Просмотр фонда оплаты труда (ФОТ) в 1С:Зарплата и Управление Персоналом или 1С:Бухгалтерия — стандартная задача для бухгалтеров, кадровиков и руководителей. Однако даже опытные пользователи иногда теряются в многообразии отчётов и настроек. В этой статье разберём три проверенных способа получить данные по ФОТ за месяц, включая нюансы для разных конфигураций (ЗУП 3.1, ЗКГУ 3.1, Бухгалтерия 3.0).

Важно понимать, что ФОТ — это не только зарплаты, но и все сопутствующие выплаты: премии, компенсации, отпускные, больничные. Поэтому методы его расчёта в 1С могут отличаться в зависимости от целей: для налоговой отчётности, внутреннего анализа или планирования бюджета. Мы покажем, как получить точные цифры с учётом всех начислений и удержаний, избегая распространённых ошибок.

1. Стандартный отчёт «Анализ фонда оплаты труда»

Самый универсальный способ — использовать встроенный отчёт Анализ фонда оплаты труда. Он доступен во всех актуальных конфигурациях 1С, связанных с расчётом зарплаты. Чтобы его открыть:

  1. Перейдите в раздел Зарплата и кадры (в ЗУП 3.1) или Зарплата (в Бухгалтерии 3.0).
  2. Выберите пункт Отчёты по зарплате → Анализ фонда оплаты труда.
  3. Укажите период (месяц) и организацию, если их несколько.
  4. Нажмите Сформировать.

Отчёт автоматически разобьёт ФОТ по категориям: оклады, премии, отпускные, больничные и т.д. Здесь же можно увидеть начисления по подразделениям или конкретным сотрудникам. Обратите внимание на колонку Итого начислено — это и есть ваш ФОТ за месяц.

💡

Если в отчёте отсутствуют данные по премиям или компенсациям, проверьте настройки видов расчёта в справочнике Начисления. Возможно, некоторые выплаты не помечены как «включаемые в ФОТ».

Для детализации по сотрудникам дважды кликните на любую сумму в отчёте — откроется расшифровка с фамилиями и суммами начислений. Это удобно для проверки корректности данных перед сдачей отчётности.

2. Отчёт «Зарплатная ведомость» (Т-51) для детализации

Если нужен не только общий ФОТ, но и разбивка по каждому сотруднику, используйте отчёт Зарплатная ведомость (Т-51). Он показывает:

  • 📝 Начисленную зарплату по видам (оклад, премия, надбавки).
  • 💰 Удержания (НДФЛ, алименты, прочие).
  • 📊 Итоговую сумму к выдаче.

Как сформировать:

  1. В разделе Зарплата и кадры выберите Отчёты по зарплате → Зарплатная ведомость (Т-51).
  2. Укажите месяц и организацию.
  3. В настройках отчёта добавьте группировку по Подразделениям или Видам начислений, если нужно.

В отличие от предыдущего отчёта, здесь ФОТ придётся рассчитывать вручную, суммируя колонки с начислениями (исключая удержания). Зато вы получите максимально детализированные данные по каждому сотруднику, что полезно для аудита или разрешения спорных ситуаций.

Что делать, если суммы в Т-51 и «Анализе ФОТ» не сходятся?

Разница обычно возникает из-за того, что в «Анализе ФОТ» могут быть включены дополнительные виды начислений (например, материальная помощь), которые не попадают в Т-51. Проверьте настройки видов расчёта в справочнике Начисления и убедитесь, что все необходимые виды помечены как «включаемые в ФОТ».

3. Универсальный отчёт «Оборотно-сальдовая ведомость по счёту 70»

Для бухгалтеров, работающих в 1С:Бухгалтерия 3.0, удобно использовать Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70. Этот метод подходит, если нужно увидеть ФОТ в разрезе бухгалтерских проводок:

  1. Перейдите в раздел Отчёты → Оборотно-сальдовая ведомость.
  2. В настройках укажите счёт 70.01 («Расчёты с персоналом по оплате труда»).
  3. Выберите период (месяц) и организацию.
  4. В колонке Оборот по дебету будет отражён общий ФОТ за месяц (включая все начисления).

Преимущество этого способа — привязка к бухгалтерскому учёту. Вы сразу видите, как ФОТ отразился на счетах, что удобно для сверки с другими регистрами. Однако здесь не будет детализации по видам начислений (премии, отпускные и т.д.), поэтому метод лучше использовать как дополнительный.

📊 Какую конфигурацию 1С вы используете для расчёта зарплаты?
ЗУП 3.1
ЗКГУ 3.1
Бухгалтерия 3.0
Другая конфигурация
Не знаю

4. Настройка отчётов под специфические задачи

Иногда стандартных отчётов недостаточно. Например, если нужно посчитать ФОТ без учёта больничных или только по определенному подразделению. В этом случае:

  1. Откройте любой отчёт по ФОТ (например, Анализ фонда оплаты труда).
  2. Нажмите Показать настройки (обычно кнопка с шестерёнкой).
  3. В разделе Группировки добавьте нужные параметры (подразделение, вид начисления и т.д.).
  4. В разделе Отбор исключите ненужные виды начислений (например, больничные или материальную помощь).

Также можно сохранить пользовательский вариант отчёта, чтобы не настраивать его каждый раз. Для этого:

  1. После настройки отчёта нажмите Сохранить настройки.
  2. Укажите название (например, «ФОТ без больничных») и выберите Сохранить как пользовательский вариант.

