Внутреннее совместительство — это распространенная практика на предприятиях, когда сотрудник выполняет дополнительную работу по другой профессии или должности в свободное от основной работы время. Для бухгалтеров и кадровиков важно правильно отразить этот факт в учетной системе, чтобы корректно начислялась заработная плата и формировалась отчетность.
В программе 1С:Зарплата и управление персоналом 8 (ред. 3) этот процесс автоматизирован, но требует внимательного отношения к деталям заполнения документов. Ошибки на этапе оформления могут привести к неверному расчету налогов или проблемам при сдаче отчетов в государственные органы.
Рассмотрим детальный алгоритм действий, который позволит вам грамотно завести второго сотрудника в лице одного физического лица, настроить графики работы и обеспечить правильный расчет оплаты труда.
Подготовка штатного расписания и справочников
Перед тем как приступать к кадровому оформлению, необходимо убедиться, что в системе существует соответствующая должность. Внутреннее совместительство подразумевает выполнение работы по другой профессии, поэтому она должна быть предусмотрена штатным расписанием.
Если нужной позиции нет, её следует создать. Для этого перейдите в раздел Настройка и выберите пункт Штатное расписание. Здесь создается новая строка с указанием наименования должности, подразделения и оклада.
Обратите внимание, что для одной и той же должности в штатном расписании может быть установлено несколько ставок. Однако для совместительства чаще всего используется отдельная строка или указание доли ставки в кадровых документах.
⚠️ Внимание: Убедитесь, что в карточке должности установлен правильный вид занятости. Это влияет на то, как система будет рассчитывать нормы времени и отпускные дни для совместителя.
Также проверьте справочник Должностей. Если вы используете унифицированные формы, названия должны строго соответствовать трудовому договору и трудовой книжке сотрудника.
Создание второго кадрового документа приема
Главный принцип оформления внутреннего совместительства в 1С — создание отдельного документа приема на работу. Система не позволяет просто "добавить" вторую должность в существующую карточку физического лица; она рассматривает каждое место работы как отдельный трудовой договор.
Для начала работы перейдите в раздел Кадры и откройте список Приемы на работу. Нажмите кнопку "Создать" и выберите тип операции "Прием на работу".
В поле "Сотрудник" выберите того же человека, который уже числится в базе как основной работник. Программа автоматически подтянет его личные данные, но создаст новую запись о трудоустройстве.
- 👤 В поле "Подразделение" укажите отдел, где сотрудник будет работать по совместительству.
- 💼 В поле "Должность" выберите позицию из штатного расписания, созданную ранее.
- 📅 Укажите дату начала работы, которая должна совпадать с датой в трудовом договоре.
- 💰 В блоке "Оплата труда" установите оклад и, при необходимости, процент занятости (например, 0.5 ставки).
Важным моментом является указание вида занятости. В документе приема необходимо явно выбрать значение "Внутреннее совместительство". Если оставить значение по умолчанию ("Основное место работы"), программа будет считать, что у сотрудника два основных места, что противоречит трудовому законодательству.
Настройка графиков работы для совместителя
Одной из самых частых ошибок является игнорирование графиков работы. Сотрудник-совместитель может работать по совершенно иному графику, чем на основной должности. Например, основной график может быть пятидневным, а совместительство — почасовым или сменным.
Для корректного учета отработанного времени в документе приема на работу в поле "График работы" необходимо выбрать соответствующий график. Если нужного графика нет в списке, его нужно предварительно создать.
Перейдите в раздел Настройка -> Графики работы. Создайте новый график, назовите его, например, "Совместительство 0.5 ставки" или "Вечерняя смена". Заполните календарь, указав рабочие и выходные дни, а также продолжительность рабочего дня.
Используйте разные цвета или префиксы в названиях графиков (например, "Осн_5/2" и "Совм_2/2"), чтобы визуально быстро отличать их в отчетах и табелях.
После создания графика вернитесь в документ приема и выберите его. Это критически важно для правильного расчета нормы часов в табеле учета рабочего времени.
Особенности расчета зарплаты и удержаний
Программа 1С автоматически объединяет все доходы физического лица при расчете налогов. Независимо от того, сколько у сотрудника должностей и документов приема, НДФЛ и страховые взносы рассчитываются совокупно по всем выплатам.
Однако есть нюансы с вычетами. Стандартные налоговые вычеты (например, на детей) предоставляются только по одному месту работы. Обычно они применяются по основному месту, но законодательство позволяет перенести их на место совместительства по заявлению сотрудника.
В настройках документа приема или в карточке сотрудника можно указать, предоставляются ли вычеты по данному месту работы. По умолчанию программа ставит галочку только для основного места.
| Параметр | Основное место работы | Внутреннее совместительство |
|---|---|---|
| Трудовая книжка | Хранится у работодателя | Не ведется (по желанию) |
| Отпуск | Предоставляется по графику | Одновременно с отпуском по основной работе |
| Больничный лист | Оплачивается полностью | Оплачивается при стаже более 2 лет |
| Премии | Начисляются отдельно | Начисляются отдельно по другой должности |
При начислении зарплаты в документе Начисление зарплаты вы увидите две строки на одного сотрудника: одна для основной должности, другая — для совместительства. Это позволяет детализировать расходы по статьям затрат и подразделениям.
