В процессе кадрового делопроизводства часто возникает необходимость получить актуальное состояние штата организации на конкретный момент времени. Например, для формирования отчетности, сверки с табелем учета рабочего времени или просто для анализа текучести кадров.
В системе 1С:Зарплата и управление персоналом эта задача решается не просто просмотром справочника, а использованием специализированных отчетов. Справочник «Сотрудники» отображает общую базу данных, но он не учитывает увольнений или перемещений в динамике.
Чтобы увидеть, кто именно числился в компании 15-го числа прошлого месяца или на текущий день, необходимо использовать механизм формирования отчетов с установкой даты. Это позволяет зафиксировать срезы данных в точном соответствии с кадровыми приказами.
Основной отчет для анализа списочной численности
Центральным инструментом для получения сведений о персонале является отчет «Штатное расписание (фактическое)». Несмотря на название, он показывает не плановые единицы, а реальных людей, занимающих определенные должности на дату формирования.
Этот отчет автоматически учитывает все кадровые события: прием, перевод, увольнение. Если сотрудник был уволен 10-го числа, а отчет вы построен на 11-е число, то в списке его уже не будет. Это фундаментальное отличие от простого списка в справочнике.
Для запуска необходимо перейти в раздел Кадры и выбрать пункт Отчеты по кадрам. В открывшемся списке выберите интересующий вас документ. Система предложит установить период, однако для получения списка на конкретную дату важен именно параметр конца периода.
Важно понимать, что отчет формирует данные на основе регистра сведений «Кадровая история». Если кадровые документы проведены с ошибкой или задним числом, данные в отчете могут отличаться от ожиданий.
Всегда проверяйте дату проведения кадровых приказов перед формированием отчета. Если приказ на увольнение проведен завтрашним числом, сотрудник все еще будет числиться в списке на сегодня.
Настройка параметров отчета и разрезы данных
После открытия формы отчета нужно правильно настроить параметры. Основное поле, влияющее на результат — это Период. Установите дату, на которую вам нужно увидеть состав сотрудников. Обычно это последний день месяца или текущая дата.
В настройках доступен выбор подразделений. Вы можете сформировать список по всей организации или выбрать конкретные отделы. Это удобно для руководителей структурных единиц, которым не нужна информация по всей компании.
Также можно выбрать детализацию. Доступны различные разрезы, такие как «Должность», «Подразделение» или «Сотрудник». Выбор правильного разреза определяет структуру итоговой таблицы.
- 📅 Дата формирования: устанавливает точку среза данных в регистре.
- 🏢 Подразделение: позволяет отфильтровать список по отделу, цеху или филиалу.
- 👤 Детализация: определяет группировку строк в печатной форме отчета.
Если вам нужно увидеть не только ФИО, но и ставки, оклады или графики работы, убедитесь, что в настройках полей отчета выбраны соответствующие показатели. Стандартная настройка обычно включает базовые сведения.
☑️ Проверка настроек отчета
Использование отборов для точного поиска
Часто возникает задача найти в списке сотрудников с определенными характеристиками, например, только тех, кто работает по основному месту работы, или только совместителей. Для этого используются отборы в настройках отчета.
Чтобы добавить отбор, нажмите кнопку «Настройки» в верхней панели отчета. В открывшемся окне перейдите на вкладку «Отборы». Здесь можно добавить условие по любому полю, доступному в отчете.
Например, чтобы исключить уволенных, которые технически могли попасть в выборку из-за особенностей проведения документов, можно добавить отбор по виду занятости. Или отфильтровать список по конкретному графику работы.
⚠️ Внимание: Будьте осторожны при использовании отборов по полям, которые могут меняться со временем. Отбор применяется к данным на дату отчета, но логика работы некоторых полей может зависеть от истории изменений.
Можно комбинировать несколько условий. Например, выбрать сотрудников отдела продаж, у которых установлен оклад выше определенной суммы. Это позволяет проводить глубокий анализ фонда оплаты труда в привязке к списочному составу.
Анализ динамики и сравнение периодов
Функционал отчетов 1С позволяет не просто получить статичную картинку, но и сравнить списки сотрудников за разные периоды. Это полезно для отслеживания движения кадров и расчета коэффициентов текучести.
Используя вариант отчета с группировкой по периодам, вы можете увидеть, кто появился в штате, а кто выбыл. Система автоматически подсветит изменения, если настроить соответствующие параметры отображения.
Для этого в настройках отчета следует выбрать группировку «Период» и указать интервал анализа. В результате вы получите таблицу, где будет видно изменение численности по месяцам или кварталам.
