Печать табеля учета рабочего времени в 1С за месяц: полная инструкция с примерами

Распечатка табеля учета рабочего времени (ТУРВ) в 1С — рутинная, но критически важная задача для кадровых служб и бухгалтеров. Ошибки в формировании документа могут привести к неверному начислению зарплаты, проблемам с трудовой инспекцией или недостоверной отчетности. В этой статье разберем все способы печати табеля за месяц — от стандартного отчета до кастомизированных шаблонов, а также типичные ошибки и их решения.

Материал актуален для конфигураций 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1, 1С:ЗУП 2.5 и 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0) с модулем кадрового учета. Если вы работаете с другой версией, принципы остаются аналогичными, но пути меню могут незначительно отличаться. Для удобства мы выделили отдельные блоки для разных конфигураций и добавили визуальные подсказки.

Прежде чем приступить к печати, убедитесь, что:

• 📅 Все данные по сотрудникам за месяц внесены в систему (отпуска, больничные, командировки).
• ✅ Табель закрыт и проведен без ошибок (проверьте статус документа).
• 🖨️ Шаблон печати соответствует требованиям вашей организации (форма Т-12, Т-13 или внутренний бланк).

1. Подготовка данных перед печатью табеля

Печать табеля — финальный этап работы с документом. Но если на этапе подготовки допущены ошибки, распечатанный бланк придется переделывать. Разберем ключевые моменты, на которые нужно обратить внимание до формирования отчета.

Первое: проверьте период формирования табеля. В 1С табель создается за календарный месяц, но иногда пользователи ошибочно указывают произвольный диапазон дат. Это приводит к тому, что в отчете отсутствуют данные за первые или последние дни месяца. Чтобы избежать проблемы:

1. Откройте документ Табель учета рабочего времени (раздел Зарплата → Табели).
2. Убедитесь, что в поле Месяц указан полный календарный месяц (например, Январь 2026, а не 05.01.2026–31.01.2026).

Второе: актуализируйте данные по сотрудникам. Если в месяце были кадровые изменения (прием, увольнение, перевод), они должны быть отражены в системе до формирования табеля. Особое внимание уделите:

• 🔄 Переводам между подразделениями — проверьте, что сотрудник числится в правильном отделе на дату формирования табеля.
• 📝 Изменениям графиков работы — если график поменялся в середине месяца, в табеле должны быть отражены оба периода.
• 🚪 Уволенным сотрудникам — их данные должны присутствовать в табеле до даты увольнения.

2. Стандартный способ печати табеля в 1С:ЗУП 3.1

В конфигурации 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1 печать табеля осуществляется из документа. Этот способ подходит для большинства пользователей, так как не требует дополнительных настроек. Рассмотрим процесс по шагам:

Шаг 1. Откройте раздел Зарплата → Табели и найдите нужный документ. Если табель еще не создан, нажмите Создать и укажите месяц формирования.

Шаг 2. Проверьте заполненность табеля:

- Откройте документ двойным кликом.

- Перейдите на закладку Сотрудники и убедитесь, что все сотрудники отображаются в списке.

- На закладке Дни проверьте, что все дни месяца заполнены корректными обозначениями (например, Я — явка, ОТ — отпуск).

Шаг 3. Для печати нажмите кнопку Печать в верхней панели документа и выберите нужный шаблон:

- Табель (Т-12) — универсальная форма для большинства организаций.

- Табель (Т-13) — используется при автоматизированном учете рабочего времени.

- Табель (сводный) — если нужно распечатать данные по нескольким подразделениям на одном листе.

Открыть раздел Зарплата → Табели|Проверить заполненность документа (закладки Сотрудники и Дни)|Выбрать корректный шаблон печати (Т-12 или Т-13)|Убедиться, что принтер подключен и настроен на печать таблиц-->

Если в списке шаблонов отсутствует нужная форма, ее можно добавить через Все функции → Печать → Настройка печатных форм. Здесь вы можете загрузить внешние макеты или отредактировать существующие.

Что делать, если в табеле отображаются не все сотрудники?

Если в документе Табель учета рабочего времени отсутствуют некоторые сотрудники, проверьте:

1. Фильтры документа — возможно, установлен фильтр по подразделению или категории персонала.

2. Дата приема на работу — если сотрудник принят в середине месяца, он может не попасть в табель, если период формирования указан некорректно.

3. Статус документа — табель должен быть в статусе Утвержден или Закрыт.

