Перевод сотрудника на основное место работы — стандартная кадровая операция, которая требует корректного оформления в 1С:Зарплата и Управление Персоналом (ЗУП). Ошибки при таком переводе могут привести к проблемам с начислением зарплаты, отчетностью в ПФР и ФНС, а также к претензиям со стороны трудовой инспекции. В этой статье разберем, как правильно оформить перевод, какие документы создать в 1С, и на что обратить внимание, чтобы избежать типичных ошибок.

Важно понимать, что перевод на основное место работы отличается от приема на работу или внутреннего перевода между подразделениями. Здесь речь идет о ситуации, когда сотрудник ранее был оформлен по совместительству (внутреннему или внешнему), а теперь становится основным работником. Например, если специалист работал по совместительству 0,5 ставки, а теперь переходит на полную ставку как основной сотрудник.

Статья актуальна для 1С:ЗУП 3.1 (редакция 3.1.20 и новее) и 1С:ЗУП КОРП. Если вы используете более ранние версии или конфигурацию 1С:Управление персоналом 8.2, некоторые пункты меню могут отличаться — уточняйте пути в вашей версии программы.

1. Подготовка к переводу: проверка текущих данных сотрудника

Перед тем как оформлять перевод, необходимо убедиться, что в базе 1С:ЗУП корректно заведены все данные по сотруднику. Это поможет избежать ошибок при создании кадрового приказа.

Откройте карточку сотрудника через меню Кадры → Сотрудники и проверьте:

  • 📌 Личные данные (ФИО, СНИЛС, ИНН, паспортные данные) — они должны совпадать с документами.
  • 📅 Дата приема на работу по совместительству — она понадобится для корректного расчета стажа.
  • 🏢 Подразделение и должность — если они меняются при переводе, это нужно будет указать в приказе.
  • 💰 Условия оплаты труда (оклад, надбавки, график работы) — их тоже можно изменить при переводе.

Особое внимание уделите разделу Трудовые договоры в карточке сотрудника. Здесь должен быть указан действующий договор по совместительству. Если его нет или данные неверны, сначала исправьте их, а уже потом оформляйте перевод.

💡

Если сотрудник работает по внешнему совместительству в другой организации, перед переводом на основное место работы в вашей компании запросите у него копию приказа о расторжении трудового договора по совместительству у предыдущего работодателя. Это поможет избежать проблем с трудовой инспекцией.

2. Создание кадрового приказа о переводе

Основной документ, который фиксирует перевод сотрудника на основное место работы, — это приказ о переводе. В 1С:ЗУП он создается через меню Кадры → Приемы, переводы, увольнения.

Пошаговая инструкция:

  1. Нажмите Создать → Перевод.
  2. В поле Сотрудник выберите нужного человека из справочника.
  3. Укажите Дата перевода — это день, с которого сотрудник становится основным. Обычно это следующий день после последнего рабочего дня по совместительству.
  4. В разделе Перевод выберите На основное место работы.
  5. Заполните остальные поля:
    • 📌 Подразделение — если оно меняется.
    • 📌 Должность — если она отличается от предыдущей.
    • 📌 Вид занятости — выберите Основное место работы.
    • 📌 График работы — укажите новый, если он меняется (например, с 0,5 ставки на полную).
  • Нажмите Провести и закрыть.

    • После проведения документа в 1С автоматически сформируется запись в трудовой книжке (если она ведется в электронном виде) и обновится личная карточка сотрудника.

    Указан ли правильный сотрудник?|Совпадает ли дата перевода с датой в трудовом договоре?|Выбран ли вид занятости "Основное место работы"?|Корректно ли заполнены подразделение и должность?|Указан ли новый график работы (если меняется)?-->

    3. Изменение условий оплаты труда (если необходимо)

    При переводе на основное место работы часто меняются условия оплаты: оклад, надбавки, премиальные. Эти изменения оформляются отдельным документом — изменением оплаты труда.

    Как это сделать:

    1. Перейдите в Кадры → Изменение оплаты труда.
    2. Нажмите Создать и выберите сотрудника.
    3. Укажите дату изменения — она должна совпадать с датой перевода или быть позже.
    4. В разделе Оплата труда укажите:
      • 💵 Новый Оклад (если он отличается от предыдущего).
      • 📊 Надбавки (например, за выслугу лет, за сложность работы).
      • 📅 График работы — если он меняется (например, с неполного на полный рабочий день).
  • Сохраните и проведите документ.

    • Если оклад не меняется, этот шаг можно пропустить. Однако убедитесь, что в приказе о переводе указан правильный график работы (например, если сотрудник переходит с 0,5 ставки на полную).

    Что будет, если не изменить оплату труда при переводе?

