего осуществлять через отчет «Список сотрудников», предварительно сняв галочку «Только принятые». Если такой галочки нет, используйте обработку «Групповое перемещение элементов», выбрав вид операции «Смена состояния», чтобы увидеть список всех доступных элементов.
Пользователям 1С:Кадры государственного учреждения следует обращать внимание на периоды действия назначений. В госучреждениях учет ведется более детально, и статус увольнения может быть привязан к конкретному назначению на должность, а не к общей карточке физического лица. Здесь важно проверять вкладку «Назначения» внутри карточки сотрудника.
Всегда проверяйте версию и конфигурацию вашей программы 1С, так как пути к меню и названия отчетов могут отличаться в редакциях 2.5 и 3.0.
Частые ошибки и способы их решения
При поиске уволенных сотрудники часто сталкиваются с ситуацией, когда система не находит человека, хотя известно, что он работал в организации. Чаще всего это связано с некорректно установленным периодом отбора. Пользователи забывают, что дата увольнения должна попадать в выбранный интервал, либо ищут по дате приема, которая может бытьyears ago.
Еще одна распространенная проблема — путаница между физическим лицом и сотрудником. В 1С это разные сущности. Человек может быть уволен из одной организации (запись в регистре «Сотрудники организаций» закрыта), но оставаться в базе как физическое лицо. Если вы ищете через справочник «Физические лица», вы увидите человека, но не увидите его статуса увольнения в конкретном юрлице.
- ❌ Ошибка: Поиск по полному ФИО без учета возможной опечатки в базе. Используйте поиск по части фамилии.
- ❌ Ошибка: Игнорирование фильтра «Организация». В многофирменном учете сотрудник может быть уволен в одной фирме, но числиться в другой.
- ✅ Решение: Всегда сбрасывайте все отборы перед началом нового поиска, нажимая кнопку «Сбросить настройки».
Если вы используете внешние системы доступа или веб-клиент, убедитесь, что у вашей учетной записи есть права на просмотр архивных данных. В некоторых компаниях доступ к информации об уволенных сотрудниках ограничен правилами информационной безопасности и доступен только старшему инспектору по кадрам или главному бухгалтеру.
Можно ли восстановить удаленного сотрудника в 1С?
Если вы просто пометили объект на удаление, его можно восстановить, сняв пометку в режиме администрирования. Если же объект был удален физически (удаление помеченных объектов), восстановление стандартными средствами невозможно. Потребуется восстановление из резервной копии базы данных.
Почему уволенный сотрудник виден в списке «Принятые»?
Это может происходить, если документ увольнения не проведен, проведен задним числом с ошибкой, или если в карточке сотрудника не указана дата увольнения. Проверьте наличие и статус документа «Увольнение» в журнале кадровых документов.
Как найти сотрудника, уволенного в прошлом году?
Используйте универсальный отчет или список сотрудников с расширенным периодом отбора. Установите дату начала периода на 1 января прошлого года, а дату окончания — на текущий день. Убедитесь, что в настройках отбора выбрано состояние «Все сотрудники».
Где хранятся сканы документов уволенных сотрудников?
Сканы и вложения хранятся в карточке сотрудника на специальной вкладке «Вложения» или «Файлы». Они привязаны к карточке физического лица и остаются доступными даже после увольнения, если карточка не была удалена из базы.
Влияет ли увольнение на доступ к системе 1С?
Само по себе увольнение в кадровом модуле не блокирует доступ пользователя к программе 1С. Блокировка учетной записи производится администратором системы вручную в разделе «Администрирование → Пользователи». Рекомендуется делать это сразу после издания приказа об увольнении.