4. Настройки учета — в разделе Настройки → Кадровый учет проверьте, включен ли учет рабочего времени для данной категории сотрудников.

3. Печать табеля в 1С:Бухгалтерия 8 (ред. 3.0)

В 1С:Бухгалтерии 8 (ред. 3.0) функционал печати табеля реализован иначе, чем в ЗУП. Здесь табель формируется как отчет, а не как отдельный документ. Это важно учитывать, так как некоторые пользователи ищут табель в разделе Зарплата, но не находят его.

Инструкция по печати:

1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры → Отчеты по зарплате → Табель учета рабочего времени.
2. В открывшемся окне укажите:

   - Период — месяц, за который формируется табель.

   - Подразделение — при необходимости выберите конкретное подразделение (если не указано, отчет сформируется по всей организации).

   - Сотрудники — можно отфильтровать по конкретным сотрудникам.

3. Нажмите Сформировать. Система сгенерирует отчет в электронном виде.
4. Для печати нажмите кнопку Печать (значок принтера) и выберите формат:

   - Табель (Т-12),

   - Табель (Т-13),

   - Табель (по дням) — детализированный отчет с разбивкой по каждому дню.

Особенность 1С:Бухгалтерии 8: здесь табель формируется на основе данных из документов Начисление зарплаты и Учет рабочего времени. Если эти документы не заполнены или содержат ошибки, данные в табеле будут некорректными. Например, если не указаны дни отпуска или больничные, они не отразятся в отчете.

4. Настройка внешнего вида печатной формы

Стандартные шаблоны табелей в 1С не всегда соответствуют внутренним требованиям организаций. Например, может потребоваться:

• 📌 Добавить логотип компании в шапку документа.
• 🔢 Изменить порядок колонок (например, вынести ФИО сотрудника в начало).
• 📊 Убрать лишние графы (например, если не используется учет ночных часов).
• 🖼️ Изменить шрифт или размер ячеек для удобства чтения.

Для этого в 1С предусмотрен механизм редактирования печатных форм. Рассмотрим, как это сделать на примере 1С:ЗУП 3.1:

Шаг 1. Откройте документ Табель учета рабочего времени и нажмите Печать → Настройка печатной формы.

Шаг 2. В открывшемся окне выберите нужный шаблон (например, Табель (Т-12)) и нажмите Изменить. Откроется редактор макетов.

Шаг 3. В редакторе вы можете:

- Перетаскивать поля (например, поменять местами Табельный номер и ФИО).

- Добавлять статичный текст (например, название отдела).

- Изменять форматирование (шрифт, выравнивание, границы ячеек).

- Добавлять изображения (логотип компании).

Шаг 4. После внесения изменений сохраните макет и закройте редактор. Теперь при печати табеля будет использоваться ваш кастомизированный шаблон.

Для сложных изменений (например, добавление новых колонок с расчетными данными) может потребоваться помощь программиста 1С. В этом случае обратитесь к специалисту или используйте внешние обработки, которые расширяют функционал печати табелей.

5. Типичные ошибки и их решения

При печати табелей пользователи часто сталкиваются с типичными проблемами. Мы собрали наиболее распространенные ошибки и способы их устранения.

Ошибка	Причина	Решение
В табеле не отображаются сотрудники	Неверно указан период или фильтры	Проверьте дату формирования табеля и настройки фильтра по подразделениям
Дни отмечены неверными кодами (например, вместо Я стоит Н)	Ошибки в графиках работы или кадровых документах	Проверьте графики работы сотрудников и приказы на отпуска/больничные
Табель печатается на нескольких листах с большими пробелами	Неоптимальные настройки макета	Отредактируйте печатную форму: уменьшите отступы, измените ориентацию страницы на альбомную
При печать вылетает ошибка"Недостаточно памяти"	Слишком большой объем данных или проблемы с принтером	Разбейте табель на части по подразделениям или перезапустите 1С
В печатной форме отсутствует логотип компании	Логотип не добавлен в макет	Отредактируйте печатную форму и загрузите изображение в шапку документа

Одна из самых коварных ошибок — несовпадение данных в табеле и в расчетных документах. Например, в табеле сотрудник отмечен как"явка" (Я), а в ведомости на зарплату ему не начислены дни. Причина обычно кроется в том, что:

• 📅 Табель не проведен или не утвержден.
• 🔄 В графике работы сотрудника неверно указаны рабочие дни.
• 📝 Есть несохраненные изменения в документе Учет рабочего времени.

