Выдача займа сотруднику — распространённая практика, особенно в небольших компаниях или при форс-мажорных обстоятельствах. Однако бухгалтерский учёт таких операций в 1С:Предприятие требует внимания к деталям: здесь важны и правильные проводки, и корректное оформление документов, и соблюдение налогового законодательства. Ошибки могут привести к претензиям со стороны ФНС или даже к доначислению налогов.

В этой статье разберём пошаговый алгоритм отражения займа работнику в 1С 8.3 (включая редакции Бухгалтерия 3.0, Зарплата и Управление Персоналом и ERP). Покажем, какие документы формировать, как учитывать проценты (если они предусмотрены), и что делать при возврате средств. А ещё — раскроем 5 типичных ошибок, из-за которых бухгалтеры получают требования от налоговой.

⚠️ Важно: правила учёта займов работникам регулируются ст. 223 НК РФ (даты получения дохода) и ст. 212 НК РФ (материальная выгода). Если сумма займа превышает 50 000 рублей, возникают дополнительные налоговые обязательства — об этом подробно расскажем ниже.

Независимо от того, выдаётся ли займ под проценты или без них, главное — зафиксировать операцию в 1С так, чтобы:

  • 📌 В бухгалтерском учёте были корректные проводки (счёт 73.01 или 73.02).
  • 📌 В налоговом учёте не возникло лишних доходов у сотрудника.
  • 📌 Документы соответствовали трудовому законодательству (ст. 137 ТК РФ).

Если вы никогда не оформляли займы через 1С, начните с раздела «Подготовка»: там разберём, какие настройки нужно проверить перед созданием документа.

1. Подготовка: настройки 1С перед оформлением займа

Прежде чем создавать документ на выдачу займа, убедитесь, что в 1С настроены:

  • 🔹 Счета учёта расчётов с персоналом (обычно 73.01 "Расчёты по предоставленным займам" и 73.02 "Расчёты по возмещению материального ущерба").
  • 🔹 Виды операций для документов «Выдача займа» и «Возврат займа» (если используете ЗУП 3.1).
  • 🔹 Налоговые настройки для учёта материальной выгоды (в Налоги и отчётность → Налоги и взносы).

В 1С:Бухгалтерия 3.0 проверьте, активен ли счёт 73.01:

  1. Перейдите в Главное → Настройки → План счетов.
  2. Найдите счёт 73 и откройте его субсчета.
  3. Убедитесь, что 73.01 не заблокирован и настроен для аналитики по сотрудникам.

Если счёт отсутствует, добавьте его вручную или обновите конфигурацию. В ЗУП 3.1 аналогичные настройки находятся в Настройки → План счетов бухгалтерского учёта.

⚠️ Внимание: Если в вашей базе счёт 73.01 не используется, а займы оформляются через 76.09 («Прочие расчёты с разными дебиторами и кредиторами»), это некорректно! ФНС может расценить такие операции как нецелевые выплаты, что повлечёт доначисление НДФЛ и страховых взносов.

📊 Как часто вы выдаёте займы сотрудникам?
Часто (ежемесячно)
Рядом (раз в квартал)
Реди (раз в год)
Никогда

2. Документы 1С для оформления займа: какой выбрать?

В 1С займ работнику можно оформить несколькими способами — выбор зависит от конфигурации и целей операции. Рассмотрим три основных варианта:

1. Документ «Выдача займа» (в ЗУП 3.1)

Самый удобный способ, если используете 1С:Зарплата и Управление Персоналом:

  • 📝 Автоматически формирует проводки по счёту 73.01.
  • 📝 Позволяет указать проценты и график погашения.
  • 📝 Интегрируется с расчётом зарплаты (удержания из зарплаты).

Путь: Зарплата → Выплаты сотрудникам → Выдача займа.