Исключены ли из расчёта выплаты, не относящиеся к ФОТ (например, подотчётные суммы)?

Совпадают ли итоги с данными из ведомости Т-51?

Учтёны ли все премии и компенсации за месяц?

Проверены ли проводки по счёту 70 в бухгалтерском учёте?-->

Если вам нужно регулярно формировать нестандартные отчёты, рассмотрите возможность создания внешних отчётов через 1С:Предприятие или использование Библиотеки стандартных подсистем (БСП).

5. Проверка ФОТ через регистры накопления

Для опытных пользователей и программистов 1С полезно знать, что данные по ФОТ хранятся в регистрах накопления. Основные из них:

  • 📊 НачисленияЗарплаты — содержит все виды начислений.
  • 📊 УдержанияЗарплаты — для удержаний (НДФЛ, алименты и т.д.).
  • 📊 ВзаиморасчётыССотрудниками — для сверки итоговых сумм.

Чтобы посмотреть данные напрямую:

  1. Откройте Все функции (кнопка в правом верхнем углу или через меню Сервис).
  2. Выберите Регистры накопления → НачисленияЗарплаты.
  3. Укажите период и нажмите Открыть.

Этот метод требует понимания структуры 1С, но даёт максимальную гибкость. Например, здесь можно отфильтровать данные по конкретному виду начисления или сотруднику, что невозможно в стандартных отчётах.

💡

Работа с регистрами накопления позволяет получить данные в «сыром» виде, без округлений и группировок, что полезно для аудита или исправления ошибок.

6. Типичные ошибки при расчёте ФОТ в 1С

Даже в автоматизированной системе возможны ошибки. Вот наиболее частые:

Ошибка Причина Как исправить
Недостача сумм в отчёте Не все виды начислений помечены как «включаемые в ФОТ» Проверьте настройки в справочнике Начисления
Разница с бухгалтерскими данными Несовпадение периодов или организаций в отчётах Убедитесь, что в настройках указан один и тот же период
Двойной учёт премий Премии учтены и в окладе, и отдельной строкой Проверьте алгоритмы начисления премий в документах
Неучтённые больничные Документы по больничным не проведёны Проверьте статус документов Больничный лист

Если после проверки ошибки остаются, воспользуйтесь отчётом «Проверка ведения учёта» (доступен в ЗУП 3.1 через Сервис → Проверка ведения учёта). Он автоматически найдёт несоответствия в данных.

💡

Перед формированием отчётности по ФОТ всегда сверяйте данные с Оборотно-сальдовой ведомостью по счёту 70 и Анализом счёта 69 (для страховых взносов).

7. Экспорт данных для дальнейшего анализа

Часто данные по ФОТ нужно передать в Excel для дополнительной обработки. В 1С это делается просто:

  1. Сформируйте любой отчёт по ФОТ (например, Анализ фонда оплаты труда).
  2. Нажмите кнопку Ещё → Выгрузить (или Экспорт в зависимости от версии).
  3. Выберите формат Excel или PDF.

В Excel можно:

  • 📈 Построить графики динамики ФОТ по месяцам.
  • 🔍 Отфильтровать данные по подразделениям или видам начислений.
  • 📊 Сравнить плановый и фактический ФОТ.

Для автоматизации экспорта используйте внешние обработки или 1С:Отчётность, если нужно регулярно отправлять данные в контролирующие органы.

FAQ: Частые вопросы по ФОТ в 1С

Как посчитать ФОТ за квартал, а не за месяц?

В любом отчёте по ФОТ (Анализ фонда оплаты труда, Оборотно-сальдовая ведомость) укажите в настройках период с первого по последнее число квартала. Например, для 1 квартала: 01.01.2026 — 31.03.2026. Система автоматически просуммирует данные за 3 месяца.

Почему в отчёте не отображаются премии?

Скорее всего, в справочнике Начисления премиальные виды не помечены как «включаемые в ФОТ». Зайдите в Настройки → Виды начислений, найдите нужную премию и установите флажок Входит в ФОТ. После этого переформируйте отчёт.

Можно ли в 1С посчитать ФОТ без НДФЛ?

Да, в отчёте Анализ фонда оплаты труда в настройках исключите удержания из расчёта. Или используйте Оборотно-сальдовую ведомость по счёту 70 — там НДФЛ отображается отдельно в колонке Оборот по кредиту.

Как посчитать ФОТ по одному подразделению?

В любом отчёте по ФОТ добавьте группировку или отбор по подразделению:

  1. Откройте настройки отчёта (шестерёнка).
  2. В разделе Группировки добавьте Подразделение.
  3. В разделе Отбор выберите нужное подразделение.

Где в 1С хранится история изменений ФОТ?

История изменений документально фиксируется в Журнале документов (Зарплата → Все документы). Для анализа изменений сумм используйте отчёт История изменений (доступен через Все функции), но он требует включённой функциональности Версионирование данных.

💡

Если вам нужно сравнить ФОТ за разные периоды, используйте отчёт Динамика фонда оплаты труда (доступен в ЗУП 3.1 через Отчёты по зарплате). Он автоматически строит графики и рассчитывает отклонения.

⚠️ Внимание: Настройки отчётов и доступные виды начислений могут отличаться в зависимости от версии конфигурации 1С и внедрённых доработок. Если в вашей базе отсутствуют описанные отчёты, обратитесь к администратору системы или проверьте наличие последних обновлений.