Оформление сотрудника, который будет работать по совместительству, требует особого внимания к деталям в учетной системе. В отличие от основного персонала, совместители имеют специфические настройки графиков, окладов и расчетов заработной платы. Ошибки на этапе приема могут привести к некорректному начислению отпусков, больничных или искажению отчетов по кадрам.
Процедура регистрации нового сотрудника в базе 1С:Предприятие унифицирована, но имеет критические нюансы при выборе вида занятости. Система должна четко разграничивать основное место работы и работу по совместительству, чтобы корректно применять нормы трудового законодательства при расчете времени и оплаты.
В данной статье мы детально разберем алгоритм действий кадровика или бухгалтера при приеме внешнего или внутреннего совместителя. Вы узнаете, какие документы необходимо создать, как настроить индивидуальный график и где проверить корректность введенных данных перед первым расчетом зарплаты.
Подготовка карточки физического лица и сотрудника
Первым шагом является создание записи о человеке в информационной базе. Если сотрудник уже числится в вашей организации как основной работник, создавать новую карточку физического лица не нужно — система предложит использовать существующую. Однако для приема на работу необходимо создать новую карточку именно Сотрудника.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом или 1С:Бухгалтерия предприятия переходите в раздел кадрового учета. Найдите ссылку на создание нового элемента списка. При заполнении персональных данных убедитесь, что ИНН и СНИЛС указаны верно, так как они являются уникальными идентификаторами для отчетов в ФНС и СФР.
Особое внимание уделите вкладке с трудовыми отношениями. Именно здесь определяется статус работника. Если вы нанимаете человека со стороны, он будет внешним совместителем. Если же этот человек уже работает у вас на другой должности, он станет внутренним совместителем. Система автоматически подтянет данные из основной карточки при внутреннем совмещении.
⚠️ Внимание: При создании карточки внутреннего совместителя система может запросить подтверждение объединения данных. Убедитесь, что вы не дублируете запись о физическом лице, иначе возникнут ошибки при формировании персонифицированного учета.
Проверьте полноту заполнения контактных данных (телефон, email) в карточке физического лица — это упростит рассылку уведомлений и расчетных листков через личный кабинет сотрудника.
Оформление приказа о приеме на работу
После создания карточки сотрудника необходимо сформировать документ, который станет основанием для начисления заработной платы. В интерфейсе программы это обычно документ Прием на работу в организацию. Заполнение этого документа требует указания конкретных параметров, отличающих совместительство от основной работы.
В шапке документа или в табличной части обязательно указывается вид занятости. Выберите значение По совместительству. Это ключевой параметр, который влияет на расчет норм времени. Если вы забудете установить этот флаг, система будет считать сотрудника основным работником, что приведет к завышению начислений и ошибкам в табеле.
Далее необходимо указать подразделение и должность. Для совместителей часто создаются отдельные штатные единицы или используется существующая ставка с коэффициентом 0.5. Укажите дату начала работы и условия оплаты труда. Здесь же можно задать способ отражения зарплаты в бухучете, если он отличается от стандартного для данной должности.
После заполнения всех полей проведите документ. На его основании автоматически сформируется печатная форма приказа, которую необходимо подписать у руководителя и ознакомить сотрудника под роспись. В электронном документообороте этот этап может проходить через интеграцию с системами типа Directum или 1С-ЭДО.
Настройка графика работы и табеля учета
Совместители редко работают по стандартному графику 5/2 с полной занятостью. Чаще всего их время ограничено несколькими часами в день или определенными днями недели. Для корректного отражения явок и неявок в Табеле учета рабочего времени необходимо настроить индивидуальный график.
В документе приема на работу или в карточке сотрудника перейдите к настройке графика. Вы можете выбрать готовый шаблон, например, "Половина ставки", или создать новый. При создании нового графика укажите рабочие дни и количество часов в каждом дне. Система автоматически пересчитает норму часов за месяц.
Важно проверить, чтобы график был привязан именно к этому конкретному трудовому договору. Если у сотрудника несколько мест работы в одной организации (внутреннее совместительство), у него будет несколько графиков: один для основной должности и другой для совместительства. Расчет зарплаты будет производиться раздельно по каждому графику.
| Параметр графика | Основной сотрудник | Совместитель (0.5 ставки) | Совместитель (почасовая) |
|---|---|---|---|
| Норма часов в неделю | 40 | 20 | По факту |
| Оплата выходных | По среднему | По среднему | Не оплачивается |
| Расчет отпуска | 28 дней | 28 дней (пропорционально) | 28 дней (пропорционально) |
| Больничный лист | 100% (при стаже) | Оплачивается у всех работодателей | Оплачивается у всех работодателей |
☑️ Проверка графика совместителя
Особенности начисления заработной платы
Расчет оплаты труда для совместителей имеет свои особенности, особенно когда речь заходит о тарифных ставках и окладах. Если сотрудник принят на оклад, система будет начислять сумму пропорционально отработанному времени согласно утвержденному графику. При почасовой оплате расчет ведется исходя из фактически отработанных часов.