2. Документ «Расходный кассовый ордер» (РКО) + ручные проводки

Подходит для 1С:Бухгалтерия 3.0, если нет специализированного документа:

  • 💰 Выдаёте наличные — оформляете РКО с видом операции «Прочий расход».
  • 💳 Перечисляете на карту — используйте «Списание с расчётного счёта» с аналогичным видом операции.
  • 📌 Вручную добавляете проводку Дт 73.01 Кт 50 (51).

3. Документ «Операция» (ручной ввод)

Универсальный, но трудоёмкий метод для нестандартных случаев (например, займ в иностранной валюте или с особыми условиями):

  • 🔧 Позволяет гибко настроить проводки.
  • ⚠️ Требует знания бухгалтерского учёта — ошибки приводят к искажению отчётности.

🔹 Какой документ выбрать?

Если займ выдаётся регулярно — настройте шаблон в ЗУП. Для разовых операций подойдёт РКО + ручные проводки. В таблице ниже — сравнение методов.

Способ оформления Преимущества Недостатки Когда использовать
Документ «Выдача займа» (ЗУП) Автоматизация проводок, интеграция с зарплатой Требует конфигурацию ЗУП 3.1+ Регулярные займы, крупные суммы
РКО + ручные проводки Простота, работает в любой конфигурации Риск ошибок при ручном вводе Разовые операции, небольшие суммы
Документ «Операция» Максимальная гибкость Сложно для новичков, нет автоматизации Нестандартные условия (валюта, сложные проценты)

⚠️ Внимание: Если займ выдаётся под проценты, в 1С необходимо отдельно настроить механизм начисления процентов (через документ «Начисление процентов по займам» в ЗУП или ручные операции). Без этого ФНС может доначислить НДФЛ с материальной выгоды сотрудника.

3. Пошаговая инструкция: как оформить займ в 1С ЗУП 3.1

Рассмотрим самый распространённый сценарий — выдача беспроцентного займа сотруднику через 1С:Зарплата и Управление Персоналом 3.1.

Шаг 1. Создание документа «Выдача займа»

  1. Откройте раздел Зарплата → Выплаты сотрудникам → Выдача займа.
  2. Нажмите «Создать» и выберите сотрудника из справочника.
  3. Укажите сумму займа, дату выдачи и способ выплаты (наличные/безнал).

Шаг 2. Настройка условий займа

  • 📅 В поле «Срок возврата» укажите дату (если займ бессрочный, оставьте пустым).
  • 💲 В блоке «Проценты» выберите «Без процентов» (или укажите ставку, если проценты предусмотрены).
  • 📝 В комментарии укажите цель займа (например, «на лечение» или «под отчёт»).

Шаг 3. Проводки и печатные формы

После сохранения документа 1С автоматически сформирует:

  • 📄 Проводку Дт 73.01 Кт 50 (51) — выдача средств.
  • 📄 Распечатку «Договор займа» (если нужно — настройте шаблон в Администрирование → Печатные формы).

🔹 Пример заполнения:

Сотруднику Иванову И.И. выдан займ 50 000 рублей наличными на 6 месяцев без процентов. В документе указываем:

  • Сотрудник: Иванов Иван Иванович
  • Сумма: 50 000,00
  • Способ выплаты: Из кассы
  • Срок возврата: 30.11.2026
  • Проценты: Без процентов

☑️ Чек-лист перед выдачей займа

Выполнено: 0 / 5

4. Учёт процентов по займу и материальная выгода

Если займ выдаётся под проценты, в 1С необходимо ежемесячно начислять проценты и учитывать материальную выгоду сотрудника (ст. 212 НК РФ). Разберёмся, как это сделать правильно.

Когда возникает материальная выгода?

Согласно НК РФ, материальная выгода появляется, если:

  • 💰 Процентная ставка по займу ниже 2/3 ставки рефинансирования ЦБ (на 2026 год — 11%).
  • 💰 Займ выдаётся в иностранной валюте по курсу ниже рыночного.
  • 💰 Сумма займа превышает 50 000 рублей (даже если проценты не начисляются).