    Если оклад или график работы не скорректировать, сотрудник будет получать зарплату по старым условиям. Например, если он работал на 0,5 ставки, а теперь переведен на полную, но оклад не изменили, система будет начислять ему половину от полного оклада. Это приведет к недоплате и возможным претензиям со стороны сотрудника.

    4. Оформление трудового договора и дополнительного соглашения

    Перевод на основное место работы требует обязательного оформления дополнительного соглашения к трудовому договору. В 1С это можно сделать двумя способами:

    • 📄 Создать дополнительное соглашение вручную (если договор ведется вне 1С).
    • 🖥️ Сформировать соглашение автоматически через 1С и распечатать для подписания.

    Для автоматического формирования:

    1. Откройте документ Перевод, который создали ранее.
    2. Нажмите кнопку Печать → Дополнительное соглашение к трудовому договору.
    3. Проверьте данные в сформированном документе и при необходимости отредактируйте.
    4. Распечатайте соглашение в двух экземплярах для подписания сотрудником и работодателем.

    В соглашении должны быть указаны:

    • 📅 Дата перевода.
    • 🏢 Новое подразделение и должность (если меняются).
    • 💰 Новые условия оплаты труда (оклад, надбавки, график).
    • 📌 Указание на то, что работа становится основной (а не по совместительству).

    Вручную, без использования 1С|Частично в 1С, частично вручную|Полностью автоматизировано через 1С|Использую другой софт-->

    5. Проверка корректности изменений в 1С

    После оформления всех документов необходимо убедиться, что изменения корректно отразились в базе. Проверить это можно несколькими способами:

    1. Личная карточка сотрудника (Т-2):

    • Откройте карточку через Кадры → Сотрудники → [Выберите сотрудника] → Личная карточка (Т-2).
    • Проверьте раздел Трудовая деятельность — там должна появиться новая запись о переводе на основное место работы.

    2. Отчеты по кадровому учету:

    • Сформируйте отчет Кадровый учет → Отчеты по кадровому учету → Штатно-должностная расстановка.
    • Убедитесь, что сотрудник теперь числится как основной, а не как совместитель.

    3. Начисление зарплаты:

    • Зайдите в Зарплата → Начисление зарплаты и проверьте, что сотрудник включен в расчет по новому окладу и графику.
    • Если график работы изменился (например, с 0,5 на 1 ставку), убедитесь, что количество рабочих дней в месяце рассчитывается правильно.

    Если вы обнаружили ошибки (например, сотрудник все еще значится как совместитель), вернитесь к документу Перевод и проверьте заполненные поля. Возможно, неверно указан вид занятости или дата.

    💡

    После перевода сотрудника на основное место работы обязательно проверьте, что в его личной карточке (Т-2) появилась новая запись с корректной датой и формулировкой "Переведен на основное место работы". Это подтверждение, что изменения зафиксированы правильно.

    6. Типичные ошибки и как их избежать

    При переводе сотрудника на основное место работы в 1С часто допускаются ошибки, которые потом приходится исправлять retroactively. Рассмотрим самые распространенные:

    Ошибка Последствия Как избежать
    Не указан вид занятости "Основное место работы" Сотрудник остается в базе как совместитель, ошибки в отчетности В документе Перевод обязательно выбирайте На основное место работы
    Дата перевода раньше даты увольнения с совместительства Конфликт дат, проблемы с трудовой инспекцией Убедитесь, что дата перевода не раньше последнего дня работы по совместительству
    Не изменен график работы (например, осталась 0,5 ставка) Некорректное начисление зарплаты Проверьте график в документе Перевод или создайте Изменение оплаты труда
    Не оформлено дополнительное соглашение к трудовому договору Нарушение ТК РФ, штрафы при проверке Всегда формируйте и подписывайте соглашение, даже если условия не меняются

    Еще одна частая ошибка — несовпадение данных в 1С и бумажных документах. Например, в приказе о переводе указан оклад 50 000 рублей, а в дополнительном соглашении — 45 000. Чтобы этого избежать, используйте функцию печати документов прямо из 1С — так все данные будут подтянуты автоматически.

    💡

    Если вы обнаружили ошибку после проведения документа, не редактируйте его напрямую. Лучше создайте новый документ Корректировка кадровых данных (меню Кадры → Корректировки) и исправьте данные с правильной датой.

    7. Отчетность после перевода: что и куда сдавать

    Перевод сотрудника на основное место работы влияет на несколько видов отчетности. Рассмотрим, какие документы нужно обновить и куда сдать:

    1. Отчетность в ПФР:

    • 📋 СЗВ-ТД — сведения о трудовой деятельности. В нем должна появиться запись о переводе.
    • 📋 СЗВ-М — если сотрудник ранее не был включен в отчет как основной, теперь его нужно туда добавить.