Такой подход экономит время кадровика, избавляя от необходимости вручную сверять два разных списка, сформированных на разные даты. Механизм сравнения встроен в ядро платформы 1С:Предприятие 8.3.
Как работает механизм сравнения?
Система сравнивает уникальные идентификаторы сотрудников в двух выбранных периодах. Если ID есть в первом периоде и нет во втором — сотрудник уволен. Если появился во втором — принят.
Таблица основных показателей отчета
При формировании итогового документа пользователь видит набор стандартных колонок. Знание их назначения помогает правильно интерпретировать данные и избегать ошибок при подсчете
| Показатель | Описание | Источник данных |
|---|---|---|
| Подразделение | Текущее место работы сотрудника | Кадровые переводы |
| Должность | Наименование позиции в штате | Штатное расписание |
| ФИО | Фамилия, Имя, Отчество | Справочник физлиц |
| Табельный номер | Уникальный идентификатор | Карточка сотрудника |
| Ставка | Доля занятости (0.5, 1.0 и т.д.) | Прием на работу |
Эти данные формируются на основе последних действующих записей в регистрах сведений. Если в таблице отображаются некорректные данные, например, старое подразделение, значит, документ о переводе не проведен или проведен неверной датой.
Особое внимание стоит уделить колонке «Ставка». Она критична для расчета среднесписочной численности. Сумма ставок по отделу может не совпадать с количеством людей, если есть совместители.
Данные в отчете всегда соответствуют состоянию базы данных на момент проведения последних кадровых документов. Актуальность зависит от своевременности ввода приказов.
Частые ошибки и способы их устранения
Наиболее распространенная проблема — расхождение между списком в отчете и реальным положением дел. Часто это связано с тем, что кадровик забыл провести документ «Увольнение» или «Перевод».
В таких случаях сотрудник продолжает числиться в списке на дату отчета, хотя фактически уже не работает. Решение простое: найти недостающий документ в журнале кадровых документов и провести его.
Еще одна ошибка связана с выбором неверной даты периода. Пользователи иногда ставят дату начала месяца вместо конца, теряя сотрудников, принятых в последние дни. Всегда проверяйте установленный диапазон дат.
⚠️ Внимание: Если вы используете внешние совместители, убедитесь, что в настройках отчета не стоит фильтр, исключающий их. По умолчанию некоторые настройки могут скрывать сотрудников без основного места работы.
Также стоит помнить о правах доступа. Если у пользователя ограничены права на просмотр кадровых данных определенных подразделений, отчет сформируется неполным. В строке состояния может появиться предупреждение об усечении данных.
Почему отчет пустой?
Чаще всего это происходит из-за неправильно установленного периода (например, дата в прошлом, когда организация еще не вела учет в 1С) или отсутствия прав доступа к данным.
Экспорт данных и дальнейшая работа
Полученный список сотрудников можно выгрузить для дальнейшей работы в других программах. 1С поддерживает экспорт в форматы Microsoft Excel, PDF и MXL.
Для экспорта нажмите кнопку «Еще» в панели инструментов отчета и выберите нужный формат. Файл Excel удобен для проведения дополнительных расчетов или сводных таблиц, которые сложно сделать внутри конфигуратора.
При выгрузке в Excel сохраняются все группировки и итоговые суммы. Это позволяет быстро подготовить аналитическую записку для руководства без ручного переноса данных.
Если планируется регулярное получение таких списков, настройку отчета можно сохранить как вариант. В следующий раз вам не придется заново выставлять отборы и поля, достаточно будет выбрать сохраненный вариант из списка.
Можно ли увидеть историю перемещений сотрудника в этом отчете?
Нет, отчет «Штатное расписание (фактическое)» показывает срез на дату. Для просмотра истории перемещений конкретного человека нужно использовать отчет «Кадровая история сотрудника» или открывать его личную карточку.
Почему в списке есть уволенные сотрудники?
Это возможно, если дата отчета установлена раньше даты увольнения, либо если приказ на увольнение еще не проведен в системе. Проверьте дату периода и статус кадровых документов.
Как добавить в отчет номер телефона сотрудника?
Зайдите в настройки отчета, выберите вкладку «Поля и сортировки». Найдите в доступных полях контактную информацию и добавьте нужное поле (например, «Телефон») в макет отчета.
Влияет ли график работы на попадание в список?
Нет, график работы не влияет на факт присутствия сотрудника в списке на дату. Влияет только наличие действующего трудового договора и отсутствие проведенного приказа об увольнении на эту дату.
Можно ли сформировать отчет по обособленному подразделению?
Да, в настройках отбора по подразделению можно выбрать как головную организацию, так и любое обособленное подразделение, если оно заведено в информационной базе.