Отражение внутреннего совместительства в отчетах
Корректное оформление документов гарантирует правильное формирование регламентированной отчетности. В отчетах СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ и 6-НДФЛ данные по внутреннему совместителю должны отображаться корректно.
В отчете СЗВ-ТД событие приема на работу по совместительству будет отражено отдельной строкой с соответствующим кодом мероприятия. Это важно для передачи сведений в Пенсионный фонд (СФР).
При формировании расчета по страховым взносам база для начислений суммируется. Если сотрудник работает на двух должностях внутри одной организации, предельная база по взносам применяется одна на все доходы этого физического лица.
⚠️ Внимание: Интерфейсы отчетов и коды мероприятий в СЗВ-ТД могут обновляться разработчиком. Всегда сверяйтесь с актуальными формами в личном кабинете налогоплательщика перед отправкой.
Для проверки данных используйте отчет Анализ состояния учета. Он поможет выявить расхождения в стаже или неверно указанные периоды работы.
Увольнение с должности совместителя
Процедура увольнения с должности внутреннего совместительства аналогична увольнению с основного места работы, но имеет свои особенности. Главное правило: увольнение с одной должности не затрагивает другую.
Создайте документ Увольнение в разделе Кадры. Выберите сотрудника и укажите дату увольнения именно с должности совместителя. Программа предложит выбрать конкретную запись о приеме, которую нужно закрыть.
Убедитесь, что вы выбрали именно вторую запись (по совместительству), а не основную. После проведения документа статус этой должности изменится на "Уволен", но сотрудник останется в базе как действующий работник по основной профессии.
- 📝 Проверьте, чтобы в печатной форме приказа было указано основание увольнения именно для совместительства.
- 💰 Произведите полный расчет компенсации за неиспользованный отпуск, накопленный именно по этой должности.
- 📂 Выдайте справку о доходах (2-НДФЛ) с учетом всех выплат, если сотрудник увольняется полностью, или просто закройте период.
Что делать, если сотрудник увольняется со всех должностей сразу?
Если сотрудник покидает организацию полностью, создайте одно документ увольнения. В нем можно выбрать опцию "Уволить со всех должностей" или последовательно добавить строки увольнения по каждой записи приема. Система сама закроет все активные трудовые договоры.
Частые ошибки и способы их решения
На практике пользователи часто сталкиваются с техническими сложностями. Самая распространенная проблема — попытка изменить существующий документ приема вместо создания нового. Это приводит к тому, что история работы сотрудника искажается, а стаж прерывается.
Другая ошибка — неверный выбор графика работы. Если график совместителя не заполнен или стоит "по умолчанию", табель учета рабочего времени может показать переработку или недоработку, хотя фактически сотрудник отработал норму.
☑️ Проверка перед расчетом зарплаты
Также стоит помнить о правилах предоставления отпуска. Отпуск совместителю предоставляется одновременно с отпуском по основной работе. Если на момент ухода в основной отпуск сотрудник не отработал 6 месяцев на совместительстве, отпуск предоставляется авансом.
⚠️ Внимание: Не пытайтесь оформить совместительство через документ "Кадровый перевод". Перевод предполагает изменение условий текущего трудового договора, а совместительство — это заключение нового договора.
Своевременное исправление ошибок в настройках позволит избежать пересчетов зарплаты и штрафов со стороны контролирующих органов.
Можно ли оформить внутреннее совместительство на ту же должность?
Трудовой кодекс не запрещает выполнение работы по той же должности, но в другом подразделении или в другое время. Однако на практике налоговая и трудовая инспекция могут счесть это схемой ухода от налогов или нарушением норм охраны труда. Рекомендуется оформлять совместительство на другую должность или профессию.
Нужно ли заводить новую карточку физического лица?
Нет, категорически нельзя. В 1С одно физическое лицо может иметь несколько записей о приеме на работу. Заведение новой карточки приведет к дублированию сотрудников и невозможности корректного расчета НДФЛ и взносов в совокупности.
Как отразить работу по совместительству в табеле?
Табель формируется автоматически на основании графика работы, указанного в документе приема. Если график настроен верно, явки и неявки отразятся корректно. Ручное исправление табеля требуется только в случае фактических отклонений от графика (например, работа в выходной).
Влияет ли совместительство на расчет среднего заработка?
Да, влияет. При расчете среднего заработка для командировок или отпусков учитываются все выплаты, начисленные сотруднику за расчетный период, независимо от того, по какой должности (основной или совместительству) они были произведены.
Может ли внутренний совместитель работать полный день?
В дни, когда сотрудник свободен от основной работы, он может работать по совместительству полный рабочий день. Однако в течение месяца продолжительность рабочего времени не должна превышать половины месячной нормы. Исключение составляют случаи, когда по основному месту работы сотрудник приостановил работу.