Как учесть проценты в 1С?

В ЗУП 3.1:

  1. Создайте документ Начисление процентов по займам (Зарплата → Начисления → Проценты по займам).
  2. Укажите период начисления (обычно месяц).
  3. Система автоматически рассчитает проценты и материальную выгоду (если ставка ниже рыночной).

В 1С:Бухгалтерия 3.0 проценты учитываются вручную через документ «Операция» с проводкой: 

Дт 73.01 Кт 91.01 — начислены проценты по займу

🔹 Пример расчёта материальной выгоды:

Сотруднику выдан займ 100 000 рублей под 5% годовых (ставка ЦБ — 11%). Материальная выгода за месяц:

= (100 000 × (11% – 5%) / 12) = 500 рублей

С этой суммы нужно удержать НДФЛ 35% (175 рублей) и перечислить в бюджет.

⚠️ Внимание: Если займ беспроцентный и сумма превышает 50 000 рублей, материальная выгода рассчитывается исходя из 2/3 ставки ЦБ (даже если проценты не начисляются!). Это частая ошибка бухгалтеров.

💡

Если займ выдаётся на покупку жилья или лечение, проверьте, можно ли применить налоговые льготы (ст. 217 НК РФ). В некоторых случаях материальная выгода не облагается НДФЛ.

5. Возврат займа: как отразить в 1С

Возврат займа фиксируется в 1С документально — в зависимости от способа погашения (наличные, безнал, удержание из зарплаты). Разберём все варианты.

1. Возврат наличными через кассу

Используйте документ «Приходный кассовый ордер» (ПКО) с видом операции «Возврат займа от сотрудника»:

  • 📝 Укажите сотрудника и сумму.
  • 📝 В проводках автоматически сформируется Дт 50 Кт 73.01.

2. Возврат безналичным переводом

Создайте документ «Поступление на расчётный счёт» с видом операции «Возврат займа»:

  • 🏦 Укажите банковские реквизиты сотрудника.
  • 📌 Проводка: Дт 51 Кт 73.01.

3. Удержание из зарплаты

Если займ возвращается частями из зарплаты:

  1. В документе «Начисление зарплаты» добавьте удержание типа «Возврат займа».
  2. Укажите сумму и счёт 73.01.
  3. Проводка: Дт 70 Кт 73.01.

🔹 Что делать, если сотрудник не возвращает займ?

Если срок возврата просрочен:

  • 📅 Начисляйте проценты за просрочку (если это предусмотрено договором).
  • 📝 Оформите документ «Списание дебиторской задолженности» (если займ признаётся безнадёжным).
  • 💰 Учтите сумму в составе внереализационных доходов (Дт 73.01 Кт 91.01).

Что будет, если не вернуть займ?

Если сотрудник не возвращает займ, компания может:

- Удержать сумму из зарплаты (но не более 20% от выплаты, ст. 138 ТК РФ).

- Обратиться в суд для взыскания долга.

- Списать задолженность как безнадёжную (если сотрудник уволился и взыскать долг невозможно).

В последнем случае сумма включается в доходы компании и облагается налогом на прибыль.

6. Типичные ошибки и как их избежать

Ошибки при учёте займов работникам ведут к искажению отчётности и претензиям от ФНС. Вот 5 самых распространённых промахов и способы их предотвратить:

1. Неправильный счёт учёта

🔴 Ошибка: Использование счёта 76.09 вместо 73.01.

✅ Решение: Всегда применяйте 73.01 для займов сотрудникам — это требование Плана счетов.

2. Забывают о материальной выгоде

🔴 Ошибка: Не начисляют НДФЛ с материальной выгоды по беспроцентным займам >50 000 рублей.

✅ Решение: Автоматизируйте расчёт через документ «Начисление процентов по займам» в ЗУП.