    2. Отчетность в ФНС:

    • 📊 6-НДФЛ и 2-НДФЛ — если изменился оклад или надбавки, это может повлиять на удержания НДФЛ.
    • 📊 РСВ (расчет по страховым взносам) — проверьте, что сотрудник теперь учитывается как основной, а не как совместитель.

    3. Внутренняя отчетность:

    • 📈 Штатное расписание — обновите данные, если изменилась должность или оклад.
    • 📊 Отчеты по зарплате — убедитесь, что сотрудник теперь учитывается в расчетах как основной.

    В 1С:ЗУП большинство отчетов формируются автоматически на основе кадровых документов. Однако рекомендуем вручную проверить:

    • 🔍 Отчеты → ПФР → СЗВ-ТД — что запись о переводе попала в отчет.
    • 🔍 Отчеты → ФНС → 6-НДФЛ — что суммы начислений соответствуют новому окладу.
    Что делать, если перевод был оформлен задним числом?

    Если документ о переводе создается задним числом (например, сотрудник уже месяц работает как основной, но перевод не был оформлен), то:

    1. Создайте документ Перевод с правильной датой.

    2. Перепроведите все документы по зарплате за период с даты перевода, чтобы пересчитать начисления.

    3. При необходимости подайте уточненные отчеты в ПФР и ФНС.

    8. Особенности перевода с внешнего совместительства

    Если сотрудник переводится на основное место работы с внешнего совместительства (т.е. ранее работал в другой организации), есть несколько нюансов:

    1. Трудовая книжка:

    • Если сотрудник приносит трудовую книжку из предыдущей организации, запись о переводе вносится на основании приказа.
    • Если трудовая книжка ведется электронно, запись формируется автоматически при проведении документа Перевод.

    2. Стаж:

    • Убедитесь, что в личной карточке сотрудника корректно указан общий трудовой стаж, включая период работы по совместительству.
    • Если стаж не перенесен, добавьте его вручную через Кадры → Сотрудники → [Выберите сотрудника] → Трудовой стаж.

    3. Отчетность:

    • В отчете СЗВ-ТД должна быть указана предыдущая запись о работе по совместительству (если она была в этой же организации) или сведения о приеме на основное место работы (если сотрудник пришел из другой компании).

    Если сотрудник уволился с предыдущего места работы (внешнего совместительства) и сразу переводится к вам на основное место, запросите у него копию приказа об увольнении. Это поможет избежать претензий со стороны проверяющих органов.

    💡

    При переводе с внешнего совместительства обязательно уточните у сотрудника, был ли он уволен с предыдущего места работы. Если нет, то перевод на основное место работы в вашей организации возможен только после его увольнения оттуда (по ТК РФ сотрудник не может быть основным работником в двух организациях одновременно).

    FAQ: Частые вопросы о переводе на основное место работы

    Можно ли перевести сотрудника на основное место работы без его согласия?

    Нет, перевод на основное место работы требует письменного согласия сотрудника. Без него такой перевод будет считаться нарушением Трудового кодекса РФ (ст. 72.1). В 1С это согласие фиксируется через документ Перевод, но оригинал согласия должен храниться в бумажном виде.

    Нужно ли увольнять сотрудника с совместительства перед переводом на основное место?

    Если сотрудник работает по внутреннему совместительству в той же организации, увольнение не требуется — достаточно оформить перевод. Если же он работает по внешнему совместительству в другой компании, то сначала нужно уволиться оттуда, а потом оформлять перевод к вам.

    Как в 1С изменить дату перевода, если документ уже проведен?

    Если дата указана неверно, не редактируйте проведенный документ. Вместо этого:

    1. Создайте документ Отмена кадрового приказа (меню Кадры → Отмены кадровых приказов).
    2. Укажите ошибочный документ Перевод и дату отмены.
    3. Создайте новый документ Перевод с правильной датой.

    Это гарантирует корректность данных в отчетности.

    Что делать, если после перевода сотрудник не появляется в отчете СЗВ-ТД?

    Проверьте:

    • Проведен ли документ Перевод.
    • Корректно ли указана дата перевода (она должна быть не позже отчетного периода).
    • Нет ли ошибок в личных данных сотрудника (СНИЛС, ФИО).

    Если все верно, обновите отчет СЗВ-ТД через Отчеты → ПФР → СЗВ-ТД → Обновить.

    Можно ли перевести сотрудника на основное место работы с испытательным сроком?

    Да, но это должно быть зафиксировано в дополнительном соглашении к трудовому договору. В 1С это оформляется через документ Прием на работу с указанием испытательного срока, а затем — документ Перевод (если сотрудник уже работал по совместительству). Однако такой подход может вызвать вопросы у трудовой инспекции, так как испытательный срок обычно устанавливается при первом приеме на работу, а не при переводе.