Процедура приема нового сотрудника в штат организации требует не только юридического оформления, но и корректного отражения в учетной системе. В программных продуктах 1С:Зарплата и управление персоналом и 1С:Бухгалтерия предприятия этот процесс автоматизирован, однако требует внимательного заполнения специфических полей. Особенно важно правильно указать условия испытательного срока, так как от этого зависят дальнейшие расчеты и возможность расторжения договора по инициативе работодателя в упрощенном порядке.
Некорректное заполнение данных о периоде испытания может привести к ошибкам в кадровых отчетах и сложностям при увольнении сотрудника, не прошедшего проверку квалификации. Система должна четко фиксировать дату начала и окончания этого периода, а также условия, прописанные в трудовом договоре. Испытательный срок является важным атрибутом карточки сотрудника, который влияет на логику работы модуля кадрового учета.
В данной статье мы подробно разберем алгоритм действий кадровика или бухгалтера при вводе нового работника с условием прохождения проверки профессиональных качеств. Вы узнаете, где именно в интерфейсе программы находятся нужные поля, как настроить виды расчетов, если они отличаются от стандартных, и какие документы необходимо сформировать для полного закрытия процедуры приема.
Подготовка нормативной базы и настройка справочников
Перед тем как приступить к вводу конкретного сотрудника, необходимо убедиться, что в системе корректно настроены справочники, отвечающие за условия труда. В первую очередь проверьте справочник Должности. Для каждой позиции, на которую планируется прием с испытанием, должны быть указаны соответствующие коды и наименования согласно штатному расписанию.
Также важно проверить настройки видов начислений. Хотя для периода испытания часто используется стандартный оклад, бывают ситуации, когда оплата труда в этот период отличается. Если в вашей организации принята практика снижения зарплаты на время испытательного срока, убедитесь, что в справочнике Начисления создан соответствующий вид расчета с правильным кодом и формулой.
- 📁 Проверьте актуальность справочника Штатное расписание на текущую дату.
- 📝 Убедитесь, что в карточке Физического лица заполнены все обязательные паспортные данные и СНИЛС.
- ⚙️ Настройте виды начислений для возможных пониженных ставок в период проверки.
⚠️ Внимание: Согласно Трудовому кодексу РФ, размер оплаты труда в период испытательного срока не может быть ниже МРОТ и ниже оплаты труда работников, выполняющих трудовые обязанности той же квалификации, прошедших испытательный срок. Проверяйте соответствие ставок перед вводом в 1С.
Если вы используете конфигурацию 1С:ЗУП 3.1, убедитесь, что в параметрах системы включена возможность ведения подробного кадрового учета. Это позволит использовать все преимущества автоматического заполнения документов на основании данных о приеме.
Перед массовым приемом сотрудников создайте шаблон трудового договора в текстовом редакторе, чтобы быстро копировать формулировки об испытательном сроке в поле "Комментарий" в 1С.
Создание карточки физического лица и сотрудника
Первым шагом в процессе оформления является регистрация человека в базе данных. Если сотрудник ранее не работал в вашей организации, его нет в справочнике Физические лица. Вам необходимо создать новую запись, заполнив ФИО, дату рождения и данные документа, удостоверяющего личность.
После создания карточки физического лица перейдите к оформлению самого сотрудника. В разделе Кадры выберите пункт Приемы, переводы, увольнения и создайте новый документ Прием на работу. Именно в этом документе фиксируется факт возникновения трудовых отношений.
В табличной части документа приема необходимо указать подразделение, должность и дату начала работы. Особое внимание уделите полю, отвечающему за условия труда. В большинстве современных версий 1С это поле вынесено в отдельную вкладку или блок настроек трудового договора.
| Поле в документе | Описание значения | Влияние на учет |
|---|---|---|
| Дата приема | Первый рабочий день по графику | Начало начисления зарплаты |
| Вид занятости | Полная, неполная, совместительство | Расчет нормы времени |
| Испытательный срок | Флаг наличия и длительность | Кадровая отчетность, сроки увольнения |
| Оклад | Тарифная ставка | База для начисления НДФЛ и взносов |
Заполнение этих данных формирует основу для последующих расчетов. Ошибка в дате приема может сместить весь график отпусков и расчетных периодов, поэтому перепроверяйте введенные цифры.
Регистрация условия об испытательном сроке
Ключевым моментом статьи является правильная установка флага об испытательном сроке. В документе Прием на работу найдите группу полей, связанную с условиями трудового договора. Обычно она называется Условия приема или расположена на вкладке Оплата труда и гарантии.
Установите галочку Установлен испытательный срок. После активации этого переключателя станут доступными поля для ввода длительности периода. Вы можете указать срок в месяцах или установить конкретную дату окончания. Система автоматически рассчитает дату завершения испытания, исходя из даты приема.
Важно понимать разницу между срочным трудовым договором и договором с испытательным сроком. В 1С эти понятия разведены по разным полям. Испытательный срок — это условие внутри бессрочного или срочного договора, а не тип договора сам по себе.
⚠️ Внимание: Для беременных женщин и лиц, не достигших 18 лет, установление испытательного срока запрещено законом. Программа может не блокировать ввод таких данных автоматически, ответственность лежит на пользователе.
Если в вашей организации принято оформлять дополнительное соглашение об испытательном сроке отдельно от трудового договора, вы можете загрузить скан-копию этого документа в карточку сотрудника через механизм Файлы. Это упростит работу архивариуса и кадровика при проверках.
Что делать, если поле испытательного срока не активно?