Как проверить, что табель корректно закрыт?

Чтобы убедиться, что табель закрыт и данные в нем актуальны:

1. Откройте документ Табель учета рабочего времени.

2. Проверьте, что в статусе стоит Утвержден или Закрыт.

3. Нажмите Действия → Проверить заполнение. Система покажет, есть ли незаполненные дни или ошибки.

4. Сверьте количество отработанных дней в табеле с данными в документе Начисление зарплаты (раздел Зарплата → Все начисления).

6. Альтернативные способы выгрузки табеля

Иногда печать табеля напрямую из 1С неудобна или невозможна (например, при работе с удаленными сотрудниками или при необходимости отправки табеля в электронном виде). В таких случаях можно использовать альтернативные методы выгрузки данных.

Способ 1. Выгрузка в Excel

Это универсальный вариант, который позволяет дальнейшую обработку данных. Чтобы выгрузить табель в Excel:

1. Сформируйте отчет Табель учета рабочего времени (как описано в разделе 3).
2. В окне отчета нажмите Еще → Выгрузить и выберите формат Excel.
3. Укажите путь для сохранения файла и нажмите Сохранить.

В результате вы получите файл .xlsx, который можно открыть в Excel, отредактировать и распечатать.

Способ 2. Отправка по электронной почте

Если табель нужно отправить руководителю или в бухгалтерию, можно сделать это прямо из 1С:

1. Откройте сформированный табель (отчет или документ).
2. Нажмите Еще → Отправить и выберите По электронной почте.
3. Заполните поля Кому, Тема и при необходимости добавьте комментарий.
4. Выберите формат вложения: PDF (для печати) или Excel (для редактирования).

Способ 3. Использование внешних обработок

Для расширенных возможностей (например, печать табеля с фотографиями сотрудников или выгрузка в специфические форматы) можно использовать внешние обработки. Популярные решения:

• 📄 Обработка"Печать табеля с фотографиями" — добавляет фотографии сотрудников в печатную форму.
• 📊 "Табель с детализацией по часам" — выводит точное время начала и конца рабочего дня.
• 🔄 "Выгрузка табеля в МФЦ" — адаптирует формат под требования многофункциональных центров.

Обработки можно найти на портале 1С:ИТС или на специализированных форумах (например, Infostart). Перед использованием проверьте совместимость обработки с вашей версией 1С.

7. Юридические нюансы и требования к табелю

Табель учета рабочего времени — это не просто внутренний документ, а официальный отчетный бланк, который может запросить трудовая инспекция или ФНС. Поэтому при его формировании и печати нужно учитывать юридические требования.

Основные правила:

• 📋 Табель должен быть подписан ответственным лицом (обычно это начальник отдела кадров или бухгалтер).
• 📅 Документ формируется ежемесячно и хранится не менее 5 лет (согласно ст. 22.1 Федерального закона №402-ФЗ).
• 📝 В табеле должны быть указаны:

  - Наименование организации.

  - Период формирования (месяц и год).

  - ФИО и табельные номера сотрудников.

  - Обозначения рабочих и нерабочих дней (согласно внутренним правилам или унифицированным формам Т-12/Т-13).

Особое внимание уделите обозначениям в табеле. В 1С по умолчанию используются следующие коды:

• Я — явка (рабочий день).
• Н — ночные часы.
• ОТ — отпуск.
• Б — больничный.
• К — командировка.

Однако некоторые организации используют собственные обозначения. Если в вашей компании приняты другие коды, их нужно настроить в справочнике Виды использования рабочего времени (раздел Настройки → Кадровый учет).

Также помните, что с 2021 года организации обязаны вести электронные кадровые документы (Федеральный закон №209-ФЗ). Это означает, что табель можно хранить в электронном виде, но он должен быть:

• 🔐 Подписан электронной подписью ответственного лица.
• 💾 Защищен от редактирования (например, в формате PDF/A).
• 📂 Хранится в системе документооборота с возможностью аудита изменений.

8. Автоматизация печати табелей

Если в вашей организации ежеmonthly формируются табели для большого количества сотрудников, ручная печать может занимать много времени. В этом случае поможет автоматизация. Рассмотрим несколько способов ускорить процесс.