3. Нет договора займа

🔴 Ошибка: Выдача денег без письменного соглашения.

✅ Решение: Всегда оформляйте договор (даже если сумма небольшая). В 1С можно сгенерировать печатную форму из документа «Выдача займа».

4. Неверный учёт процентов

🔴 Ошибка: Проценты учитываются в составе зарплаты (счёт 70 вместо 91.01).

✅ Решение: Проценты по займам — это внереализационные доходы, а не зарплата.

5. Просрочка по возврату не отслеживается

🔴 Ошибка: Бухгалтер не контролирует сроки возврата, из-за чего возникает просроченная задолженность.

✅ Решение: Настройте в 1С напоминания о возврате (через «Календарь бухгалтера» или отчёты по счёту 73.01).

💡

Самая опасная ошибка — неучтённая материальная выгода по займам свыше 50 000 рублей. ФНС легко выявляет такие нарушения при камеральных проверках и доначисляет НДФЛ + пени.

7. Отчётность: что проверяет налоговая?

Займы работникам отражаются в нескольких видах отчётности. Разберём, на что обращает внимание ФНС.

1. 6-НДФЛ

Если с займа удерживается НДФЛ (например, с материальной выгоды), сумма попадает в:

  • 📄 Раздел 1 — строка 020 (удержанный налог).
  • 📄 Раздел 2 — с датой получения дохода (день выдачи займа или начисления процентов).

2. Расчёт по страховым взносам (РСВ)

Займы не облагаются страховыми взносами, но если ошибочно указать их как зарплату, ФНС доначислит взносы.

3. Бухгалтерский баланс

Сумма выданных займов отражается:

  • 📊 В активе баланса (строка 1230 «Дебиторская задолженность»).
  • 📊 В пояснениях к балансу (расшифровка по счёту 73.01).

⚠️ Внимание: Если займ выдаётся под отчёт (например, на покупку материалов для компании), его нельзя учитывать как личный займ сотрудника. В этом случае используйте счёт 71 («Расчёты с подотчётными лицами»), а не 73.01.

📊 Какую отчётность вы сдаёте по займам работникам?
Только 6-НДФЛ
6-НДФЛ + РСВ
Бухгалтерский баланс
Никакую (займы не выдаём)

FAQ: ответы на частые вопросы

Нужно ли удерживать НДФЛ с беспроцентного займа до 50 000 рублей?

Нет, если сумма займа не превышает 50 000 рублей и он выдаётся без процентов, материальная выгода не возникает (п. 2 ст. 212 НК РФ). НДФЛ удерживать не нужно.

Можно ли выдавать займ уволившемуся сотруднику?

Да, но в этом случае займ оформляется как расчёт с физическим лицом (не сотрудником). Используйте счёт 76.09 вместо 73.01, так как дебиторская задолженность перед уволившимся сотрудником учитывается иначе.

Как отразить прощение займа (если компания списывает долг)?

Списание займа признаётся доходом сотрудника (п. 1 ст. 210 НК РФ). В 1С оформите документ «Списание дебиторской задолженности» с проводкой Дт 73.01 Кт 91.01 и удержите НДФЛ 13% с прощённой суммы.

Нужно ли платить страховые взносы с процентов по займу?

Нет, проценты по займам не облагаются страховыми взносами, так как не относятся к оплате труда (ст. 420 НК РФ). Однако с них удерживается НДФЛ по ставке 35% (если это материальная выгода) или 13% (если проценты в пределах рыночных ставок).

Можно ли выдавать займ в иностранной валюте?

Да, но учёт усложняется:

  • 💱 Курсовые разницы учитываются как прочие доходы/расходы (Дт 73.01 Кт 91.01 или наоборот).
  • 📌 В договоре займа укажите валюту и порядок пересчёта в рубли.

В 1С используйте документ «Операция» для ручного учёта валютных операций.