Если поле недоступно для редактирования, проверьте права доступа пользователя. Также возможно, что для выбранной должности в штатном расписании задан запрет на испытательный срок или тип договора не поддерживает это условие.
Оформление приказов и печатных форм
После ввода всех данных в документ Прием на работу необходимо провести его и сформировать печатные формы. В 1С это делается кнопкой Печать в верхней панели документа. Система предложит список доступных шаблонов.
Вам потребуется выбрать форму Т-1 (Приказ о приеме на работу) или Т-1а (для группы сотрудников). В печатной форме условия испытательного срока должны отразиться автоматически, если вы корректно заполнили соответствующие поля в документе. Текст приказа обычно содержит формулировку: "С испытательным сроком ... месяцев".
Проверьте сформированный макет перед выводом на принтер. Иногда случается, что длинные наименования должностей или условий сдвигают верстку. В таких случаях можно воспользоваться редактором макетов, но для стандартных ситуаций достаточно стандартной формы.
- 🖨️ Выберите форму приказа Т-1 в меню печати.
- 👀 Сверьте даты начала и окончания испытательного срока в тексте приказа.
- ✍️ Распечатайте документ для подписания руководителем и ознакомления сотрудника.
Ознакомление сотрудника с приказом также фиксируется в 1С. В документе приема есть кнопка Ознакомить, которая позволяет ввести дату и подпись (в электронном документообороте) или просто отметить факт ознакомления.
☑️ Проверка перед подписанием приказа
Начисление заработной платы в период испытания
Первый расчет заработной платы для нового сотрудника происходит в конце месяца или при выплате аванса. В документе Начисление зарплаты система автоматически подтянет данные из карточки приема. Если вы установили особый оклад на период испытания, он будет применен.
Если же оклад стандартный, но вы хотите проконтролировать отработку времени, используйте отчет Табель учета рабочего времени. Для сотрудников на испытательном сроке важно точно фиксировать явки, так как прогул в этот период является веским основанием для увольнения.
В случае, если сотрудник заболеет во время испытательного срока, больничный лист оплачивается в общеустановленном порядке. Период болезни не продлевает испытательный срок автоматически в 1С, это нужно отслеживать вручную и при необходимости корректировать дату окончания через документ Изменение условий трудового договора.
Аналитика по фонду оплаты труда в разрезе сотрудников на испытании доступна в стандартных отчетах по зарплате. Вы можете добавить отбор по признаку "Испытательный срок", чтобы видеть расходы на эту категорию персонала отдельно.
⚠️ Внимание: Законодательство и интерфейсы программных продуктов могут меняться. Рекомендуем периодически сверять настройки видов начислений и формы отчетов с актуальными требованиями законодательства и обновлениями от фирмы 1С.
Завершение испытательного срока или увольнение
Когда дата окончания испытательного срока, указанная в карточке, наступает, в 1С не происходит никаких автоматических действий по "подтверждению" сотрудника. Человек просто продолжает числиться в штате на общих основаниях. Никаких дополнительных документов о прохождении испытания закон не требует.
Однако, если работодатель решил, что сотрудник не выдержал испытание, необходимо оформить увольнение. Для этого создается документ Увольнение. В причине увольнения важно выбрать правильный пункт: "Расторжение трудового договора в связи с неудовлетворительным результатом испытания".
При таком основании увольнения сотруднику выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск, но выходное пособие не выплачивается (если иное не предусмотрено коллективным договором). 1С автоматически рассчитает эти суммы при проведении документа увольнения.
Успешное прохождение испытательного срока в 1С не требует создания отдельного документа — сотрудник автоматически переходит в статус постоянного работника по истечении даты, указанной при приеме.
Если вы планируете оставить сотрудника, рекомендуется просто дождаться наступления даты окончания срока. Некоторые организации практикуют создание внутреннего уведомления об успешном прохождении, которое можно подшить в личное дело, но в программу 1С эти данные вводить не обязательно.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Можно ли продлить испытательный срок в 1С, если сотрудник болел?
Трудовой кодекс позволяет продлить срок испытания на количество дней нетрудоспособности. В 1С это делается через документ Изменение условий трудового договора, где вручную корректируется дата окончания испытательного срока. Автоматического переноса дат программа не выполняет.
Как в отчете увидеть всех сотрудников, у которых сейчас идет испытательный срок?
Используйте отчет Список сотрудников или Кадровые отчеты. В настройках отчета добавьте отбор по полю "Дата окончания испытательного срока" с условием "Больше или равно" текущей дате. Также можно использовать обработку "Анализ состояния кадрового учета".
Что делать, если при приеме забыли поставить галочку об испытательном сроке?
Если документ приема уже проведен, нельзя просто изменить его задним числом без последствий для истории. Создайте документ Изменение условий трудового договора с датой, следующей за датой приема, и укажите там условие об установлении испытательного срока, если это позволяет сделать юридическая ситуация (согласие сотрудника).
Влияет ли испытательный срок на расчет среднего заработка для отпускных?
Нет, алгоритм расчета среднего заработка в 1С един для всех сотрудников. Период испытания входит в расчетный период на общих основаниях, если в это время сотруднику начислялась заработная плата. Специальных коэффициентов для этого периода не предусмотрено.
Можно ли уволить сотрудника в 1С одним днем в период испытательного срока?
Да, документ Увольнение можно ввести любой датой в пределах испытательного срока. При выборе причины увольнения "Неудовлетворительный результат испытания" необходимо предупредить сотрудника за 3 дня в письменном виде, что должно быть отражено в сопроводительных документах, хотя в самой 1С жесткого контроля этого срока нет.