Способ 1. Пакетная печать

В 1С:ЗУП 3.1 можно распечатать табели для нескольких подразделений одновременно:

1. Перейдите в раздел Зарплата → Табели.
2. Выделите нужные документы (например, табели за текущий месяц для всех отделов).
3. Нажмите Еще → Пакетная печать.
4. Выберите шаблон и настройте параметры печати.

Способ 2. Регламентные задания

Для полностью автоматической печати можно настроить регламентное задание. Например, чтобы табели формировались и отправлялись на почту руководителям подразделений в последний день месяца. Для этого:

1. Перейдите в Администрирование → Регламентные задания.
2. Создайте новое задание с типом Формирование отчетов.
3. Укажите расписание (например, Ежемесячно, 30 число, 18:00).
4. В настройках задания выберите отчет Табель учета рабочего времени и укажите параметры (период, подразделения).
5. Добавьте действие Отправить по электронной почте и укажите адреса получателей.

Способ 3. Интеграция с документооборотом

Если в вашей компании используется система электронного документооборота (СЭД), например, 1С:Документооборот или Директум, можно настроить автоматическую выгрузку табелей в СЭД. Для этого:

• 🔗 Настройте обмен данными между 1С:ЗУП и СЭД (обычно это делает администратор 1С).
• 📤 Создайте правило обмена, которое будет выгружать табели в формате PDF.
• 📥 В СЭД настройте маршрут согласования (например, Кадровая служба → Бухгалтерия → Руководитель).

Для крупных организаций с сотнями сотрудников рекомендуется использовать специализированные решения, такие как 1С:Зарплата и Кадры КОРП или модуль Управление персоналом. Эти конфигурации поддерживают:

• 📊 Автоматическое формирование сводных табелей по филиалам.
• 📈 Интеграцию с системами контроля доступа (СКУД) для автоматического заполнения данных о явках.
• 📱 Мобильные приложения для утверждения табелей руководителями.

FAQ: Частые вопросы по печати табелей в 1С

🔹 Можно ли распечатать табель за прошлый год? Как это сделать?

Да, можно. Для этого:

1. Откройте раздел Зарплата → Табели.
2. В фильтре по дате выберите нужный год и месяц.
3. Если табель за этот период не найден, создайте его вручную (кнопка Создать) и заполните данные на основании архивных документов.

Обратите внимание: если период закрыт, некоторые данные (например, графики работы) могли измениться. Проверьте актуальность информации перед печатью.

🔹 Почему в табеле не отображаются дни отпуска?

Это может происходить по нескольким причинам:

• 📅 Отпуск не оформлен документально — проверьте, что в 1С есть документ Отпуск (раздел Кадры → Отпуска).
• 🔄 Неверный график работы — если в графике сотрудника указаны рабочие дни на период отпуска, они будут отображаться как явки.
• 📝 Ошибка в настройках вида времени — в справочнике Виды использования рабочего времени проверьте, что код ОТ соответствует отпуску.

Чтобы исправить проблему, откройте документ отпуска и перепроведите его. Затем обновите табель.

🔹 Как распечатать табель только для одного подразделения?

В обоих конфигурациях (ЗУП и Бухгалтерия) можно отфильтровать данные по подразделению:

В 1С:ЗУП 3.1:

1. Откройте документ Табель учета рабочего времени.
2. Нажмите Еще → Настройка и в фильтрах выберите нужное подразделение.

В 1С:Бухгалтерия 8:

1. Перейдите в отчет Табель учета рабочего времени.
2. В поле Подразделение укажите нужный отдел.

🔹 Можно ли изменить шрифт в печатной форме табеля?

Да, для этого:

1. Откройте настройку печатной формы (как описано в разделе 4).
2. В редакторе макетов выделите текстовый блок (например, шапку таблицы).
3. В панели свойств измените параметры шрифта: название, размер, начертание (жирный, курсив).
4. Сохраните изменения.

Если вам нужно изменить шрифт для всей таблицы, используйте функцию Применить ко всем ячейкам.

🔹 Как экспортировать табель в PDF с электронной подписью?

Для экспорта табеля в PDF с ЭЦП:

1. Сформируйте табель и нажмите Печать → Сохранить как PDF.
2. Сохраните файл на компьютер.
3. Откройте файл в программе для работы с PDF (например, Adobe Acrobat или КриптоПро PDF).
4. Добавьте электронную подпись через меню Инструменты → Сертификаты.

В 1С:Документообороте есть встроенная функция подписания PDF, если ваша организация использует эту систему.