В документе Начисление зарплаты и взносов программа автоматически подтянет данные из табеля. Если совместитель отсутствовал без уважительной причины, эти часы не будут оплачены. Важно следить за тем, чтобы в табеле не было пересечений рабочего времени, если сотрудник работает в одной организации на двух должностях.
НДФЛ и страховые взносы удерживаются в общем порядке. Суммы доходов от основной работы и совместительства суммируются для расчета прогрессивной шкалы налога (если доход превышает лимит). В отчетности 6-НДФЛ и РСВ данные по совместителю отражаются в тех же разделах, что и по основным работникам, но с признаком соответствующего вида дохода.
⚠️ Внимание: При расчете среднего заработка для отпускных или командировочных учитываются все выплаты, предусмотренные системой оплаты труда, независимо от источника финансирования. Не забудьте включить премии, начисленные по совместительству, в расчетную базу.
Как оплачивается больничный совместителю?
Больничный лист оплачивается по всем местам работы, если сотрудник трудился у данных работодателей в течение двух предшествующих календарных лет. В 1С это реализуется через документ 'Больничный лист', где можно добавить несколько мест работы для расчета.
Отпуска и гарантии для совместителей
Трудовой кодекс гарантирует совместителям те же права на отдых, что и основным работникам, но с поправкой на продолжительность рабочего времени. Ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется авансом или по факту отработки, но его продолжительность в календарных днях стандартна — 28 дней, однако оплата производится исходя из среднего заработка.
В 1С расчет дней отпуска производится автоматически при создании документа Ежегодный отпуск. Система учитывает стаж работы именно по этому трудовому договору. Если совместитель приходит в отпуск одновременно с отпуском по основной работе, это необходимо отразить в заявлении, но в программе это технически два разных документа на разные периоды работы.
Также стоит помнить о гарантии предоставления отпуска без сохранения заработной платы лицам, работающим по совместительству, если на основной работе их ежегодный отпуск превышает продолжительность отпуска по месту совместительства. В этом случае кадровик должен оформить документ Отпуск без сохранения оплаты на недостающее количество дней.
Отпуск совместителю рассчитывается в календарных днях, как и основному работнику, но средний заработок для оплаты будет ниже из-за меньшего объема выплат в расчетном периоде.
Увольнение совместителя и завершение отношений
Процедура прекращения трудовых отношений с совместителем мало чем отличается от увольнения основного сотрудника, за исключением некоторых формулировок в приказе. В документе Увольнение из организации необходимо указать основание увольнения в строгом соответствии с Трудовым кодексом.
При увольнении система автоматически рассчитает компенсацию за неиспользованный отпуск. Это критически важный этап, так как ошибки в расчете дней отпуска при неполном рабочем времени встречаются часто. Проверьте вкладку "Компенсации" перед проведением документа.
После проведения увольнения сотруднику выдаются необходимые документы: справка о доходах, копия приказа и выписка из трудовой книжки (если она велась в электронном виде, сведения передаются в СФР автоматически). В базе данных статус сотрудника меняется на "Уволен", и начисление зарплаты прекращается.
⚠️ Внимание: Законодательство и интерфейсы программ 1С могут обновляться. Всегда сверяйтесь с актуальными формами отчетов и трудовым законодательством перед массовым увольнением или изменением условий труда, особенно в переходные периоды года.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли заводить новую карточку физического лица для внешнего совместителя?
Да, если этого человека еще нет в базе вашей организации как физического лица, необходимо создать новую запись. Если же он уже числится (например, как контрагент или бывший сотрудник), достаточно выбрать существующую запись и создать на ее основе новую карточку сотрудника с видом занятости "По совместительству".
Как в 1С отразить, что совместитель работает меньше часов, чем указано в штатном расписании?
Это делается через настройку графика работы. В документе приема на работу или в карточке сотрудника укажите индивидуальный график с необходимым количеством часов. Также можно использовать коэффициент ставки (например, 0.5), если в вашей конфигурации предусмотрен расчет оклада пропорционально ставке.
Может ли один сотрудник в 1С иметь несколько трудовых договоров?
Да, в современных версиях 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия поддерживается ведение нескольких трудовых договоров для одного физического лица. Каждый договор оформляется отдельным документом приема и имеет свой график, должность и условия оплаты.
Как рассчитать отпускные, если совместитель отработал менее 6 месяцев?
Согласно ТК РФ, право на отпуск возникает после 6 месяцев работы, но по соглашению сторон отпуск может быть предоставлен и раньше. В 1С при создании документа отпуска система рассчитает средний заработок исходя из фактически отработанного времени и начисленных сумм, независимо от стажа, если документ проведен.
Влияет ли работа по совместительству на расчет больничного листа в 1С?
Да, влияет. При расчете больничного в 1С можно указать несколько мест работы. Программа рассчитает пособие отдельно по каждому месту работы исходя из заработка у данного работодателя, либо учтет справку о заработке с другого места работы, если это необходимо для достижения минимального размера оплаты или учета стажа.